22
Предприятие имеет большие потенциальные возможности для увеличения
продаж. Высокое качество предлагаемой техники и материалов, широкий
ассортимент, оптимальные цены, собственная служба доставки, охватывающая
не только районы, где расположены магазины, но и близлежащие населенные
пункты, сложившаяся репутация – все это должно подталкивать к дальнейшему
развитию предприятия.
Несмотря на эти имеющиеся потенциальные возможности, они не
используются в полной мере. Это вызвано тем, что жителям соседних
населенных пунктов зачастую слишком далеко и неудобно добираться до
магазина, чтобы выбрать необходимую технику, и совершить покупку. Конечно
же, далеко не все заинтересованные жители знают о существовании данного
магазина. В результате анализа адресов доставки покупаемой техники стало
ясно, что подавляющее большинство покупок совершается покупателями,
проживающими в местах, находящихся в относительной близости от магазинов.
Процент покупок из других городов значительно меньше.
Помочь в решении этой проблемы может реализация Интернет-магазина,
ассортимент которого будет повторять ассортимент существующих на сегодня
магазинов предприятия. Благодаря веб-представительству, покупатели смогут
выбрать интересующий товар, а так же оплатить его, не выходя из дома, и
удаленность покупателя от магазина уже не будет являться проблемой.
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Рассмотрим порядок документооборота заказа клиента в настоящее время,
без применения интернет-магазина (рисунок 1.11).
23
Заказ
Данные о
клиенте
Действие
Бухгалтер
Формирование заказа
Регистрация клиента
Исполнитель
Менеджер Клиент
Заключение
договора
Договор
Учет договора
Договор
Договор
Счет
Счет
Подпись договора
Формирование счета
Оплата счета
Получение платежного
поручения
Платежное
поручение
Рисунок 1.8 Схема документооборота в ходе оформления заказа
Отпуск товаров покупателям оформляется накладными. В качестве
типовой формы накладной используется форма ТОРГ-12. Товарная накладная по
форме N ТОРГ-12 применяется для оформления продажи (отпуска) товарно -
материальных ценностей сторонней организации.
Основанием для выписки накладных являются распоряжения
руководителя организации и договор с покупателем.
24
Накладные формы ТОРГ-12 выписываются в четырех экземплярах, и все
они регистрируются в журнале регистрации накладных на отпуск товаров.
Далее один экземпляр передается кладовщику, второй служит основанием
для выписки счет-фактуры, третий и четвертый – передаются покупателю. На
всех экземплярах накладной получатель обязан расписаться в получении
продукции.
Счета-фактуры выписываются в двух экземплярах. Первый экземпляр не
позднее 10 дней с даты отгрузки товаров высылается или передается
покупателю, а второй остается у организации-поставщика для отражения в книге
продаж и начисления НДС.
Счёт-фактура содержит в себе информацию о наименовании и реквизитах
продавца и покупателя, перечне товаров или услуг, их цене, стоимости, ставке и
сумме НДС, прочих показателях. На основании выданных счетов-фактур
формируется «Книга продаж».
Для физических лиц, как уже говорилось, используются товарные и
кассовые чеки.
Менеджеру, ответственному за подготовку отчетов, необходимо
проверить накладные, счета-фактуры, книгу продаж, выписать суммы,
наименование товаров, даты продажи, свести эти данные в одну таблицу и
оформить отчеты.
Временные характеристики данных действий приведены в таблице 1.1 с
учетом того, что составление отчетов и проверка платежных документов
проводятся менеджером раз в неделю.
Таблица 1.2
Характеристики описанных процессов
Действие
Среднее
количество
за рабочий день
Время, необходимое
для выполнении
одного действия,
минут
Общее
время, минут
Выписка
накладных
10
15
150
Оформление счет-
фактуры
10
15
150
Заполнение книги
продаж
10
10
100
Проверка
0,25
45
11,25
25
Действие
Среднее
количество
за рабочий день
Время, необходимое
для выполнении
одного действия,
минут
Общее
время, минут
накладных
Проверка счетов-
фактур
0,25
45
11,25
Проверка книги
продаж
0,25
50
12,5
Подготовка отчетов
0,25
60
15
ИТОГО, минут:
450
Таким образом, учет продаж по задействованной технологии с
применением бумажных документов и ручного их заполнения занимает около
7,5 часов еженедельно.
Наиболее оптимальным способом уменьшения времени, потраченного на
учет продаж, является автоматизация данного процесса. Проведем расчет
ожидаемого эффекта от внедрения средств автоматизации.
В случае автоматизации учет продаж и заполнение документов
происходит путем заполнения форм, а получения отчетов – путем задания
параметров отчета, что значительно быстрее уже используемой технологии.
Проведем расчет возможной экономии времени (таблица 1.3).
Таблица 1.3
Расчет экономии времени
Действие
Среднее
количест
во
за
рабочий
день
Время,
необходимое
для
выполнении
одного
действия,
после
автоматизац
ии, минут
Общее
время по
принятой
Существую
щей
технологии
Общее
время
после
автоматизац
ии, минут
Эконом
ия,
минут
Выписка
накладны
х
10
15
150
30
120
Оформлен
ие счет-
фактуры
10
15
150
30
120
Заполнени
е книги
10
10
100
20
80
26
Действие
Среднее
количест
во
за
рабочий
день
Время,
необходимое
для
выполнении
одного
действия,
после
автоматизац
ии, минут
Общее
время по
принятой
Существую
щей
технологии
Общее
время
после
автоматизац
ии, минут
Эконом
ия,
минут
продаж
Проверка
накладны
х
0,25
45
11,25
0,45
10,8
Проверка
счетов-
фактур
0,25
45
11,25
0,45
10,8
Проверка
книги
продаж
0,25
50
12,5
0,5
12
Подготов
ка отчетов
0,25
60
15
0,6
14,4
ИТОГО, минут:
450
82
368
Следовательно, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около
368 минут или 6 часов еженедельно.
Таким образом, при существующей технологии работы оформлении счета
на оплату занимает достаточно много времени, что не может не отражаться на
общей производительности труда менеджеров по продажам. При внедрении
Интернет-магазина эти процессы осуществляются в автоматическом режиме, без
вмешательства менеджеров по продажам, в том числе автоматически
формируется счет на оплату, который необходимо будет впоследствии учесть.
Как видно из приведенных расчетов, экономия времени менеджера может
составить около 6 часов суммарно, следовательно, внедрение Интернет-магазина
представляется выгодным как с точки зрения маркетинговой политики компании
(то есть расширения рынка и привлечения новых покупателей), так и точки
зрения оптимизации расходов трудовых ресурсов сотрудников, в частности
менеджера по продажам.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
27
Система безопасности информации в ООО «ТС-Авто» в настоящее время
содержит следующие компоненты:
Безопасность периметра здания;
Безопасность информации, циркулирующей и обрабатываемой в
локальной сети компании;
Защита информации от несанкционированного доступа.
Для реализации компонент защиты информации используются следующие
методы:
Организационный;
Программный;
Аппаратный.
Основными угрозами целостности конфиденциальной информации
являются:
угрозы по каналам утечки вещественной информации (незаконный
доступ к физическим объектам защиты);
угрозы утечки информации по техническим каналам;
угрозы НСД к данным, обрабатываемым в локальной сети.
Основным организационным документом, требования котрого должны
выполняться всеми сотрудниками компании для обеспечения защиты
информации, является компонент политики информационной безопасности
«Общие требования по обеспечению информационной безопасности»,
структурно входящий в состав политики безопасности компании.
Данный документ регламентирует выполнение следующих правил и
требований:
1. Правила парольной защиты;
2. Правила защиты от вирусов и злонамеренного программного
обеспечения;
3. Требования по контролю за физического доступом;
4. Инструкция по безопасному уничтожению информации или
оборудования;
5. Правила осуществления удаленного доступа ;
28
6. Требования резервного сохранения информации ;
7. Требование мониторинга доступа и использования систем и ведения
лог файлов;
8. Требования при обращении с носителями данных;
9. Требования при регистрации пользователей;
10. Требования по проверке прав пользователей;
11. Требования по контролю доступа в операционную систему;
12. Требование к процедуре входа в систему;
13. Правила использования системных утилит;
14. Правила удаленной работы мобильных пользователей ;
15. Требование распределения ответственности при обеспечении
безопасности;
16. Правила безопасности при выборе персонала ;
17. Требования контроля оперативных изменений ;
18. Требования к применению криптографических средств управления;
19. Требования по контролю доступа к исходным текстам программ и
библиотек;
20. Требования контроля вносимых изменений ;
21. Ограничения на изменения прикладного ПО ;
22. Требования соблюдения авторского права на программное
обеспечение.
Также для обеспечения безопасности от внутренних утечек используются
продукты SecurIT Zgate и Zlock, позволяющие надежно защитить
конфиденциальную информацию от несанкционированного доступа.
Также для надлежащего обеспечения безопасности конфиденциальной
информации используются следующие меры защиты:
средства разграничения доступа пользователей к ресурсам АС
(реализовано средствами серверного ПО);
средства межсетевого экранирования (реализовано средствами
ZyWALL USG 300);
средства анализа защищённости АС (реализовано средствами
SecurIT и Trend Micrо DLP);
29
средства обнаружения атак (реализовано средствами ZyWALL USG
300);
средства антивирусной защиты (реализовано средствами ZyWALL
USG 300);
средства контентного анализа (реализовано средствами SecurIT и
Trend Micrо DLP).
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Любой сайт, в том числе и интернет-магазин, можно разработать,
используя следующие способы. Первый из них – разработка на основании какой-
либо из существующих систем управления контентом (CMS). Достоинством
этого способа является большая по сравнению с другим способом скорость
разработки и меньшая стоимость.
К основными достоинствами использования CMS можно отнести:
• Низкая стоимость поддержки – информация обновляется
самостоятельно, нет необходимости в оплате труда собственного веб мастера.
Уменьшение итоговой стоимости также происходит благодаря меньшим
потерям времени на поиск документов, устранения дублирований и ошибок, а
также увеличением скорости взаимодействия с клиентами и партнёрами;
• Организация дополнительного пользовательского сервиса – в
рамках СMS уже реализованы такие интерактивные методы взаимодействия с
пользователем, как форум, поиск, голосование, чат;
• Меньшие сроки разработки и меньшая стоимость – в процессе
создания часто используются уже готовые модули, которые неоднократно
тестировались и показали себя очень стабильными;
• Уменьшение стоимости дальнейшей модификации – современные
CMS разделяют данные и их представление. Это позволяет быстрее и проще
изменить внешний вид сайта, нежели в случае со статическим сайтом.
Недостатками – наличие в любой CMS каких-либо ограничений, которые
либо невозможно устранить штатными средствами CMS либо такие
30
исправления слишком трудоемки. Другой способ – самостоятельная разработка
интернет-магазина. Данный способ трудоемок, дорог, но самым его главным
преимуществом является то, что разработанный сайт будет отвечать
требованиям заказчика сайта в полной мере.
Проанализируем существующий рынок системы управления контентом
для того, чтобы понять, возможно ли использование какой-либо из них для
разработки интернет-магазина цифровых изображений.
Рейтинг CMS на июль 2014 года по данным сайта http://track.ruward.ru/
приведен на рисунке 6.
Рисунок 1.9 Рейтинг CMS на июль 2016 года
Рассмотрим боле подробно те CMS, которые могут быть использованы
для создания интернет-магазинов.
Четверка лидеров среди платных CMS –систем по состоянию на июль
2014 года выглядит следующим образом[23]:
1С-Битрикс
NetCat
UMI.CMS
HostCMS
Рассмотрим кратко основные возможности данных систем управления
сайтами.
CMS-система Bitrix
31
CMS-система Bitrix [17] представлена в нескольких редакциях. Для
магазина предназначена версия, которая так и называется «1С-Битрикс:
Корпоративный портал». Ее стоимость – от 34000 рублей. Эта система является
наиболее функциональной из рассмотренных..К особенностям данной CMS
можно отнести то, что это программная платформа (Framework) для создания
интернет-решений. Типовые редакции, включающие модули и динамические
компоненты, дают возможность нетехническим специалистам управлять
контентом и настраивать его отображение на сайте. Тем не менее, платформа
дает возможность изменить бизнес-логику типового функционала или создать
новый функционал, представляющий собой специализированное веб-решение,
собственную систему.
Программный продукт «1С-Битрикс: Управление сайтом» имеет
сертификат совместимости с Система программ «1С:Предприятие», являющийся
официальным подтверждением того, что продукт прошел в "1С" тщательное
тестирование на корректность совместной работы с «1С:Предприятием». К
недостаткам данной системы можно отнести достаточно сложную настройку,
необходимость выделения хостинга ос специальными параметрами, а также
стоимость самой CMS и разработки магазина на ее основе, которая достаточно
высока.
NetCat
NetCat [18] – CMS-система с большим стажем, она имеет гибкую
структуру, легка в настройке и управлении. Нам интересна одна из редакций
данной системы - NetCat 3 Corporate - версия для корпоративного сайта, как
презентационного, так и представительского типа. Редакция включает все
необходимые модули и функционалы, используемые в абсолютном большинстве
корпоративных сайтов и корпоративных порталов. Помимо стандартных
функций ядра системы, в редакцию включены модули сбора и обработки
статистики, поиска по сайту, интерфейс пользователя, управление подписками и
рассылками.
UMI.CMS
В UMI.CMS для создания и управления корпоративными порталами
предназначена редакция PRO Corporate (стоимость – 8990 руб.)[20]. В эту