34
сотрудников, модуль рассчитывает отработанное время для каждого человека и
всего отдела с учетом оправдательных и сверхурочных документов, а затем
представляет результат в виде таблицы или графика.
Модуль учета рабочего времени поддерживает разнообразные графики:
недельный;
сменный;
месячный;
скользящий.
С помощью модуля учета рабочего времени можно:
просматривать кадровую структуру организации по отделам и
получать информацию по каждому сотруднику;
получить сведения о времени присутствия сотрудника на рабочем
месте, времени его работы в ночные часы, общем рабочем времени, переработке;
автоматизировать выявление нарушений трудового распорядка и
получить отчет по нарушениям за определенный период времени;
составить отчет по суммарному отработанному времени
сотрудников подразделений в Унифицированной форме №T-12/T-13,
утвержденной постановлением Госкомстата России, с возможностью печати и
дальнейшего редактирования;
сохранять отчеты в форматах doc, xls, txt, bmp, jpeg, tiff и gif.
Данные, получаемые от модуля контроля доступа, используются для
составления отчетов с помощью подсистемы Intellect Web Report System.
В любой момент за любой отчетный период можно получить сведения в
виде статистики об отработанных каждым сотрудником часов (с учетом
времени, отработанного в ночные часы, всех опозданий, командировок и
отпусков, отгулов и больничных).
Конфигурация «Диалог ИТ: Табельный учет» является разработкой
компании «Диалог Информационные Технологии» (рис. 1.12).
35
Рис. 1.12 Конфигурация «Диалог ИТ: Табельный учет»
Решение для ведения табельного учета «Диалог ИТ: Табельный учет»
разработано на платформе «1С:Предприятие 8.2».
Программный продукт «Диалог ИТ: Табельный учет» предназначен для
ведения табельного учета в производственных организациях в различных
отраслях деятельности.
Программный модуль поддерживает режим многопользовательской
работы как по локальной сети, так и по геоинформационной сети Интернет,
используя веб–браузер.
Программный модуль предназначен для автоматизации деятельности:
сотрудникам, ответственным за ведение табельного учета и организацию
кадровой работы;
руководителям организаций;
бухгалтерам–расчетчикам.
Ведение табельного учета осуществляется в отдельной информационной
базе. Сотрудникам, ответственным за организацию кадрового делопроизводства,
не требуется предоставлять права доступа на основную базу данных по ведению
кадрового учета и расчету заработной платы.
36
Ключевые функциональные возможности решения:
– преднастроено два типа рабочих мест: начальника отдела кадров и
сотрудника, ответственного за ведения табеля учета рабочего времени. Для
рядового сотрудника возможна настройка прав доступа по сотрудникам и
отделам. Начальнику предоставляется полнофункциональный доступ к
информации по всем сотрудникам организации с возможностью контроля
точности введенных данных.
– на рабочем столе сотрудника, ответственного за ведения табеля учета
рабочего времени, отображается список сотрудников по его участку, рабочее
время определенного сотрудника по графику работы. Сотруднику необходимо
ежедневно подтверждать данные, предлагаемые системой, либо корректировать
их с учетом отклонений в течение рабочего процесса. При этом предусмотрена
диалоговая система регистрации ошибок: периоды отсутствий сотрудника на
рабочем месте, документарно не подтвержденные, в табеле учета автоматически
выделяются красным цветом. Неверные данные невозможно выгрузить в
основную информационную базу, поскольку в системе действуют
ограничительные механизмы контроля: сверка итогового месячного табеля
производится с зарегистрированными приказами по кадровому
делоприозводству. Также в информационной системе реализован запрет на
корректировку табелей учета рабочего времени «задним числом».
– формирование дополнительного отчета по использованию рабочего
времени в разрезе отделом и должностей позволяет планировать графики работы
сотрудников и контролировать исполнительскую дисциплину на местах.
– обеспечивается точный и оперативный учет рабочего времени
сотрудников за каждый отработанный период. Расчет заработной платы
производится на основании достоверных фактических данных, а статистика по
использованию рабочего времени в отделах и компании в целом формируется
максимально точно. Все это позволяет проводить качественный контроль работы
всех отделом и эффективно управлять расходами, связанными с оплатой труда.
Данная конфигурация является полностью открытой, не содержит
защищенных участков кода и не использует аппаратную защиту.
37
В конфигурации реализована возможность автоматического обмена
данными с конфигурациями «1С:Зарплата и Управление персоналом 8» либо
«1С:Управление производственным предприятием 8»:
Рассмотрим преимущества применения прикладного решения:
руководство организации полностью контролирует
производственный процесс, ведется оперативный и достоверный учет рабочего
времени сотрудников организации на основании фактических данных. Расчет
заработной платы производится на основании из реально отработанного
времени.
с сотрудников, ответственных за кадровую работу и бухгалтерский
учет снимается нагрузка на ведение табелей учета рабочего времени. При этом
автоматически учитываются все приказы по кадровой работе, а бухгалтерия
получает оперативные и достоверные данные для расчета заработной платы
сотрудников. Реализована возможность отслеживания соблюдения графиков
работы и нормы рабочего времени сотрудниками со сменным режимом работы и
анализа причин отсутствия сотрудников за произвольный период времени.
начальники функциональных отделом полностью контролируют
своевременную явку сотрудников на рабочие места, оперативного отслеживают
нарушения трудового распорядка, получают данные о фактически отработанном
времени.
с сотрудников, ответственные за ведение табеля учета рабочего
времени, снимается нагрузка. Все зарегистрированные отделом кадров
перемещения сотрудников и приказы по основной деятельности отображаются в
системе автоматически, сотрудник один раз в день фиксирует присутствие либо
отсутствие сотрудников на рабочих местах.
работники организации уверены, что отработанное время всегда
учитывается с корректировкой расчета заработной платы.
38
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии обеспечения качества
производственного процесса
Основной целью системы менеджмента качества в кадровой деятельности
является обеспечение необходимого уровня качества оказываемых услуг.
Построение целостной системы менеджмента качества включает в себя
исполнение в процессе осуществления производственной деятельности
следующих принципов [29]:
1) Качество ведения кадрового делопроизводства является ключевым
принципом системы менеджмента качества.
2) Ориентация на позитивный образ на рынке труда. Выявление ожиданий
и требований потенциальных сотрудников, их формализация и учет в
деятельности организации, оценка удовлетворенности и внедрение улучшений.
3) Лидерство и роль руководства. Руководство должно осуществлять
активную деятельность по созданию условий, необходимых для обеспечения
работы системы менеджмента качества.
4) Вовлечение персонала компании. Каждый сотрудник должен
принимать участие в работе системы менеджмента качества, ее
совершенствовании, а также постоянном совершенствовании качества
процессов, за которые он несет ответственность.
5) Процессный подход. Управление деятельностью по достижению
поставленных целей необходимо осуществлять с учетом рассмотрения
деятельности как совокупности взаимосвязанных процессов.
6) Системный подход. Все процессы деятельности организации должны
образовывать единую систему процессов с контролем их выполненной четким
руководством.
7) Постоянное улучшение. Необходимо организовать постоянный
мониторинг результативности СК, направленный на выявление существующих
или потенциальный несоответствий в осуществлении процессов и их
устранение.
39
8) Принцип решений, основанных на фактах. Все управленческие решения
должны основываться на анализе данных и быть подкреплены фактической
информацией.
9) Взаимовыгодные отношения с сотрудниками.
При формулировании целей системы менеджмента качества должны
соблюдаться правила, обусловленные применением методики SМАRТ:
1) Specific (конкретность). Формулировка цели должна однозначно
определять результат, который необходимо достигнуть. Цель должна быть
максимально конкретной и ясной.
2) Measurable (измеримость). Для каждой цели необходимо разрабатывать
измеримые показатели в области качества (КПЭ). Измеримость цели может быть
как количественной, так и качественной. Качественный показатель применяется
в том случае, когда результат невозможно или нецелесообразно измерять в
числовых значениях.
3) Attainable (ориентация на достижение). Формулировка цели должна
мотивировать к ее достижению. Цели необходимо устанавливать так, чтобы
трудность ее достижения вызывала удовлетворение от затраченных усилий.
4) Realistic (реалистичность). Цель должна быть реалистичной и уместной
в данной ситуации, должна вписываться в нее и не нарушать баланс с другими
целями и приоритетами. Необходимо исключить возможность установления
заведомо недостижимой цели.
5) Time-based (ограниченность во времени). Для каждой цели должен быть
установлен срок или точный период времени выполнения.
Описание процессов управления качеством должно осуществляться на
основании нижеперечисленных данных [5]:
– наименование процесса;
– целевое назначение и целевые показатели процесса (КПЭ);
– основные составляющие (процессы нижнего уровня);
– вход и сопроводительная и регламентирующая документация;
– выход и сопроводительная и регламентирующая документация;
– продукция (результат) процесса;
– владелец процесса, его обязанности и сфера ответственности;
40
– требуемые ресурсы;
– перечень инноваций.
Основные этапы разработки автоматизированной информационной
системы представлены в таблице 1.2.
Таблица 1.2
Этапы создания информационной системы
№
п/п
Наименование
стадии (этапа)
проектирования
Наименование
документа
Форма
представления
Срок
представления
1
Предпроектное
обследование
Отчет об
обследовании
Бумажный,
электронный
носитель
2
Формирование
технического
задания
Техническое
задание
Бумажный,
электронный
носитель
3
Технико–
экономическое
обоснование
Технико–
экономическое
обоснование
Бумажный
электронный
носитель
4
Проектирование
обеспечивающих
подсистем
Информационное
обеспечение
Бумажный,
электронный
носитель
5
Формирование
постановок
задач
Постановка задач
Бумажный
электронный
носитель
6
Разработка
технологии
обработки
информации
Информационная
модель задачи,
технологические
процессы
Бумажный,
электронный
носитель
7
Предоставление
документации
Инструкции
пользователя
Бумажный,
электронный
носитель
8
Тестовая
эксплуатация
системы
Акт результатов
тестирования
Бумажный
носитель
9
Установка и
настройка
системы
Акт выполненных
работ
Бумажный
носитель
41
Сбор требований может осуществляться разными способами:
Интервью;
Анкетирование;
Наблюдение;
Прототипирование;
Изучение документов;
Совещания.
После получения необходимых требований осуществляется обработка и
обобщение полученной на предыдущих этапах информации и производиться
разработка основных документов:
– технического задания на разрабатываемую систему;
– спецификаций требований на компоненты системы;
– определение необходимого функционала компонентных модулей и
проекта в целом.
Определим систему приоритетов для внедряемой информационной
системы:
– простота использования;
– эргономичность представленных материалов;
– готовность системы (время подготовки к работе);
– гибкость системы – возможность изменений.
Для этапа внедрения системы были проанализированы основные
стратегии развертывания системы и с целью постепенного повышения нагрузки
на систему документооборота и коммуникаций, внедрение системы будет
осуществляться с использованием стратегии автоматизации по участкам.
Этап внедрения планируется разбить на следующие подэтапы:
– Предпроектное обследование;
– Построение информационно–функциональной модели деятельности,
описание и оптимизация процессов, подвергающихся автоматизации;
– Адаптация информационной системы;
– Опытная эксплуатация информационной системы.
42
Этап эксплуатации подразумевает под собой непосредственное
использование информационной системы для выполнения ею тех функций, для
которых она предназначена.
Работы, ожидаемые на этапе эксплуатации, можно разделить на две
группы: плановые и неплановые.
К плановым работам будут относиться такие работы, как:
инсталляция программного обеспечения;
базовая настройка и проверка работоспособности компонентов
устанавливаемой системы;
устранение недостатков в конфигурации системы;
проверка надежности работы системы;
окончательная донастройка.
Данные работы будут проводиться той же группой, что и на ранних
этапах. В состав этой группы входят сотрудники отдела информационных
технологий – начальник отдела и его подчиненные – программисты.
Однако на этапе эксплуатации с неизбежностью возникают и аварийные,
или нештатные ситуации, которые могут повлечь за собой потерю используемых
данных. В этом случае у данной группы должен иметься план возврата системы
в исходное состояние.
В случае полного повреждения (кража компьютера, поломка жесткого
диска, неправильное форматирование, намеренное или непреднамеренное
удаление, вирусы, форс–мажор), производится реинсталляция системы на
рабочее место пользователя с обеспечением содержания всей необходимую
информацию для продолжения работы, документы и обновленные справочники
на дату создания дистрибутива.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Имеются четыре стратегии автоматизации деятельности организации [30]:
– «кусочная» автоматизация;
– автоматизация по участкам;
43
– автоматизация по направлениям;
– комплексная автоматизация.
Суть «кусочной» автоматизации заключается в приобретении
организацией определенных программных систем или отдельных их компонент
без учета определенной концепции их практического использования. Поэтому
данный вид автоматизации управленческой деятельности предприятия, как
правило, не способен принести реальную польз и планирование дальнейшей
автоматизации связано с новыми, зачастую значительными затратами.
Суть автоматизации по участкам состоит в автоматизации определенных
бизнес процессов, объединенных по набору типизированного функционала.
Данный вид автоматизации организации «имеет право на жизнь» при условии
существования участков, для которых использование автоматизации приносит
существенный экономический эффект от внедрения.
Сущность автоматизации по направлениям предусматривает
автоматизацию определенных бизнес процессов организации. В данном случае в
результате внедрения организация получает полную автоматизацию
определенного направления работы. Данный подход к автоматизации
управленческой деятельности вполне естественен, поскольку дальнейшая
автоматизация организации не приведет к серьезным финансовым затратам.
Задача разработка корпоративной ИС является глобальной разработкой,
поскольку затрагивает деятельность нескольких отделов, и должна
автоматизировать различные операции и деятельности, выполняемые в
организации. Поскольку работать с логистической ИС будут специалисты с
разных отделов, то применяем стратегию автоматизации по направлениям.
Выбор способа автоматизации организации определяется следующим
альтернативными решениями:
– приобретая готовый программный продукт, организация покупает
преднастроенную производителем модель автоматизации. Плюсами такого
решения можно считать: низкую стоимость системы, универсальный набор
связанных бизнес процессов, высокую надежность. В качестве минусов следует
отметить: необходимость перестройки собственной деятельности под
приобретенную модель, отсутствие специфичной управленческой отчетности.