21
o валютные операции;
o подотчетные лица;
o операции с тарой;
o расчет заработной платы и персонифицированный учет;
o расчеты с бюджетом и др.
Ввод, хранение и печать первичных документов:
o платежных поручений и других банковских документов;
o счетов, накладных и счетов-фактур;
o кассовых документов, авансовых отчетов;
o доверенностей и других документов.
Разнообразные отчеты:
o книга учета доходов и расходов и хозяйственных операций
индивидуальных предпринимателей, уплачивающих НДФЛ;
o книга учета доходов и расходов по упрощенной системе
налогообложения;
o кассовая книга;
o расшифровка отчетов;
o подготовка отчетности с возможностью отправки в электронном
виде в налоговый орган;
o возможность самостоятельной настройки отчетов.
Для автоматизации работы менеджеров, используется бесплатная A-
Number CRM, к основным возможностям которой относятся следующие:
o Мощные механизмы поиска сведений о клиентах.
o Создание всех необходимых отчетов, самими пользователями, с
помощью мастера SQL запросов.
o Создание фильтров, самими пользователями, с помощью мастера
SQL запросов.
o Возможность редактирования интерфейса «Карточки контакта»,
каждым пользователем в отдельности , исходя из его предпочтений и
пожеланий, а так же сохранять эти настройки в виде шаблонов которые могут
быть использованы другими пользователями системы.
22
o Возможность интеграции с почтовым клиентом Microsoft Office
Outlook , и автоматическое распределение корреспонденции по получателям и
отправителям .
o Возможность массовой замены одних значений базы данных
другими.
o Возможность удобного просмотра всех действий пользователей
системы и вносимыми ими изменениями .
o Возможность создания неограниченного числа полей таблиц с
различными типами данных и их редактирование .
o Возможность импорта данных с автоматическим созданием полей
Карточки контактов , а так же импорт и добавление данных в имеющиеся поля
баз данных.
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
ООО «Народные напитки», как и любая подобная торговая организация,
характеризуется следующими основными бизнес-процессами:
- Закупка товаров у поставщиков, доставка ее и складирование;
- Оптовые продажи партнерам;
- Розничные продажи через сеть магазинов и интернет-магазин;
- Подготовка отчетности для передачи в государственные органы;
- Обеспечение различных видов учета, в том числе кадрового,
административно-хозяйственного, бухгалтерского, финансового и других.
Характеристика деятельности предприятия приведена на рисунке 1.4, на
рисунке 1.5 – декомпозиция.
23
Рис. 1.4 Характеристика основной деятельности ООО «Народные
напитки»
Рис. 1.5 Декомпозиция основной деятельности ООО «Народные напитки»
Для подготовки отчетности, оценки деятельности компании, разработке
стратегических планов развития и определения краткосрочных целей в компании
формируются отчетные документы, в основе которых лежат результаты учета
продаж, учета движения товаров на складе, учета движения финансовых средств.
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJ ECT: Деятельность компании
01.06.2016
01.03.2017
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONT EXT:
TOP
NODE: TITLE: NUMBER:
Деятельность ООО "Народные напитки"
A-0
Достигнутые
договоренности
с
поставщиками
Товары от
поставщиков
финансовые
средства
Правила
работы
компании
Законодательство
РФ
Требования
руководителя
сотрудники
Складские
помещения и
оборудование
Продукция,
реализованная оптом
прибыль
отчетность
Продукция,
реализованная в розницу
Торговое
оборудование
и площади
Интернет-магазин
Достигнутые
договоренности с
оптовыми партнерами
План
продаж
План
закупок
00р.
Деятельность
ООО "Народные напитки"
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJ ECT: Деятельность компании
01.06.2016
01.03.2017
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A-0
NODE: TITLE: NUMBER:
Деятельность ООО "Народные напитки"
A0
сотрудники
Правила
работы
компании
Законодательство
РФ
Складские
помещения и
оборудование
Требования
руководителя
Достигнутые
договоренности
с
поставщиками
отчетность
Товары от
поставщиков
Продукция,
реализованная
оптом
финансовые
средства
прибыль
Уч етные
св едения
складского
учета
Результаты
оптовых продаж
Результаты
продаж в
розницу
Продукция,
реализованная
в розницу
Торговое
оборудование
и площади
Интернет-магазин
Достигнутые
договоренности
с оптовыми
партнерами
План
продаж
План
закупок
10р.
Постав ка тов аров
на склад и хранение
20р.
Оптов ая
продажа
30р.
Продажа
в розницу
40р.
Подготов ка
различных в идов
отчетности
24
Предметом автоматизации является рабочее место менеджера по
продажам. Менеджер занимается поиском необходимого товара по поставщикам,
производит предварительное оформление заказа, обеспечивает доставку товара
со склада поставщика (т. е. отвечает за обеспечение транспортом). Далее
проводит оформление заказов по договорам, осуществляет контроль за наличием
на складе нужных товаров. Кроме всего вышеперечисленного в обязанности
менеджера по продажам входит поиск и консультация клиентов по товарам.
Менеджер по продажам так же выполняет следующие функции:
1. Занимается поиском потенциальных клиентов.
2. Ведет коммерческие переговоры с клиентами.
3. Осуществляет прием и обработку заказов клиентов, оформляет
необходимые документы.
4. Выясняет потребности клиентов в продукции, реализуемой
компанией, и согласовывает заказы с клиентом в соответствии с его
потребностями и наличием ассортимента.
5. Мотивирует клиентов на работу с компанией в соответствии с
утвержденными программами по стимулированию сбыта.
6. Составляет ежемесячный план продаж.
7. Ведет отчетность по продажам и отгрузкам клиентам компании.
8. Участвует в разработке и реализации проектов, связанных с
деятельностью отдела продаж.
9. Ведет клиентскую базу.
10. Контролирует отгрузки продукции клиентам.
11. Контролирует оплату покупателями товаров по заключенным
договорам.
Предметом исследования дипломной работы является деятельность
управляющего магазином по расчету премиальных выплат работникам магазина,
которая осуществляется на основании учета рабочего времени сотрудников
компании.
На управляющего магазином возлагаются следующие должностные
обязанности:
25
• Контроль соблюдения процедур, корпоративных стандартов,
коммерческой концепции сети
• Контроль правил и норм охраны труда; правил техники
безопасности, производственной санитарии и гигиены, противопожарной
безопасности, гражданской обороны.
• Взаимодействие с арендодателем.
• Взаимодействие с проверяющими органами.
• Выполнение предписаний контролирующих государственных
органов.
• Посещение конкурентов с целью изучения их опыта.
• Организация и контроль соблюдения отделами магазина правил,
стандартов, установленных функциональными департаментами.
• Оперативное информирование вышестоящих руководителей обо
всех значимых фактах влияющих на товарооборот, безопасность клиентов и
сотрудников, качество сервиса для клиентов
• Выполнение распоряжений территориального менеджера,
регионального директора, директора по операциям, Генерального директора.
• Обеспечивает условия для сохранности ТМЦ.
• Организует подготовку магазина к инвентаризации, принимает
участие в инвентаризации в качестве ответственного за ее проведение.
• Осуществляет контроль над проведением инструктажей на рабочем
месте.
• Отвечает за исправное состояние стеллажей и поддонов в торговом
зале, правильной и безопасной укладкой товаров.
• Контролирует безопасное перемещение грузов в торговом зале.
• Следит за правильной и безопасной эксплуатацией
электропогрузчиков.
• Контролирует соблюдение противопожарного режима в торговом
зале.
• Выполняет другие обязанности, не предусмотренные ДИ, но
способствующие выполнению задач предприятия.
26
Одной из основных функций управляющего является контроль
выполнения плана и эффективности деятельности сотрудников магазина. Для
этого применяются различные методы.
Выплата активным сотрудникам, помимо фиксированного заработка,
дополнительных премий и бонусов – способ поощрения сотрудников. Это
полезная практика, положительно влияющая на мотивацию.
Премиальные выплаты вводятся в систему оплаты и стимулирования труда
в целях усиления материальной заинтересованности работников в достижении
лучших результатов деятельности и улучшения качества работы на
индивидуальном уровне и уровне Общества в целом, а также создания условий
для проявления творческой активности каждого работника в рамках целей и
задач, стоящих перед Обществом.
К таковым следует относить все бонусные выплаты, начисленные за
расчётный период – вне зависимости от источника самих выплат. Премиальные
выплаты независимо от периодичности их начисления должны быть
зафиксированы во внутренней документации предприятия, например Положении
об оплате труда, Положении о премировании, коллективном договоре и т.д.
Показатели премирования по результатам текущей деятельности
установлены для каждой категории работников с учетом их принадлежности к
функциональным блокам и отнесения организационных единиц, в которых они
работают, к основному или вспомогательному виду деятельности
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и
ее описание
В случае использования фактического заработка работника в виде базы
для расчета премии используются следующие виды выплат (с учетом фактически
отработанного времени):
• Повременная оплата (оклад);
• Сдельная оплата;
• Повременная оплата (оклад) совместителя;
27
• Сдельная оплата труда совместителя;
• Бригадная оплата по КТУ;
• Доплата за выполнение работ различной квалификации;
• Доплата за руководство;
• Доплата за совмещение профессий (должностей) и исполнение
обязанностей временно отсутствующего работника;
• Доплата за расширение зон обслуживания и увеличение объема
работы зоны;
• Оплата работы в выходные и нерабочие праздничные дни (в
одинарном размере);
• Оплата сверхурочной работы (в одинарном размере);
• Оплата за время служебной командировки.
В рассматриваемом случае сумма премиальных выплат, вошедшая в
среднемесячный заработок, высчитывается по следующей формуле:
????
????
????
????
где Пср– сумма премий, обязательная к включению в среднегодовую
сумму заработка;
Р
катn
– процент премии от проданных товаров категории N;
S
катn
– сумма проданных товаров категории N;
S
300
- сумма товаров, проданных на сумму свыше 300000 рублей;
S
400
- сумма товаров, проданных на сумму свыше 400000 рублей;
PR
план
– процент выполнения плана продаж;
- процент отработанных рабочих дней, составляющих расчётный
период;
T– результат тестирования персонала, принимает два значения – 1, если
тестирование прошло успешно, 0,75 – если неуспешно.
На данный момент в компании используется ручное ведение в бумажной
картотеке документов. Расчет заработной платы каждого сотрудника ведется
исходя из отработанного времени и выполненного плана продаж.
28
Управляющий производит письменный расчет каждого табеля на
расчетном листе работника. Форма расчетного листа хранится в виде
электронного документа MS Word на компьютере, которая каждый месяц
печатается на каждого работника. То есть, вся информация об операциях расчета
и результатах храниться на бумажных носителях. Расчет производится вручную.
Характеристика данного процесса показана на Рисунке 1.6.
Рисунок 1.6 Характеристика процесса расчета заработной платы
Декомпозиция процесса приведена на Рисунке 1.7.
USED AT : AUTHOR: DAT E:
REV:PROJECT : Р ас чет заработной платы
25.12.2011
01.03.2017
NOT ES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DAT E CONT EXT:
TOP
NODE: T ITLE: NUMBER:
Процесс расчета заработной платы на основе
учета рабочего времени
A-0
Приказы о работниках
Сведения об отработанном времени
Сдельные рас ценки, тарифные
ставки, оклады
Сведения о размерах доплат
Расч етно-платежные
ведомос ти
Рейтинг
сотрудника
Т рудовой кодекс
Прав ила
бухгалтерского
учета
Т ребования руков одс тва
Управ ляющий
График работы
График работы
сотрудников
Т абель
00р.
Процесс расчета
заработной платы
на основе
учета рабочего времени
29
Рисунок 1.7 Декомпозиция процесса расчета заработной платы
Технологию существующего расчета можно разделить на задачи
1. Учет работников при приёме их на работу и разработка графика их
работы;
2. Расчет заработной платы в зависимости от отработанного времени и
степени выполнения плана;
3. Составление рейтинга сотрудников на основании их тестирования.
Декомпозиция процесса расчета заработной платы приведена на Рисунке
1.8.
USED AT : AUTHOR: DAT E:
REV:PROJECT : Р ас чет заработной платы
25.12.2011
01.03.2017
NOT ES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DAT E CONT EXT:
A-0
NODE: T ITLE: NUMBER:
Процесс расчета заработной платы на основе
учета рабочего времени
A0
Т рудовой кодекс Прав ила бухгалтерского учета
Управ ляющий
Т ребования руководс тва
Приказы о работниках
Расчетно-платежные
ведомос ти
Сведения об отработанном времени
Рейтинг
сотрудника
Сдельные расценки, тарифные ставки, оклады
Сведения о размерах доплат
Сведения о
работниках
Сводные
ведомос ти по ЗП
График работы
сотрудников
График работы
Т абель
10р.
Учет работников
и планирование
их работы
20р.
Расчет заработной
платы
30р.
Расчет
премиальных
выплат
30
Рисунок 1.8 Технология расчета заработной платы
Табель представляет собой таблицу, в которой указано ФИО сотрудника,
отработанное время, степень выполнения плана.
Заработная плата вначале рассчитывается в зависимости от оклада
сотрудника, а затем корректируется в зависимости от полученных премий и
штрафов, в результате чего формируется окончательная сумма.
Тестирование сотрудников также проводится путем раздачи бумажных
форм документов в виде тестов на предмет лучшего знание продукции компании.
Результаты тестирования учитываются при составлении рейтинга сотрудников
компании, что отражается также на их заработной плате.
Порядок расчет премиальных выплат показ на Рисунке 1.9.
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJECT: Расчет заработной платы
02.04.2013
01.03.2017
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A0
NODE: TITLE: NUMBER:
Расчет заработной платы
A2
Правила бухгалтерского учета
Управляющий
Трудовой кодекс
Требования руководства
Сводные
ведомости по ЗП
Сведения о размерах доплат
График работы
Стоимость отработанного времени
Расчетный лист
Расчетно-платежные
ведомости
Сведения о работниках
Табель
Сдельные расценки, тарифные ставки, оклады
Сведения об отработанном времени
10р.
Учет отработанного
времени
20р.
Расчет
первоначальной ЗП
30р.
Общий расчет
и формирование
расчетных документов