23
нормативным актом, который составляется с учетом мнения представительного
органа сотрудника компании.
Режим времени работы фиксируется регламентом внутреннего трудового
распорядка и полностью соответствует нормам трудового законодательства и
других нормативно-правовых актов, содержащих пункты трудового права.
Стандартная длительность времени работы на каждую неделю зачастую
не превышает 40 часов.
Подсчёт показателя рабочего времени на некоторые календарные периоды
(месяц, квартал, год) в совокупности с указанной продолжительностью рабочего
времени в неделю выражается федеральным органом исполнительной власти,
который ответственен за выработку государственной политики и нормативно-
правовое регулирование в трудовой сфере.
Чтобы учитывать рабочее время, внедряются следующие обобщенные
формы первичной учетной документации:
• Т-12 Табель учета отработанного времени и подсчета заработной
платы;
• Т-13 Табель учета отработанного времени.
Специфика табельного учета состоит в ежедневном отслеживании явки
работников на свои рабочие места, их уход с работы, случаи неявок с описанием
причин опозданий, длительности простоя, учета сверхурочной работы и т. д.
Табель учета отработанного времени и подсчета заработной платы (по
форме № Т-12) используется для учета времени, которое отработал или не
отработал каждый работник компании, для отслеживания соблюдения
сотрудниками указанного режима рабочего времени, для представления данных
об отработанном времени, подсчёта З/П, а также для представления
статистической отчетности по трудовой деятельности.
В случае раздельного ведения контроля рабочего времени и подсчета
итоговых сумм заработной платы возможно использования раздела 1 «Учет
рабочего времени» табеля по форме № Т-12 в виде самостоятельного документа
без учета второго раздела «Расчет с персоналом заработной плате».
Форма № Т-12 подготавливается в едином экземпляре уполномоченным
лицом, ответственным за данные операции, подписывается руководителем
24
конкретного департамента и сотрудником кадровой службы. Готовая форма
отправляется в бухгалтерию, использующую табель в качестве главного
основания для начисления оплаты труда сотрудникам компании.
Табель учета времени работы (форма № 9 Т-13) используется для
контроля рабочего времени и актуален в процессе автоматической обработки
всех поступающих данных.
Такая форма также делается в едином экземпляре уполномоченным
лицом, ответственным за данную операцию, подписывается руководителем
конкретного департамента и сотрудником кадровой службы. Готовая форма
отправляется в бухгалтерию, использующую табель в качестве регулятора в
процессе перечисления заработной платы сотрудникам компании. Для указания
каждодневных затрат рабочего времени за месяц на любого сотрудника в табеле
(формы № Т-12 и формы № Т-13) есть две строки: первая строка для отметок
заранее установленных видов затрат рабочего времени, а вторая строка для
записи суммы часов по ним. Коррективы в табеле касательно причин неявок на
работу, неполном рабочем дне, работе сверх установленных норм и других
отступлениях от установленных условий работы должны указываться только на
основании документов, оформленных правильным образом (больничный лист,
справка о реализации государственных обязанностей и т. д.).
Контроль рабочего времени выполняется в табеле методом сплошной
фиксации явок и неявок на работу либо путем фиксации только отклонений от
нормы (неявок, опозданий и т. д.).
Внутриобъектовый и пропускной режимы представляют собой основные
элементы системы защиты информации учреждения.
Пропуска, находящиеся в обращении, учитываются в книге учета
выданных пропусков.
Изъятые из обращения, погашенные, утерянные, не найденные после
выдачи дубликатов пропуска, испорченные бланки, утратившие силу образцы
пропусков, хранятся в течение месяца, после чего уничтожаются по акту путем
сжигания и списываются по книге учета.
25
В акте на списание пропусков указывается дата составления акта, состав
комиссии, количество уничтоженных пропусков (утерянных, погашенных, но в
последствии найденных, испорченных бланков по каждому виду и их номера).
Акт подписывается всеми членами комиссии, утверждается
руководителем объекта и скрепляется печатью.
Ежегодно по состоянию на 1 января производится инвентаризация
бланков, действующих и погашенных пропусков.
Правильность учета, хранения бланков и пропусков проверяется
ежеквартально.
В настоящее время заказ пропусков ведется на основании
заблаговременно подаваемых заявок.
Прием документов заявителей осуществляется сотрудниками учреждения
в соответствии с требованиями нормативно-правовых актов учреждения и ее
политикой безопасности, на основании которых происходит подготовка,
согласование и выдача документов.
Обращения заявителей, желающих получить пропуск, оформляются на
бланках установленного образца. Выдача пропуска либо мотивированного
отказа осуществляется сотрудниками службы безопасности в сроки,
установленные приказом начальника службы по направлению своей
деятельности.
Регистрация обращений заявителей осуществляется сотрудниками КПП в
журнале учета заявок на выдачу пропусков.
Характеристика процесса приёма и обработки заявок на получение
пропусков приведена на рисунке 1.6.
26
Рисунок 1.6 Характеристика деятельности сотрудника по учету рабочего
времени
Декомпозиция данного процесса приведена на Рисунке 1.8.
Рисунок 1.7 Декомпозиция деятельности сотрудника компании
Таким образом, в настоящее время деятельность сотрудника КПП
заключается в следующем. Принимая от заявителя заявление на установленном
бланке, сотрудник регистрирует его в Журнале учета заявлений, проверяя
правильность заполнения заявления и удостоверяя личность заявителя путем
проверки паспорта.
27
Данные заявления и заявителя записываются в журнал, чем
осуществляется учет поступившего заявления.
В зависимости от типа заявления и необходимых заявителю документов,
сотрудник определяет перечень документов, которые необходимо потребовать
от заявителя, после чего отправляет перечень заявителю. После получения
необходимых документов сотрудник отправляет заявку на получение пропуска
на утверждение руководству учреждения. Запрос отправляются различными
способами – как электронной почтой с использованием почтового веб-клиента,
так и обыкновенной почтой. При этом перечень заявок, дата их отправки также
фиксируются в журнале. При поступлении ответов на заявки они также
фиксируются в журнале и на их основании подготавливается либо отказ в
получении пропуска, либо пропуск. Учет выдачи пропусков и их возврат
осуществляется в Журнале учета разовых пропусков.
После выдачи пропусков сотрудник составляет аналитические отчеты,
которые позволяют оценивать эффективность работы службы. Отчеты
подготавливаются путем выборки данных за определенный период и по
определенным заявлениям.
Существующий порядок работы сотрудника службы связан практически
исключительно с обработкой документов в ручном режиме, регистрация
заявлений и других документов осуществляется путем записи в журнале, что не
позволяет с большой скоростью и необходимой степенью достоверности
получать нужные отчеты.
Как выяснено руководством учреждения, часто возникает ситуация, когда
заявление или запрос не отмечается в журнале, либо при записи допускаются
ошибки, в результате чего формируется неверная информация о движении
документов, что не позволяет контролировать документооборот и выполнение
заявлений в полной мере.
Также из-за принятого порядка процесса учета заявлений, производимого
в настоящее время в ручном режиме, наблюдаются следующие недостатки:
Низкая скорость учета заявлений и других документов;
Низкая скорость и большая вероятность ошибок при анализе результатов
движения и построении отчетов;
28
Отсутствие возможности произвольного построения отчетов;
Низкая надежность хранения данных.
В связи с существующей тенденцией построения автоматизации
деятельности учреждения и для устранения выявленных недостатков также
должна быть автоматизирована.
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Схема документооборота заявки на получение пропуска и пропуска
приведена на рис. 1.8.
29
Заявка на
получение пропуска
Действие
Сотрудник службы
Оформление заявки
Отправка заявки на
утверждение
Исполнитель
Заявка на
получение
пропуска
Запрет выдачи
пропуска
Заявка на
получение
пропуска
Заявитель
Изучение заявки и
вынесение
решения по ней
Руководитель
Подготовка отказа
Пропуск
Оформление пропуска
Учет заявки в журнале
Заявка на
получение пропуска
Пропуск
Отметка в Журнале
Сотрудник охраны
Отказ в получении
пропуска
Пропуск
Выдача пропуска
Пропуск
Отметка на пропуске
при входе и выходе
Сдача пропуска
Пропуск
Прием пропуска и
отметка в журнале
Пропуск
Журнал учета
заявлений
Журнал учета
разовых пропусков
Рис. 1.8 Схема документооборота заявок на выдачу пропусков и
пропусков в OOO ПИЦ «КОЛИС»
30
Временные характеристики описанных процессов приведены в таблице
1.2.
Таблица 1.2
Характеристики описанных процессов
Действие
Среднее
количество
за рабочий день
Время, необходимое для
выполнении одного
действия, минут
Общее время,
минут
Учет заявления
10
10
100
Подготовка
заявления для
получение
резолюции
10
10
100
Подготовка отказов
3
15
45
Подготовка пропуска
15
7
105
Учет выдачи
пропуска
15
3
45
Учет возврата
пропуска
15
3
45
Подготовка отчетов
1
35
35
ИТОГО, минут:
475
Исходя из приведенных расчетов ежедневно сотрудник службы около 475
минут, то есть практически полный рабочий день, тратит на учет заявлений и
оформление пропусков, а также подготовку отчетов, что не является
рациональным использованием рабочего времени.
Для данного способа также характерны следующие недостатки:
Невысокая скорость и точность выполнения расчетов.
Неэффективное использование рабочего времени.
Бюрократия – увеличивающийся «поток» бумажной работы.
Возможность допущения ошибок из-за усталости сотрудников.
В результате проводимой автоматизации предполагается формировать
данный отчет в автоматическом режиме, включая отправление отчета на
электронную почту руководителя. Кроме того, планируется что с общим отчетом
за сутки, неделю или любой другой период можно будет ознакомится он-лайн,
включая наглядное построение графиков, облегчающее восприятие цифровой
информации.
31
Для этого необходимо разработать веб-приложение, позволяющее вносить
данные о заявках на пропуска, формировать отказы и пропуска, а также
автоматически подготавливать общий отчет.
Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств
автоматизации.
В случае использования вычислительной техники данный процесс
сводится к вводу данных в приложение и получению общего отчета. В таблице
1.7 произведен расчет эффекта внедрения.
Таблица 1.3
Расчет эффекта внедрения
Действие
Среднее
количество
за рабочий день
Время, необходимое для
выполнения одного
действия, минут
Общее время,
минут
Учет заявления
10
1
10
Подготовка
заявления для
получение
резолюции
10
1
10
Подготовка отказов
3
2
6
Подготовка пропуска
15
2
30
Учет выдачи
пропуска
15
3
45
Учет возврата
пропуска
15
2
30
Подготовка отчетов
1
1
1
ИТОГО, минут:
132
Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около 6
часов (475-132=342 минут) ежедневно, что позволяет увеличить эффективность
работы сотрудников OOO ПИЦ «КОЛИС».
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Разработку и проведение мероприятий по защите информационной
безопасности в OOO ПИЦ «КОЛИС» обеспечивает сотрудник отдела
информационных технологий.
32
Безопасность информационной системы рассматриваемого предприятия в
настоящее время достигается применением комплекса мер, в который входят
организационные, программные и аппаратные решения.
Основной организационной мерою является использование и строгое следование
положений, указанных в политике безопасности предприятия.
В настоящее время для обеспечения информационной безопасности
компании применяются такие средства, как:
Организационные меры по защите персональных данных включают в
себя:
разработка организационно – распорядительных документов, которые
регламентируют весь процесс получения, обработки, хранения, передачи и защиты
персональных данных
определение круга лиц, допущенного к обработке персональных данных;
организация доступа в помещения, где осуществляется обработка ПДн;
разработка должностных инструкций по работе с персональными
данными;
установление персональной ответственности за нарушения правил
обработки ПДн;
определение продолжительности хранения ПДн и т.д.
В системе обеспечения безопасности проводятся следующие мероприятия:
в системе назначен администратор безопасности;
за каждое устройство назначен ответственный за его эксплуатацию;
системный блок компьютера опечатан печатями ответственного и
работника IT-службы;
используются съемные жесткие диски, а по окончании рабочего дня они
убираются в сейф;
так как нет необходимости в эксплуатации CD-ROM, дисководов, они
сняты с компьютеров;
установка любого программного обеспечения производится только
работником IT-службы;
для разграничения доступа сотрудников используется сочетание паролей
и смарт-карт (токенов). Пароли генерируются администратором безопасности,
выдаются пользователю под роспись и хранится им также как и другая
конфиденциальная информация;