21
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Информационный процесс, направленный на получение научно-
технической, контрольной, плановой, аналитической и учетной информации, в
ИС базируется и унифицирован на электронно-вычислительной технике.
Увеличение эффективности применения ИС выполняется путем сквозного
построения и совместимости ИС, что дает возможность ликвидировать
дублирование и обеспечить многократное применение информации, выполнить
установку определенных интеграционных связей, а также ограничить
количество показателей, и уменьшить объем потоков информации, и повысить
степень применения информации [2].
Очень важную роль выполняют способы регистрации информации,
обработки, передачи и накопления, систематизированная сохранность
информации и вывод ее в нужной форме, производство новой числовой и
другой информации [2].
Для выявления определения эффективности внутрифирменной системы
управления на большинстве предприятий в отчетности и учете стал применятся
показатель отношение получаемой прибыли к затратам на технические
средства и обеспечение работоспособности внутрифирменной ИС [17].
Основой принципов и целей внутрифирменных ИС являются [17]:
выявление требований к характеру информации и к ее содержанию, в
зависимости от направленности;
выработка системы хранения, применения и предоставления
информации в децентрализованном и централизованном управлении;
определение надобностей в технических средствах (а также, в
компьютерной технике) в компании в целом;
разработка ПО, формирование и применение БД;
автоматизированная обработка текущей и вводимой информации и
выдача информации по бухучету и отделов технического обеспечения;
22
автоматизация административно-управленческого труда на основе
применения компьютерной техники.
Важными задачами внутрифирменной системы управления являются [17]:
координация деятельности по обработке и сбору информации
финансовых отчетов на высоком уровне управления и в производственных
отделах в целях увеличения своевременности и качества поступления
финансовых данных по компании в целом;
выявление основных направлений системы сбора, хранения и обработки
первичной информации;
выявление основных направлений развития технологий обработки
данных.
Развитие систем телекоммуникаций, а также технологий локальных
вычислительных сетей, дало возможность соединить все технические средства
обработки бухгалтерской информации в одну внутрифирменную
информационную сеть [17].
Все вышесказанное говорит о необходимости использования
информационных систем для автоматизации работы персонала организаций.
Поскольку разработка комплексной системы автоматизации работы всех
подразделений организации, является сложной и дорогостоящей, и
нуждающейся в привлечении особых ресурсов, в том числе – коллектива
исполнителей, предлагается в первом этапе ограничиться проектом, который
решает ряд частных задач.
В данный момент в компании, ПО, которое автоматизирует основные
процессы производственного учета, отсутствует, поэтому весь учет ведётся в
специализированном электронном журнале, реализованном в Excel, вручную.
Схема документооборота производственного отдела представлена на рисунке
10.
Чтобы производить учет документов и клиентов, консультантов
требуется посмотреть весь журнал Excel. Эта процедура занимает довольно
длительный период.
23
При таком подходе могут возникать погрешности, связанны, в первую
очередь, с человеческим фактором, потому, что менеджер может не заметить
какою-либо важную информацию, что повлечет за собой формирование
неправильной отчетности.
Рисунок 10. Схема документооборота производственного отдела
Существующий процесс имеет следующие недостатки:
- сложность мониторинга деятельности компании;
- сложность в составлении отчетной документации;
- возможность утраты информации из-за возможных ошибок
консультанта;
- ручная обработка информации:
- снижение эффективности в работе операторов;
- трудоемкость в оформлении документов и отчетности при
24
необходимости работать с большими объемами данных;
- отсутствие единого упорядоченного архива истории взаимоотношения с
клиентами;
- трудоёмкость проведения взаиморасчётов с клиентами.
Проведем расчет возможного эффекта от введения средств автоматизации
(таблица 4).
Время, затрачиваемое при базовой (существующей) технологии на
данном предприятии было предоставлено работниками производственного
отдела предприятия. Время, затрачиваемое по предлагаемому варианту
является предположительным если внедрить новую систему производственного
отдела предприятия. Такая разница исходит от того, что предлагаемый вариант
автоматизации производственного отдела будет клиент-серверной системой и
выполнение заявок значительно сократит время на выполнение
нижеперечисленных действий.
Таблица 4
Расчет эффекта внедрения
Действие
Время,
затрачиваемое
при базовой
технологии/ мин.
Время,
затрачиваемое
по
предлагаемому
варианту/ мин.
Учет клиентов
15
3
Учет входящих документов
30
3
Учет исходящих документов
30
3
Формирование отчетности
50
3
Итого:
125
12
Таким образом, при действующей системе каждый из основных
процессов занимает до 50 минут, а в сумме за рабочий день на это тратится
приблизительно 3 часа рабочего времени. С внедрением предлагаемой системы
это время сократится до 10-15 минут. Кроме того, основными достоинствами
автоматизации также будет являться меньший риск допущения ошибок в
документах и отчетной документации за счет электронной формы их
формирования, а также автоматизированного ввода данных.
25
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
На основании анализа используемых программных и аппаратных средств
обеспечения безопасности произведен анализ выполнения задачи по
обеспечению информационной безопасности предприятия, результаты которого
приведены в таблице 5.
Таблица 5
Анализ выполнения основных задач по обеспечению
информационной безопасности
Основные задачи по обеспечению
информационной безопасности
Степень
выполнения,
%
Обеспечение информационной безопасности при
ведении делопроизводства и осуществлении
документооборота
54
Обеспечение информационной безопасности при
обработке информации в ИС
45
Обеспечение безопасности конфиденциальных
переговоров
43
Обеспечение информационной безопасности при
осуществлении взаимодействия с деловыми партнерами
и клиентами
66
Обеспечение сохранности персональных данных
сотрудников и клиентов
23
Обеспечение сохранности коммерческой тайны
56
Как видно из приведенной таблицы, ни одна из задач обеспечения
информационной безопасности в компании не выполняется полностью.
На анализируемом предприятии оценка рисков выполняется согласно
требованиям ГОСТ Р ИСО/МЭК ТО 13335-3-2007 «Методы и средства
обеспечения безопасности. Часть 3. Методы менеджмента безопасности
информационных технологий».
Итоги оценки рисков предоставлены в виде списка рисков, любому из
них определён ранг, показаны только активы с наибольшим риском – таблица 6.
По таблице 6 видно, какая деятельность относится к обеспечению
безопасности информации, и на ком лежит ответственность – при условии, что
каждая служба работает добросовестно.
26
Таблица 5
Результаты оценки рисков информационным активам организации
Риск
Актив
Ранг
риска
Превышение
допустимой нагрузки
Финансовые отчеты компании
3
Персональные данные сотрудников
3
Система обеспечения безопасности компании
3
Сведения о схемах размещения систем
безопасности
3
Сбои и отказы
программных средств
Внутренняя бухгалтерская документация
3
Сведения о достигнутых соглашениях и
договоренностях
3
Сведения о PR-компаниях
3
Финансовые отчеты компании
3
Недобросовестное
исполнение
обязанностей
Персональные данные сотрудников
3
Система обеспечения безопасности компании
3
Сведения о схемах размещения систем
безопасности
3
Выполнение
вредоносных программ
Внутренняя бухгалтерская документация
3
Сведения о достигнутых соглашениях и
договоренностях
3
Из таблицы наглядно видно, что почти все нерешённые проблемы в
обеспечения информационной безопасности существуют из-за того, что ни
одна служба не работает со всеми без исключения информационными
ресурсами, а ограничивается в своей деятельности управлением каким-нибудь
одним из них. Другими словами, деятельность, связанная с обеспечением
информационной безопасности, является не регламентированной.
Сложившаяся ситуация и расширение требований к информационной
безопасности привели к тому, что было принято решение о разработке
документа, в котором строго указывался алгоритм действий и объем
обязанностей и полномочий каждого из сотрудников по обеспечению
информационной безопасности предприятия, а также определялись бы другие
ключевые моменты в данной сфере.
Основная цел политики ИБ заключается в общем описании правил
работы с информацией предприятия. Сформулированные и закреплённые на
бумаге правила по обеспечению информационной безопасности предоставляют
возможность достижения [15]:
стабильности защиты;
27
независимости защиты от профессиональных и личных качеств
исполняющих сотрудников.
возможности контроля защиты и процедур по обработке информации.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В настоящее время для организации управленческого учета применяются
так называемые ERP-системы.
Согласно словарю APICS, понятие ERP система(Enterprise Resource
Planning — Управление ресурсами предприятия) можно употреблять в двух
значениях.
Во-первых, можно рассматривать как информационную систему для
идентификации и планирования абсолютно всех ресурсов компании,
необходимых при осуществлении учета, закупок, производства и продаж в ходе
выполнения потребительских заказов.
Во-вторых (в наиболее общем контексте), можно рассматривать как
методологию эффективного планирования и управления абсолютно всеми
ресурсами компании, необходимых при осуществлении учета, закупок,
производства и продаж в ходе выполнения потребительских заказов в областях
производства, дистрибуции и предоставления услуг.
Следовательно, понятие ERP способно обозначать не только
информационную систему, но и соответствующую методологию управления,
которая реализуется и поддерживается данной информационной системой.
Рассмотрим наиболее распространенные на настоящий момент системы
по учету производства.
«1С:Предприятие» (компания «1С»)
Система «1С:Предприятие» предназначается для решения вопросов
автоматизации учета и управления предприятием. ПО является системой
28
прикладных решений, которые построены по единым принципам и имеют
единую технологическую платформу.
Поставляются системы «1С:Предприятие» с стандартными
конфигурациями, которые реализуют наиболее общие схемы учета,
применяющиеся в большей части предприятий. При необходимости ПО имеет
способность адаптироваться к различным особенностям учета. В составе
системы имеется конфигуратор, при помощи которого обеспечивается:
быстрое изменение конфигурации при помощи «конструкторов»;
возможность представлять информацию в виде диаграмм;
возможность создавать печатные формы отчетов и документов;
настройка поведения и алгоритмов работы системы во всевозможных
ситуациях;
настройка внешнего вида форм ввода данных;
организация документов и справочников произвольной структуры;
реализация произвольной методологии учета;
настройка системы на всевозможные виды учета.
Конфигуратором предоставляется возможность не только изменения
элементов стандартной конфигурации, но и формирования собственной
конфигурации «с нуля».
ПО располагает всевозможными средствами для связи с остальными
аппаратными средствами и программами: средствами экспорта и импорта
информации посредством текстовых файлов, файлами формата XML и DBF,
сохранением печатных форм в форматах HTML и MS Excel, возможностью
экспорта информации в «Диспетчер контактов для малого бизнеса» MS Office
2003.
Стоимость платформы «1С:Предприятие» составляет примерно $5000.
Дополнительная лицензия на сто рабочих мест оценена в $9000.
Alfa (компания «Информконтакт»)
Система Alfa предназначается для осуществления автоматизации
управления предприятием, ведения оперативного и бухгалтерского учета.
29
Система располагает набором взаимосвязанных модулей, которые имеют
настраиваемые связи, что обеспечивает возможность ведения учета и
получения данных для руководства, как в небольшом предприятии, так и в
крупной компании. Систему можно применять на предприятиях, которые
имеют распределенную структуру.
Системой предоставляется возможность ведение планирования,
бухгалтерского и оперативного учета одновременно в нескольких валютах.
Расчетная и национальная валюта определяется для каждой балансовой
единицы. Документы создаются в любой валюте. В расчетной и национальной
валютах документы будут сохраняться автоматически. По любой операции
курс пересчета валют устанавливается индивидуально либо подставляется из
справочника курсов текущего дня автоматически.
Кроме этого в системе реализована «электронная канцелярия», которая
предусматривает возможность создавать, визировать и рассылать все виды
документов, применяемых на предприятии. Следовательно, решается проблема
формирования «безбумажного офиса», что предоставляет возможность
осуществить полную автоматизацию процесса утверждения, принятия к
выполнению и хранения деловых документов. В процессе формирования
документооборота возможна дифференциация прав доступа согласно
обязанностям и правилам должностных лиц.
Для управления производственными предприятиями предназначено
решение «Система Alfa/Управление производством», состоящая из следующих
основных блоков:
подготовка производства;
управление качеством;
планирование и контроль производства.
Функции управленческого учета осуществляет модуль «Планирование и
контроль производства», в том числе:
1. Возможность формировать документы, которые сопровождают
изготовление продукции (производственных листов, производственных карт,
30
паспортов и др.) на основании конструкторских, технологических и
нормативных документов.
2. Возможность формировать и выдавать задания на осуществление
работ (суточных, сменных, производственных заданий, нарядов на
производство работ и др.).
3. Ведение журнала выданных заданий (журнала нарядов, журнала
производственных заданий и др.).
4. Возможность разделить производственные партии на партии
выпуска и партии запуска.
5. Создание производственных отчетов с отображением хода
осуществления производственных заданий.
6. Создание отклонений по осуществлению производственных
заданий с возможностью установлением причин таких отклонений.
7. Оценивать обеспеченность производства ресурсами на оперативном
уровне.
8. Создание документов, учитывающих движение материалов в
производстве.
9. Учет изготовления продукции.
10. Возможность формировать акты на списание материалов на
производство в соответствии с установленными нормативами.
11. Определение НЗП.
«AVACCO Корпоративное управление» (компания AvaccoSoft)
Система «AVACCO Корпоративное управление» представляет собой
комплексную информационную систему (КИС), которая дает возможность
организации автоматизированного управленческого, финансового, складского и
производственного учета; обеспечения электронного документооборота в
пределах единого информационного пространства. Система способна
адаптироваться почти с любой моделью деятельности и развиваться в
последующем. «AVACCO Корпоративное управление» содержит в себе