33
запрещено использование неучтенных носителей информации. На
учтенных носителях выполняется маркировка, например, гриф, номер, должность и
фамилия сотрудника.
Кроме того, проводится регулярное резервное копирование информации и
применяется антивирусное программное обеспечение.
Для защиты информации в системе документооборота предприятия
используется программный комплекс VipNet.
Применение ViPNet позволяет организовать систему электронного
документооборота со следующей функциональностью:
• конфиденциальный обмен информацией;
• юридическая значимость документов;
• гибкая настройка автоматической обработки исходящих и входящих
документов (файлов);
• возможность плавного расширения сети до уровня VPN.
Организация электронного обмена конфиденциальной информацией происходит
следующим образом:
• Администратор сети ViPNet с помощью ПО ViPNet Administrator
формирует ключи для защиты информации.
• Администратор сети ViPNet проводит настройку сервера CryptoService
для взаимодействия узлов внутренней и внешней сети.
• Администраторы ViPNet-сетей филиалов «А» и «Б» обмениваются
информацией для создания общих ключей защиты.
• Пользователь ПО ViPNet Деловая почта проводит первичную
инициализацию ключей защиты. После этого пользователь получает возможность
участвовать в защищенном документообороте:
Настраивать правила автоматической обработки исходящих и входящих
сообщений.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации OOO ПИЦ «КОЛИС»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Для автоматизации задачи учета пропусков применяются
специализированные системы, которые могут как и входить в состав систем
34
контроля и управления доступом, так и разрабатываться и использоваться в
качестве отдельных программных решений.
Проанализируем возможности следующих систем:
Система заказа пропусков и учета посетителей VisitorControl;
Система контроля и управления доступом "Проходная-бюро пропусков";
Бюро пропусков IDmatic.
VisitorControl – это система регистрации, учета и контроля посетителей на
объектах, пропускной режим которых ограничен требованиями безопасности.
VisitorControl представляет собой программно-аппаратный комплекс для
гибкой автоматизации процессов контроля посетителей на любых объектах
уровня предприятий, бизнес центров, офисных или иных зданий с учетом их
требований к системе пропусков и особенностей инфраструктуры (здания,
проходные, ресепшн, организационные структуры компаний и др.).
Полнофункциональное программное решение для контроля посетителей
VisitorControl охватывает все процессы: от предварительного заказа пропуска,
согласования и доставки его на проходную - до простановки отметки о выходе
гостя из здания.
Основные функции:
регистрация посетителей;
фотографирование посетителей и/или документов;
ускоренное распознавание документов посетителей (паспорт РФ и др);
выдача временных и разовых пропусков;
предварительный заказ пропусков по сети или через интернет;
согласование (визирование) заявок на пропуск уполномоченными
лицами;
контроль посетителей по «черному» списку;
учет автомобилей посетителей;
учет вноса/выноса материальных ценностей;
отчеты on-line, история посещений.
По своей технологии система VisitorControl идентична Интернет-сайту, но
используется не в Интернете, а во внутренней сети организации. Это позволяет
любому сотруднику входить в систему через стандартную программу MS
Internet Explorer – то есть не требуется установка дополнительного ПО на
35
компьютеры пользователей. Таким образом, внедрение автоматизированной
системы пропусков требует минимум ресурсов.
Для стабильной работы сервера необходим компьютер со следующим
оборудованием (в скобках указаны минимальные требования):
Аппаратные средства:
Тип: 2-х процессорный (1-процессорный);
Тип процессора: Intell Pentium Xeon 3000 (Pentium IV 2 ГГц);
Объем оперативной памяти: 4 Гб (2Гб);
Объем винчестера (или RAID-массива): 40Гб (зависит от количества
данных предполагаемых для хранения);
Сетевая карта: 1Gbps (100Mbps);
Свободный порт USB2.0 для электронного ключа системы;
Свободный порт USB2.0 для электронного ключа подсистемы
распознавания (в случае серверного распознавания);
Программные средства:
Операционная система: Семейство Windows Server 2003+SP2 / 2008
R2+SP1 ;
СУБД: MS SQL Server 2005+SP3 / 2008 R2;
Стоимость программного продукта VisitorControl (лицензия на 100
пользователей) составляет 198 260 рублей [1].
Система "Проходная/Бюро пропусков" предназначена для
автоматического и автоматизированного регулирования входа и выхода
сотрудников и посетителей организации через три пункта прохода,
оборудованных турникетами, а также автоматизированной выдачи "электронных
пропусков". Система позволяет вести протоколирование событий доступа,
действий операторов и данных о работе оборудования в "системном журнале", а
также вести учет рабочего времени, формировать отчеты на основе выбранных
критериев с возможностью просмотра на экране и печати на принтере.
Система для контроля и управления доступом "Проходная/Бюро
пропусков" выполнена на базе программного комплекса TSS-2000Profi.
Каждый сотрудник или посетитель предприятия получает идентификатор
("электронный ключ") - пластиковую карточку или брелок с содержащимся в ней
36
индивидуальным кодом. Перед выдачей "электронного ключа" его код и данные
о его будущем владельце заносятся в базу данных системы.
Регистрация осуществляется уполномоченным сотрудником Бюро
пропусков и напоминает заполнение полей в стандартной "учетной карточке".
Для занесения кода "ключа" оператору достаточно коснуться им контрольного
считывателя, установленного на рабочем месте рядом с компьютером.
Необходимые текстовые данные (Ф.И.О., должность, подразделение,
паспортные данные и т.д.) вводятся в поля с помощью клавиатуры компьютера.
В специальное окно "карточки" с помощью электронного фотоаппарата,
видеокамеры или ручного сканера заносится изображение владельца
"электронного ключа". При использовании последнего, оператору достаточно
просканировать фотографию в паспорте. В процессе задания ограничений
доступа можно указать начальную и конечную дату периода действия "ключа", а
также доступные пункты прохода (турникеты) и интервалы времени по дням
недели, в течение которых можно пройти через указанные турникеты с
помощью данного "электронного ключа". Причем, ограничения доступа,
заданные для какого-либо из сотрудников или посетителей, можно с помощью
нажатия двух клавиш автоматически распространить на всех или на выбранных
по какому-либо критерию владельцев "ключей" (например, на работников
определенного отдела).
Полная процедура регистрации занимает не более 2-3 минут.
Конфигурация IDmatic solo системы изготовления и учёта пропусков
IDmatic является базовой и включает в себя все основные функции системы
IDmatic.
Система состоит из серверной и клиентской части. Серверная часть
системы предназначена для хранения информации и ведения баз данных
выданных пропусков, конфигурации системы и полномочий пользователей.
Клиентская часть устанавливается на рабочее место персонала бюро пропусков.
Клиентский модуль обеспечивает выполнение всех основных функций по
оформлению, выдаче и учету пропускных документов. АРМ персонала также
оснащается всем необходимым дополнительным оборудованием - принтер,
сканер для документов, цифровая видеокамера и т.д.
37
В конфигурации IDmatic solo возможна установка серверной и клиентской
частей системы на один компьютер.
В клиентской части IDmatic solo устанавливается основной клиентский
модуль системы IDmatic, позволяющий выполнять основные функции по
оформлению и учету пропускных документов.
Включает в себя следующие клиентские модули:
IDmatic- Клиент IDmE-R201101 (Основной клиентский модуль - включает
в себя следующие функции для систем регистрации, хранения и учета
персональных данных.)
Фотографирование персон с использованием подключенного
оборудования и ввод изображения (фотографии) персоны в базу данных системы. Для
каждой персоны возможно хранение нескольких фотографий;
Ввод и хранение данных о сотрудниках, клиентах, посетителях и других
категориях персон, возможность вывода указанных данных на экран и печать в виде
личной карточки.
Ввод и хранение данных о пропусках, выданных персоне, в том числе о
«радиокартах», выданных вместе с пропуском.
Поиск сведений о персоне с помощью гибкой системы фильтрации
данных, а также по фотоизображениям.
Возможность изменения данных о статусе каждого пропуска
(«Изготовлен», «Выдан», «Испорчен», «Утерян», «Возвращен», «Уничтожен») с
автоматической регистрацией даты изменения статуса. При изменении статуса
пропуска или его корректировке администратором системы должно также надлежащим
образом изменяться значение дополнительного информационного поля «Статус
пропуска».
Администрирование доступа к отдельным функциям системы.
Полномочия доступа к информации пользователей системы должны иметь до 15
градаций и устанавливаться администратором.
Доступ оператора к системе по индивидуальному имени и паролю.
Сетевая конфигурация IDmatic net системы изготовления и учёта
пропусков IDmatic предназначена для автоматизации деятельности Бюро
пропусков по оформлению и учету пропускных документов на предприятиях и в
организациях малого и среднего размера. IDmatic net обеспечивает
функционирование системы, содержащей не более 5000 записей.
38
Система состоит из серверной и клиентской части. Серверная часть
системы, как правило, устанавливается на отдельный компьютер (сервер). Она
предназначена для хранения информации и ведения баз данных выданных
пропусков, конфигурации системы и полномочий пользователей.
Клиентская часть устанавливается на одно или несколько рабочих мест
персонала бюро пропусков. Клиентский модуль обеспечивает выполнение всех
функций по оформлению, выдаче и учету пропускных документов. Возможна
специализация клиентских рабочих мест по набору выполняемых функций
(АРМ постоянных пропусков, АРМ временных пропусков и т.п.). Серверное и
клиентское оборудование связаны между собой по локальной вычислительной
сети. АРМ персонала, в зависимости от выполняемых функций, оснащаются
всем необходимым дополнительным оборудованием – принтер, сканер для
документов, цифровая видеокамера и т.д.
В клиентской части конфигурации IDmatic net системы изготовления и
учета пропусков, помимо основного клиентского модуля, устанавливаются
дополнительные сервисные модули, расширяющие возможности системы.
Исходя как из функциональных показателей, так и из цены продуктов
можно сделать следующий вывод. Проведенный анализ показывает, что ни одна
из них в полной мере не отражает потребности предприятия, не учитывает
правила ведения внутреннего документооборота компании, установленного
стандартами предприятия, и, как следствие, нуждается в доработке. Доработка
рассмотренных систем может быть связана со значительными финансовыми
затратами, в связи с чем покупка или доработка готовой системы должна быть
признана нецелесообразной.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Понятие стратегии автоматизации включает в себя базовые принципы,
используемые при автоматизации предприятия. В ее состав входят следующие
компоненты:
Цели области деятельности предприятия и последовательность, в
которой они будут автоматизированы;
39
Способ автоматизации: по участкам, направлениям, комплексная
автоматизация, хаотичная;
Долгосрочная техническая политика - комплекс внутренних
стандартов, поддерживаемых на предприятии;
Ограничения: финансовые, временные и т.д.;
Процедура управления изменениями плана.
Автоматизация - один из способов достижения стратегических бизнес -
целей, а не процесс, развивающийся по своим внутренним законам. Во главе
стратегии автоматизации должна лежать стратегия бизнеса предприятия: миссия
предприятия, направления и модель бизнеса. Таким образом, стратегия
автоматизации представляет собой план, согласованный по срокам и целям со
стратегией организации.
Критериями выбора стратегии автоматизации на предприятии OOO ПИЦ
«КОЛИС» является расширение и добавление функционала системы после его
внедрения, быстрая окупаемость системы, ограничения временных затрат. В
связи с этим рассмотрим возможность применения одной из трех стратегий
автоматизации:
Хаотичная автоматизации предполагает установку частей ИС по
мере возможностей. Представляет собой заплатку. Является наиболее плохим
вариантом с точки зрения долгосрочного эффекта. Полное отсутствие
стратегического плана развития ИС. Потребность во внедрение чаще всего
определяется сиюминутными задачами;
Автоматизация по участкам – это процесс автоматизации отдельных
производственных или управленческих подразделений объединенных по
функциональному признаку. Внедрение характеризуется большой
трудоемкостью для эффективной реализации стратегии обязательно наличие
стратегических и оперативных планов. Данный подход выбирается: когда
инвестиционные ресурсы недостаточны для полной автоматизации предприятия,
когда автоматизация участка позволяет достичь существенного эффекта;
Автоматизации по направлениям – автоматизация отдельных групп,
бизнес-процессов (направлений), таких как производство, сбыт управления
финансами.
40
Предполагается, меняем объект, меняем предметную область;
Выбор системы сильно зависит от вида услуг и состава затрат;
Внедряем систему, мы получаем “конструктор”
автоматизированных рабочих мест.
Хаотичная стратегия не подходит, так как предполагаем использование
информационной системы в долгосрочной перспективе и предполагаем
расширение и добавление функционала системы. Автоматизация по участкам
предполагает, автоматизацию отдельных отделов компании. Способ
автоматизации по направлениям, наиболее подходящий, так как в данном случае
будет происходить автоматизация одного направления - планирования.
Стратегия автоматизации в первую очередь должна соответствовать
приоритетам и стратегии (задачам) бизнеса. В понятие стратегии также должны
входить пути достижения этого соответствия.
Разработка автоматизированной информационной системы специалистами
осуществляться в несколько этапов:
Определение и согласование задачи с генеральным директором;
Разработка и согласование технического задания, определение
дополнительных функций и возможностей;
Выполнение работ согласно тех. заданию;
Тестирование всех программных и аппаратных средств и внедрение.
Разработка и внедрение автоматизированной информационной системы
компании OOO ПИЦ «КОЛИС» будет проходить следующим образом:
Предпроектный аудит. На этом этапе отдел информационных
технологий проводит маркетинговое исследование, определяет цели и задачи
проекта. Исходя из результатов исследования, определяются функциональные
возможности будущей автоматизированной информационной системы;
Выбор решения. На втором этапе выбирается и согласуется с
генеральным директором оптимальное программное и аппаратное решение,
которое позволит успешно решить все поставленные перед отделом
информационных технологий задачи;
Обучение. Параллельно с разработкой автоматизированной
информационной системы проводится обучение сотрудников отдела с
41
будущими системами по обеспечению автоматизации деятельности компании.
Это позволит компании не только максимально полно использовать имеющиеся
возможности создаваемого комплекса по автоматизации деятельности компании,
но и существенно сэкономить в будущем на поддержке разрабатываемой
системы;
Разработка технического задания. Один из самых важных и
сложных процессов – разработка технического задания. От того насколько
качественно будет сделан этот этап, зависит результат всей работы. На этом
этапе мы формулируем и расписываем задачи с точностью, достаточной для
понимания, как руководством, так и исполнителем;
Тестирование проекта. После выполнения всех основных работ по
проектированию и разработке сайта проводится тестирование его
работоспособности на ранее сформированной товарной базе. Все выявленные в
ходе тестирования ошибки и недочёты немедленно устраняются в рамках
технического задания;
Сдача проекта. Сдача готового проекта, демонстрация всех
возможностей, ранее описанных в техническом задании на разработку
автоматизированной информационной системы.
Все работы ведутся в строгом соответствии с техническим заданием,
разрабатываемым специалистами компании. Разработка технического задания
проводится после проведения предпроектного аудита и сама по себе является
важным этапом работ по созданию автоматизированной информационной
системы.
Проанализировав данные варианты стратегий, была выбрана стратегия
автоматизации по участкам, так как это наиболее подходящий вариант для
нашего предприятия.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
В этом разделе рассматриваются базовые возможные варианты
приобретения ИС для компании, а также описывается эффект от процесса их
42
внедрения, потенциально оказанный на саму фирму. Выявлены главные
недостатки и преимущества всех рассмотренных способов приобретения.
Сегодня есть несколько вариантов решения поставленной задачи, касаемо
приобретения:
• Покупка готового ПО;
• Покупка готового ПО и его модификация под требования клиента;
• Создание собственного ПО;
• Доработка уже имеющегося и находящегося в работе ПО.
Покупка готового ПО - один из наиболее простых вариантов, не
требующих других затрат, кроме финансовых. Среди преимуществ такого
способа можно назвать минимальные временные затраты и усилия на внедрение
продукта. Также есть очень большая вероятность купить хороший и актуальный
продукт из последних разработок, ввиду повышенной конкуренции на данном
рынке. Основными недостатками становится значительная дороговизна,
поскольку хороший продукт просто не может стоить дешево, к примеру, те, что
были рассмотрены в пункте 1.3.1 систем, и нельзя адаптировать систему под
себя на 100%, даже применяя все её функции по максимуму. Последним
недостатком можно назвать возможность возникновения критических ошибок
из-за несовместимости системы и структурной организации предприятия, для
устранения которых будут нужны немалые временные затраты, поскольку
скорее всего придется обращаться к производителю.
Покупка готового ПО и его модификация под требования клиента - это
улучшенный первый вариант приобретения, но с сохранившимся единственным
недостатком - это предполагаемая высокая стоимость. Такой вид приобретения
дает возможность в буквальном смысле «подогнать» все параметры ПО под
нужды потребителя и условия работы, что минимизирует вероятность
реализации критических ошибок. Но важно учитывать, что на слишком глубокие
изменения системы могут занимать значительные промежутки времени, т.к.
разработчикам компании необходимо будет понять код продукта.
Создание собственного ПО - самый длительный способ получения
нужного продукта. Группа специалистов IT отдела, отдела программных
разработок реализует свой собственный продукт для своей же компании,