26
Функциональная модель предназначена для описания существующих
бизнес-процессов на предприятии. Методология IDEF0 предписывает
построение иерархической системы диаграмм – единичных описаний
фрагментов системы [16].
Моделирование предметной области будет выполнено при помощи CASE-
средства AllFusion ERwin Data Modeler.
IDEF0 (Function Modeling) – методология функционального
моделирования и графическая нотация, предназначенная для формализации и
описания бизнес-процессов. Отличительной особенностью IDEF0 является её
акцент на соподчинённость объектов. В IDEF0 рассматриваются логические
отношения между работами, а не их временная последовательность [7].
Для выполнения моделирования деятельности по учету спроса на
ассортимент товаров строится контекстная модель IDEF0, рисунок 1.6.
Рис. 1.6 Контекстная IDEF0 диаграмма деятельности по учету спроса на
ассортимент товаров ООО «ПКФ ЭнергоСофт»
Контекстная диаграмма дает представление об информации, на основании
которой производится выполнение данного бизнес-процесса, а так же
USED AT: AUTHOR: DAT E:
REV:PROJECT: Деятельность по учету спроса на
ассортимент товаров ООО "ПКФ ЭнергоСо фт"
18.11.2019
05.12.2019
NOT ES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DAT E CONTEXT :
TOP
NODE: TIT LE: NUMBER:
Деятельность по учету спроса на ассортимент ООО "ПКФ
ЭнергоСофт"
A-0
Инфор мация
о клиентах
Отчет по об ъему
закупок товаров
Должностные
инструкции
сотру дников
Инфор мация об оплаченных
заказах
Инфор мация о
посту плении товаров
Заказы товаров клиентом
Закупаемые товары
Нормативные
акты и законы
РФ
Менеджер по
закупкам
Отчет "Оценка товарных
запасов"
MS Excel
Вопросы по предпочтениям
клинетов
Отчет о про дажах
Отчет по закупаемым
товарам
Остатки товаров
Номенклатура товар ов
Анкета
предпочтений
клиентов
00р.
Деятельность по учету спроса
на ассортимент ООО "ПКФ ЭнергоСофт"
Т очка зрения: Разработчик информацио нной системы
Цель: Про ектирование ИС учета спроса на ассо ртимент
товаров
27
показывает результатные выходные данные, которые могут быть получены в
ходе данной деятельности. Можно выделить основные бизнес-процессы
деятельности по учету спроса на ассортимент товаров:
1. Обработка заказов.
2. Проверка наличия товара на складе.
3. Оформление продаж.
4. Оценка спроса на ассортимент товаров.
5. Планирование закупок товаров.
Для рассмотрения более подробно всех бизнес-процессов данной
деятельности строится декомпозиция контекстной IDEF0 модели, рисунок 1.7.
Рис. 1.7 Декомпозиция IDEF0 диаграммы деятельности по учету спроса на
ассортимент товаров ООО «ПКФ ЭнергоСофт»
Декомпозиция контекстной диаграммы позволяет определить
последовательность, по которой менеджер по закупкам производит получение,
обработку и анализ данных, получает сведения о текущих заказах на закупку
товаров и производит анализ и учет спроса на ассортимент товаров полученный
на основе данных о продажах, т.е. объективных данных отражающих
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJECT: Деятельность по учету спроса на
ассортимент товаров ООО "ПКФ ЭнергоСо фт"
18.11.2019
05.12.2019
NOT ES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT :
A-0
NODE: T IT LE: NUMBER:
Деятельность по учету спроса на ассортимент ООО "ПКФ
ЭнергоСофт"
A0
Инфор мация о
клиентах
Отчет по об ъему
закупок товаров
Должностные инструкции
сотру дников
Инфор мация об
оплач енных заказах
Инфор мация о
посту плении товаров
Заказы товаров
клиентом
Закупаемые
товары
Нормативные акты
и законы РФ
Менеджер по
закупкам
Остатки товаров
MS Excel
Вопросы по
предпочтениям
клинетов
Отчет о про дажах
Отчет по
закупаемым
товарам
Сведения о
товарах для
закупки
Т овары в
наличии
Сведения об
отсутствующих
товарах
Сведения о
товарах для
закупки
Оформленный
заказ на
закупку
Отчет "Оценка
товарных запасов"
Анкета
предпочтений
клиентов
Номенклатура
товаров
10р.
Обработка заказо в
20р.
Проверка наличия
товаров на складе
30р.
Оформление продаж
40р.
Оценка спроса на
ассортимент товаров
50р.
Планирование
закупок товаров
28
потребность в товарах, а так же на основании данных опросов и обработке
полученных анкет пользователей, для изучения их предпочтений и
формирования ассортимента согласно предпочтениям клиентов [17].
Первым этапом выполнения данного бизнес-процесса является обработка
данных о заказах клиентов и формирования на их основе закупки товаров у
поставщиков, или же оформления реализации (продажи) товаров, в случае если
они есть в наличии. Для этого производится сбор сведений о требуемых товарах
и их количестве, регистрация данной потребности клиента в виде заказа, а так же
формирование на его основании заказа на закупку.
Декомпозиция IDEF0 диаграммы второго уровня деятельности по
обработке заказов представлена на рисунке 1.8.
Рис. 1.8 Декомпозиция IDEF0 диаграммы второго уровня деятельности по
обработке заказов
На основании обработанных данных о заказах на закупку товара менеджер
по закупкам должен проверить наличие данных товаров на складе. Для этого
производится обработка данных о поступлении товаров, а так ж текущее
состояние склада.
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJECT: Деятельность по учету спроса на
ассортимент товаров ООО "ПКФ ЭнергоСо фт"
04.12.2019
04.12.2019
NOT ES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT :
A0
NODE: T IT LE: NUMBER:
Обработка заказов
A1
Менеджер по закупкам
Должностные инструкции со трудников
MS Excel
Оформленный
заказ на
закупку
Заказы товаров
клиентом
Сведения о товарах
для закупки
Инфор мация о клиентах
10р.
Регистрация заказа
для закупки
20р.
Оформление заказа
для закупки
29
Производится рассмотрение запасов товаров по всей имеющейся
номенклатуре и если товаров по остаткам требуемого количества не находится,
то производится учет потребности в товарах для дальнейшей закупки, а если
необходимое количество товаров есть, то передаются данные для оформления
продажи и изменения остатков товаров в сторону уменьшения.
Декомпозиция IDEF0 диаграммы второго уровня деятельности по
проверке наличия товаров на складе представлена на рисунке 1.9.
Рис. 1.9 Декомпозиция IDEF0 диаграммы второго уровня деятельности по
проверке наличия товаров на складе
Уточнив объем товаров, которые могут быть проданы, производится учет
продажи. В случае если клиент готов оплатить заказ, то производится продажа
товаров в виде приема платежа и определение поставки товаров с закупки, куда
данные товары включаются. Менеджер по закупкам формирует список товаров,
которые должны быть приобретены в связи с оплатой клиентом, а не для
формирования ассортимента товаров организации.
Все проводимые мероприятия по отражению показателей продаж, закупок
производятся с применением табличного редактора MS Excel, так как в данный
USED AT: AUTHOR: DAT E:
REV:PROJECT: Деятельность по учету спроса на
ассортимент товаров ООО "ПКФ ЭнергоСо фт"
04.12.2019
05.12.2019
NOT ES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DAT E CONTEXT :
A0
NODE: TIT LE: NUMBER:
Проверка наличия товаров на складе
A2
MS Excel
Менеджер по закупкам
Должностные инструкции со трудников
Сведения о товарах
для закупки
Сведения об
отсутствующих
товарах
Остатки товаров
Т овары в наличии
Номенклатура товар ов
Инфор мация о
посту плении
товаров
Т овары на складе
10р.
Учитывать поступление
20р.
Учитывать остатки
30р.
Учет треб уемых товаров
30
момент это единственное средство, которое позволяет вести учет аналитики для
менеджера по закупкам с целью проведения изучения спроса на товары и учет
продаж товаров по предоплаченным заказам. Для ведения непосредственно
учета продаж и документального подтверждения факта продажи работает
подразделение по работе с клиентами [20].
Декомпозиция IDEF0 диаграммы второго уровня деятельности по
оформлению продаж представлена на рисунке 1.10.
Рис. 1.10 Декомпозиция IDEF0 диаграммы второго уровня деятельности по
оформлению продаж
Получив данные о продажах, а так же о закупках, на основании
проведенных продаж менеджер по закупкам производит анализ спроса на
ассортимент товаров и формирует список товаров, которые пользуются спросом
у клиентов, а так же товаров с максимальной оборачиваемостью и долей в
спросе от всего ассортимента товаров.
Данные показатели можно назвать объективными, поскольку они
основываются на приобретении, т.е. клиенты готовы платить за данные товары,
что является подтверждением популярности и востребованности товаров.
USED AT: AUTHOR: DAT E:
REV:PROJECT: Деятельность по учету спроса на
ассортимент товаров ООО "ПКФ ЭнергоСо фт"
04.12.2019
05.12.2019
NOT ES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DAT E CONTEXT :
A0
NODE: TIT LE: NUMBER:
Оформление продаж
A3
Менеджер по закупкам
Должностные инструкции со трудников
MS Excel
Нормативные акты и законы РФ
Инфор мация об оплаченных заказах
Т овары в наличии
Отчет о про дажах
Сведения о товарах
для закупки
Оформленный заказ на закупку
10р.
Оформление продажи
20р.
Прием оплаты по закупке
31
Другой способ изучения потребительских предпочтений и изучения
спроса на товары - это проведение опросов и анкетирование. Данный способ
позволяет со слов клиентов сформировать потребительские предпочтения, на
основании которых могут быть произведены закупки товаров и их последующая
реализация.
Декомпозиция IDEF0 диаграммы второго уровня деятельности по оценке
спроса на ассортимент товаров представлена на рисунке 1.11.
Рис. 1.11 Декомпозиция IDEF0 диаграммы второго уровня деятельности по
оценке спроса на ассортимент товаров
Основная задача снабжения запасами состоит в обеспечении склада
товаром в соответствии с возможностями его хранения, на данный период, при
полном удовлетворении заказов потребителей. Закупка товаров всегда связана с
анализом потребностей покупателей, а также с оценкой имеющегося товарного
ассортимента в организации.
Задачей службы снабжения является оценка имеющегося товарного
ассортимента и остатков на складе. В случае если на складе уже имеются запасы
каких-либо товаров, и заказов на них от покупателей нет, то данный товар не
USED AT: AUTHOR: DAT E:
REV:PROJECT: Деятельность по учету спроса на
ассортимент товаров ООО "ПКФ ЭнергоСо фт"
04.12.2019
05.12.2019
NOT ES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DAT E CONTEXT :
A0
NODE: TIT LE: NUMBER:
Оценка спроса на ассортимент товаров
A4
Должностные инструкции со трудников
Менеджер по закупкам
MS Excel
Нормативные акты и законы РФ
Оформленный
заказ на закупку
Сведения об
отсутствующих товарах
Закупаемые товары
Отчет "Оценка товарных запасо в"
Вопросы по предпочтениям клинетов
Анкета пр едпочтени й клиентов
10р.
Расч ет коэффициента
товарных запасов
20р.
Учет и обр аботка
данных ан кет
30р.
Учет показателей спроса
на товары
32
должен закупаться. Если же на товар есть спрос, и на складе запасы
отсутствуют, то данных товар должен быть включен в закупку. Контроль за
выполнением заказов и обеспечением обслуживания клиентов также является
одной из важных задач обеспечения товарных запасов и проведения закупок.
Получив данные о востребованном и предоплаченном ассортименте
товаров производится закупка у поставщиков.
Декомпозиция IDEF0 диаграммы второго уровня деятельности по
планированию закупок товаров представлена на рисунке 1.12.
Рис. 1.12 Декомпозиция IDEF0 диаграммы второго уровня деятельности по
планированию закупок товаров
Анализ спроса на ассортимент товаров ООО «ПКФ ЭнергоСофт»
позволяет более выверено и точно определять товары для приобретения с целью
последующей реализации, а так же выявлять неликвидные товары, которые не
пользуются спросом у клиентов с целью последующего отказа от их
приобретения. Так же данное изучение ассортимента позволит создать более
ориентированную на клиента политику поставок товаров, а так же выявить
товары с максимальным спросом, товары, занимающие максимальную долю в
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJECT: Деятельность по учету спроса на
ассортимент товаров ООО "ПКФ ЭнергоСо фт"
04.12.2019
05.12.2019
NOT ES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT :
A0
NODE: T IT LE: NUMBER:
Планирование закупок товаров
A5
Менеджер по закупкам
MS Excel
Должностные инструкции со трудников
Нормативные акты и законы РФ
Отчет по закупаемым
товарам
Закупаемые товары
Сведения о товарах
для закупки
Отчет по об ъему
закупок товаров
Т овары и объемы в
закупку
10р.
Учет закупаемых товаров
20р.
Оформление заку пки
30р.
Подготовка отчета по
составу закупки
33
ассортименте, а так же товары, пользующиеся потребительским предпочтением,
что может разнообразить и изменить ассортимент.
С целью обобщить данные бизнес-процессов, которые отражены на
диаграммах IDEF0 строится узловая модель, которая позволяет определить
функциональность проектируемой информационной системы, а также
закладывает основу для проектирования сценария диалога программного
обеспечения в дальнейшем при проектировании пользовательского интерфейса,
рисунок 1.13 [23].
Рис. 1.13 Узловая модель деятельности учету спроса на ассортимент товаров
ООО «ПКФ ЭнергоСофт»
Поскольку для выполнения данного бизнес-процесса отсутствуют средства
автоматизации в виде информационных систем, и труд по обработке всей
информации фактически является ручным, в связи с этим, возникла
необходимость в разработке и внедрении программного обеспечения
информационной системы «Учет спроса на продуктовый ассортимент» для
сотрудников отдела снабжения.
Основными целями проектирования информационной системы являются:
USED AT : AUT HOR: DAT E:
REV:PROJECT : Деятельность по учету спроса на
ассор тимен т то варов ООО "ПКФ Энер гоСофт"
18.11.2019
05.12.2019
NOT ES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICAT ION
READER DAT E CONTEXT:
A-0
TOP
NODE: TIT LE: NUMBER:
Деятельность по учету спроса на ассортимент ООО "ПКФ
ЭнергоСофт"
A0
USED AT : AUT HOR: DAT E:
REV:PROJECT : Деятельность по учету спроса на
ассор тимен т то варов ООО "ПКФ Энер гоСофт"
18.11.2019
05.12.2019
NOT ES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICAT ION
READER DAT E CONTEXT:
A-0
TOP
NODE: TIT LE: NUMBER:
Деятельность по учету спроса на ассортимент ООО "ПКФ
ЭнергоСофт"
A0
00р.
Деятельность по уч ету спроса
на ассорт имент ООО "ПКФ ЭнергоСофт"
10р.
Обрабо тка заказов
20р.
Проверка наличия
товар ов на складе
30р.
Оформление пр одаж
40р.
Оценка спроса на
ассор тимен т то варов
50р.
Планиро вание
закупо к товаров
Рег истрация заказа
для закупки
Оформление заказа
для закупки
Учитывать поступление
Учитывать остатки
Учет требуемых товаров
Оформление пр одажи
Прием оплаты по закупке
Расчет коэффициента
товар ных запасов
Учет и обрабо тка
данных анкет
Учет показателей спр оса
на товары
Учет закупаемых товаро в
Оформление закупки
Подготовка отч ета по
составу закупки
34
создание единой базы данных;
автоматизированная обработка и выдача отчетной информации;
выработка системы хранения, использования и предоставления
информации по запросу.
Внедрение информационной системы в деятельность отдела снабжения
является немаловажным фактором, позволяющим добиться высоких результатов
деятельности организации. Она может предоставить компании ООО «ПКФ
ЭнергоСофт», следующие конкурентные преимущества:
высокую скорость реакции на обращения клиентов;
повышение качества оказываемых услуг;
повышение лояльности существующих клиентов.
С помощью информационной системы учета спроса на продуктовый
ассортимент необходимо добиться упрощения операций по выполнению закупок
на основании оформленных заказов клиентов, составлению планов на продажи и
закупки товаров.
Информационная система «Учет спроса на продуктовый ассортимент»
должна позволять:
управлять данными: вводить, просматривать, изменять и
архивировать;
формировать отчеты по стандартным формам и по запросам;
экспортировать заявки из БД в документы формата Excel;
защищать данные: разграничивать права доступа к данным,
обеспечивать целостность БД, резервировать БД;
Цель проектирования информационной системы «Учет спроса на
продуктовый ассортимент» заключается в выполнении автоматизации
деятельности по работе с товарным ассортиментом организации, формировании
товарного ассортимента при закупках товаров у поставщиков, учет продаж.
Проектируемая информационная система предназначена для решения
следующих задач:
формирование закупки товаров и материалов на основании заказов
товара клиентами, на основании объемов продаж ходового товара, а также для
формирования запаса товарами и расходными материалами организации;
35
вести учет продаж товаров, их количество и стоимость;
формировать все необходимые виды отчетной документации по
закупкам, продажам;
улучшить качество обработки информации.
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
При выполнении работы, связанной с анализом данных по ассортименту,
спросу на товары в организации с применением ИС «Учет спроса на
продуктовый ассортимент», будет тратиться значительно меньше времени, а
пользователи могут получить возможность работать с поставщиками,
производить поиск оптимальной доставки и ценовой политики клиентов.
Рассмотрим пример, подтверждающий экономическую выгоду
использования проектируемой ИС «Учет спроса на продуктовый ассортимент» и
правильность использования вычислительных систем. Все работы и действия
сотрудников имеют свое выражение затрат в часах на выполнение той или иной
функции. Исходя из рассчитанных нормативных значений на обработку
документов можно определить, какое время тратят сотрудники на подготовку и
работу с документаций, и какие выгоды может предложить ИС.
В таблице 1.6 приведены показатели объёма информационных потоков и
трудовых затрат на их выполнение.
Таблица 1.6
Характеристики объёма информационных потоков
Наименование
документа
Частота
возникновения,
раз/год
Трудовые затраты
на обработку
одного документа,
чел.-час/док.
Трудовые затраты
на обработку
документа в год,
чел.-час/год
Отчет по спросу
12
6
72
Остатки товаров
300
0,5
150
Заказ товаров
300
0,2
60
Продажи товаров
300
0,2
60
Итог
6,9
342