58
затрат времени и ресурсов. Хранение документов в архивах также негативно
сказывается на поиске необходимых документов.
Анализ поставленной задачи приводит к выводу, что ее решение
традиционными средствами учета c использованием бумажных документов
невозможно. Следовательно, стратегия решения задачи – это автоматизация всех
процессов, относящихся к учёту аппаратного и компьютерного оборудования,
пользователей, мастеров по ремонту оборудования и фирм-поставщиков
оборудования.
Поставленная задача будет автоматизирована путем разработки
приложения, реализующего поставленные задачи. Разработанная система
должна удовлетворять всем требованиям, которые предъявлены к ней при
постановке задачи.
Основной деятельностью является автоматизация учёта информационно-
технического обеспечения ООО «СуперБолт» (рисунок 1.5).
59
Рисунок 1.5 Структурно-функциональная диаграмма «Как должно быть»
Деятельность «Автоматизация учёта информационно-технического
обеспечения ООО «СуперБолт» можно представить как последовательность
следующих действий:
1. Структурирование документации.
2. Занесение и хранение информации в БД.
3. Подготовка и извлечение информации о
поставщиках.
4. Анализ поставщиков (k-means).
5. Генерация отчётов.
Входные данные, а именно: технические документы (гарантии, лицензии);
сопроводительная документация; данные (о поставщиках, оборудовании, ПО и
др.); договора с поставщиками; сведения о ремонтах оборудования
структурируются, упорядочиваются и заносятся в базу данных для хранения и
последующей обработки. Из базы данных с помощью запросов извлекается
необходимая для генерации отчётов информация.
Выходные данные: отчёт о техническом обеспечении Отдела; отчёт о
программном обеспечении Отдела; отчёты о ремонтах оборудования; другие
отчёты (о пользователях, поставщиках и т.п.).
Также из базы данных с помощью запросов извлекается информация о
поставщиках, эта информация является входными данными для анализа
поставщиков (k-means). После проведения анализа поставщиков (k-means)
выходными данными являются: кластерные данные; перечень перспективных
поставщиков.
Управляющая информация: правила ведения документации; руководство
пользователя; справочная информация; Федеральный закон «Об информации,
информационных технологиях и о защите информации».
Управляющие механизмы: рабочий персонал ИТ-отдела (системный
администратор); технические средства (ПК, принтер); информационная система.
Выполнение функций по обработке данных происходит на основе
следующих входных документов:
60
1. Договор на поставку аппаратного и программного
обеспечения;
2. Технические документы (гарантии, лицензии);
3. Сопроводительная документация;
4. Документы о ремонтах оборудования.
Из этих документов в БД вносятся необходимые данные о поставщиках
(наименование, юридический адрес, сайт, телефон для связи, менеждер фирмы,
дата заключения договора); оборудовании (серийный номер, наименование
оборудования, цена за одну единицу, количество, стоимость, дата закупки,
гарантийные сроки, продолжительность гарантии); программном обеспечении
(номер лицензии, наименование ПО, описание ПО, цена за одну единицу,
количество, стоимость, дата закупки, сроки продолжительности лицензии,
период лицензии).
Выполнение функций по обработке данных происходит на основе
следующей нормативно-справочной информации:
1. Федеральный закон «Об информации, информационных
технологиях и о защите информации»;
2. Должностные инструкции системного администратора;
3. Методические указания по ведению документации;
4. Руководство пользователя;
5. Справочная информация.
В результате проектирования была разработана информационная модель
системы, которая представляет собой модель организации работы системы и
схематично поясняет, на основании каких входных документов, а также
нормативно-справочной информации происходит функционирование ИСАУ и
получение выходных данных, т.е. процесс преобразования данных в
информационной системе.
Информационная модель имеет три области (рисунок 1.6).
61
Рисунок 1.6 Информационная модель
62
Область 1 отражает процесс ввода и редактирования данных в таблицах,
что относится к подсистеме ведения справочников разрабатываемой системы.
Для просмотра списка каждого справочника и редактирования данных
справочника существует отдельная экранная форма, которая позволяет
оператору системы вводить данные в справочники, просматривать и
редактировать существующие данные. В результате работы оператора
справочники изменяются: в них добавляются новые данные, изменяются или
удаляются существующие записи.
Область 2 описывает систему получения данных из базы данных.
В этой области пользователь получает любые необходимые ему данные,
осуществляет поиск и отбор информации.
Область 3 информационной модели описывает подсистему получения
отчетов. В этой области в экранной форме получения отчетов пользователь
задает условия формирования отчетов.
2.1.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и
оперативной информации
Всю информацию можно теоретически поделить на два класса:
оперативная и условно-постоянная. В связи с тем, что постоянная информация
составляет до 80% общего объема информации разрабатываемой ИСАУ от
правильной ее организации во многом зависит эффективность
функционирования всей системы учета. При условии создания правильной
организации хранения постоянной информации, будут решены такие задачи как:
- сведению к минимуму дублирования информации,
- организация быстрого поиска необходимых данных,
- уменьшение объема хранимых данных (в физическом смысле) и др.
Как правило, работа с любой задачей начинается с заполнения
справочников, которые создаются перед началом работы в системе и по мере
использования справочники дополняются новыми записями. В данной ВКР
входная информация представлена следующими справочниками:
1) Пользователи;
2) Поставщик;
63
3) Оборудование;
4) Программное обеспечение;
5) Мастер;
6) Ремонт.
Представленные справочники могут быть описаны табличными
структурами.
Рисунок 1.7 Экранная форма справочника «Пользователи» (фрагмент)
В справочник пользователей заносится информация о пользователях
аппаратными и программными средствами ООО «СуперБолт» (рисунок 1.7).
1) Код (ключевое поле, уникально идентифицирующее запись) сотрудника;
2) Паспортные данные (серия и номер паспорта);
3) Фамилия, имя, отчество сотрудника;
4) Дата рождения сотрудника;
5) Возраст сотрудника;
6) Адрес и контактный телефон сотрудника;
7) Должность, занимаемая сотрудником;
8) Дата приёма сотрудника на работу;
Справочник заполняется по мере необходимости (редко
модифицируемый).
Справочник «Поставщики» содержит всю подробную информацию о
поставщиках аппаратного и программного обеспечения (рисунок 1.8). В этот
справочник необходимо занести следующие данные о поставщиках:
1) Код (ключевое поле, уникально идентифицирующее запись) поставщика;
2) Наименование поставщика;
3) Юридический адрес;
4) Сайт;
64
5) Телефон;
6) Менеджер фирмы;
7) Дата заключения договора с поставщиком.
Рисунок 1.8 Экранная форма справочника «Поставщики» (фрагмент)
Справочник заполняется по мере необходимости (заключение договора с
новым поставщиком оборудования).
Справочник «Оборудование» предназначен для хранения данных обо всех
аппаратных средствах (рисунок 1.9).
Рисунок 1.9 Экранная форма справочника «Оборудование» (фрагмент)
В этот справочник необходимо занести следующую информацию:
1) Серийный номер оборудования;
2) Наименование оборудования;
3) Цена за одну единицу оборудования;
4) Количество закупленного оборудования;
5) Стоимость закупки;
6) Дата закупки;
7) Гарантийные сроки;
8) Продолжительность гарантии;
65
9) Код поставщика, предоставившего данное оборудование;
10) Код пользователя; ответственного за данное оборудование.
Справочник заполняется по мере необходимости (закупка нового
оборудования).
Источниками данных для заполнения справочника оборудования являются
следующие документы:
1) Договор на поставку аппаратного обеспечения;
2) Технические документы (гарантии, лицензии);
3) Сопроводительная документация.
Справочник «Программное обеспечение» содержит всю подробную
информацию о программном обеспечении (рисунок 1.10).
Рисунок 1.10 Экранная форма справочника «Программное обеспечение»
(фрагмент)
В этот справочник необходимо занести следующие данные о
программном обеспечении:
1) Номер лицензии ПО;
2) Наименование ПО;
3) Описание ПО;
4) Цена одного комплекта ПО;
5) Количество закупленных комплектов;
6) Цена закупки; дата закупки;
7) Сроки действия лицензии;
8) Продолжительность лицензии;
9) Код поставщика, предоставившего данное ПО;
10) Код пользователя; ответственного за данное ПО.
Справочник заполняется по мере необходимости (закупка нового
программного обеспечения).
66
Источниками данных для заполнения справочника программного
обеспечения являются следующие документы:
1) Договор на поставку программного обеспечения;
2) Технические документы (гарантии, лицензии);
3) Сопроводительная документация.
Справочник «Мастер» содержит всю подробную информацию о мастерах
по ремонту аппаратного обеспечения (рисунок 1.11).
Рисунок 1.11 Экранная форма справочника «Мастер» (фрагмент)
В этот справочник необходимо занести следующие данные:
1) Код (ключевое поле, уникально идентифицирующее запись)
мастера;
2) Фамилия, имя, отчество мастера;
3) Фирма, в которой работает мастер;
4) Юридический адрес фирмы;
5) Сайт;
6) Телефон;
7) Дата заключения договора с мастером.
Справочник заполняется по мере необходимости (заключение договора с
новым мастером по ремонту оборудования).
Очевидно, что нет единой формы поступления информации, а также
единого источника первичных документов.
Справочник «Ремонт» предназначен для хранения данных о
производимых ремонтах аппаратного обеспечения, его обновлении и замене
(рисунок 1.12).
67
Рисунок 1.12 Экранная форма справочника «Ремонт»
В этот справочник необходимо занести следующую информацию:
1) Код (ключевое поле, уникально идентифицирующее запись) ремонта;
2) Серийный номер оборудования, подлежащего ремонту, обновлению или
замене;
3) Поломка;
4) Тип работы;
5) Дата начала ремонта;
6) Ремонт окончен (да или нет);
7) Стоимость ремонта;
8) Код мастера, производившего ремонт данного оборудования;
9) Код пользователя, ответственного за ремонт данного оборудования.
Справочник заполняется по мере необходимости (поломка, обновление
или замена того или иного оборудования).
Источниками данных для заполнения справочника ремонта являются
документы о ремонте оборудования.
Следует обратить внимание, что все поля всех справочников являются
обязательными для заполнения, наличия пустых полей недопустимо.
2.1.3. Характеристика результатной информации
Вся информация, используемая при работе приложения, хранится в базе
данных.
В качестве настольной базы данных выбрана база данных формата MS
ACCESS. То есть база данных является файлом на диске, в котором
сосредоточены таблицы базы данных в виде файлов данных и индексов к ним.