28
Управляющие механизмы: рабочий персонал ИТ-отдела; технические
средства (ПК, принтер); пакет Microsoft Office.
В современных условиях развития и совершенствования средств
электронно-вычислительной техники, внедрения их в различные сферы
производственно-хозяйственной и экономической деятельности, осуществление
ИТ-отделом своих функций невозможно без использования автоматизированных
средств.
Кроме того, необходимо учесть, что базовая технология была ручная. Она
имела множество недостатков:
1) низкая производительность труда из-за большого числа вычислений;
2) большая трудоемкость;
3) необходимость привлечения большого числа сотрудников для решения
всего комплекса задач;
4) низкая оперативность;
5) несовершенство организации сбора и регистрации информации;
6) недостоверность получаемых результатов;
7) оформление вручную необходимых документов;
8) невысокая достоверность информации;
9) неудобство в процессе ведения учета, хранения и обработке информации;
10) несовершенство защиты информации.
Данные недостатки обусловлены ведением всего учета компьютерной
техники и оборудования на бумажных носителях (вручную). При необходимости
приходится просматривать всю картотеку для нахождения необходимых
сведений и документов. Данный процесс является трудоемким и занимает
достаточно большое количество времени, что снижает эффективность работы по
учёту информационно-технического обеспечения.
При оформлении документов вручную возникает необходимость в
дополнительном ведении журналов прихода и расхода компьютерной техники и
оборудования, что приводит к дополнительным временным затратам и
увеличению количества обрабатываемых документов.
Для ведения учета на бумажных носителях необходимо размещать их в
специально оборудованных шкафах (картотеки), что вызывает определенное
29
неудобство при обработке информации. Количество наименований во всей
организации достаточно велико, что делает картотеку достаточно объемной и
неудобной в применении в процессе работы и размещении ее в офисе.
Все представленные трудности оказывают негативное влияние на общую
работу ИТ-отдела.
Кроме этого, постоянно нарастающие потоки информации и постоянное
усложнение технологии расчетов и необходимость проведения по ним
динамического анализа в ближайшей перспективе сделали бы ручной вариант
просто нереальным.
Анализ поставленной задачи приводит к выводу, что ее решение
традиционными средствами учета c использованием бумажных документов
возможно, но неэффективно. С внедрением автоматизированной технологии
расчетов, сбора и регистрации большинство из перечисленных недостатков были
устранены и появились новые возможности в проведении анализа.
1.2.3 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
Следует заметить, что бумажные носители являются несовершенной
системой сохранения информации, что делает их легко доступными для третьих
лиц, т.е. данный вид хранения информации имеет низкую степень защиты.
Использование вычислительной техники для автоматизации учета
информационно-технического обеспечения дает не только удобство и быстроту
поиска информации и оформления документов, но и поднимает эффективность
работы на принципиально новый уровень, предоставляя новый функционал.
Неоспоримым преимуществом использования автоматизированной
информационной системы является безопасность хранения информации. При
хранении информации на бумажных носителях потеря любого бумажного
документа была невосполнимой. Такая потеря могла произойти как в результате
действий злоумышленников, так и в результате действия непреодолимых сил.
При хранении информации в электронном виде существующие методы
обеспечения безопасности хранения информации и ее дублирования делают
такое хранение абсолютно надежным.
30
Таким образом, к основополагающим преимуществам использования
автоматизированной информационной системы учета информационно-
технического обеспечения можно отнести возможность организации защиты
имеющейся информации о программном и аппаратном обеспечении компании.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Несмотря на то, что задача автоматизации учета является широко
распространённой и имеет ряд стандартных решений (рассмотрены далее),
специфика информационно-технических ресурсов накладывает ряд ограничений
на адаптацию готовых программных продуктов.
Программа Valon
Программа для учета оборудования, построенная на платформе Valon,
служит для автоматизации процесса учета различного оборудования:
компьютерной техники, инструментов, снаряжения, обмундирования,
автомобильной техники и другого инвентаря.
В программе, естественно, есть список оборудования. Оно представлено
следующими характеристиками: наименование, модель, подразделение, задача и
статус. Последние три характеристики выбираются из готовых списков
подразделений, задач и статусов соответственно. Набор характеристик
оборудования можно изменить. Например, добавить такие характеристики, как:
инвентарный номер, описание, состояние и т.д. По всем этим характеристикам
можно производить быстрый поиск. Каждой единице оборудования можно
добавлять неограниченное количество фотографий. Также можно создать дерево
папок для списка оборудования. Это позволит разложить оборудование по
группам, причем классификацию можно составить самостоятельно. Дерево
папок позволит производить быстрый поиск оборудования по группам. Данные в
список оборудования можно импортировать из таблицы Excel и экспортировать
в Excel из программы.
Также в программе есть операция «Приход оборудования». Она
используется для приема оборудования. Для отправки оборудования в какое-
либо подразделение в программе существует операция «Отправка». После
31
создания операции можно сформировать и напечатать документ, например
накладную. Формирование документов в программе для учета оборудования на
платформе Valon происходит с помощью шаблонов Microsoft Word. В нем
создается шаблон нужного документа, а затем, при выборе его из программы,
этот документ заполняется автоматически и открывается в Word. Такой
механизм позволяет создавать и печатать документы любой нужной формы. А
при необходимости внесения изменений в документ, нужно всего лишь внести
эти изменения в соответствующий шаблон, что легко можно сделать
самостоятельно.
Программа для учета оборудования позволяет формировать различные
отчеты. В качестве примера приведем отчет Карточки учета. В нем отображается
информация обо всем оборудовании, которое есть на балансе. Можно
посмотреть в каком из подразделений находится та или иная единица
оборудования и какую задачу выполняет. Отчет можно отфильтровать по
наименованию оборудования и по подразделению. Данные из отчета можно
экспортировать в таблицу Excel нажатием одной кнопки. Также можно
напечатать документ с этими данными. Программу для учета оборудования
можно изменить и дополнить за несколько дней, чтобы она выполняла
поставленные задачи [14].
TuneSoft «Учёт компьютеров»
С помощью этой программы можно:
1. Вести Учет компьютеров;
2. Учитывать любую технику, мебель, программное обеспечение;
3. Вести учет ответственных лиц и техники находящихся на них;
4. Отслеживать оборудование находящееся в ремонте;
5. Вести замену и заправку картриджей;
6. Вести учет заявок поставщикам, проводить тендеры;
7. Учитывать заявки пользователей и работы по ним;
8. Вести бюджет расходов на закупки и обслуживание;
9. Печатать множество различных бланков, например, ОС-1, накладные,
акты списания / установки.
Учет компьютеров позволяет:
32
1. Отслеживать историю движения любой комплектующей в системе;
2. Просматривать взаимоотношения с поставщиками и подрядчиками;
3. Учитывать как отдельные комплектующие, так и рабочие станции
целиком;
4. Вести учет серийных, инвентарных номеров оборудования;
5. Использовать штрих-коды для учета оборудования;
6. Самостоятельно дорабатывать конфигурацию;
7. Импортировать данные из других программ, к примеру загружать данные
о конфигурации компьютера из файла выгрузки Эверест.
В программе Учет оборудования можно учитывать:
1. Учет оборудования, ПО и прочих материальных и нематериальных
ценностей. Ведение учета по инвентарным, серийным номерам, номерам
лицензий. Возможность ввода штрих-кодов, состояний, материально-
ответственных лиц для оборудования.
2. Учет заявок поставщикам. Возможность создавать заявки ИТ (заявки на
последующую закупку), организовать тендеры, создавать счета
поставщиков. Возможность закрытия заявки частично или полностью.
3. Учет заявок пользователей. Возможность с помощью графических схем
создавать любой маршрут движения заявки. Возможность добавления
собственных дополнительных свойств для заявок. Web интерфейс для
ввода и изменения заявок пользователей.
4. Оборудование в ремонте. Учет как внутреннего так и внешнего ремонта.
Ремонт на месте. Возможность замены и списания документом ремонта
комплектующих. Отчеты по затратам на ремонт, отчеты оборудованию в
ремонте.
5. Импорт данных из WMI и Эвереста. Сканирование с помощью WMI,
импорт из файлов отчета Эвереста. Возможность ввода синонимов для
оборудования. Автоматическая инвентаризация. Импорт свойств
оборудования (диагонали, объема памяти, чипсета, скорости и прочего).
6. Штрих-кодирование. Возможность ввода данных с помощью сканера
штрих-кода, а так же терминала сбора данных.
33
7. Учет ответственных лиц. Учет ответственных лиц по местам хранения с
помощью документов.
8. Разделение прав пользователей. Разделение прав как по таблицам так и по
конкретным записям, таким как: местам хранения, свойствам, паролям,
заявкам. Возможность закрытия периода для редактирования документов.
9. Бюджетирование. Возможность бюджетирование расходов на любой
период в разрезе статей расходов. Возможность вести бюджет как по
документам поступления оборудования (услуг) так и по документам
списания денежных средств. Возможность вести бюджет по счетам
оставщиков [15].
Автоматизация работы ИТ отдела – Qflow
QFlow может помочь в автоматизации работы ИТ- отдела следующим образом:
1. Прием и обработка обращений от клиентов, с контролем выполнения и
возможностью установки формы на свой сайт. Клиенты получают
уведомления по e-mail;
2. Заявки на заведение новых сотрудников во всех системах, настройку
рабочего места, с поручением системному администратором, контролем
выполнения и уведомлением о готовности;
3. Обходной лист при увольнении сотрудника. Чек-листы и контроль
выполнения поручения системным администратором;
4. Заявки на получение доступа к проектам, системам, с архивом выданных
доступов, паролей, ключей;
5. Получение и утверждение заявлений на отпуск руководителем отдела и
автоматическая отправка в отдел кадров;
6. Заявки на закупку комплектующих и счета на оплату хостинга, которые в
конечном после утверждения должны быть переданы в бухгалтерию на
оплату.
С помощью QFlow можно автоматизировать не только процессы
электронного документооборота, но и организовать получение обращений
техподдержкой, заявки и даже форму обратной связи на корпоративном портале
или сайте компании.
34
Для того, чтобы автоматизация работы IT отдела не превратилась в
сложную задачу и не заняла много времени разработчики постарались
предусмотреть готовые решения и примеры, которые можно найти на странице
мастера создания форм [16].
Программа "Учет компьютеров"
«Учет компьютеров» - программа, предназначенная для учета и
каталогизации компьютеров, оргтехники, оборудования и других объектов в
организации.
Все объекты учета можно закреплять за сотрудниками с разбиением на
отделы и филиалы.
Программа позволяет фиксировать производимые ремонты, замены
расходных материалов и частей, профилактические работы, установленное
программное обеспечение.
Данная программа необходима системным администраторам,
руководителям ИТ - отделов, владельцам компьютерных магазинов, держателям
домашних сетей, обладателям большого количества комплектующих и
компьютерной техники.
Основные функции программы:
1. Ведение базы компьютеров и оргтехники. Хранение информации обо всех
компьютерах и оргтехнике Вашей организации (тип устройства,
технические характеристики, инвентарный и серийный номера,
поставщик, стоимость, дата покупки, срок и дата окончания гарантии,
ответственное лицо и др.).
2. Учет ремонтов и апгрейдов. Контроль гарантийных сроков. Фиксация
производимых ремонтов и апгрейдов, замен расходных материалов и
частей, профилактических работ. Указывается дата, вид и описание
произведенных работ, их стоимость.
3. Учет установленного программного обеспечения. Фиксация названия
программного обеспечения, его описания, регистрационного ключа,
количества копий, стоимости. Контроль потребности в установке новых
версий программных продуктов, а также в приобретении “новинок” под
необходимые задачи.
35
4. Закрепление объектов за ответственными сотрудниками. Все объекты
учета можно закреплять за ответственными сотрудниками с разбиением
на отделы и филиалы.
5. Ведение базы поставщиков и прочих партнеров. Хранение в базе полной
контактной информации по всем партнерам. Возможность анализа
истории работы с поставщиками, оценки перспективы, составление
планов на будущее.
6. Инвентаризация компьютеров, сканирование локальной сети, аппаратных
ресурсов компьютеров
7. Экспорт и импорт любых данных
8. Отбор, поиск, группировка, сортировка данных по различным критериям
9. Гибкая структура базы данных с настройкой под любые задачи
10. Сетевой и многопользовательский режимы, гибкая настройка прав
доступа с ограничением по полям и по записям
11. Создание и настройка отчетов, напоминаний по различным условиям, e-
mail рассылки
12. Кастомизация - настройка меню, панелей инструментов и других
элементов персонально под каждого пользователя
Стандартные возможности платформы:
1. Создавать, изменять, удалять записи, поля, таблицы
2. Импортировать данные в любую таблицу базы данных из текстовых
файлов
3. Сортировать таблицы по любому полю, включая сортировку по
нескольким полям (до 3-х) удерживая клавишу Shift
4. Группировать одинаковые данные в любом поле, когда таблица
отсортирована по этому полю (для отмеченных полей в свойствах
таблицы)
5. Строить дерево по любым полям с произвольным количеством уровней
для иерархического отображения данных любой таблицы
6. Изменять данные в любом поле (кроме ID и вычисляемых полей) прямо в
таблице или в отдельной форме (выбирается в настройках), отмечать
несколько записей, удалять, печатать, экспортировать отмеченные
36
7. Изменять или удалять сразу несколько записей в любой таблице базы
данных с помощью формы "Групповое обновление"
8. Создавать вычисляемые поля, значения которых будут браться из других
таблиц. Например, можно вывести имя должника из таблицы "Должники".
9. Создавать новые таблицы с абсолютно такими же возможностями по
действиям с ними, как и у любой другой таблицы
10. Менять порядок следования полей в любой таблице, используя
перетаскивание или с помощью формы "Настройки"
11. Переименовывать поля таблиц и названия самих таблиц в соответствии со
спецификой вашего бизнеса. (Точнее говоря, их лейблы.)
12. Печатать текущее представление любой таблицы с учетом видимости
полей, их ширины и порядка
13. Экспортировать данные любой таблицы в MS Excel или текстовый CSV-
файл с учетом текущего представления таблицы
14. Экспортировать текущую запись в MS Word на основе файла-шаблона с
закладками, соответствующими названиям полей
15. Работать с несколькими файлами баз данных, создавать новые базы
данных, разумеется, можно также открывать их с помощью MS Access [17].
IT Invent - Учет компьютеров, оборудования и IT инфраструктуры
Программа IT Invent позволяет вести инвентаризационный учет
компьютеров, учет оборудования, учет офисной техники, принтеров,
оргтехники, программного обеспечения, комплектующих, расходных
материалов и любой другой техники а так же мебели и другого инвентаря. Учет
компьютерной техники ведется в рамках организаций и их филиалов. Помимо
этого есть инструмент сканирования и инвентаризации сети с автоматическим
сбором данных. Программа поможет администраторам, сотрудникам IT отделов
и их руководителям, владельцам компьютерных магазинов, заведующим складов
и всем, кому необходимо иметь четкую и актуальную картину состояния парка
IT оборудования.
Ключевые особенности программы:
1. Учет компьютеров и любой другой сопутствующей офисной техники.
37
2. Инвентаризация компьютеров в сети путём сканирования через
интерфейсы WMI и SNMP.
3. Поддержка базы данных MS Access и MS SQL Server.
4. Многопользовательский режим работы - все филиалы работают с единой
базой с разграничением прав доступа.
5. Возможность создания и настройки собственных дополнительных свойств
различных типов.
6. Прикрепление изображений и файлов к объектам учёта.
7. Учет Заказов поставщикам на все виды учетных единиц.
8. Учет выполнения работ любых видов внутри организации.
9. Уникальная система создания и печати инвентарных этикеток. Поддержка
принтеров штрих-кодов.
10. Поддержка работы со сканером штрих-кодов. Поиск записей в базе по
штрих коду. Инвентаризация компьютерной техники.
11. Модуль инвентаризации с автоматической обработкой результатов.
12. Ведение истории изменений ключевых полей объектов учета.
13. Учет ремонтов и профилактических обслуживаний оборудования и
компьютеров.
14. Логическое связывание программ и комплектующих с оборудованием.
15. Учет расходных материалов, комплектующих запчастей, канцелярии.
16. Учет инвентаря и хозяйственных принадлежностей.
17. Закрепление учетных единиц за сотрудниками организации. Акты приёма
передачи.
18. Ведение базы поставщиков, сервисных организаций и прочих
контрагентов.
19. Гибкое разграничение прав доступа для пользователей системы.
20. Настройка E-Mail оповещений по действиям пользователей в программе.
21. Большое количество встроенных печатных форм и отчетов с
возможностью их редактирования.
22. Импорт и просмотр данных напрямую из Active Directory.
23. Импорт данных из Excel/CSV файлов [19].
Учет компьютеров «Hardware Inspector»