29
используя эту базу данных, вы можете понять, что нужно клиентам в настоящий
момент, даже если мы не можем удовлетворить запрос клиента на данный момент,
информацию о том, что он Потребности помогут в развитии спектра услуг нашей
компании. Клиентская база позволяет легко проводить исследования, чтобы лучше
ориентировать свои предложения на рынке. Даст преимущество перед
конкурентами, у которых нет автоматизации.
Автоматизация базы данных позволит вам быстрее и полнее реагировать на
пожелания клиентов, выполнять сложную выборку и поиск по многочисленным
параметрам, что значительно превосходит текущую ситуацию, в которой все данные
хранятся в текстовых документах формата Microsoft word.
Целью данного проекта является, помимо прочего, решение задачи по
автоматизации клиентской базы - центральной задачи комплекса задач по
автоматизации деятельности предприятия.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи
Анализ поставленной задачи приводит к выводу, что ее решение
традиционными средствами учета с использованием бумажных документов
возможно, но неэффективно. Прежде всего, этот вывод следует из анализа
количества операций при ведении клиента или имущества. Для крупного агентства
недвижимости количество таких операций может достигать такого количества, что
их ручная регистрация становится просто невозможной. Также очень сложно
хранить и искать информацию о недвижимости и ее свойствах, клиентах и
операциях, совершаемых в бумажном виде. Нет необходимости описывать
преимущества и удобство поиска информации, например, о квартире в удобной и
быстрой информационной системе, по сравнению с поиском такой информации в
папках бумажных документов. Аналогично, поиск информации о любой
совершенной сделке с недвижимостью можно найти в журнале электронных
документов со всеми подробностями ее исполнения быстро и удобно.
30
Таким образом, при учете продаж лицу, отвечающему за бухгалтерский учет,
необходимо ввести информацию о клиенте, договоре, типе услуг, их стоимости,
сроке исполнения, сроке и типе оплаты (рис. 3).
Рисунок 3. Схема документооборота ООО Магазин «Родник»
В течение отчетного периода необходимо подготовить аналитические
отчеты, включающие анализ продаж за определенный период. Временные
характеристики описанных процессов приведены в таблице 5.
Хранение всей информации нужно организовать таким образом, чтобы по
каждому объекту хранимых данных можно было получить связанную информацию,
наложить условие в отчете, или сгруппировать в отчете. Вывод на экран должен
быть организован в максимально удобной для пользователя форме. Вывод должен
быть организован в виде таблицы, для просмотра списка объектов, при этом нужно
предусмотреть возможность объединения элементов в группы и подгруппы, для
создания иерархии элементов. Причем узлы иерархии (группы и подгруппы) так же
могут быть задействованы в отчетах как в качестве условий, так и в качестве
группировок. Для просмотра данных одного элемента необходимо разработать
отдельные формы, в которых выводится вся необходимая информация об этом
элементе, а также связанная информация.
При существующей реализации обмена данными между персоналом и
отделом технической поддержки уже используется вычислительная техника, так же
она необходима и при реализации данного дипломного проекта.
31
Таблица 5
Характеристики описанных процессов
Действие
Среднее
количество за
рабочий день
Время, необходимое для
выполнении одного
действия, минут
Общее
время, минут
Внесение данных о
продажах
10
15
150
Поиск необходимой
информации
5
30
150
Анализ информации
за период
0,5
60
30
ИТОГО, минут:
330
Таким образом, каждый день, в среднем, 330 минут или 5 часов и 30 минут,
бухгалтер занят записью необходимой информации в бухгалтерских книгах, а также,
при необходимости, анализом и поиском необходимой информации. Учитывая, что
рабочий день составляет 8 часов, мы заключаем, что на оставшиеся обязанности
остается менее 40% рабочего времени.
Этот метод также имеет следующие недостатки:
1. Низкая скорость и точность расчетов.
2. Неэффективное использование рабочего времени.
3. Слабый контроль за работой бухгалтера.
4. Бюрократия - растущий поток документов.
5. Усталость работников - усиливается негативное влияние человеческого
фактора.
В связи с этим руководство магазина решило автоматизировать этот процесс,
то есть создать информационную систему для повышения качества учета и
сокращения времени, затрачиваемого на обработку необходимых документов и
получение эффективной информации.
В результате продолжающейся автоматизации предполагается, что она
постоянно располагает точной информацией о продажах с возможностью их
классификации по датам, суммам, наименованиям услуг, другим свойствам,
сокращает время на уточнение информации о ней, на передачу документов через
свои электронные форма.
32
Очевидно, что для автоматизации необходимо использовать такие
инструменты, как персональные компьютеры, принтеры, а также специальное
программное обеспечение и, возможно, локальную сеть.
Мы рассчитаем ожидаемый эффект от внедрения автоматизации.
В случае использования компьютерных технологий этот процесс приводит к
введению информации о продажах в базу данных, созданную сразу после получения
отчетных документов, и поиск информации будет выполнен после определения
необходимых параметров. Таблица 6 рассчитывает эффект от реализации.
Таблица 6
Расчет эффекта внедрения
Действие
Среднее количество
за рабочий день
Время, необходимое для
выполнения одного
действия, минут
Общее
время,
минут
Внесение данных о
продажах
10
1
10
Поиск необходимой
информации
5
2
10
Анализ информации
за период
0,5
5
2,5
ИТОГО, минут:
12.5
Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около 5
часов в день, что снижает затраты компании за счет исключения одной должности
бухгалтера. Ежегодная экономия в этом случае составит при зарплате бухгалтера
около 20 000 руб. 240 000 руб. В год без учета затрат на внедрение запланированной
системы.
Кроме того, другими преимуществами автоматизации рассматриваемого
бизнес-процесса будут:
- централизованное хранение данных;
- устранение потери данных;
- структурирование данных;
- более быстрая обработка данных;
- доставка результатов в удобной форме на принтер и экран;
- легкая смена данных;
33
- система авторизации;
- сокращение времени оформления документов.
Однако использование вычислительной техники обеспечивает не только
удобство и скорость поиска информации и оформления документов, но и поднимает
эффективность работы на принципиально новый уровень, предоставляя функции,
ранее недоступные. Прежде всего, это касается аналитической информационной
подсистемы. Раньше при использовании системы бумажного учета для получения
информации о выполненных транзакциях можно было анализировать наиболее
востребованные услуги только путем снятия всей документации и договоров, теперь
она стала намного быстрее и доступнее, что позволит лучше оценивать спрос на
различные услуги на рынке.
Еще одним неоспоримым преимуществом использования
автоматизированной информационной системы является безопасность хранения
информации. При хранении информации на бумаге потеря любого бумажного
документа была незаменимой. Такая потеря могла произойти в результате действий
злоумышленников и в результате действия непреодолимых сил. При хранении
информации в электронном виде существующие методы обеспечения безопасности
хранения информации и ее дублирования делают такое хранение абсолютно
надежным.
Таким образом, можно выделить следующие основные преимущества
использования автоматизированной информационной системы на основе
вычислительной техники для решения задачи построения учетной системы:
- Повышение удобства поиска и выбора данных из статических каталогов
хранения данных и журналов выполненных операций;
- повышение скорости поиска и отбора информации, а также регистрация
сделок с недвижимостью;
- обеспечение влияния каждого из вновь появившихся предложений на
рынке недвижимости на старые запросы клиентов;
- обеспечение безопасности хранения информации;
- обеспечение многопользовательской работы.
34
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Компания имеет следующие нормативные документы в области
информационной безопасности и информационной безопасности (ИС):
- Политика конфиденциальности
- Положение об использовании программного обеспечения
- Положение об использовании электронной почты
- Положение об использовании Интернета
- Правила использования мобильных устройств и носителей информации
- Правила внутреннего распорядка
- Приказ о введении политики информационной безопасности
- Приказ о введении правил внутреннего трудового распорядка.
- Приказ о введении режима внутреннего контроля доступа
Руководитель службы безопасности и начальник отдела системного
администрирования несут ответственность за оформление этих правовых
документов.
В трудовых договорах работников магазина есть пункт о неразглашении
конфиденциальной информации в течение срока действия договора, а также через
три года после его расторжения. Сотрудники обязаны соблюдать все
соответствующие требования приказов, инструкций и положений по сохранению
коммерческой тайны и другой конфиденциальной информации Работодателя,
соблюдению условий и режимов контроля доступа.
В ООО «Магазин «Родник» проводится постоянный мониторинг наиболее
опасных угроз информационной безопасности:
1) утечка данных;
2) халатность сотрудников;
3) вирусы;
4) хакеры;
5) кража оборудования;
6) аппаратные и программные сбои.
35
Из списка угроз видно, что первое место в иерархии угроз информационной
поддержки компании Rodnik Store LLC занимает утечка данных. А именно,
нарушается конфиденциальность следующих информационных блоков:
персональные данные; финансовые отчеты, детали конкретных сделок,
интеллектуальная собственность компании; бизнес планы. Поэтому руководители
подразделений компании проводят ежедневный мониторинг своих подчиненных,
ИТ-отдел контролирует права доступа к корпоративной информации на файловом
сервере, контролирует электронную почту сотрудников, контролирует интернет-
канал, закрывая доступ к социальным сетям и личной почте. ,
К сожалению, самым опасным каналом по-прежнему остается мобильное
хранилище, компания пытается ограничить сотрудников от копирования
информации и передачи ее между собой и третьим лицам на мобильном хранилище.
Если утечка информации может быть предотвращена, сотрудник несет
ответственность за нарушение внутренней информационной безопасности. К
нарушителю применяются одна или несколько санкций:
1) выговор;
2) строгий выговор;
3) Хорошо;
4) принудительное «добровольное» увольнение из компании;
5) Увольнение с предприятия согласно статье Трудового кодекса и с
возбуждением личного уголовного дела.
Для обеспечения безопасности и защиты информации руководство
компании решило прибегнуть к помощи «Лаборатории Касперского».
«Лаборатория Касперского» предлагает инновационные продукты для
обеспечения информационной безопасности при низкой общей стоимости защиты.
Эти продукты обеспечивают всестороннюю защиту сети от информационных угроз,
не мешая нормальной работе защищаемых узлов.
Службы Kaspersky Hosted Security обеспечивают надежную и экономичную
защиту мирового класса от электронной почты, веб-угроз и комбинированных угроз.
Kaspersky Hosted Web Security позволяет фильтровать нежелательный контент и
обеспечивать применение политики эффективного и безопасного использования
Интернет сотрудниками. Наши решения легко интегрируются с бизнес-процессами
36
компании и оснащены удобными инструментами управления. Используя
рентабельные решения для обеспечения безопасности от Kaspersky Hosted Security,
вы можете добиться максимальной производительности при одновременном
снижении затрат на ИТ-безопасность. Преимущества обслуживания:
1. Надежная защита мирового класса от постоянно растущей сложности
электронной почты и веб-угроз;
2. Многоуровневый подход к безопасности ИТ - фильтрация вредоносного
контента с использованием облачных технологий до его попадания в корпоративную
сеть;
3. Гибкость и высокая масштабируемость решения;
4. Улучшенная защита для удаленно работающих сотрудников и групп;
5. Эффективность затрат на ИТ-безопасность, снижение затрат на
поддержание системы защиты.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В настоящее время практически отсутствует узкоспециализированная
разработка автоматизированных информационных систем, управление
деятельностью магазина печатной продукции.
Тем не менее, существуют общие программные комплексы для
автоматизации магазинов. Рассмотрим их подробнее.
Рассмотрим некоторые из самых популярных на российском рынке
подобных систем.
1. ПАРУС. Программные продукты «Парус» позволяют решать конкретные
задачи и оптимизировать деятельность коммерческих предприятий и бюджетных
организаций на различных уровнях, предоставляя оперативную информацию для
принятия управленческих решений. Эти продукты основаны на различных
платформах:
37
- Парус 7 - с архитектурой «Файловый сервер»;
- Парус 8 - с двухуровневой клиент-серверной архитектурой;
- Парус 10 - с трехуровневой архитектурой.
Программные модули, реализованные на платформе Парус 7, интегрированы
в комплексы Парус-Предприятие 7 (для малого и среднего бизнеса) и Парус-Бюджет
7 (для бюджетных организаций). Программные модули, реализованные на
платформе Парус 8, интегрированы в системы Системы управления ПАРУС (для
корпоративного сектора) и Парус - Бюджет 8 (для бюджетных организаций).
Рисунок 6. Рабочее окно «Парус - бухгалтерия»
Система «Парус - Предприятие 7» предназначена для малых и средних
хозрасчетных предприятий различного отраслевого профиля (торговля, услуги,
элементарное производство, реклама и СМИ, общественное питание, туризм и т. Д.).
Это простая, удобная, но в то же время мощная полнофункциональная система,
которая позволяет автоматизировать учет, основные торговые процессы и складской
учет, расчет заработной платы и учет персонала. Может эксплуатироваться как на
одном, так и на нескольких компьютерах, подключенных в локальной сети.
Система управления парусом изначально была построена как комплексная
система управления. Система характеризуется четким разграничением задач
оперативного управления и учета с их полной интеграцией на уровне единой базы
38
данных и соблюдением принципа единого ввода исходной информации. Управление
PARUS основано на модульном принципе для обьединения всех подсистем с единой
базой данных, что позволяет автоматизировать полный цикл управления
предприятием.
Рисунок 7. Рабочее окно «1С: Предприятие»
2. 1С: Предприятие. Это универсальная система автоматизации предприятия.
Благодаря своей универсальности, система «1С: Предприятие» может быть
использована для автоматизации различных секторов хозяйственной деятельности
предприятия: учета товарно-материальных ценностей, взаиморасчетов с
контрагентами, учета заработной платы, расчета амортизации основных средств,
учета любых разделы и тд.
Главной особенностью системы «1С: Предприятие» является ее
настраиваемость. Это набор механизмов, предназначенных для манипулирования
обьектами разных типов. Конкретный набор обьектов, структура информационных
массивов, алгоритмы обработки информации определяют конкретную
конфигурацию. Вместе с конфигурацией система «1С: Предприятие» выступает в
качестве готового к использованию программного продукта, ориентированного на
определенные типы предприятий и классы задач, которые необходимо решить.
Программная система «1С: Предприятие» включает в себя платформу и
прикладные решения, разработанные на ее основе для автоматизации деятельности
организаций и частных лиц.