21
По мере развития компании и увеличения числа сотрудников компании
возникает потребность в эффективной обработке растущих объемов
информации. Особенно актуальна эта проблема для компаний, занимающихся
торговлей и оказанием различного вида услуг, что связано с обработкой
большого количества финансовых транзакций и формированием множества
бухгалтерских и отчетных документов.
Руководители компаний постоянно стремятся к увеличению прибыли,
снижению эксплуатационных расходов и поиску конкурентных преимуществ на
рынке. Применение современных программных решений автоматизации бизнес-
процессов позволяет значительно упростить многие рутинные операции,
которые, как правило, отнимают большую часть рабочего времени сотрудников.
Это снижает нагрузку на персонал и дает возможность при неизменном
количестве трудовых ресурсов выполнять больший объем работы.
В связи с увеличением количества сотрудников компании возникли
трудности с оперативной обработкой большого количества документов в области
учета рабочего времени сотрудникам магазинов. В данном дипломном проекте
был проведен анализ структуры компании, на основании чего были выявлены
первоочередные задачи, подлежащие автоматизации.
В данном дипломном проекте, после анализа модели AS IS, было принято
решение о разработке ИС учета рабочего времени.
Цель разработки – автоматизировать функции управляющего магазином по
расчету премий, что позволит снизить трудовые и стоимостные затраты на
выполнение типовых операций и снизить количество ошибок.
К разрабатываемой ИС будут предъявлены следующие функциональные
требования:
1. Введение базы сотрудников
2. Расчёт заработной платы сотрудников предприятия
3. Учет системы штрафов и премий
4. Составление графика работы сотрудников
5. Автоматизированное вычисление рейтинга сотрудников
6. Учет обучения сотрудников
7. Администрирование системы.
22
В состав данной системы должны входить база данных, серверная и
клиентская части. БД осуществляет хранение данных. В общем случае
устанавливается серверная часть и функционирует на серверном компьютере
хостинг провайдера. В свою очередь клиентская часть представляет собой
клиент, устанавливаемый на персональные компьютеры пользователей.
Разрабатываемая система должна работать в активном режиме 24 часа в
сутки, 7 дней в неделю. В активном режиме функционирования системы
происходит активный обмен данными между клиентскими и серверной
рабочими станциями, увеличивается сетевой трафик. Один раз в неделю
происходит резервирование данных и администрирование.
Разрабатываемая система предназначена для использования на рабочих
станциях пользователей компании. Все действующие на объекте требования к
организационному обеспечению не должны изменяться и корректироваться в
связи с использованием рабочей станции пользователя для работы с
устанавливаемым на ней системой.
Разрабатываемая система должна содержать следующие справочники:
Категории товара;
Сотрудники;
Тесты;
Вопросы;
Ответы;
График работы;
Заработная плата.
Схема документооборота в процессе учета рабочего времени
представлена на рисунке 1.10.
23
Табель рабочего
времени
Действие
Управляющий
Оформление
Получение
Табель рабочего
времени
Журнал учета
рабочего времени
Журнал учета
рабочего времени
Сотрудник
Подготовка
Бухгалтер
Расчет общего времени
Результаты расчета
ЗП
Расчет ЗП
Подпись
Табель рабочего
времени
Отчет по рабочему
времени
Подготовка отчетов
Рисунок 1.10 Схема документооборота процесса учета рабочего времени
Оценим временные затраты на выполнение повседневных операций
менеджером по продажам при учете продаж.
Таблица 1.5
Расчет эффекта внедрения
Действие
Среднее
количество
за рабочий день
Время, необходимое
для выполнении
одного действия,
минут
Общее
время, минут
Учет рабочего
времени
10
5
50
Подготовка табеля
10
10
100
24
Действие
Среднее
количество
за рабочий день
Время, необходимое
для выполнении
одного действия,
минут
Общее
время, минут
учета рабочего
времени
Подготовка
журнала учета
рабочего времени
10
20
200
Контроль журнала
учета рабочего
времени
10
15
150
Расчёт заработной
платы
10
5
50
Подсчет
экономических
показателей
10
10
100
Получение
статистической
отчетности за
период (раз в
неделю)
0,14
60
8,4
ИТОГО, минут:
658
В таблице 1.5 произведен расчет эффекта внедрения.
Таблица 1.6
Расчет эффекта внедрения
Действие
Среднее
количество
за рабочий день
Время, необходимое
для выполнения
одного действия,
минут
Общее
время, минут
Учет рабочего
времени
10
5
50
Подготовка табеля
учета рабочего
времени
10
10
50
Подготовка журнала
учета рабочего
времени
10
2
100
Контроль журнала
учета рабочего
времени
10
15
20
Расчёт заработной
платы
10
1
150
Подсчет
экономических
показателей
10
1
10
Получение
0,14
1
10
25
статистической
отчетности за период
(раз в неделю)
ИТОГО, минут:
340
Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около
320 минут (более 5 часов) ежедневно, что позволяет увеличить эффективность
работы сотрудников ООО «Рено Россия».
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Система информационной безопасности ООО «Рено Россия»
предусматривает обеспечение защиты компонентов информационной
инфраструктуры от рисков нарушения безопасности ИТ-ресурсов и связанных
с ними ИТ-сервисов.
Система информационной безопасности представляет собой комплекс
административных мер и программно-технических средств по обеспечению
безопасности информационных ресурсов. Для реализации системы
информационной безопасности принципиальной составляющей является
административная часть системы, в которую входят:
процесс обеспечения информационной безопасности, входящий
в систему администрирования и обеспечивающий контроль над
функционированием системы информационной безопасности ;
политика информационной безопасности, которая определяет
основные положения и сферу действия системы информационной безопасности;
политики безопасности использования информационных сервисов,
которые определяют конкретные требования по обеспечению безопасности
компонентов информационной инфраструктуры безопасности;
процедуры обеспечения политик безопасности, описывающие
средства и мероприятия по реализации требований политик безопасности
и контролю их выполнением (разрабатываются на этапе реализации системы
информационной безопасности).
26
Политики и процедуры обеспечения информационной безопасности
обеспечивают защиту информационной инфраструктуры от ИТ-рисков путем
реализации соответствующих контрмер.
За обеспечение информационной безопасности предприятия отвечает
ООО «Рено Россия»
Для защиты конфиденциальной информации в компании выполняются
следующие мероприятия:
1. Выбран такой способ подключения к сети Интернет, который в
совокупности обеспечивает межсетевое экранирование с целью управления
доступом, фильтрации сетевых пакетов и трансляции сетевых адресов для
скрытия структуры внутренней сети; проведение анализа защищенности узла
Интернет; использование средств антивирусной защиты; централизованное
управление.
2. Использование средств ЭЦП для подтверждения подлинности
документов.
3. Регламентация порядка ввода в эксплуатацию новых ПК и
оргтехники, их аттестации по требованиям информационной безопасности.
Организация информационной безопасности на локальных станциях
осуществляется целым комплексом мер. В него входит :
1) Наличие функционирующего антивируса со всеми компонентами
защиты. с ежедневно обновляющимися антивирусными базами.
2) Наличие всех обновлений операционной системы Microsoft Windows 7,
а также еженедельная синхронизация с сервером обновлений и установка новых.
На сервере предприятия также установлен антивирус и в комплексе с
настроенными политиками безопасности, в том числе разграничение доступа
при удаленной работе, информационная безопасность находится на должном
уровне.
На сегодня для усиления ИБ и ЗИ можно предложить дополнительные
средства защиты информации, среди них:
средства управления обновлениями программных компонент АС;
межсетевого экранирования;
построения VPN;
27
контроля доступа;
обнаружения вторжений и аномалий;
резервного копирования и архивирования;
централизованного управления безопасностью;
предотвращения вторжений на уровне серверов;
аудита и мониторинга средств безопасности;
контроля деятельности сотрудников в сети Интернет;
анализа содержимого почтовых сообщений;
анализа защищенности информационных систем;
защиты от спама;
защиты от атак класса «Отказ в обслуживании»;
контроля целостности;
инфраструктура открытых ключей;
усиленной аутентификации и прочие.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Рассмотрим существующие на рынке программные решения,
позволяющие решить задачу автоматизации учета рабочего времени и расчета
премий сотрудникам компании.
Расчёт заработной платы – одна из основных задач, решаемых системами
бухгалтерского учета. Рассмотрим основные существующие на рынке
программы данной направленности, а именно: «1С:Бухгалтерия», «Инфо-
Бухгалтер 10», «Фрегат-Бухгалтерия», «Лагуна», «Тэндо Зарплата».
"1С:Бухгалтерия" — универсальная программа массового назначения для
автоматизации бухгалтерского учета. Она может использоваться на предприятиях
разных направлений деятельности и форм собственности. "1С:Бухгалтерия"
предоставляет бухгалтеру гибкие возможности учета:
28
произвольная структура кода счета дает возможность использовать
длинные коды счетов (субсчетов) и вести многоуровневые планы счетов с
большим уровнем вложенности;
возможность работы с несколькими планами счетов позволяет
вести учет в нескольких системах учета (например, российской и GAAP);
"1С:Бухгалтерия" содержит встроенные механизмы ведения
количественного и валютного учета;
на любом счете можно вести многомерный (до 5ти разных
разрезов) и многоуровневый (до 10ти уровней вложенности) аналитический
учет;
"1С:Бухгалтерия" поддерживает ведение консолидированного
учета, поэтому может применяться в централизованных бухгалтериях.
Программа позволяет автоматизировать ведение всех разделов
бухгалтерского учета:
операции по банку и кассе;
основные средства и нематериальные активы;
материалы;
товары и услуги, выполнение работ;
учет производства продукции;
учет валютных операций;
взаиморасчеты с организациями;
расчеты с подотчетными лицами;
начисление зарплаты;
расчет НДФЛ и ЕСН;
расчеты с бюджетом и другие.
Типовая конфигурация "1С:Бухгалтерии" соответствует принятой
методологии бухгалтерского учета в хозрасчетных организациях и позволяет
вести налоговый учет в соответствии с требованиями главы 25 НК РФ.
Предусмотрен как ручной ввод операций, так и работа "от документа" с
автоматическим формированием проводок по различным разделам учета. В
комплект поставки включено более 30 форм отчетности в налоговые органы,
29
внебюджетные фонды и органы статистики.
Программа поставляется с типовой конфигурацией, предназначенной для
учета в хозрасчетных организациях. Для ведения учета в учреждениях и
организациях, состоящих на бюджете, предназначена поставляемая отдельно
конфигурация "Бухгалтерия для бюджетных организаций". Для ведения учета в
войсковых частях и организациях Минобороны, состоящих на бюджете,
предназначен продукт "1С:Воинская часть". "1С:Бухгалтерия" может также
использоваться с другими (специально созданными) конфигурациями,
учитывающими различные особенности учета. В комплект поставки входит ряд
средств, облегчающих самостоятельное освоение программы — путеводитель по
конфигурации, пособие "Введение в конфигурирование", "Руководство по
ведению налогового учета" и многое другое.
"1С:Бухгалтерия" представляет собой "1С:Предприятие" с компонентой
"Бухгалтерский учет" и типовой конфигурацией. Компонента "Бухгалтерский
учет" может быть использована для реализации любой схемы бухгалтерского
учета5.
Программа «Инфо-Бухгалтер версии 10» - это совершенно новая
перспективная программа, предназначенная для комплексной автоматизации
предприятий на современной технологической основе.
Программа Инфо-Бухгалтер версии 10 предназначена для автоматизации
учёта в коммерческих и некоммерческих организациях и в бюджетных
учреждениях.
Инфо-Бухгалтер-10 - новая разработка компании "Инфо-Бухгалтер",
основанная на:
многолетнем успешном опыте автоматизации тысяч предприятий;
эффективном использовании последних достижений в области
компьютерных технологий.
В настоящее время созданы блоки программы Инфо-Бухгалтер-10
"Зарплата и кадровый учёт", "Торговый и складской учёт".
Программа Инфо-Бухгалтер-10 "Зарплата и кадровый учёт" обеспечивает
автоматизацию расчетов по оплате труда, сдачу отчётности и автоматизацию
кадрового учета в коммерческих, некоммерческих организациях и бюджетных
30
учреждениях, применяющих:
общий режим налогообложения;
специальные налоговые режимы (УСН, ЕНВД, ЕСХН и др.).
Программа Инфо-Бухгалтер-10 "Торговый и складской учёт"
обеспечивает автоматизацию учета материально-производственных запасов
(материалов, товаров, готовой продукции), а также выполненных работ и
оказанных услуг.
Инфо-Бухгалтер-10 обеспечивает полный комфорт и высокую
эффективность в работе.
Фрегат-Бухгалтерия – система автоматизации бухгалтерского учета для
крупных, средних и малых предприятий.
Программа обеспечивает полноценный бухгалтерский учет на
предприятиях различных отраслей и сфер деятельности. Работа в сетевом
варианте в единой базе данных с использованием разграничения прав доступа
пользователей к информации в соответствии с выполняемой работой обеспечит
согласованную работу бухгалтеров на всех участках учета в режиме реального
времени. Автоматическое ведение информации о том на каком участке и кем
введена информация или осуществлено редактирование обеспечивает при этом
реализацию принципа ответственности бухгалтеров по своему участку.
Поддерживается работа «от документа», «от операции» и «от проводки»
с использованием на одной бизнес-единице одновременно нескольких
иерархических планов счетов (например российского и международного).
Программа предоставляет пользователю удобные возможности создания
и настройки планов счетов и типовых операций, хранения определяемых
пользователем аналитических разрезов, а также создания и модификации:
произвольного числа вложенных аналитических справочников,
используемых для настройки дополнительных аналитических срезов, с
возможностью подсчета количества в разных единицах измерения;
любых отчетов;
типов документов с группировкой по видам и назначению в
соответствующих журналах и привязкой к типовым операциям.
Корпоративная информационная система «Лагуна» — это комплекс