Введение
Для становления рыночных условий хозяйствования необходимо
постоянное улучшение и оптимизация всей системы экономической работы
внутри коммерческого предприятия. И зачастую возникает потребность в
увеличении эффективности информационного обеспечения такой компании.
В процессе установки управленческих решений качество применяемых
данных в большей степени зависит от объема финансовых ресурсов, размеров
доходов, рыночной стоимости компании, вариативности выбора инвестиционных
проектов и финансовых инструментов вложения средств и других показателей,
которые отвечают за уровень благосостояния собственников коммерческой
организации и скорости развития предприятия в целом. Увеличение размеров
капитала, которые есть в компании, а также разделение ее хозяйственной
деятельности повышает роль качественных данных, необходимых в процессе
принятия финансовых решений, направленных на увеличение эффективности
этой деятельности.
Ведение учета рабочего времени сотрудников организации является
необходимой частью трудового процесса, от которого зависит множество
факторов. От степени оптимизации осуществления учета зависят рациональность
распределения объемов работы, трудовая дисциплина и финансовое положение
как персонала, так и организации.
При создании должностных инструкций, руководители учитывают ряд
факторов: объем работы, который сотрудник может выполнить за определенное
время, график работы, норму труда. Также при создании должностных
инструкций учитывают вероятность появления ошибок, связанных с
человеческим фактором и возможность появления форс-мажорных обстоятельств.
В результате составляется должностная инструкция специалиста, в которой
учитывается специфика работы организации.
При составлении должностных инструкций руководители не должны
учитывать частые кратковременные перерывы в работе персонала, возможные
опоздания на работу, использование рабочего времени для решения личных
вопросов и ряд других факторов, которые имеют влияние на объем выполненной
сотрудником работы.
Кроме того, стоит учитывать влияние на рабочий процесс
производственных проблем, аварийных ситуаций, задержек в поставках сырья и
материалов, не предоставленной информации и отсутствия сотрудников по
причине болезни.
Рассмотренные выше факторы оказывают негативное влияние на
выполнение необходимого объема работ, что приводит к разнице между размером
заработной платы и объемом выполненной работы.
Понятие «рабочее время» дано в статье 91 ТК РФ - это установленная
законодательством или на его основе часть календарного времени, в течение
которого работники в соответствии с правилами внутреннего трудового
распорядка организации и условиями трудового договора обязаны выполнять свои
трудовые обязанности в организации, а также иные периоды времени, которые в
соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к
рабочему времени [1].
Таким образом, кроме времени, в течение которого работник обязан
выполнять свою трудовую функцию, в соответствии с правилами внутреннего
трудового распорядка организации и трудовым договором, к рабочему времени
относятся, например, специальные перерывы для обогревания и отдыха,
предоставляемые работникам, работающим в холодное время года на открытом
воздухе или в закрытых необогреваемых помещениях, а также грузчикам, занятым
на погрузочно-разгрузочных работах (статья 109 ТК РФ); дополнительные
перерывы для кормления ребенка, предоставляемые работающим женщинам,
имеющим детей в возрасте до полутора лет (статья 258 ТК РФ); простои (статьи
74, 157 ТК РФ); перерывы для принятия пищи в месте выполнения работы, если
по условиям производства нельзя установить перерывы для отдыха и питания
(часть 3 статьи 108 ТК РФ) [1].
Законодатель предусматривает обязанность работодателя вести учет
времени, фактически отработанного каждым работником. Основным документом,
подтверждающим такой учет, является табель учета рабочего времени.
На предприятии иногда могут возникать потери рабочего времени,
необходимо тщательно выявлять и устранять причины их образования. Данные
причины могут иметь как субъективный, так и объективный характер
(дополнительный отпуск, болезнь, прогул, простои по различным причинам). Все
эти потери по отдельности более полно анализируются, но в первую очередь
исследуются потери, зависящие от предприятия. Снижение потерь рабочего
времени, связанных с трудовым коллективом, является резервом увеличения
производства продукции, который не требует привлечения инвестиций.
Актуальность работы заключается в получении экономической выгоды в
виде снижения трудоемкости автоматизируемых операций за счет внедрения
системы учета рабочего времени сотрудников.
Объектом исследования является ООО «GRAND», предмет исследования –
процесс учета рабочего времени.
При написании дипломного проекта были применены такие методы
научного исследования, как изучение научной литературы по теме исследования,
нормативно-правовой базы, аналитический и сравнительный методы.
Целью работы является автоматизация процесса учета рабочего времени
сотрудников ООО «GRAND».
Задачами дипломной работы являются:
1. Анализ деятельности и организационной структуры предприятия.
2. Выявление неавтоматизированного процесса и обоснование
необходимости его автоматизации.
3. Обоснование целесообразности самостоятельной разработки ИС.
4. Выбор средств разработки.
5. Выбор параметров разработки информационной системы.
6. Построение основных моделей информационного и программного
обеспечения.
7. Описание технологии работы с ИС.
8. Оценка стоимости разработки и ее экономической эффективности.
1 Аналитическая часть
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности
Объектом исследования является общество с ограниченной
ответственностью «GRAND». Компания «GRAND» специализируется на оптовых
продажах кабельной продукции, предлагая ассортимент, который включает в себя
более чем 50 разновидностей кабелей и проводов. Другой профиль деятельности
организации – это поставка оборудования для специализированных заведений и
предприятий розничной торговли. На сегодняшний день партнерская и клиентская
сеть организации насчитывает десятки компаний – успешных представителей
данной отрасли.
Конкурентные преимущества организации включают в себя:
Только качественные материалы и современное оборудование;
Широкий ассортимент продукции;
Полноценную поддержку при организации эффективного бизнеса;
Профессионализм и высокий уровень сервиса;
Гибкую ценовую политику и особые предложения для партнеров.
Показатели деятельности компании приведены в таблице 1.1.
Таблица 1.1
Показатели, характеризующие деятельность ООО «GRAND»
Показатель
Единица
измерения
2017 год
2018 год
Изменение
в 2018 году
относительно
2017 года
Объем реализации
продукции
т.руб.
Численность
работающих
чел.
Фонд заработной
платы персонала
т.руб.
Среднегодовая
зарплата1-го
работающего
т.руб.
По данным таблицы можно сделать вывод о том, что деятельность
организации является эффективной, потому что перечисленные показатели дают
положительные темпы роста.
1.1.2 Организационная структура управления предприятием
ООО «GRAND» имеет довольно сложную и разветвленную, но
стандартную для торговых предприятий организационную структуру управления,
которая в виде схемы представлена на рисунке 1.1.
Работой предприятия руководит генеральный директор, в его подчинении
находятся следующие должностные лица:
коммерческий директор;
директор по логистике;
финансовый директор;
директор по персоналу;
начальник юридического отдела;
директор по развитию;
директор по безопасности.
Далее рассмотрим кратко обязанности основных должностных лиц ООО
Директор по логистике:
Контролирует логистику (поддерживает составление логистических
прогнозов и планов; отслеживает проведение работ по составлению
логистических систем и их применение в компании; учитывает затраты на
логистику, готовит бюджет на логистику и контролирует его соблюдение;
проводит работы по созданию и внедрению логистических ИС;
Управляет материально-техническим снабжением и процессом
закупки; отслеживает заключение договоров с поставщиками; участвует в
определении типов и сроков платежей по заключенным договорам; работает с
поставщиками; поддерживает подготовку отчетов; исследует исполнение заказов
и итоги поставок;
Генеральный
директор
Директор по
персоналу
Директор по
развитию
Коммерческий
директор
Начальник отдела
закупок
Начальник отдела
продаж
Директор
магазина
Торговый
представитель
филиала
Начальник склада
магазина
Продавец
магазина
Директор по
логистике
Начальник
юридического
отдела
Финанансовый
директор
Директор по
безопасности
Отдел кадров Юрисконсульт
Отдел маркетинга
и рекламы
Служба
безопасности
Склад
Бухгалтерия
Отдел закупок Отдел продаж
Менеджеры
по
продажам
Рис. 1.1. Организационно-штатная структура управления ООО «GRAND»
Контролирует запасы, производит оценку затрат и издержек на
запасы; составляет и использует системы управления запасами; проектирует
схемы управления запасами; готовит методы учета, оценки и моделирования
запасов; проводит инвентаризацию запасов; отслеживает состояние запасов;
Координирует складскую деятельность; улучшает процессы
использования ресурсов и продукции внутри компании; готовит методические
указания по проведению складского учета;
Отслеживает управление логистикой товаров из других регионов РФ;
Контролирует логистический персонал.
Финансовый директор:
Управляет движением финансовых ресурсов компании и регулирует
финансовые отношения для наиболее эффективного применения всех видов
ресурсов в рамках производства и продажи работ, услуг или товаров для
получения большей прибыли;
Находит источники оплаты производственно-хозяйственной работы
компании (финансирование из бюджета, краткосрочное и долгосрочное
кредитование, покупка ценных бумаг, лизинговое финансирование,
использование заемных и собственных средств);
Проводит переговоры с коммерческими банками, другими
кредитными учреждениями и внешними организациями;
Поддерживает разработку учетной политики компании;
Управляет активами предприятия, финансовыми инвестициями;
Выделяет дивидендную политику компании;
Продудит работы по созданию разделов бизнес-плана.
Начальник юридического отдела:
Отслеживает соблюдение законности в работе компании и защиту ее
правовых интересов;
Выполняет правовую проверку проектов приказов, положений,
стандартов, инструкций и других актов правового характера, которые создаются
в компании, визирует их, а также участвует, если необходимо, в создании этих
документов;
Помогает изменить или отменить правовые акты, изданные с
нарушением действующего законодательства;
Подготавливает заключения по правовым вопросам, возникающим в
процессе работы компании, а также проектам нормативных актов, поступающих
на отзыв компании;
Поддерживает методическое руководство правовой работой в
компании, разъяснение действующего законодательства и порядок его
использования, оказание правовой помощи отделам в претензионной работе,
передает необходимые материалы в судебные и арбитражные органы;
Представляет интересы компании в суде, арбитражном суде, в
государственных и общественных организациях в случае рассмотрения правовых
вопросов, ведет судебные и арбитражные дела.
Директор по развитию:
Выделяет общую концепцию политики развития компании;
Описывает цели развития компании;
Готовит эффективную стратегию развития и базовые разделы плана
развития компании;
«Диагностирует» все производственные, коммерческие процессы в
компании;
Готовит необходимые программы развития и модификации
компании, исследует возможность финансовой поддержки программ;
Указывает приоритеты бюджетирования и отслеживает расходы для
поддержания гарантий финансовой стабильности реализуемых программ;
Проводит расчеты эффективности от реализации проектов развития
компании;
Выдвигает предложения по освоению новых направлений бизнеса,
новых рынков; создает проекты технической и административной модернизации
компании;
Готовит презентации проектов и графиков их реализации высшему
руководству, описывает и обосновывает их, отвечает на вопросы руководства по
каждому проекту;
По факту утверждения проектов проводит подготовку нужной
документации, получение соответствующих лицензий и разрешений;
Пересылает все графики проведения работ по реализации проектов
до высшего руководящего состава компании.
Директор по безопасности:
Гарантирует стабильную защиту объектов организации от краж,
хищений и остальных преступных посягательств, аварий, актов вандализма,
пожаров, стихийных бедствий, общественных беспорядков и т.п.
Готовит и внедряет руководство мероприятиями по безопасности
объектов;
Создает адекватные угрозе средства защиты и типы режимов охраны;
Старается минимизировать попытки незаконного попадания на
охраняемый объект;
Устраняет угрозу и оказывает помощь в ликвидации пагубных
последствий в рамках нападения на защищаемый объект.
В настоящем дипломном проекте рассматривается деятельность отдела
продаж предприятия, основной должностью в данном отделе является должность
менеджера по продажам.
В должностные обязанности менеджера по продажам обычно входят
следующие действия:
Поиск потенциальных клиентов;
Проведение коммерческих переговоров с партнерами;
Прием и обработка заказов от клиентов, оформление всего
необходимого пакета документов;
Выяснение потребностей клиентов в готовой продукции,
согласование заказов клиента относительно его потребностей и наличия
необходимого ассортимента;
Ведение мотивационных программ для работы клиентов с компанией
в соответствии с утвержденными программами стимулирования сбыта
продукции;
Составление ежемесячных отчетов и планов;
Ведение журнала продаж и отгрузок товара клиентам;
Разработка и реализация проектов, связанных с деятельность всего
отдела продаж;
Ведение клиентской базы;
Контроль оплаты заказанной продукции и отгрузки товара
покупателям.
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия
К средствам технической архитектуры рассматриваемого предприятия
относятся сервер, персональные компьютеры работников, сетевое оборудование.
Структурная схема технической архитектуры управления ООО «GRAND»
представлена на рисунке 1.2.
12 U
2 U Патч панель
1 U ИБП Delta J 1-3 Series UPS
3 U Файл-сервер Hyperion RS110 G3
Рабочие станции
Standart Core i3
МФУ Canon
I-Sensys MF4340D
Маршрутизатор 3COM 3CR858-91
Модем
Acorp Sprinter
LAN420i
Офис
2 U
Рабочие станции
Standart Core i3
Модем
3G Билайн
Canon PIXMA iP2700
Internet
Точки продаж
3G
ИТ-отдел
Отдел продаж и другие
отделы
Рис. 1.2. Структурная схема технической архитектуры ООО
Таким образом, техническая архитектура включает в себя офисный сегмент,
в котором расположены рабочие станции бухгалтера, менеджеров, а также
руководителя компании, МФУ, сервер для хранения файлов, источники
бесперебойного питания.
В офисе компании используется три персональных компьютера со
следующими характеристиками:
Процессор Intel Core i3 530