16
Рисунок 2 – Организационная структура экономического отдела ООО
«ТехноКом»
В вертикальной организационной структуре существует множество
уровней управления что часто приводит к неэффективной бюрократии. В этой
структуре руководители принимают большинство оперативных решений, и
полномочия должны быть получены от нескольких уровней сверху, прежде чем
принимаются меры. Информационные потоки, как правило, односторонние
сверху вниз.
Функциональная организационная структура, к которой относится и ООО
«ТехноКом», представляет собой структуру, состоящую из таких видов
деятельности, как координация, надзор и распределение задач. Организационная
структура определяет, как организация работает или не работает. Под термином
организационная структура понимается, как сгруппированы люди в организации
17
и кому они подчиняются. Одним из традиционных способов организации людей
является функция. Некоторые общие функции внутри организации включают
производство, маркетинг, человеческие ресурсы и учет.
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия
С учетом развития бизнеса и сильной конкуренции значительно
возрастает роль информационных систем, развернутых на предприятии. Они не
только повышают скорость проведения процесс расчетов и создания
документов, но и могут снизить цену на услуги, выбрав оптимальный по цене
вариант для клиента.
Все системы могут быть разделены на подсистемы. Поскольку компания
ведет себя как система, ее различные элементы могут быть разложены на
подсистемы. Согласно теории организации, компания может быть разделена на
следующие системы:
Коммерческую;
Операционную;
Финансовую;
Управления персоналом;
Информационную.
Информационная система связана со всеми другими системами и средой.
Цель информационной системы компании состоит в том, чтобы собрать
информацию, в которой нуждается предприятия и, после необходимых
трансформаций, гарантировать, что она достигнет членов компании, которые
требуют ее, или для принятия решения, стратегического управления, или для
реализации решений, принятых компанией [1]. Производительность менеджера
поэтому зависит от его или ее навыков в использовании производительности
информационной системы, чтобы получить положительные бизнес-результаты.
В целях этой главы мы принимаем определение информационной
системы, данной в источнике [2]. По словам этих авторов, информационная
система - формальный набор процессов, зависящих от набора данных,
структурированных в зависимости к потребностям компании, который собирает,
обрабатывает и распределяет информацию, необходимую для операций
компании и для ее соответствующего управления и действий управления.
18
Вышеупомянутое определение относится к функциям и стратегиям
компании; этим передается идея о том, что информационная система компании
должна служить своей задаче. В конце концов информационная система - только
один из многих элементов, которые используют компании для достижения своих
целей, и она должна работать в соответствии с ними. Чтобы завершить это
определение информационной системы, мы теперь пытаемся разрешить
путаницу между информационной системой и компьютерной системой.
Компьютерная система состоит из сложного соединения многочисленных
аппаратных и программных компонентов, которые являются чрезвычайно
детерминистскими, формальными системами, в которых определенный ввод
всегда дает определенный вывод. Информационные системы - социальные
системы, поведение которых в основном происходит под влиянием целей,
значений и верований частных лиц и групп и производительностью технологии.
Сегодняшние системы информации о компании должны иметь дело с
огромным количеством данных и предоставить информацию,
структурированную по-разному в зависимости от того каким людям эта
информация предоставляется. Роль компьютерной системы поэтому жизненно
важна для информационной системы компании. Учитывая главную роль
информационных систем, мы полагаем, что сегодняшние организации не могут
быть эффективно управляемыми без информационных систем, которые
включают серию информационных технологий. Информационные технологии
поэтому стали фундаментальным аспектом в управлении и маленьких и больших
компаний и позволяют им искать конкурентные преимущества.
Но информационная система - больше, чем просто компьютерная система.
Это неотделимо от системы среды организации, и в процессе принятия решений
мы не можем ожидать, что вся необходимая информация будет предопределена,
формализована и компьютеризирована. Информация циркулирует всюду по
целой организации и горизонтально, и вертикально. Информационная система -
организационная структура, которая должна управлять этими
информационными потоками с максимальной производительностью и
эффективностью для компании, чтобы выполнить свои функции в соответствии
с ее бизнес-планом или стратегией.
19
Сущность каждой информационной системы - то, что она обеспечивает
средства, которыми необходимая информация предоставляется в правильный
момент и с правильной структурой тем членам компании, которые требуют ее,
или для того, чтобы принять решения, для стратегического управления или для
реализации решений, которые были приняты.
Большинство проблем, которые возникают в системах бизнес-
информации, связано с организационными, социальными или человеческими
факторами, а не техническими проблемами. Менеджеры должны поэтому
фокусироваться на соответствующем стратегическом и тактическом приложении
их информационных систем.
Информационные системы включают аппаратное и программное
обеспечение, телекоммуникации, базы данных, человеческие ресурсы и
процедуры [3]
Аппаратные средства.
В наше время все компании используют компьютеры, обычно
персональные компьютеры (PC). Крупные организации используют
разнообразные компьютерные системы включая мэйнфреймы, миникомпьютеры
и также PC. Однако недавние усовершенствования в технических
спецификациях PC теперь означают, что они выполняют многие задачи,
первоначально выполняемые миникомпьютерами, и различие между этими
двумя категориями становится все больше и больше размытым.
Компонент, управляющий модулями всей системы, является центральным
процессором, который выполняет инструкции, заданные программой. Другие
устройства используются, чтобы ввести данные (клавиатура и мышь) и вывести
(принтеры, мониторы).
Программное обеспечение
Есть два типа компьютерных программ: системное программное
обеспечение и прикладное программное обеспечение. Программы системного
программного обеспечения используются, чтобы управлять ресурсами
компьютерной системы и упростить программирование. Приложения, такие как
как электронные таблицы или текстовые процессоры, непосредственно
помогают пользователю сделать его работу.
20
Базы данных.
База данных - набор взаимосвязанных данных, таких как человеческие
ресурсы организации или базы данных продукта.
База данных клиентов чрезвычайно ценна для компании, так как это
может использоваться, чтобы сообщить клиентам о новых продуктов или
разработать новые продукты, которые удовлетворяют их потребности. База
данных должна быть организована так, чтобы к ней можно было получить
доступ согласно ее содержанию; например, может быть дан запрос, чтобы
получить имена и адреса клиентов, которые были зарегистрированы в
предыдущем году. Базы данных управляются программными системами,
известными как системы управления базами данных (DBMS).
Телекоммуникации - средства, которыми информация передается в
электронном виде на большие расстояния. В наше время компьютерные системы
обычно соединяются телекоммуникационными сетями. Доступны различные
сетевые соединения, чтобы удовлетворять потребностям различных компаний. В
небольшой компании PC подключаются локальными сетями (LAN), позволяя их
пользователям передать и совместно использовать данные, задачи и
оборудование. Глобальные сети используются, чтобы подключить компьютеры
на больших расстояниях, или в компании или в различном местоположении.
Интернет, ‘сеть сетей’, соединяет огромное множество сетей во всем мире.
Эти связи позволяют пользователям ПК получить доступ к базам данных
компании и другим компьютеризированным ресурсам.
Человеческие ресурсы.
Можно отличить два типа человеческих ресурсов: специалисты по
информационным системам и конечные пользователи. В список специалистов по
информационным системам входят системные аналитики, программисты и
операторы. Конечные пользователи - люди, которые используют
информационную систему.
Процедуры.
Процедуры - политики и методы, которые должны сопровождаться при
использовании, работе и обслуживании информационной системы. Процедуры
должны использоваться, например, чтобы установить, когда выполнить
21
программу расчета зарплаты компании, чтобы определить, сколько раз она
должна быть выполнена, кому разрешено это сделать и у кого есть доступ к
отчетам, которые она представляет.
Компании или организации разрабатывают информационные системы,
чтобы помочь выполнить определенные задачи. Например, у больницы будет
система медицинской документации, полицейские управления будут содержать
досье, у всех компаний будет система начисления заработной платы,
супермаркеты будут использовать системы учета запасов, в офисах будут
системы автоматизации работы офиса и т.д [4].
Все информационные системы выполняют серию функций, которые могут
быть классифицированы следующим образом:
Сбор данных.
Хранения данных.
Обработка информации.
Распределение или распространение информации.
Рассмотрим эти функции более подробно
Сбор данных
Эта функция состоит из получения внешней (связанный со средой) и
внутренней (сгенерированный в компании) информации и отправка ее через
систему связи к объектам в информационной системе, ответственной за ее
организацию, чтобы избежать дублирования и записи бесполезной информации
(шум). Группа лиц, которая получает информацию, будет зависеть от того, на
какую компанию она работает. Сотрудники отдела продаж, покупатели,
менеджеры на разных уровнях иерархии или членах компании в прямом
контакте с организациями в среде могут все действовать как получатели
информации. Сбор данных должен быть более интенсивным в областях или
секторах среды и компании, которые подвергаются самым большим изменениям.
Как только информация была собрана и отфильтрована, и удалена
избыточная информация, это она сохраняется.
При проектировании подсистемы хранения данных следует ответить на
следующие вопросы:
Как информация должна храниться?
22
Какая система должна использоваться, чтобы хранить
информацию? Система может варьироваться от традиционной системы
регистрации до обработанной базы данных компьютера. Использование одной
системы или другой будет зависеть от объема данных, который будет сохранен,
как часто это будет происходить, числа пользователей и политик разграничения
доступа.
Как пользователь должен получить доступ к хранимой
информации? Информация может храниться в различных службах и отделах,
или в единственном местоположении, к которому у всех пользователей есть
доступ. Компания решит, какая из этих двух опций является самой оптимальной,
в зависимости от того, насколько определена информация.
Обработка информации. Цель обработки информации состоит в
том, чтобы преобразовать хранимую информацию в полезную информацию,
которая будет значима для лица, которое требует его. Это - ключевая функция
всех информационных систем. Обработка информации по существу выполняется
компьютерной подсистемой. Все увеличивающаяся в последнее время
разработка компьютеров означала, что, с одной стороны, объем сохраненных и
обработанных данных постоянно увеличивается, и с другой стороны, падающая
стоимость аппаратных средств привела к обобщенному использованию
компьютеров.
Распределение и распространение информации
Мало того, что информационная система должна предоставить
информацию, которую каждый пользователь запрашивает, но она также должна
распространить информацию между другими людьми в компании. Различные
члены компании должны знать об определенной информации о компании и
среде, чтобы ответить более быстро и эффективно на повседневные ситуации,
которые требуют незамедлительного решения.
На рынке программных продуктов представлено несколько компьютерных
систем, предназначенных автоматизировать внутреннюю деятельность фирмы.
Обычно они выполняют ведение справочных баз данных по клиентам,
партнерам, материальному обеспечению, прием заказов, а также
автоматизируют процесс работы с клиентами, формирование выходных
23
документов и т.д. Обычно такие программы могут формировать бухгалтерскую
отчетность, а также ввод-вывод данных в специализированные бухгалтерские
программы, такие, как 1С и др. [37]
В компании ООО «ТехноКом» применяется следующее программное
обеспечение:
Офисные программы, включающие текстовые редакторы,
электронные таблицы, средства для работы с изображениями.
Инструментарий для разработки ПО.
Бухгалтерские программы.
Системы управления документами.
Для организации совместной работы отделов и подразделений
используется система управления проектами Bitrix. На рисунке 3 приведена
программная архитектура предприятия.
Рисунок 3 – Программная структура ООО «ТехноКом»
Компьютерная сеть организации создана на основе архитектуры клиент-
сервер (рисунок 4). В ней можно выделить сетевые устройства,
располагающиеся в главном офисе и отделениях. В здании организации
24
располагается локальная сеть (ЛВС), к которой подключены все рабочие
компьютеры. Также к ней имеют возможность подключаться удаленные
машины.
Карта сети включает в себя:
Компьютер-сервер, который служит для доступа в Internet;
Компьютеры-клиенты, которые имеют доступ в локальную сеть, а
также в сеть Internet;
Сетевая операционная система (ОС) WindowsServer 2012.
WindowsServer 2012 включает следующие возможности:
Графический интерфейс пользователя (GUI). WindowsServer 2012
был создан с языком проектирования Metro, поэтому он имеет такой же внешний
вид, как Windows 8, если не установлен в режиме ServerCore. Администраторы
могут переключаться между ServerCore и GUI без полной переустановки.
Управление адресами. WindowsServer 2012 имеет роль управления
IP-адресами (IPAM) для обнаружения, мониторинга, аудита и управления
пространством IP-адресов сети.
ActiveDirectory. В ActiveDirectory было внесено несколько
изменений. Мастер развертывания на основе PowerShell может работать
удаленно, позволяя администраторам развертывать облачные серверы на
контроллеры домена без запуска мастера на самом сервере. После завершения
этого процесса сценарии PowerShell, содержащие копии команд, используемых в
процессе, могут помочь в автоматизации дополнительных контроллеров домена,
позволяя выполнять масштабные развертывания ActiveDirectory.
Файловая система. Добавление ReFS (устойчивой файловой
системы) для файловых серверов.
Кластеризация. Обновление с учетом кластеров будет
автоматизировано, что позволит всему кластеру оставаться в сети во время
процесса обновления без потери доступности.
Объединение NIC. Это первая версия WindowsServer со встроенной
сетевой картой (NIC) объединения. Эта функция позволяет администраторам
объединять сетевые адаптеры для отработки отказа и агрегации пропускной
25
способности, создавая устойчивость сервера, встроенную в операционную
систему [31].
Рисунок 4 – Техническая архитектура ООО «ТехноКом»
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Одной из составляющих инфраструктуры современного бизнеса является
система управления взаимоотношениями с клиентами – Customer Relarionship
Management (CRM). В данной концепции акцент в бизнесе смещается с товара
или услуги на клиента и его запросы. Задачей CRM является сбор, хранение и
анализ информации о каждом клиенте, истории взаимоотношений предприятия с
ним, что становится возможным с применением специального прикладного
программного обеспечения. На основе анализа потребностей клиента
подбирается товар или услуга, которые ему необходимы.
Реализация данной концепции затрагивает многие службы и
подразделения предприятия: маркетинг, планирование производства,
клиентскую поддержку, филиалы предприятия. При этом контакт с клиентом