27
Кроме того, существует риск, что «полуфабрикатное» решение не будет
обеспечено должным образом технической и справочной документацией,
позволяющей вести изменения самостоятельно, без привлечения компании-
разработчика.
Разработка силами аутсорсинг-компании выгодна лишь в тех случаях,
когда в организации нет своего штата ИТ-компетентных специалистов. У
аутсорсинга есть как свои преимущества, так и недостатки. Однако, как уже
упоминалось, особенности финансирования бюджетных организаций не
позволяют прибегать к услугам сторонних компаний с целью сопровождения,
создания и внедрения информационных систем.
Подход, при котором организация самостоятельно разрабатывает новую
систему под свои требования - самый дорогостоящий. Он предполагает наличие в
компании отдела информационных технологий. Для разработки информационной
системы учета рабочего времени сотрудников необходимо привлечь на
постоянной основе квалифицированных специалистов, знакомых со спецификой
современного образовательного процесса, знать и понимать параметры
функционирования существующей информационной системы организации.
Выбор в пользу такого подхода возможен по следующим причинам:
в организации уже есть ИТ-отдел со специалистами необходимой
квалификации;
организация не желает знакомить сторонние организации со спецификой
своей деятельности, передавать конфиденциальную информацию сторонним
разработчикам.
Из предложенных выше способов приобретения системы решено
разрабатывать новую систему самостоятельно, т.к. данный способ более
приемлем и удобен в плане финансово-экономической и административно-
управленческой политики функционирования, кроме того, в штате сотрудников
на постоянной основе работают квалифицированные ИТ-специалисты, знакомые
с разработкой информационных систем для нужд службы контроля заявок
технической поддержки.
Для работы системы необходимо наличие следующих организационных
единиц:
28
- Руководство;
- Администраторы системы, администраторы базы данных,
администраторы приложения;
- Пользователи.
При внедрении системы в промышленную эксплуатацию необходимо
издание документов:
- Приказ о вводе системы в промышленную эксплуатацию;
- Приказ о назначении администраторов системы, программы и
безопасности;
- Определение списка специалистов, допущенных к работе в программе.
После издания нормативных актов вносятся изменения в должностные
инструкции специалистов, возможны варианты возложения обязанностей на
штатных специалистов, так и введение в штатное расписание новых штатных
единиц.
Разработка информационной системы службы технической поддержки
включает этапы:
- анализ бизнес-процессов работы технологов оперативной эксплуатации;
- определение перечня входных и выходных документов;
- анализ узких мест существующей технологии, определение задач
автоматизации;
- построение информационной модели в рамках поставленной задачи;
- выбор средств автоматизации, разработка информационной системы;
- тестирование разработанной системы, доработка функционала при
обнаружении ошибок.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной
безопасности и защиты информации
Защита информационной системы АО «Скоростные магистрали», в том
числе информационной системы учета рабочего времени сотрудников,
необходима для отражения следующих угроз:
-Вирусная активность
-Потеря данных в результате технологических сбоев
29
-Потери данных в результате нарушения пользовательских полномочий
-Компрометации электронных подписей и паролей
-Утечки персональных данных
-Несанкционированного копирования данных
-Использования Интернет -трафика не по назначению
В целях сохранности данных информационной системы необходимо
выполнение мер технического и организационного характера. Работу по защите
информации в информационной системе АО «Скоростные магистрали» курирует
специалист по информационным технологиям.
К техническим мерам защиты информации относятся:
- Наличие системы резервного копирования базы данных на внешний
носитель
- Определение уровня доступа пользователей к информационным ресурсам
- Централизованное администрирование
- Антивирусное программное средство
- Наличие системы разграничения доступа к сети Интернет, а также
файрвола
- Использование криптосредств для шифрования особо ценной
информации
К организационным мерам защиты информации относятся:
- Запрещение использования неучтенных носителей информации
- Опечатывание серверов и рабочих станций с установленными
критосредствами
-Регламентация использования Интернета
-Наличие инструкции по внутриобъектовому режиму и ограничение
доступа в центры обработки информации (серверные, а также кабинетов, где
хранятся резервные копии баз данных)
-Определение приказом ответственности персонала за нарушение правил
защиты информации
В АО «Скоростные магистрали» разработаны следующие нормативные
документы в области защиты информации:
30
- «Инструкция о порядке обращения машинных носителей информации в
АО «Скоростные магистрали» (регламентирует учет, хранение и использование
носителей информации внутри организации, запрещает использование
неучтенных носителей информации)
- «Инструкция по криптографической защите информации в
АО «
Скоростные магистрали» (регламентирует использование криптосредств,
используемых в работе. К ним относятся средства электронного
документооборота)
-«Инструкция по пропускному и внутриобъектовому режиму в
АО «
Скоростные магистрали» (определяет пропускной режим, а также правила
использования помещений, где обрабатывается информация конфиденциального
характера)
- «Инструкция по использованию ресурсов внешней сети» (регламентирует
использование сети Интернет сотрудниками в АО «
Скоростные магистрали»
-«Инструкция по парольной защите в (регламентирует использование
парольной защиты, определяет правила использования паролей и ведения
документации)
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации
задачи
В настоящее время существует большое количество программных
продуктов в области автоматизации деятельности сотрудника по кадрам,
позволяющего формировать сведения о работающих сотрудниках за месяц.
Рассмотрим программные продукты «1С:Камин – Кадровый учет», «1С: Зарплата
и Управление персоналом», «Сотрудники предприятия».
1.1С - Камин – Кадровый учет. Основные возможности конфигурации:
- ведение штатного расписания, учета приема, увольнения сотрудников,
кадровых перемещений;
- ведение кадрового учета по каждому сотруднику в рамках трудового
законодательства и принятыми на предприятии внутренними регламентами;
31
- возможность ведения учета по любым характеристикам сотрудников;
- формирование трудовых договоров в форме, заданной пользователем;
- ведение учета командировок, отпусков, поощрений, применения и снятия
взысканий, больничных листов и невыходов на работу;
- получение различных видов регламентных выходных документов:
приказов, карточек, трудовых договоров и т.п.;
- ведение многофирменного учета, то есть ведение в одной базе
одновременного учета по нескольким юридическим лицам;
- ведение кадрового учета государственных (муниципальных) служащих;
- получение оперативных кадровых отчетов по различным параметрам;
- защита персональных данных каждого из сотрудников;
- формирование отчетов в ПФР как в печатной, так и в электронной форме
(АДВ, ДСВ);
- возможность задания для каждого пользователя программ
индивидуальных настроек; переноса кадровых данных в различные версии
программы «Камин»;
- контроль кадровых процессов в соответствии со штатным расписанием;
- ведение учета совмещений и совместителей;
- получение оперативной подробной информации о каждом сотруднике;
- ввод кадровых документов как на каждого сотрудника как в
индивидуальном режиме, так в списочном;
- печать фотографий сотрудников;
- ведение учета по повышению квалификации и переподготовки
сотрудников;
- ведение учета сверхурочной работы;
- сохранение печатных форм всех документов в хранилище (архиве)
документов в двух форматах: mxl (стандартный) и ods (Open Office);
- распределение прав доступа, как на уровне ролей, так и к конкретным
документам;
- формирование статистической отчетности о среднесписочной
численности сотрудников, формы П-4;
32
- получение сравнительного анализа фактически отработанного
сотрудниками времени и норм времени.
2. "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" – также является стандартным
средством автоматизации кадрового учета и имеет следующие возможности:
- учет начислений, отчислений и выплат заработной платы;
- учет мотивационных программ;
- учет отчислений с ФОТ;
- налоговый учет ФОТ;
- учет различных форм выплат, депонирования;
- кадровый учет и анализ кадрового состава;
- автоматизация кадрового делопроизводства;
- планирование потребностей в персонале;
- обеспечение бизнеса кадрами;
- управление компетенциями, обучением, аттестациями работников [10].
Схема документооборота в программе «1С – Зарплата и Управление
персоналом» представлена на рис.1.8.
Рисунок 1.8 - Документооборот с помощью «1С - Зарплата и Управление
персоналом».
3. Описание ПО «Сотрудники предприятия»
К основным возможностям программы относятся [15]:
- одновременный учет сотрудников по нескольким юридическим лицам;
- управление вакансиями;
33
- работа с выборками по различным параметрам, задаваемых
пользователем;
- автоматизация заполнения унифицированных форм кадрового учета
(табелей, приказов, учетных карточек и др.);
- возможность работы с фотографиями, интеграция с фотооборудованием;
- автоматизация ведения кадровых журналов;
- настройка шаблонов документов под специфику предприятия.
Приведем сравнительную характеристику функционала рассмотренных
программных продуктов. Результаты сравнения приведем в таблице 1.8
Таблица 1.8
Сравнительная характеристика программных продуктов, используемых в
технологии работы сотрудников по кадрам
1С: Камин –
Управление
Персоналом
1С: Предприятие –
Зарплата и
Управление
персоналом
ПО
«Сотрудники
предприятия»
Учет кадровых данных
Да
Да
Да
Формирование
документации по приему и
увольнению сотрудников
Да
Да
Да
Формирование данных для
ПФР
Да
Да
Нет
Учет отпусков
Да
Да
Да
Учет больничных листов
Да
Да
Да
Формирование отчетности
по отработанному времени
Да
Да
Да
Необходимость установки
дополнительного ПО
Да
Да
Нет
Учет отгулов
Нет
Нет
Да
Реализация технологий
защиты персональных
данных
Да
Да
Нет
Соответствие системных
требований имеющемуся
ПО и аппаратному
обеспечению
Да
Да
Да
Бесплатность обслуживания
Нет
Нет
Нет
Возможность
формирования
внутриведомственных
отчетов
Нет
Нет
Нет
34
Как видно из таблицы 1.8, по большей части функционала учета рабочего
времени сотрудников приведенные программные продукты соответствуют
поставленным задачам, но в рамках данной работы принято решение о
собственной разработке программного обеспечения вследствие:
- наличия в штате организации специалистов, способных разрабатывать
программное обеспечение;
- наличие в номенклатуре предприятия АО «
Скоростные магистрали»
внутриведомственной отчетности, формирование которой не реализовано в
указанных программных продуктах;
- наличие в указанном ПО функционала, который не предполагается
использовать в работе предприятия.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Разрабатываемая система автоматизации бизнес-процессов для
АО «
Скоростные магистрали» должна обладать приемлемыми
характеристиками по параметрам масштабируемости надежности хранения
информации. Кроме того, система должна обладать адаптируемостью под
программную среду в условиях АО «
Скоростные магистрали». Также,
разрабатываемая система ИС должна иметь возможности по доработке
функционала при изменении потребностей организации. Система не должна
иметь неиспользуемого функционала. Система должна представлять собой:
приложение Windows, обладать понятным пользовательским интерфейсом,
интерфейс администратора должен иметь набор необходимых функций, также
должна быть реализована возможность по формированию отчетности согласно
поставленным задачам.
При реализации проекта необходимо определить следующие стадии [12,
стр.30]:
1. Проведение анализа существующих бизнес-процессов учета отработанного
времени. Предполагает проведение сбора и анализа следующих параметров:
кадровые данные сотрудников, данные об отработанном времени, нахождении в
командировках, нетрудоспособности, отпусках.
35
2. Определение функций, подлежащих автоматизации.
3. Определение стратегии автоматизации. Проведение анализа
существующих стратегий автоматизации и подбора наиболее подходящего
варианта для АО «Скоростные магистрали».
4. Разработка документа «Техническое задание» и сроков исполнения работ
Далее проведем выбор стратегии автоматизации применительно к данному
проекту.
Принятыми в настоящее время стратегиями автоматизации являются [10,
стр.44]:
- Кусочная (предполагает автоматизацию для каждой из задач с
использованием собственной информационной системы;
- По участкам (автоматизируются участки деятельности с использованием
собственного ПО);
- По направлением (производится автоматизация направления
деятельности);
- Полная автоматизация (весь производственный процесс автоматизируется
одним программным продуктом).
В рамках данного проекта в качестве способа автоматизации выберем
автоматизацию по направлению, направлением является «кадровый учет (в части
учета отработанного времени)». Использование полной автоматизации
нецелесообразно, так как остальные направления деятельности АО «Скоростные
магистрали» (учет хозяйственных операций, работа экономического отдела, учет
заработной платы) не имеют связи с изучаемой технологией.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Далее проведем выбор способа приобретения программного решения для
автоматизации учета отработанного времени. Существуют следующие способы
приобретения программных решений [5, стр.22]:
Приобретение готового специализированного программного решения;
Разработка программного решения силами специалистов компании;
36
Привлечение специалистов сторонней организации для разработки
программной системы;
Приобретение системы с последующей её доработкой.
В рамках данного проекта выбран способ приобретения программного
продукта через собственную разработку в силу следующих причин [16, стр.46]:
- Наличие в штате специалистов, способных провести разработку системы;
- Возможность доработки системы под специфику организации;
- Отсутствие зависимости от сторонних разработчиков, которые могут
изменять ценовую политику при разработке и сопровождении, либо отказаться от
проекта.
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Информационное обеспечение – совокупность проектных решений по
объемам, размещению, формам организации информации (единой системы
классификации и кодирования информации унифицированных систем
документации, схем информационных потоков), циркулирующей в организации,
а также методология построения баз данных. [8, стр.104]
Все компоненты информационного обеспечения можно классифицировать
на два показателя: внемашинные и внутримашинные информационные
компоненты.
Внемашинное информационное обеспечение включает перечень
показателей, необходимых для решения задач управленческого характера;
параметров их объемно-временных характеристик и информационных связей;
различных классификаторов и кодов; унифицированные системы документации
для анализа показателей; формы для вывода результирующих показателей.
Автоматизация управленческих операций предполагает необходимость
приведения всего перечня показателей к единой, целостной системе, установки их
единства по содержанию и терминологии (однозначности), а также наличие
четкого порядка взаимодействия между ними [6, стр.60].