17
7
Источник бесперебойного питания SmartUPS 2000
(используются для подключения коммутаторов и
серверов)
2
8
Телекоммуникационная стойка
1
9
Кондиционер
1
Технические характеристики сервера hp proliant dl380 gen10,
используемого в работе специалистов АО «Скоростные магистрали» приведена в
таблице 1.3
Таблица 1.3
Технические характеристики сервера IBMх3650
Характеристика
Значение
Процессор
4 x Intel Xeon-2.67GHz
(667MHz,2х2MB L2 Cache),
Оперативная память
4 x 2048MB PC2-5300 667MHz DDR2
ECC DIMM Fully Buffered
HDD
4 x 1024 GB SATA
Дополнительно
DVD/ RW
Характеристики рабочей станции специалиста приведены в таблице 1.4.
Таблица 1.4
Технические характеристики рабочей станции специалиста отдела по
работе с клиентами Kraftway Credo KC 60
Характеристика
Значение
Периферия
Есть
Монитор
Acer G226HQLHbd, 21,5’, 1920x1080 (16:9), 8мс, LED,
250 кд/м
2
Описание
Офисный ПК
Процессор
Intel Core i3 Sandy Bridge
Память
4 GB
HDD
Samsung HD502HJ
Оптический накопитель
ASUS DRW-24D5MT
18
Видеосистема
GIGABYTE GeForce GT 730 902Mhz PCI-E 2.0 2048Mb
1800Mhz 64 bit DVI HDMI HDCP
LAN
1GB/c
Размеры
~ 415 х 185 х 505мм
Уровень зрелости ИТ-инфраструктуры компании – стандартизованный.
Каждый из основных бизнес-процессов имеет свои средства автоматизации,
реализована система Active Directory в соответствии с организационной
структурой предприятия, с использованием которой применяются доменные
политики, система разграничения доступа. Вместе с тем ряд технологических
операций выполняются вручную, существует зависимость состояния системы от
уровня квалификации администратора. Также отсутствует единая
информационная база предприятия – каждый из его сегментов автоматизирован
по отдельности, что предполагает необходимость выполнения работ по
получению сводной информации из разнородных прикладных программных
комплексов.
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес-процессов
Наименование задачи: «Формирование сведений по работающим (по
предприятию за месяц)».
Целью решения задачи является – предоставление полной информации об
отработанном времени, своевременное предоставление информации
пользователям в начале каждого месяца до 30 числа.
Назначение задачи - снижение трудоемкости решения задачи и обеспечение
своевременности в получении данных о об отработанном времени специалиста
кадровой службы – для составления отчетов в контролирующие службы.
19
Управляемые объекты –работники, табели учета рабочего времени,
отработанное время, невыходы, отпуск, больничный лист.
Периодичность решения – ежемесячно, в начале каждого месяца до 30
числа и по запросам.
Пользователи – работник, специалист по кадрам.
Проведем анализ бизнес-процессов задачи формирования сведений по
работающим (за месяц).
На рисунке 1.3 приведена контекстная диаграмма.
Рисунок 1.1 - Контекстная диаграмма
Как показано на рисунке 1.3, входящими информационными потоками в
информационную систему являются:
- Табели учета рабочего времени;
- Штатное расписание;
- Кадровая информация, включая кадровые приказы, связанные с личным
составом.
Диаграмма декомпозиции основного бизнес-процесса показана на рисунке
1.4.
20
Рисунок 1.2 - Диаграмма декомпозиции основного бизнес-процесса
Как показано на рисунке 1.4, основной бизнес-процесс включает в себя:
- учет кадровых данных;
- учет отпусков;
- учет больничных листов;
- формирование отчетности.
На рисунке 1.5 приведена диаграмма декомпозиции процесса учета
кадровых данных, на рисунке 1.6 - процесса учета отпусков.
21
Рисунок 1.3 - Диаграмма декомпозиции учета кадровых данных
Рисунок 1.4 - Диаграмма декомпозиции учета отпусков
22
На рисунке 1.7 приведена ARIS-диаграмма учета рабочего времени
сотрудников.
Рисунок 1.7 – ARIS-диаграмма учета отработанного времени
23
Особенностью работы компании АО «Скоростные магистрали» является
большое количество командировок, что связано со спецификой работы компании,
предполагающей проведение большого количество работ на площадках фирм-
клиентов.
Информация о направлении сотрудников в командировки может храниться
как у руководителя подразделений (в случаях, когда необходимо срочное
направление сотрудников к клиентам), так и у специалистов по кадрам. Для
хранения данных о направлении сотрудников в командировку используются
книги Exccl, либо бумажные носители, что создает трудности при расчете
количества отработанных дней и объеме оплат сотрудников, направленных в
командировку.
Для данного способа учета отработанного времени сотрудников
характерны следующие недостатки:
1. Невысокая скорость и точность выполнения расчетов.
2. Слабый контроль работы специалистов по кадрам.
3. Вероятность утери данных, в случаях когда направление
сотрудников производилось руководителями подразделений.
Приведем анализ экономической сущности задач учета отработанного
времени сотрудников.
Экономическая сущность задачи № 1.1. Регистрация заявки от клиентов на
выезд специалистов. Смысл данной операции заключается в формировании
списка сотрудников, направляемых в командировку.
Экономическая сущность задачи № 1.2. Определение объема
командировочных расходов. Специалист по кадрам передает информацию в
бухгалтерию, где планируют объем командировочных расходов.
Экономическая сущность задачи № 1.3. Поступление больничного листа.
Специалисты по кадрам вводят в табель количество дней в соответствии с листом
нетрудоспособности.
Экономическая сущность задачи № 1.4. Работа с приказами на отпуск.
Специалист по кадрам проводит заполнение плана очередных отпусков
сотрудников.
24
Экономическая сущность задачи № 2.1. Специалист по кадрам проводит
учет данных о сотрудниках. В соответствии со штатным расписанием проводится
учет данных о подразделениях и должностях сотрудников.
Руководством компании было принято решение об автоматизации процесса
учета отработанного времени, то есть создании информационной системы для
повышения качества учета и уменьшения временных затрат на обработку данных
в учете отработанного времени.
1.2.2. Определение
места проектируемой задачи в комплексе задач
и ее описание
На рисунке 1.8 показано место проектируемой задачи в комплексе задач.
Учет
отработанного
вр еме ни
Кадровый учет
Учет
заработной
платы
Подготовка
отчетности в
ФСС
Учет кадровых
приказо в
Рисунок 1.8 - Место проектируемой задачи в комплексе задач
Как показано на рисунке 1.8, задача учета рабочего времени имеет связь с
задачами:
- Кадрового учета (получение информации о сотруднике в рамках
технологии учета рабочего времени);
- Учета заработной платы (в части расчета оплаты труда по видам рабочего
времени);
25
- Учета кадровых приказов (получение информации о графике отпусков);
- Подготовки отчетности в ФСС (обмен информацией о листах
нетрудоспособности).
1.2.3 Обоснование необходимости использования
вычислительной техники для решения задачи
В рамках данной работы было предложено разработать программное
средство, позволяющее сотрудникам отдела кадров вести учет отработанного
времени в автоматизированном режиме. Рабочее название программного
продукта – «Информационная система учета отработанного времени
сотрудников».
Основными задачами автоматизации являются:
- учет кадровых данных сотрудников;
- ведение учета времени нахождения сотрудников в командировке;
- учет отпусков;
- учет листов нетрудоспособности;
- формирование табеля учета рабочего времени;
- получение оперативной и отчетной информации, связанной с
технологиями кадрового учета.
Приведем анализ экономической сущности задач учета рабочего времени
сотрудников. Всего задачи технолога можно разделить на три группы:
- Помощь специалистам по кадрам в поиске информации о сотрудниках;
- Помощь в поиске информации о нахождении сотрудников в
командировках, отпусках, отработанном времени;
- Формирование табеля учета рабочего времени.
В таблице 1.5 показано, что использование информационной системы
позволит существенно экономить рабочее время сотрудников, сократить
трудозатраты на выполнение основных технологических операций учета
отработанного времени.
26
Таблица 1.5
Частота формирования отчетных документов
№
Название документа
Время
формировани
я без
применения
автоматизац
ии
Время
формировани
я с
применением
автоматизаци
и
Частота
формирования,
раз в год
1
Учет кадровых данных
сотрудников
15 мин.
0,5 мин
6000
2
Ввод данных о командировках
15 мин.
0,5 мин.
4000
3
Ввод данных о листах
нетрудоспособности
15 мин.
0,5 мин.
4000
4
Учет отпусков
15 мин.
0,5 мин.
6000
5
Формирование табеля учета
рабочего времени
15 мин.
1 мин.
7000
6
Формирование аналитического
отчета о нагрузке на
специалистов
15 мин.
1 мин.
6000
7
Учет невыходов
2 ч.
1 мин.
12
8
Учет сверхурочных
1 ч.
1 мин.
100
В ходе исследования было выявлено, что в технологии управления
проектами АО «Скоростные магистрали» возникает необходимость
формирования отчетных форм, а также выходных документов, в которых
фигурируют данные из информационной базы. Примерные расчеты приведены в
таблице 1.7.
Только по приведенным в таблице бизнес-процессам виден выигрыш
рабочего времени в 1030 рабочих дней.
Существуют различные варианты подхода к приобретению
информационной системы, такие как покупка готовой ИС, покупка и доработка
существующих решений, разработка силами аутсорсинговых компаний,
самостоятельная разработка.
Как было рассмотрено выше, на рынке нет готовых решений, полностью
отвечающих требованиям, предъявляемым к разрабатываемой системе.
Доработка существующих решений либо невозможна ввиду лицензионных
обязательств конечного пользователя, либо экономически нецелесообразна.