31
автоматизированные рабочие места сотрудников отдела кадров, планово-
экономических отделов, логистов, бухгалтеров, складских работников.
Основными функциями данного программного комплекса в области
управленческого учета считается:
Обработка и накопление информации о текущей финансово-
хозяйственной деятельности компании для осуществления учета финансовых
средств, учета хозяйственного инвентаря, учета готовой продукции и сырья,
учета предоставленных и полученных услуг, учета посещения и
работоспособности работников.
Оперативное руководство территориально удаленными
подразделениями (сетевыми структурами, филиалами, отделами). Сведения по
всем подразделениям поступают в единую базу данных.
Поддержка оперативного и долгосрочного планирования.
Поддержка принятия управленческих решений на всех уровнях
достигается путем предоставления необходимых для этого оперативных
данных.
Создание отчетов, которые соответствуют действующему
законодательству, с целью предоставления в официальные органы.
Создание аналитических справок и отчетных документов, которые
необходимы для осуществления многостороннего анализа деятельности
компании.
Создание сервером бизнес-процессов персонализированного
перечня задач на выполнение, дает возможность осуществления контроля их
выполнения в реальном времени.
Каждая из рассмотренных программных платформ является готовым
решением, и ее внедрение обязательно будет связано с необходимостью:
Доработки программного обеспечения в соответствии с задачами и
стандартами предприятия.
Корректировки некоторых бизнес-процессов предприятия для
соответствия мировым стандартам, заложенным в системе.
32
Если же дорабатывать непосредственно программный продукт, а не
реинжинировать бизнес-процессы, тогда в дальнейшем придется
самостоятельно заниматься сопровождением программы, так как новые версии
могут не учитывать сделанных модификаций, что приведет к новым расходам
Кроме того, все перечисленные выше продукты обладают излишней
функциональностью для рассматриваемого предприятия, требуют
значительных финансовых расходов для их покупки и дальнейшего
обслуживания. В тоже время для их внедрения на рассматриваемом
предприятии необходимо приложить достаточно серьезные усилия, понести
значительные материальные и финансовые затраты, но даже в этом случае
результат не будет гарантирован. Причиной такого положения является
невозможность учета всех тонкостей производственного процесса любого
готового, «коробочного» решения. Вследствие этого принято решение о
построении собственной системы учета деятельности производственной
компании на базе одной из бесплатных СУБД.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Существует несколько стратегий автоматизации выбранного комплекса
задач [3]:
• По направлениям - автоматизация направлений деятельности, таких как
производство, сбыт, управление финансами.
• Хаотичная - автоматизация объекта по мере необходимости
программного продукта и готовности к ее проведению.
• Полная - автоматизация всего производства в целом
• По участкам - процесс автоматизации отдельных производственных или
управленческих подразделений предприятия, объединенных по
функциональному признаку.
Автоматизация направления деятельности предполагает функциональную
связь между автоматизируемыми подразделениями предприятия. Т.к. в
решении выбранного для автоматизации комплекса задач используются только
33
производственный отдел, но при этом не участвуют другие подразделения,
связанные с клиентами (например, отдел экспедиции, который отгружает
продукцию клиентам), данный вид автоматизации нецелесообразен.
Хаотичная автоматизация предполагает решение отдельных задач, вместо
внедрения одной ИС на предприятии. Данный метод автоматизации
происходит без стратегического плана, что впоследствии приводит к
затягиванию всего процесса автоматизации в целом и удорожанию его общей
стоимости.
При автоматизации выбранного комплекса задач выбор полной
автоматизации приведет к замене существующей ИС на предприятии,
огромным временным и денежным затратам на переобучение сотрудников, что
не представляется возможным.
Автоматизация по участкам предполагает автоматизацию отдельных
подразделений предприятия. В выбранном комплексе задач подходит именно
этот способ, т.к. предполагается автоматизировать только производственный
отдел.
При выполнении проекта была взята ориентация на разработку
собственной автоматизированной информационной системы учета работы
производственного отдела, а не на использование одного из существующих
решений. Такая установка была сделана исходя из того, что в собственной
разработке всегда можно реализовать специфические, необходимые только на
данном предприятии возможности. Не исключено, что требования к реализации
таких возможностей появятся уже после разработки и внедрения системы, на
этапе работы, если у заказчика появятся новые взгляды на необходимый
функционал системы, предложения по улучшению или изменению логики
поведения документов, требования к отчетам. Вполне могут возникнуть
пожелания о разработке новых отчетов, или изменении существующих.
Реализовать такие требования заказчика возможно лишь имея системы
собственной разработки, так как готовые разработки поставляются, как
34
правило, без исходных кодов программ и не могут быть модифицированы или
дополнены.
Таковым образом, в условиях начального этапа автоматизации и
ограниченного бюджета логичнее всего сделать выбор стратегии
автоматизации по направлению, а также автоматизировать лишь
непосредственно работу производственного отдела.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
Существует несколько способов приобретения ИС:
1. Покупка готового решения
2. Заказ разработки системы у сторонних разработчиков
3. Разработка собственной системы
Покупка готового решения предполагает наличие на рынке систем
автоматизации, решающих выбранный комплекс задач. В связи со
специфичностью решаемой задачи (а именно: синхронизация двух баз данных
разной структуры, одна из которых - часть готовой информационной системы)
на рынке готовых решений нет. Следовательно, этот способ для компании не
подходит.
Заказ разработки системы у сторонних разработчиков займет много
времени за счет согласования требований к новой системе, а так же приведет к
значительным денежным затратам.
С учетом того, что в компании существует отдел АСУ, который помимо
установки и настройки компьютерного оборудования на предприятии
занимается так же разработкой программ под нужды сотрудников и отделов
компании, наименее затратным по временным и денежным ресурсам будет
способ разработки собственной системы.
Методы приобретения – это поочередные мероприятия от определения и
формализации решения в необходимости ИС до момента внедрения ИС в
компании. Имеются такие методы приобретения ИС:
35
- самостоятельная разработка и заказная разработка;
- покупка отечественной ИС либо зарубежной ИС;
- покупка и доработка (самостоятельная либо заказная);
- аренда ИС.
Способ покупки ИС не подходит из-за некоторых недостатков и
недостаточности функциональности, плохо продумано развития ИС в будущем,
адаптация под требования компании занимает длительный период, часто
требуется обращаться в службу поддержки. Возможно купить и доработать ИС,
только в том случае, если доработка будет небольшого объема. Такая доработка
возможна в рамках модели ядра ИС, что ввиду отсутствия развернутой
документации часто вызывает затруднения. У способа аренды информационной
системы выявлены такие недостатки: данные сохраняются у третьего лица, а
также минимальные возможности в настройках. Компания располагает
квалифицированным подбором сотрудников для разработки ИС, поэтому
данная информационная система будет разрабатываться и внедряться в
компании собственными силами Разрабатываемая ИС будет содержать весь
нужный функционал, и учитывать всю специфику работы и пожелания
служащих производственной компании и будет являться собственным,
уникальным продуктом, что позволит моментально изменять
функциональность соответственно с требованиями внутреннего заказчика
компании.
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
Информационным обеспечением (ИО) — является совокупность
целостной системы классификации, унифицированных систем документации,
кодирования информации и информационных массивов [22]. Состоит ИО из
двух комплексов: внемашинного ИО (документы и классификаторы технико-
экономической информации) и компоненты внутримашинного
информационного обеспечения (макеты и экранные формы для ввода
36
первичных данных в ЭВМ или вывода итоговой информации, структура
информационной базы: выходных, входных файлов, базы данных). Чтобы
экономическую информацию приспособить для продуктивной обработки,
поиска и передачи по каналам связи, ее надо предоставить в цифровом виде.
Для этого ее необходимо сначала классифицировать (упорядочить), а потом
закодировать (формализовать)
Классификатор — это документ, при помощи которого можно
осуществлять формализованное описание экономической информации в ЭИС,
которая содержит названия объектов, наименования классификационных
группировок и их кодовые обозначения [13].
По своим действиям классификаторы делятся на такие виды: отраслевые
и локальные, общегосударственные или общесистемные и международные
классификаторы.
В предоставленной работе будут спроектированы такие классификаторы:
сотрудников, клиентов, документов. Решение задачи автоматизации
деятельности компании должно реализовываться на базе принятой единой
системе классификации и кодирования. По этой причине применяются
общесистемные классификаторы единиц измерения.
Главной компонентой внемашинного ИО считается система
документации, которая применяется в ходе управления экономическим
объектом. Документ-это конкретная совокупность сведений, которая
используется при решении экономических задач и располагается на
материальном носителе согласно установленной форме.
Система документации — представляет из себя совокупность
взаимосвязанных форм документов, которые регулярно используются в ходе
управления экономическим объектом. Большое и разнообразное количество
видов документов является отличительной и главной особенностью этой
системы экономической документации [13].
Имеющиеся системы документации больше характерны для
неавтоматизированных ЭИС. Отличаются они огромным количеством
37
различных типов форм документов; внушительными потоками документов, их
запутанностью; дублирующийся информацией в документах при проведении
действий по их обработке и, как результат: низкая достоверность получаемых
результатов. Почти половину рабочего времени затрачивают сотрудники
компании на обработку документов в таких системах. Чтобы систему
документации упростить, необходимо выполнить такие действия:
- провести унификацию и стандартизацию документов;
- ввести безбумажную технологию, которая основана на применении
электронных документов, и внедрить новые информационные технологии при
их обработке.
Любые входные документы для решаемой задачи целесообразно получать
посредством сети, поэтому они должны представляться в файлах
заблаговременно согласованной структуры. Чтобы упростить использование
таких файлов, они должны быть в виде таблиц.
Описание экранных форм относится к внутримашинному ИО.
При создании структуры экранных форм для ввода данных первичных
документов с оперативной информацией оправдано применять
комбинированную форму, наиболее приближенную к той, которая
использовалась для построения самого документа. Поля должны быть
расположены в последовательности, которая соответствует логической
структуре документа и файлов с оперативной информацией, а также
приводящей к снижению трудоемкости операции загрузки информации в
данную информационную базу.
В процессе создания экранных форм для документов с постоянной
информацией необходимо принимать во внимание, что эти макеты
применяются для ввода и актуализации записей информационной базы,
следовательно при их проектировании целесообразно использовать анкетную
форму расстановки реквизитов, удобную при выполнении таких операций.
Основу при выборе экранных форм составляют принципы минимальной
трудоемкости, а также себестоимости ввода информации в ЭВМ, высокой
38
надежности и достоверности выполнения данных операций, хорошего уровня
читабельности результатной информации, которая выводится на экран.
Большей частью внутримашинного ИО составляет информационная база.
Информационная база (ИБ) — конкретным образом сформированная
совокупность данных, сохраняемых в памяти вычислительной системы в виде
файлов, при помощи которых удовлетворяются информационные запросы
управленческих процессов и решаемых задач [4].
Имеются такие способы построения ИБ:
-·совокупность локальных файлов — поддерживается при помощи
функциональных пакетов прикладных программ;
-·интегрированная база данных — базируется на применении
универсальных программных средств поиска, хранения, загрузки и ведения
данных, то есть СУБД.
Связана организация локальных файлов с достаточно значительным
дублированием данных в ИС, следовательно, с несогласованностью данных в
различных приложениях, а также отсутствием гибкости доступа к информации,
вследствие этого доступна к применению исключительно в
специализированных приложениях.
В данном проекте информационная база представляется как
интегрированное информационное хранилище. Такая организация дает
возможность объединять разные источники информации, осуществлять
управление файлами разных форматов. Кроме того, очевидны достоинства
применения для хранения информации базы данных:
-· удобство и повышение скорости совместной обработки данных;
-· поддержка целостности данных,
-·совместимость данных; соответствие данных действительному
состоянию объекта.
База данных (БД) — поименованная совокупность данных, которая
отражает совокупность объектов и их связей в разбираемой предметной
области [8].
39
Главными методами организации БД считаются построение
распределенных и централизованных БД. Главным параметром при выборе
способа организации ИБ считается достижение наименьших трудовых и
финансовых затрат на ПО системы, проектирование структуры ИБ, системы
ведения файлов. Учитывая эти критерии и, что есть необходимость в
обеспечении надежности сохранности данных, избран централизованный метод
организации БД.
По методу установления связей между данными выделяют:
-· иерархическую;
-· реляционную модель,
-· сетевую.
Главными элементами каждой из этих моделей считаются таблицы или
файлы.
Иерархическими моделями данных является графовая модель с
вершинами-таблицами. В таких моделях имеется один файл являющимся
входом в структуру. Меж этими файлами возникают отношения
соподчиненности. У файла может быть несколько подчиненных и одна
исходная вершина. Основной тип отношений - 1:М.
Любой файл в сетевых моделях может служить точкой входа в систему, и
быть связанным с произвольным числом остальных файлов отношениями типа,
1:М и М:М, 1:1.
Более популярное распространение обрела реляционная модель данных.
При этой организации любая информация изображена как таблицы или файлы
БД и отношения. Такие таблицы представляют собой совокупность записей
(строк или кортежей). Меж отношениями (таблицами) имеются связи типа 1:М,
М:М. Любое из отношений имеет свой ключ - поле записи (атрибут), которое
идентифицирует ее. Такое свойство, присуще реляционной модели данных не
производит дублирование информации, и ускоряет процесс поиска и доступа к
конкретным данным.
40
Данный подход в реляционной модели к структурированию и
целостности данных дает возможность просто и легко упорядочить и
организовать процесс проектирования и реализации сложных баз данных, а
реляционные операции располагают значительными возможностями по
управлению данными и их обработки.
Проектируемая информационная система обязана обеспечить
автоматизацию процессов предоставления и сбора данных для управленческого
учета. Кроме этого система обязана обеспечивать оперативными данными АРМ
руководства компании, а также обеспечить снижение объёмов бумажного
документооборота.
Чтобы осуществить учет деятельности компании используют следующую
информацию:
- количество поступившего материала.
- подготовка отчетной документации;
- количество реализованной продукции;
- количество изготовленной продукции;
- данные о поставщиках и клиентах;
- данные о поступивших заявках;
Данные о поступивших заявках, данные о клиентах, количество
проданной и произведенной продукции сохраняются в отделе продаж в
соответствующих журналах. Количество поступивших материалов и данные о
поставщиках сохранятся в отделе закупок. В бухгалтерии осуществляется
подготовка отчетной документации.
Все эти данные находится в распоряжении экономистов, которыми и
будет осуществляться оперативный ввод данных. Информация по суточной
деятельности должна вводиться в систему вначале следующего дня. При
какой-либо ошибке в учете, позже могут вноситься изменения, не причиняя
ущерба целостности данных. Также, можно вести журнал изменений, в котором
необходимо отражать все действия сотрудников по внесению изменений в
оперативную информацию. Существование данного журнала предоставляет