18
На данном этапе работы предприятия отсутствует автоматическая
система учета посещений клиентов, хотя есть достаточное для
функционирования этой системы аппаратное обеспечение и проложена
локальная сеть.
Разработкой и внедрением автоматической системы занмается
собственный ИТ отдел компании, включающий программиста и системного
администратора.
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия
Аппаратная и программная платформа, на которой работает компания,
включает программное обеспечение для составления договоров с клиентами,
поддержку работы сложного медицинского оборудования.
Начисление оплаты и ее учет, а также другие бухгалтерские операции
выполняются с помощью 1С Бухгалтерии 8.3.
Юридические документы также оформляются в программе MS Office
2016.
Аппаратная платформа представляет собой минимальный необходимый
набор технических средств набора и обработки печатной информации
бухгалтерского, юридического и учетного характера и представлена
персональными компьютерами, принтерами, сканерами и средствами работы в
локальной сети.
Сеть беспроводная, доступ в Интернет организован с помощью
беспроводного маршрутизатора и провайдера услуг МТС.
19
Рисунок 2.
- Аппаратная архитектура предприятия
20
Аппаратные средства рабочих мест сотрудников предприятия описаны
в таблице 2.
Таблица 2
Аппаратные средства
№п/п
Наименование
Производитель
Количество
Руководство
1
Моноблок Dell Inspiron 3464
Dell
1
2
МФУ лазерное Ricoh SP 277SFNwX
Ricoh
1
Бухгалтерия
1
ПК Dell Vostro 3268
Dell
2
2
Принтер лазерный Ricoh SP 277Nw
Ricoh
1
3
Факс Panasonic KX-FP218RU
Panasonic
1
Юридический отдел
1
ПК Dell Vostro 3268
Dell
2
2
Сканер Plustek OpticSlim 2610
Plustek
1
Врачебный отдел
1
ПК Dell Vostro 3268
Dell
10
2
Принтер лазерный Ricoh SP 277Nw
Ricoh
1
Технический отдел
1
ПК Dell Vostro 3268
Dell
3
2
Принтер лазерный Ricoh SP 277Nw
Ricoh
1
ИТ отдел
1
ПК Dell Vostro 3268
Dell
3
2
Принтер лазерный Ricoh SP 277Nw
Ricoh
1
Программная организация рабочих мест предприятия показана на
рисунке 3.
21
Рисунок 3.
- Программная реализация
рабочих мест
22
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Для разработки функциональных моделей удобно использовать
программное средство BPWin, реализующее метод IDEF0. Интерпритация
бизнесс процесса работы с клиентами и управления их учетом вначале
реализуется в функциональной схеме в нотации IEF0, где производится анализ
и дается определение входным и выходным элементам будущей
автоматической системы.
Рисунок 4. - Контекстная диаграмма функциональной модели
процесса
23
Механизмом реализации данной функции учет посещений клиента врача
компании. Однако контекстная диаграмма отражает лишь общую функцию,
поэтому для понимания того, как функционирует отдел необходимо выполнить
декомпозицию контекстной диаграммы. Декомпозиция контекстной диаграммы
предполагает выделение основных функций, которые должны быть выполнены
для реализации основной функции, т.е. учета и мониторинга выполнения
заказов клиентов. При выполнении декомпозиции стоит обратить внимание,
что все входы, выходы, стрелки управления и механизма, присутствующие на
контекстной диаграмме, должны быть отражены и на диаграмме, полученной в
результате декомпозиции (функциональной диаграмме первого уровня).
Стоит отметить, что в результате декомпозиции основного процесса
было выделено пять подпроцессов.
Рисунок 5. - Декомпозиция для контекстной IDEF диаграммы
Диаграмма показывает, что многие функции по учету посещений
клиентами лечебного учреждения не автоматизированы, что в свою очередь
24
сказывается на скорости обработки обращений клиентов и оказании им
качественной медицинской помощи.
Декомпозиция процесса обработки заявки пациента представлена ниже.
Рисунок 6. - Декомпозиция процесса «Обработки заявки»
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Рассмотрим входные и выходные информационные потоки,
формирующие систему автоматического управления процессом фиксирования
посещений клиентами медицинского учреждения.
Как видно на рисунке 5, основной функцией, которую мы анализируем,
является учет клиентов и обработка данных, необходимых для проведения
оплаты, записи на процедуры или врачебное обследование, оформление
необходимых платежных документов. Для выполнения этой функции
необходимо получение таких первоначальных данных или документов:
25
− данные пациента (все необходимые данные: паспортные,
контактные, данные о счетах и т.д.);
− справочник услуг (полный перечень услуг с указанием примерных
сроков и стоимости);
− данные по оплате (данные предоставляются бухгалтерией);
− данные по врачебным специальностям;
− данные по свободным кабинетам.
Эти данные (и документы) являются входами функционального блока.
В результате выполнения функции будут получены следующие данные
и документы:
− отчет по пациентам;
− отчет по оплатам;
− отчет по посещениям.
Эти данные (и документы) являются выходами функционального блока.
В качестве управления используются такие механизмы:
− внутренние приказы организации;
− нормы ДОУ (данный процесс предполагает ведение документации,
что требует обеспечения их соответствия нормам ведения документации, как на
уровне организации, так и на уровне государственных стандартов);
− законы и подзаконные акты.
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи
В современных условиях развития и совершенствования средств
электронно-вычислительной техники, внедрения их в различные сферы
производственно-хозяйственной и экономической деятельности, осуществление
банком своих функций невозможно без использования автоматизированных
средств основных расчетов.
26
Кроме того, необходимо учесть, что базовая технология была ручная.
Она имела множество недостатков:
− низкая производительность труда,
− большая трудоемкость,
− необходимость привлечения большого числа сотрудников для
решения всего комплекса задач,
− низкая оперативность,
− несовершенство организации сбора и регистрации информации,
− недостоверность получаемых результатов.
Кроме этого, постоянно нарастающие потоки информации и постоянное
усложнение технологии расчетов и необходимость проведения по ним
динамического анализа в ближайшей перспективе сделали бы ручной вариант
просто нереальным.
С внедрением автоматизированной технологии расчётов, сбора и
регистрации большинство из перечисленных недостатков были устранены и
появились новые возможности в проведении анализа. Основные преимущества,
достигнутые после внедрения машинного варианта:
− появилась возможность проведения более сложных расчетов в
динамике,
− появилась возможность проведения трехдневного и других форм
анализа,
− практически полная независимость от объемов и сложности
расчета,
− разделение труда и разделение функций по рабочим местам и
сотрудникам,
− более оперативная обработка данных,
− выдача результатов в удобной форме на принтер и экран,
− прочие.
27
Рассмотрим документооборот предприятия для использования в
дальнейших расчетах необходимости использования вычислительных средств.
Рисунок 7. - Документооборот предприятия
Рассчитаем экономический эффект от использования технических
средств в процессе обработки обслуживания клиентов в медицинском
учреждении.
Сведем данные по используемым и обрабатываемым документам в
отдельную таблицу. (статистическая информация получена с сайта
организации).
Таблица 3
Анализ документооборота
Наименование
документа
Частота
возникновения
Объем
за 1
год
Временные
затраты на
обработку 1
документа
Временные
затраты на
обработку
документов
в год
Запись пациента на
прием
20 раз в день
6100
0.4 часов в день
2440 часов в
год
Оформление
талончиков на
200 раз в месяц
2400
1 час в день
2400 часов в
год