19
контроль закупаемого ассортимента товаров и текущих остатков, оформляет
кассовую документацию.
Старший продавец осуществляет заказ товара, ведение отчетности,
заполнение кассовых книг, поддержание порядка в торговом зале.
Продавцы выполняют следующие функциональные обязанности в магазине:
Подготовка рабочего места к работе
Контроль за работой продавцов-консультантов и организация их
деятельности:
Участие в получении товаров
Подготовка товара к продаже
Обслуживание покупателей, консультирование
Изучение спроса покупателей
Участие в составлении товарных отчетов, инвентаризации
Обучение стажеров
Посещение профессиональных семинаров
Завершение работы
Уборщица магазина выполняет следующие обязанности: уборка помещений,
коридоров, лестниц, санузлов, удаление (вытирание) пыли, подметание, мойка
вручную полов, стен, потолков, лестниц, подоконников, оконных рам и стекол,
дверных блоков, мебели и ковровых покрытий.
Охранник магазина обеспечивает безопасность магазина и сотрудников в
соответствии с положениями, инструкциями, приказами, распоряжениями и
другими руководящими документами, регламентирующими деятельность службы
по организации охраны обьектов в пределах должностных обязанностей. Регулярно
проверяет территорию магазина с целью выявления нарушений, хранения
материальных ценностей, состояния противопожарной безопасности, пресечения
хищений.
В этой структуре четко проявляется иерархия: во главе каждого структурного
подразделения стоит руководитель, который наделен всеми полномочиями,
осуществляет единоличное руководство подчиненными ему сотрудниками и
концентрирует все функции управления в его руках.
20
При линейном управлении каждое звено и каждый подчиненный имеют
одного менеджера, через который все команды управления одновременно проходят
через один и тот же канал. В этом случае подразделения управления отвечают за
результаты всех действий управляемых обьектов. Речь идет об обьекте подбора
менеджеров, каждый из которых выполняет все виды работ, разрабатывает и
принимает решения, связанные с управлением этим обьектом.
Поскольку в линейной структуре управления решения передаются по цепочке,
а сам менеджер более низкого уровня подчиняется руководителю более высокого
уровня, формируется некая иерархия менеджеров этой конкретной организации (в
нашем случае, продажи менеджер, менеджер по продажам, директор магазина). В
этом случае действует принцип единоначалия, суть которого в том, что
подчиненные выполняют приказы только одного лидера.
1.1.3. Программная и техническая архитектура проектируемой
информационной системы ООО «Магазин «Родник»
Техническая архитектура ООО «Магазин Родник» включает в себя один
общий сервер, шесть персональных компьютеров, один общий канал связи, три
многофункциональных устройства и один факсимильный аппарат. Указанное
оборудование в хорошем, рабочем состоянии.
Архитектура программного обеспечения информационной системы ООО
«Магазин Родник» наглядно представлена на рисунке 2.
21
Рисунок 2. Программная архитектура ООО «Магазин «Родник»
На всех компьютерах установлено следующее программное обеспечение:
- операционная система Windows 7 Ultimate;
- Microsoft Office 2010;
- браузер Google Chrome;
- скайп.
Учитывая специфику деятельности отдельных организационных структур,
на персональных компьютерах установлено следующее дополнительное
программное обеспечение:
- директор организации, главный бухгалтер и бухгалтер: 1С: Бухгалтерия,
1С: Склад; Справочно-правовая система «Гарант» расширена;
- менеджеры торговых залов: 1С: Торговля; 1С: Склад; Adobe Photoshop 14;
Viber.
Локальная вычислительная сеть организации состоит из сервера БД,
почтового сервера, рабочих станций, принтеров. Для обьединения компьютеров в
локальную сеть используются хабы и свичи. Доступ к сети Интернет осуществляется
по волоконно-оптическому каналу Ethernet. На рисунке 3 показана техническая
архитектура ООО «Магазин «Родник».
22
Рисунок 3. Техническая архитектура
Персональные компьютеры директора организации, главного бухгалтера и
бухгалтера имеют следующую конфигурационную характеристику:
- модель процессора: Pentium Silver J5005;
- количество ядер процессора: 4;
- частота процессора: 1500 МГц;
- автоматическое увеличение частоты: 2800 МГц;
- тип видеокарты: встроенная;
- производитель видеочипов: Intel;
- модель встроенной видеокарты: Intel UHD Graphics 605;
- тип видеопамяти: SMA;
- обьем видеопамяти: выделен из оперативной;
- тип оперативной памяти: DDR4;
- размер оперативной памяти: 4 ГБ;
- общий обьем жесткого диска (HDD): 1000 ГБ.
Персональные компьютеры менеджеров по продажам имеют следующие
конфигурационные характеристики:
23
- модель процессора: A8 9600;
- количество ядер процессора: 4;
- частота процессора: 3100 МГц;
- автоматическое увеличение частоты: 3400 МГц;
- размер кэш-памяти второго уровня: 2 МБ;
- размер кэша L3: нет;
- тип видеокарты: встроенная;
- производитель видеочипа: AMD;
- модель встроенной видеокарты: AMD Radeon R7;
- тип видеопамяти: SMA;
- обьем видеопамяти: выделен из оперативной;
- тип оперативной памяти: DDR4;
- размер оперативной памяти: 4 ГБ;
- обьем твердотельного накопителя (SSD): 120 ГБ;
- интерфейсная периферия: разьем 3,5 мм x3, USB 2.0 x2, USB 3.0 x2;
- скорость сетевого адаптера: 1000 Мбит / с.
Телефонная связь на предприятии организована с использованием Panasonic
KX-TEM824RU. Функциональные возможности этой модели включают в себя:
аналоговую гибридную АТС, начальную емкость системы: 6 внешних и 16
внутренних линий, максимальную емкость системы: 8 внешних и 24 внутренних
линии, трехуровневый автоматический оператор, услуги голосовой почты для всех
внутренних абонентов (опционально). ), отображение номера вызывающего
абонента на дисплеях системных и обычных телефонов, режимы работы: день / ночь
/ питание, совместимость с любым аналоговым телефоном, факсом, модемом, разьем
для резервного питания, разьемы питания для домофонов / пульт дистанционного
управления функцией блокировки дверей « конференц-связь «до 5 абонентов, SMS-
маршрутизация.
24
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Работа по обследованию предприятия осуществляется по двум основным
направлениям.
Первая область включает прямой сбор и представление справочной
информации по следующим вопросам:
• существующая система и обьекты управления;
• о задачах, решаемых предприятием в целом, его отдельными
подразделениями, должностными лицами, обьединенными в функциональные
группы;
• о порядке (алгоритмах) и способах решения задач;
• о составе информации, необходимой для решения задач в процессе
управления информационным обменом.
Второе направление - выполнить следующие работы:
• анализ полученной информации;
• оценка его достоверности, полноты и взаимосвязанности;
• формализованное описание процессов управления с целью создания
многоуровневой информационной модели процессов управления.
По результатам обследования разработана структурная схема обьекта и его
органов управления, обьединяющая все отделы. В этом случае, конечно, необходимо
учитывать функциональные связи узлов между собой. Кроме того, учитываются
связи исследуемой системы с обьектами управления взаимодействующими
системами.
В настоящее время коммерческое предприятие вынуждено работать в
сложных финансово-экономических условиях.
Сфера деятельности - предоставление услуг в сфере торговли печатными
материалами и канцелярскими товарами. На рисунке 4. представлена контекстная
схема организации.
25
Рисунок 4. Контекстная схема деятельности организации
На рисунке 5 показана диаграмма первого уровня обозначения SADT. Он
отражает общую концепцию деятельности организации и бизнес-процессов,
протекающих через нее.
26
Рисунок 5. Деятельность магазина
Таким образом, мы можем выделить четыре класса процессов,
происходящих в компании:
1. работа с клиентами;
2. кассовые операции;
3. бухгалтерский учет и финансовая отчетность;
4. работа с кадрами.
Эти процессы могут быть далее разделены на множество процессов каждый.
Мы кратко опишем каждый из этих классов.
Работа с покупателями. Работа с клиентами заключается в формировании
заказов на основе пожеланий и требований клиента, консультировании клиентов по
заказам и предоставляемым услугам. Выполнение этого процесса полностью
поручено отделу продаж.
Кассовые операции. Этот процесс подразумевает непосредственное
выполнение заказов и заказов клиентов. Заказы клиентов могут заключаться в
совершении платежей, совершении покупок в кредит. Выполнение этих процессов
возложено на ИТ-отдел.
27
Бухгалтерский учет и финансовая отчетность. Бухгалтерский учет и
финансовая отчетность необходимы для любой организации, поскольку для этого,
как минимум, требуется законодательство. Бухгалтерская и финансовая отчетность
ведется бухгалтерским учетом компании.
Работа с персоналом. Работа с сотрудниками организации предполагает
поиск новых сотрудников, переподготовку существующих сотрудников, ведение
кадрового учета, отчетность перед государственными надзорными органами и т. Д.
Реализация этого процесса полностью возложена на отдел кадров компании.
В этом дипломном проекте исследуется автоматизация магазина,
предоставляющего услуги, что, естественно, накладывает свою специфику на задачу
автоматизации. Автоматизация деятельности магазина, предоставляющего услуги,
представляет собой набор задач, каждая из которых представляет собой
законченный проект. Среди задач автоматизации можно выделить как
- бухгалтерский учет на предприятии;
- учет клиентов;
- учет товаров.
С учетом специфики деятельности основные бизнес-процессы ООО
«Магазин Родник» будут выглядеть следующим образом: помимо книг в магазине
могут продаваться канцтовары, мелкие сувениры и т. д. Как и в других розничных
магазинах, потребуется инвентарь. Покупка товара в книжном магазине
осуществляется путем работы с поставщиками или путем заключения договора
непосредственно с издателем. Не менее важным моментом при организации бизнес-
процессов для книжного магазина будет найм квалифицированного персонала.
Сотрудники такого магазина должны понимать литературу, поэзию, историю.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Система деятельности магазина является открытой, модульной и
разнородной.
Основным назначением автоматизированной системы является:
28
- повысить эффективность основных функций персонала, поскольку
функционирование блока работы с клиентами и бу. Бухгалтерский учет, связанный
с очень большим документальным и информационным потоком;
- повысить скорость принятия решений;
- повысить производительность труда;
- уменьшить количество вычислительных ошибок за счет автоматизации
обработки информации;
- способствовать эффективному и безопасному хранению и доступу к
информации.
Сотрудники тратят более половины своего рабочего времени на выполнение
многочисленных трудоемких учетных и технических операций обработки
информации, связанных с оперативным учетом. Выполнение элементарных
процедур обработки данных не требует специальных знаний. По мере роста обьема
информации доля таких работ увеличивается. Это приводит к сокращению времени
выполнения таких важных творческих работ, как изучение ситуации на рынке
ценных бумаг.
Массовые, повторяющиеся операции по оформлению, ведению
оперативного учета относятся к числу задач, которые можно формализовать и,
следовательно, автоматизировать.
Автоматизация управления операционными процессами требует
тщательного изучения состава переменной и постоянной информации.
Цель состоит в том, чтобы создать единую информационную систему,
которая позволяет эффективно хранить, обрабатывать, анализировать и
использовать учетную информацию.
Поэтому для документирования процесса на предприятии программа должна
создать (распечатать) следующие необходимые документы:
1. отчет по книгам;
2. отчет о заказах;
Среди задач автоматизации отдельно должна быть задача автоматизации
базы данных клиентов организации.
Накопление данных о клиентах является очень важной частью
автоматизации предприятия, которая нацелена на обслуживание клиентов,