12
TCP/IP
Сервер БД
MS Windows Server 2016
СУБД MS Windows SQL Server 2016
Файловый сервер
MS Windows Server 2016
http Интернет
Гарант
БД "1С: Предприятие 8.3"
Рабочая станция
бухгалтерии
MS Windows 10
MS Office 2016
Kaspersky Enterprise Space
Security
"1С: Предприятие 8.3"
MS Windows 10
MS Office 2016
Рабочие станции
сотрудников
Kaspersky Enterprise Space
Security
Рис.1.2. Программная архитектура ИС
13
Схема технической архитектуры автоматизированной системы приведена на
рис. 1.3.
Рис. 1.3. Схема технической архитектуры
На рис. 1.3 показано, что с сервера баз данных по каналам связи передается
информация на рабочие места, где в свою очередь сотрудники формируют отчет и
распечатывают его на принтере.
Рассмотрим более подробно состав технической архитектуры:
Основной сервер компании состоит из:
1. Патч -панель: Trendnet TC-P24C6
2. Маршрутизатор: Cisco 2500
3. Сервер: SuperMicro SC732
4. Дисковый массив ZyXEL NSA220 (объем 6 Терабайт)
5. ИБП APC Symmetra RM
6. Модем ADSL D-Link DSL-2500U
7. Wi-Fi- точка доступа D-Link DFL-900AP+
14
8. Система защиты ProxyServer UserGate
Основные параметры локальной сети фирмы приведены в таблице 1.2.
Таблица 1.2
Основные параметры локальной сети
№
Наименование параметра
Значение
1
Общее количество портов локальной сети
16
2
Общее количество активных подключений локальной
сети
4
3
Количество коммутаторов (24 портов)
1
4
Наличие АТС (внешних/внутренних линий)
2/12
5
Количество рабочих станций пользователей
4
6
Количество технологических подключений к сети
(сетевые принтеры, сканеры, МФУ, система
видеонаблюдения и др. устройства, не являющиеся
компьютерами, но использующие локальную сеть)
4
7
Источник бесперебойного питания APC Symmetra RM
(используется для подключения коммутаторов и
серверов)
1
8
Телекоммуникационная стойка
2
9
Кондиционер
1
Технические характеристики сервера Supermicro SC732, используемого в работе
специалистов, приведены в таблице 1.3.
Таблица 1.3
Технические характеристики сервера Supermicro SC732
Характеристика
Значение
Процессор
1 x Intel Core i7-9700K 3.6 GHz 8 cores
Оперативная память
4 x 8GB DDR3 DIMM
HDD
2 x 3TB WD SAS
Дополнительно
DVD/ RW
Характеристики рабочей станции специалиста приведены в таблице 1.4.
Таблица 1.4
Технические характеристики рабочей станции специалиста
Характеристика
Значение
Периферия
Есть
Монитор
Монитор - 19” Samsung SyncMaster
Описание
Офисный ПК
Процессор
Intel (TM) Core i3
Память
4096Mb
HDD
500Гб 7200 об/мин 32 Мб
15
Оптический накопитель
DVD-ROM + CD-RW (COMBO) 52/32/52+16
Видеосистема
integrated
FDD
есть
Аудио
АС97
LAN
Есть
Размеры
~ 415 х 185 х 505мм
1.2. Характеристика комплекса задач и обоснование необходимости
автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих
бизнес процессов
Объектом автоматизации является отдел по работе с клиентами.
Модель информационных потоков в рассматриваемой предметной области
разработана в нотации IDEF0. Методологией IDEF0 предписывается построение
иерархической системы диаграмм, которые представляют собой единичные описания
фрагментов системы. Сначала описывается система в целом и ее взаимодействие с
окружающим миром (построение контекстной диаграммы), после этого проводится
функциональная декомпозиция контекстной диаграммы – система декомпозируется на
подсистемы, и каждую подсистему описывают отдельно (построение диаграмм
декомпозиции). Отличительная особенность IDEF0 заключается в её акценте на
соподчинённость объектов. В IDEF0 уделяется внимание логическим отношениям
между работами, а не их временной последовательности (поток работ).
Согласно стандарту IDEF0 организация представляется как набор модулей, здесь
имеет место правило: самая важная функция находится слева в верхнем углу, кроме
того, есть правила стороны:
стрелки входа всегда входят в левую кромку активности,
стрелки управления входят сверху,
стрелка механизма – снизу,
стрелка выхода – справа.
Контекстная диаграмма представляет собой «чёрный ящик» с входами,
выходами, механизмом и управлением, который постепенно декомпозируется до
нужного уровня. Также для того, чтобы всё правильно понять, имеются словари
16
описания стрелок и активностей. В словарях можно описывать то, какой смысл
вкладывается в данную стрелку либо активность.
Построение названных диаграмм осуществлялось с использованием системы
моделирования и анализа бизнес-процессов BPWin.
Разработка модели началась с создания контекстной диаграммы,
представляющей требования к системе на самом верхнем уровне - уровне
взаимодействия с окружением. Показана диаграмма на рисунке 1.4.
Здесь отражена основная деятельность отдела – прием заказа от клиента, его
выполнение и подведение итогов.
Рисунок 1.4 – Контекстная диаграмма информационных процессов приема и
выполнения заказа
Однако главный процесс необходимо подробно описать, детализировать.
В результате детализации получилась диаграмма первого уровня, более полно
отражающая протекающие в отделе процессы. Эта диаграмма представлена на рисунке
1.5.
17
Рисунок 1.5 – Диаграмма декомпозиций
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач управления
предприятием
Менеджер по работе с клиентами занимается поиском клиентов и работой с
ними, а также ведет всю документацию в течение срока работы с этим клиентом:
1. Менеджер анализирует рынок и организует поиск клиентов;
2. Ведет телефонные переговоры с клиентом;
3. Регистрирует переговоры в собственной клиентской базе;
4. Готовит презентационные документы: коммерческое предложение на
основании первичной информации, образец договора, прайс-листы;
5. Организует встречи с клиентом;
6. Согласует заказ с клиентом;
7. Оформляет заказ;
8. Выставляет счет на оплату;
9. Оформляет необходимые документы;
10. Формирует отчет о проделанной работе;
Следующая составляющая часть работы менеджера по продажам – ведение базы
данных поставщиков, покупателей, товаров, услуг и проделанных операций:
18
1. Вносит данные о новых поставщиках или клиентах, редактирует данные о
старых поставщиках и клиентах;
2. Ведет учет количества товара;
3. Добавляет данные о новом товаре, либо редактирует данные уже имеющегося на
складе товара;
4. Составляет отчеты о проделанных операциях
Таким образом, был выявлен ряд основных функций, возлагающихся на
менеджера по продажам, требующих больших затрат времени и усилий, в связи с
ручной обработкой данных. Основные функции менеджера по продажам представлены
на рис. 1.6.
Рисунок 1.6 – Основные функции менеджера по продажам
19
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной системы для
решения задачи
Во время и после рассмотрения бизнес-процессов компании ее управленческий
состав столкнулся со следующими проблемами:
регистрация заказов клиентов вручную увеличивает срок обработки,
ухудшает рейтинг компании и увеличивает количество возможных ошибок;
трудность эффективного оценивания работы специалистов отдела продаж;
отсутствие упорядоченной базы клиентов;
увеличение количества ошибок «человеческого фактора» при получении
заявок на фоне повышения загруженности и увеличения объемов работ.
Все перечисленные трудности оказывают отрицательное влияние на общую
работу компании.
Основным документом в рассматриваемой задаче является заказ клиента. Схема
документооборота обработки заказов приведена на рис. 1.7.
Существующий способ приема и обработки заказов связан с большой
трудоемкостью, разрозненностью сведений, что с большой вероятностью ведет к их
утере или неправильной интерпретации. На сегодняшний день сложно получить
сведения об общем количестве заказов, провести анализ популярности тех или иных
продаваемых товаров и услуг, а также проконтролировать заказы, обработанные
каждым из менеджеров.
Кроме того, в отчетный период необходимо составление аналитических отчетов,
включающих в себя анализ работы за определенный период, что очень затруднительно.
В результате проводимой автоматизации процесса предполагается постоянно
иметь точнейшие сведения о клиентах, эффективности продаж, заказах за
определенный период, эффективности работы менеджеров, сократить время на
подготовку аналитических отчетов и передачу документов за счет их электронной
формы.
Очевидно, что для автоматизации необходимо использовать такое аппаратное
обеспечение, как персональные компьютеры, принтеры, а также специальное
программное обеспечение и, возможно, локальную вычислительную сеть.
20
Исполнитель
Действие
Отдел
продаж
Бухгалтерия
Склад
Клиент
1) Поступление заказа
2) Фиксация заказа в
журнале
3) Оформление
квитанции клиенту и
прием оплаты
4) Отправка накладной
на склад
5) Выполнение заказа
6) Подготовка отчетов
Рис. 1.7. Схема документооборота в компании Гроссман Рус
Основными преимуществами автоматизации рассматриваемого бизнес-процесса
будут [5, с.62]:
централизованное хранение данных;
исключение потерь данных;
систематизация данных;
быстрая обработка данных;
выдача результатов в наглядном виде на принтер и экран;
легкое изменение данных;
автоматизация оформления отчетов.
Цель разрабатываемого проекта - создание программного комплекса, который
позволит вести единую базу данных информации, используемой в отделе, определив
уровни доступа к ней. Помимо надежного хранения информации, эффективных
способов ее обработки и поиска, представления информации в требуемом виде,
формирования гибких и разнообразных отчетов, выполнения анализа деятельности
отдела, программа должна обеспечить удобный интерфейс пользователя.
Заказ от
клиента
Заказ от
клиента
Заказ от
клиента
Квитанция
Накладная
Заказ
Отчеты
21
Система должна быть многопользовательской, что позволит работать с базой
данных одновременно нескольким сотрудникам.
Задачи, решаемые автоматизацией:
повышение оперативности и уровня обслуживания клиентов компании;
уменьшение времени процессов обработки и преобразования информации за
счет сокращения количества выполняемых рутинных операций по созданию
документации;
расширение возможностей эффективного использования имеющихся
информационных ресурсов;
повышение уровня информационной безопасности;
контроль за деятельностью отдела со стороны руководства компании.
После разработки и внедрения информационной системы будет использоваться
единая база данных. Некоторые процессы будут автоматизированы. Это приведет к
следующим изменениям в организации информационных потоков.
Во-первых, при получении заявки от клиента начальник отдела сразу сможет
определить, кому заказ будет направлен, так как информация о загруженности
сотрудников всегда будет ему доступна.
Во-вторых, все услуги, которые должны быть «привязаны» к заказу, будут
определяться автоматически, что позволит сразу посчитать стоимость всего заказа и
указать сумму в договоре. Это позволит избежать заключения с клиентом
дополнительных соглашений, то есть удалить из системы ряд рутинных операций.
В-третьих, начальник отдела и генеральный директор будут иметь возможность
контролировать деятельность сотрудников фирмы, что позволит своевременно
координировать их действия, в случае необходимости. Это также будет стимулировать
повышение качества и оперативности работы.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
Информационная безопасность (infosec) представляет собой набор стратегий для
управления процессами, инструментами и политиками, необходимыми для
предотвращения, обнаружения, документирования и противодействия угрозам