24
Недостатки организации кадрового делопроизводства в традиционной
форме – с применением документов на бумажных носителях – проявляется в
двух аспектах [9]:
– трудностью подготовки и распространения документов, не
соответствующих требованиям организации динамичных бизнес–процессов;
– неудовлетворенностью организаций состоянием ведения
делопроизводства на бумажных носителях.
К базисным трудностям регистрации документов на бумажных носителях
относятся (рис. 1.6) [13]:
– экспоненциальное увеличение количества документов;
– увеличение доли специализированных документов приводит к
ограниченному обращению и высокой стоимости распространения данных
документов;
– возрастание задержки распространения документов при традиционном
цикле документооборота;
– существенные задержки при поиске необходимых документов,
снижающие эффективность работы сотрудников;
– принципиальная невозможность дополнения документов на бумажных
носителях мультимедиа технологиями значительно обедняет возможности
представления информации на современном уровне развития технологий;
– распространение документов средствами файлового, онлайн хранилища
и электронной почты, не получили распространения в силу очевидных проблем
доступности, достоверности и защищенности. Проблемы облачных хранилищ
стали особенно очевидны в свете введенных по отношению к Российской
Федерации экономических санкций.
25
Рис. 1.6 Трудности ведения бумажной регистрации документов
С учетом выявленных недостатков регистрации документов на бумажных
носителях очевидны явные преимущества, способствующие широкому
распространению информационных систем [19]:
– стоимость обработки электронного документа существенно ниже, чем у
бумажного носителя;
– уменьшается время обработки документа;
– увеличиваются возможности контекстного поиска информации о
документе;
– повышаются возможности взаимодействия между сотрудниками,
отделами и территориально–обособленными структурами организации.
– упрощаются возможности централизованных систем обеспечения
информационной безопасности.
Существуют общие практически для всех организаций проблемы, которые
требуется устранить при реализации, внедрении и сопровождении
информационных систем учета рабочего времени:
– консерватизм сотрудников,
– низкая информационная грамотность,
– нежелание или неспособность к обучению и повышению квалификации,
– боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства,
26
– постоянные организационно–штатные изменения в структуре
организации,
– недостаточная формализация бизнес–процессов.
1.2.4.Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Согласно законодательству, информация представляет собой сведения,
сообщения и данные независимо от формы их представления.
Для обеспечения удобства использования информации субъектами
информационной сферы она, как правило, объединяется с помощью
соответствующих информационных технологий и компьютерных средств в базы
данных или информационные системы. В данном случае под базами данных
понимаются представленные в объективной форме совокупности
самостоятельных материалов, систематизированных таким образом, чтобы эти
материалы могли быть найдены и обработаны средствами вычислительной
техники. В свою очередь информационные системы рассматриваются как
совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее
обработку информационных технологий и технических средств [6].
Таким образом, безопасность информации – это состояние защищенности
информации, при котором обеспечены ее конфиденциальность, доступность и
целостность. Защита информации может быть определена как деятельность,
направленная на предотвращение утечки защищаемой информации,
несанкционированных и непреднамеренных воздействий на защищаемую
информацию. Выделяются следующие направления защиты информации [31]:
– правовая защита информации – защита информации правовыми
методами, включающая в себя разработку законодательных и нормативных
правовых документов (актов), регулирующих отношения субъектов по защите
информации, применение этих документов (актов), а также надзор и контроль за
их исполнением;
– техническая защита информации – защита информации, заключающаяся
в обеспечении некриптографическими методами безопасности информации
27
(данных), подлежащей (подлежащих) защите в соответствии с действующим
законодательством, с применением технических, программных и программно–
технических средств;
– криптографическая защита информации – защита информации с
помощью ее криптографического преобразования;
– физическая защита информации – защита информации путем
применения организационных мероприятий и совокупности средств, создающих
препятствия для проникновения или доступа неуполномоченных физических
лиц к объекту защиты.
Под политикой информационной безопасности понимается совокупность
документированных управленческих решений, направленных на обеспечение
информационной безопасности в информационных системах, включая
бумажный документооборот и обмен речевой конфиденциальной информацией.
Политика информационной безопасности представляет пакет документов,
включающих головной документ – «Политика информационной безопасности» и
документы, регламентирующие процессы обеспечения информационной
безопасности, деятельность должностных лиц инфраструктуры информационной
безопасности и пользователей информационных систем организации.
Цель политики – выработать и утвердить единые требования и правила,
способные обеспечить надлежащую защиту информации и бесперебойную
работу информационных систем организации свести к минимуму возможный
ущерб от их эксплуатации посредством разработки эффективных превентивных
и восстановительных мер противодействия угрозам безопасности [32].
Основной риск заражения вредоносным ПО возникает при запуске
объектов, полученных из внешних источников (файлов, ссылок и т.п.,
приложенных к сообщениям электронной почты, загруженных с внешних
сетевых ресурсов, в т.ч. из сети Интернет, со съемных машинных носителей
информации).
При работе с электронной почтой, внешними сетевыми ресурсами (в т.ч. с
ресурсами сети Интернет), со съемными машинными носителями информации
пользователи обязаны учитывать высокую степень риска заражения
28
вредоносным ПО и проявлять максимальную осторожность при запуске
объектов.
В организации в качестве средства антивирусной защиты используется
ПО «Kaspersky Endpoint Security».
Средства антивирусной защиты включают в себя функции постоянной
защиты (антивирусный монитор) и функции защиты по требованию
(антивирусный сканер).
Антивирусный монитор должен запускаться автоматически при старте
операционной системы и работает в фоновом режиме, проверяя наличие
вредоносного ПО.
Сканирование по требованию запускается пользователем и заключается в
полной или выборочной проверке файлов, присутствующих на компьютере.
Запрещается самостоятельное отключение (удаление) средств
антивирусной защиты.
При обнаружении угрозы, связанной с вредоносным ПО, на мониторе (в
правом нижнем углу) появляется сообщение с информацией об угрозе и
названием зараженного файла. При этом меры по устранению вредоносного ПО
средством антивирусной защиты должны применяться автоматически в
следующем порядке:
– очистка файлов от вредоносного кода;
– при невозможности очистки файл перемещается в карантин;
– удаление файла, содержащего вредоносное ПО, после истечения срока
карантина.
Программное обеспечение на рабочую станцию устанавливается
работниками, ответственными за эксплуатацию информационных систем. При
этом существуют ограничения на установку определенных типов программного
обеспечения (перечни разрешенного и запрещенного к использованию
программного обеспечения утверждаются приказом по организации.
При выдаче сообщения антивирусной программы об обнаружении
вредоносного ПО сотруднику необходимо довести информацию до
Администратора информационной безопасности.
29
Полное сканирование файлов на жестких дисках должно осуществляться
средствами антивирусной защиты автоматически еженедельно, для этого
необходимо в день проверки оставлять компьютер включенным и
заблокированным. В случаях, когда компьютер недоступен для выполнения
сканирования в назначенное время, операция должна выполняться при
следующем включении компьютера.
При подключении к компьютеру все съемные машинные носители
информации должны быть автоматически проверены средствами антивирусной
защиты, проводить сканирование можно по требованию.
Запуск сканирования по требованию осуществляется из контекстного
меню, по нажатию правой кнопкой мыши на объекте (файл, папка, диск в «Мой
компьютер» и т.д.) и выбору строки «Проверить на вирусы» (рис. 1.7):
Рис. 1.7 Пункт меню запуска сканирования по требованию
Появится окно сканирования (рис. 1.8).
Рис. 1.8 Окно сканирования по требованию
30
При завершении сканирования, в окне появится сообщение «Завершено»
(рис. 1.9):
Рис. 1.9 Окно результата сканирования
В случае обнаружения вредоносного ПО, информация об найденных
угрозах будет отображена в окне сканирования. Все действия к этим угрозам
будут применены автоматически.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «как должно быть»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Автоматизация учета рабочего времени сотрудников организации
упрощает процедуру подготовки отчетности по ведению кадрового
делопроизводства, приводит к значительному снижению трудозатрат, а также
приводит к повышению уровня трудовой дисциплины сотрудников организации.
Программный модуль «Учет рабочего времени», разработанный ООО
«ПромАвтоматика», позволяет получать оперативную информацию об
отработанных каждым сотрудником организации часов, проводя и учитывая все
опоздания, командировки, отпуска, отгулы и больничные в эргономичном для
пользователя виде (рис. 1.10).
31
Рис. 1.10 Программный модуль «Учет рабочего времени»
Ключевые функции программного модуля:
задание графиков работы персонала с периодичностью от 1 до 31
дня. При этом на каждый день задается интервал рабочего времени и перерывов.
Таким образом, возможно генерирование сложных рабочих графиков. Общее
число графиков не ограничивается.
назначение рабочих графиков сотруднику. Допускается как
индивидуальное, так и групповое назначение графиков определенной группе
сотрудников. Производится учет праздничных дней, выходов на работу в
выходные и праздничные дни.
экспорт отчета отработанного сотрудниками времени в учетную
систему «1С».
получение отчетной информации за определенный период,
основанной на заданных рабочих графиках и зафиксированных фактах прохода
сотрудников.
Сбор информации о фактических проходах сотрудников производится с
терминалов или контроллеров Сигур, управляющих турникетами, воротами и
дверьми. Также специально для учета рабочего времени сотрудников
32
присутствует режим «Табло регистрации», в котором каждым контроллером
Сигур поддерживается до двух точек регистрации прихода и ухода сотрудников
при помощи бесконтактных или биометрических средств идентификации.
Каждому пользователю программного модуля может быть ограничен на
доступ к отчетам по определенной группе параметров.
Унифицированный отчет о рабочем времени позволяет формировать
настраиваемые по определенным параметрам отчетные формы о наработанных
часах и нарушениях рабочего графика: учет ранних и поздних приходов или
уходов сотрудников, учет оправдательных документов, разнообразные способы
вычисления присутствия сотрудника на рабочем месте, возможность
игнорирования мелких правонарушений.
Получаемый отчет может включать данные как по определенному дню,
так и данные за определенный период времени. При этом фильтрацией может
быть ограничен список выводимых в отчет сотрудников.
Для создания индивидуальных настраиваемых отчетов можно добавлять
любое количество профилей пользователей ПО. Также в профиле проводится
настойка способа представления отчета по параметрам: сотрудники, даты, в
алфавитном порядке, вложенность по отделам.
Например, отчет за определенный день может включать следующую
информацию:
фактическое присутствие;
время прихода и ухода сотрудника в обеденное время;
окончание фактического присутствия;
суммарное время присутствия сотрудника на работе;
фактическая наработка как с учетом рабочего времени, так и без
него;
график работы сотрудника за день;
наработка по графику;
вывод интервалов отсутствия сотрудника в течение рабочего дня;
нарушения сотрудником установленного коллективным договором
рабочего графика;
оправдательные документы с комментариями;
33
количество проходов сотрудников.
Компания AxxonSoft является российским разработчиком программного
обеспечения для систем безопасности и видеонаблюдения. Разрабатывая
продукты, компания ставит перед собой цель – создать надежный фундамент для
развития бизнеса своих клиентов. Для этого постоянно изучаются наиболее
критичные задачи, стоящие перед пользователями программных систем, для
генерации надежных и доступных решений с целью максимально эффективного
достижения поставленных целей.
Разработанный модуль «Учет рабочего времени» позволяет
автоматизировать следующие виды деятельности (рис. 1.11).
Рис. 1.11 Модуль «Учет рабочего времени» AxxonSoft
Модуль учета рабочего времени позволяет формировать графики и схемы
работы, назначать рабочие помещения для каждого сотрудника и отдела в
целом. Используя данные системы контроля доступа о перемещениях