еженедельный;
суммированный.
Каждый из перечисленных способов учета времени, отработанного
сотрудниками организации, может быть использован в зависимости от
особенностей деятельности организации с целью повышения точности учета
рабочего времени сотрудников.
Поденный способ учета рабочего времени используется, когда рабочее
время имеет одинаковую продолжительность рабочих смен каждый день, с целью
учета фактически отработанного времени и для того, чтобы избежать переработок.
При применении этого способа, всем сотрудникам компании
устанавливаются одинаковые по длительности рабочие смены, и при этом
контролируется отсутствие превышения норм рабочего времени, поскольку
наличие переработок повлечет за собой превышение фонда оплаты труда и
нарушения трудового (ст.91 ТК РФ) [1].
Согласно ст. 92 ТК РФ для некоторых категорий работников организации
можно установить сокращенные смены, с учетом их личных обстоятельств или
прочих аспектов. Согласно ст.173 ТК РФ сокращенное рабочее время может быть
у студентов, которые совмещают трудовую деятельность с процессом обучения
]. Для таких категорий работников может быть установлен поденный учет
отработанного времени.
Еженедельный способ учета рабочего времени применяется к тем
сотрудникам, у которых длительность рабочих смен может изменяться в течение
недели в связи с некоторыми особенностями.
Например, если в организации установлен гибкий график работы, то в
разные дни недели продолжительность рабочего дня может быть разной. В связи
с этим будет необходимо введение понедельного учета для возможности
корректирования продолжительности рабочих смен для обеспечения соблюдения
установленных законом норм.
При применении любого из вышеперечисленных способов учета рабочего
времени невозможно обойтись без принятия во внимание следующих аспектов:
специфики занятости в организации;
дисциплинированности работников;
финансового положения компании;
корпоративной этики;
соотношения затрат.
Таким образом, организация учета рабочего времени сотрудников зависит
от их личностных качеств, наличия прибыли организации, которая может быть
использована для развития компании и отношения к дисциплине самих
работников. В процессе учета рабочего времени может применяться один из
следующих методов:
введение пропускного режима с применением турникета и
выделением сотрудника, который будет осуществлять ведение журнала прибытия
и убытия;
передача полномочий по контролю посещаемости руководителю
отдела или иному должностному лицу;
передача ответственности за учет рабочего времени сотрудникам
организации с помощью составления ежедневных отчетов о проделанной работе;
введение автоматического режима учета прибытия на рабочее место
с применением сканеров либо карточек доступа;
применение видеонаблюдения и специализированного
программного обеспечения для отслеживания несанкционированного
использования рабочих компьютеров в личных целях.
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Рассмотрим процесс формирования документооборота, возникающего в
процессе учета рабочего времени. Процесс учета рабочего времени сотрудников
осуществляется в отделе кадров. Специалисты отдела кадров ежедневно ведут
учет отработанного времени. От секретарей руководителей структурных
подразделений им передаются документы, в которых содержатся данные об
отработанном времени сотрудников (заявления на предоставление
неоплачиваемого отпуска, заявление о предоставлении отгула и т.д.). На
основании этих документов заполняется табель учета рабочего времени
сотрудников организации, который служит основанием для расчета заработной
платы.
Перечисленные действия осуществляются вручную, без использования
каких-либо средств автоматизации. Поэтому процесс учета рабочего времени
может сопровождаться ошибками, связанными с невнимательностью и
человеческим фактором.
Рассмотрим схему документооборота, возникающего при осуществлении
процесса учета рабочего времени. Схема документооборота представлена на
рисунке 1.8.
Секретарь руководителя
отдела организации
Сбор данных об
отработанном
времени
Формирование
документа с
данными о рабочем
времени
Формирование
табеля учета
рабочего времени
Процесс Сотрудник отдела кадров
Табель учета
рабочего
времени
Штатное
расписание
Файлы с данными
о рабочем
времени
Файлы с данными
о рабочем
времени
Заявление
Больничн
ый лист
Рисунок 1.8. Схема документооборота
Рассмотрим количественные показатели формирования документооборота.
Характеристика документооборота представлена в таблице 1.4.
Таблица 1.4
Характеристика формирования документооборота
Характеристика
Заявление
Больничный
лист
Файл с
данными о
рабочем
времени
Табель
учета
рабочего
времени
Количество
документов в год,
шт.
600
100
247
12
Количество
символов в
документе, шт.
300
3 000
1000
5 000
Характеристика
Заявление
Больничный
лист
Файл с
данными о
рабочем
времени
Табель
учета
рабочего
времени
Частота
возникновения в
год
1
1
1
1
Трудозатраты на
обработку в год,
ч/час
60
60
120
300
Несмотря на то, что большинство бизнес-процессов организации
автоматизированы с помощью программного обеспечения, процесс учета
рабочего времени не был автоматизирован. В связи с этим бизнес-процесс
обладает рядом недостатков, к которым относятся:
1. Высокие временные затраты на сбор данных для заполнения табеля
учета рабочего времени.
2. Трудоемкость ручного формирования документооборота.
3. Низкий уровень оперативности данных о рабочем времени.
Для того, чтобы определить эффективность внедрения системы учета
рабочего времени сотрудников организации, сравним затраты на формирование
документооборота после автоматизации процесса учета рабочего времени. В
таблице 1.5 представлена характеристика формирования документооборота после
автоматизации бизнес-процесса.
Таблица 1.5
Характеристика формирования документооборота
Характеристика
Заявление
Больничный
лист
Файл с
данными
о рабочем
времени
Табель
учета
рабочего
времени
Количество
документов в
год, шт.
600
100
0
12
Количество
символов в
документе, шт.
300
3 000
0
5 000
Частота
возникновения
в год
1
1
1
1
Характеристика
Заявление
Больничный
лист
Файл с
данными
о рабочем
времени
Табель
учета
рабочего
времени
Трудозатраты
на обработку в
год, ч/час
60
60
0
200
Согласно проведенным расчетам, суммарные трудозатраты на ведение
документооборота по существующему варианту составляют 540 человеко-часов
ежегодно. Трудозатраты после внедрения информационной системы составляют
320 человеко-часов. Из проведенных расчетов можно заключить, что внедрение
информационной системы позволит сократить трудозатраты на ведение
документооборота на 40%. Снижение уровня трудозатрат на формирование
документооборота является значительным, что говорит об обоснованности
внедрения информационной системы.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Система информационной безопасности ООО «GRAND» предусматривает
обеспечение защиты компонентов информационной инфраструктуры от рисков
нарушения безопасности ИТ-ресурсов и связанных с ними ИТ-сервисов.
Система информационной безопасности представляет собой комплекс
административных мер и программно-технических средств по обеспечению
безопасности информационных ресурсов [5]. Для реализации системы
информационной безопасности принципиальной составляющей является
административная часть системы, в которую входят:
процесс обеспечения информационной безопасности, входящий
в систему администрирования и обеспечивающий контроль над
функционированием системы информационной безопасности ;
политика информационной безопасности, которая определяет
основные положения и сферу действия системы информационной безопасности;
политики безопасности использования информационных сервисов,
которые определяют конкретные требования по обеспечению безопасности
компонентов информационной инфраструктуры безопасности;
процедуры обеспечения политик безопасности, описывающие
средства и мероприятия по реализации требований политик безопасности
и контролю их выполнением (разрабатываются на этапе реализации системы
информационной безопасности).
Политики и процедуры обеспечения информационной безопасности
обеспечивают защиту информационной инфраструктуры от ИТ-рисков путем
реализации соответствующих контрмер.
За обеспечение информационной безопасности предприятия отвечает
руководитель службы безопасности ООО «GRAND». Для защиты
конфиденциальной информации в компании выполняются следующие
мероприятия:
1. Выбран такой способ подключения к сети Интернет, который в
совокупности обеспечивает межсетевое экранирование с целью управления
доступом, фильтрации сетевых пакетов и трансляции сетевых адресов для
скрытия структуры внутренней сети; проведение анализа защищенности узла
Интернет; использование средств антивирусной защиты; централизованное
управление.
2. Использование средств ЭЦП для подтверждения подлинности
документов.
3. Регламентация порядка ввода в эксплуатацию новых ПК и
оргтехники, их аттестации по требованиям информационной безопасности.
Организация информационной безопасности на локальных станциях
осуществляется целым комплексом мер. В него входит :
1) Наличие функционирующего антивируса со всеми компонентами
защиты. с ежедневно обновляющимися антивирусными базами.
2) Наличие всех обновлений операционной системы Microsoft Windows 7, а
также еженедельная синхронизация с сервером обновлений и установка новых.
На сервере предприятия также установлен антивирус и в комплексе с
настроенными политиками безопасности, в том числе разграничение доступа при
удаленной работе, информационная безопасность находится на должном уровне.
На сегодня для усиления ИБ и ЗИ можно предложить дополнительные
средства защиты информации, среди них:
средства управления обновлениями программных компонент АС;
межсетевого экранирования;
построения VPN;
контроля доступа;
обнаружения вторжений и аномалий;
резервного копирования и архивирования;
централизованного управления безопасностью;
предотвращения вторжений на уровне серверов;
аудита и мониторинга средств безопасности;
контроля деятельности сотрудников в сети Интернет;
анализа содержимого почтовых сообщений;
анализа защищенности информационных систем;
защиты от спама;
защиты от атак класса «Отказ в обслуживании»;
контроля целостности;
инфраструктура открытых ключей;
усиленной аутентификации и прочие.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Рассмотрим существующие на рынке программные решения, позволяющие
решить задачу автоматизации учета рабочего времени.
Программный продукт «Yaware» предназначен для автоматизации процесса
учета рабочего времени сотрудников организации с последующим
формированием отчётности для руководства [24]. В системе формируется два типа
отчетов:
Отчет «Остался после работы» помогает осуществить контроль
превышения рабочего времени персона. Руководитель подразделения будет знать,
чем занимаются сотрудники компании на своих рабочих местах после окончания
рабочего дня. В связи с этим программное обеспечение пригодится в тех случаях,
когда сотрудникам запрещено находиться в офисе после работы.
Отчет «По деятельности сотрудника» предоставляет данные о
нарушениях дисциплины. В отчете включена информация об использовании
рабочего времени, включая данные о нарушениях, к которым относятся:
опоздания и уходы раньше положенного времени, а также общее количество
отработанных часов в организации и их продуктивность.
Интерфейс программного продукта представлен на рисунке 1.9.
Рисунок 1.9. Интерфейс программного продукта «Yaware»
Программный продукт «primeERP» является облачным приложением,
которое позволяет вести учет рабочего времени сотрудников организаций.
Программный продукт разработан чешской компанией «ABRA Software» [25].
Система включает в себя несколько приложений, которые могут использоваться в
онлайн-интерфейсе, планшете или телефоне. К ним относятся приложение
приложение «Billing», предназначенное для выставления счетов на основании
затраченного времени. Интерфейс программного продукта представлен на
рисунке 1.10.
Рисунок 1 10. Интерфейс программного продукта «primeERP»
Программный продукт «Большой Брат» позволяет отмечать временные
периоды, связанные с пребыванием на рабочем месте, обеденными перерывами и
простоями; помимо этого, система позволяет осуществить контроль интернет-
трафика и формировать отчетность, связанную с использованием рабочего
времени [22].
По заявлениям разработчиков программного продукта, сотрудники
компании перешли на работу по гибкому графику, поскольку система позволяет
точно учитывать (а потом оплачивать) время переработки. Помимо этого,
появилась возможность предложения заказчикам почасовой схемы оплаты труда и
предоставления им полного отчета о том, как было потрачено оплаченное время.
Программный продукт «TimeCamp» является проектным трекингом, в
котором пользователь может самостоятельно задавать время работы и описывать
какой задачей занимался [23]. В программном продукте есть клиентская версия,
которая устанавливается на компьютер сотрудника и осуществляет сбор данных о
временных интервалах, проведенных за компьютером и запущенных
приложениях.
Программа позволяет устанавливать начало и конец рабочего дня, а также
высчитывает его продолжительность. Этот временной интервал оказывает
влияние на процесс работы клиентской версии. Агент не собирает информацию
об активности сотрудника в нерабочее время.
Руководитель может изменять в программе тип рабочего времени: отпуск,
больничный или деловая поездка для каждого сотрудника. Программа формирует
отчет «Посещаемость», в котором содержатся данные о рабочем времени каждого
сотрудника на каждый день месяца. Интерфейс программы представлен на
рисунке 1.11.
Рисунок 1.11. Интерфейс программного продукта
Для оценки степени соответствия параметров программного продукта,
автоматизирующего процесс учета рабочего времени, потребностям организации,
необходимо выделить ряд критериев.
Критериями оценки соответствия программного продукта будут:
1. Функциональность решения. К потребностям организации
относятся: ввод и хранение данных о рабочем времени, формирование табеля
учета рабочего времени и формирование аналитической отчетности.
2. Принцип работы. Степень автоматизации процесса сбора данных и
специфика собираемых данных.
3. Информативность отчетов.