36
Анализ товарного ассортимента производится на основании обработки
данных о продажах, сформированных заказах и поступлениях товаров. После
обработки исходных данных можно провести анализ имеющегося ассортимента
и определить недостаток товаров или их излишки. В среднем оплата труда
менеджера по снабжению составляет 150 руб./ч. Следовательно, стоимость
составление отчета по остаткам за год составит 150 руб./ч. * 150 ч. = 22500 руб.
При использовании ИС «Учет спроса на продуктовый ассортимент»,
время, потраченное на формирование отчета по остаткам, составит 0,1 часа. В
год данная операция будет занимать 30 ч. Следовательно, стоимость в год
составит: 150 руб./ч. * 30 ч. = 18000 руб.
Экономическая выгода только по формированию отчетов по продажам за
год составит: 22500 руб. – 4500 руб. = 18000 руб. Использование ИС «Учет
спроса на продуктовый ассортимент» при оформлении документов дает
положительный экономический эффект по оплате труда и увеличивает
производительность труда, что может привести к большей эффективности
сотрудников и минимизации издержек пи заказе товаров, которые не пользуются
спросом [7].
Менеджер по снабжению является ключевым звеном обработки
информации об ассортименте товаров, поскольку готовит данные для
проведения закупок, составе ассортимента на основании имеющихся данных о
продажах, остатках товаров, сезонности продаж и закупок.
Менеджер по снабжению обладает информацией, получаемой от
поставщиков, о ценах и их изменениях, что позволяет корректировать ценовую
политику организации, а так же предлагать варианты поставок продукции и
формирования запасов.
Работа с товарным ассортиментом начинается с момента продажи и заказа
товаров для осуществления продажи. Со службой снабжения согласовывается
объем закупок, а так же производится планирование закупок на последующие
периоды и на календарный год в целом. Служба снабжения контролирует
процесс наличия товаров и их ассортимента, а именно наличие всех товарных
позиций, наличие аналогов и заменителей, количество запасов.
37
Схема документооборота отчета по товарным остаткам товаров в ООО
«ПКФ ЭнергоСофт» представлена на рисунке 1.14.
Схема документооборота ведомости по товарным остаткам
Менеджер по работе
с клиентами
Менеджер по
снабжению
Начальник отдела
снабжения
Коммерческий
директор
Поступление товаровПродажи товаровОстатки товаров
Контроль
выполнения
Закупки на месяц
Отчет по продажам
Выполнене плана
продаж,
обеспеченность
товаром
Отчет по
выполнению плана
закупок и продаж
Заказы товаров
Отчеты по
выполнению плана
закупок
Выполнение
заказов
План закупок
Запасы товаров
Рис. 1.14 Схема документооборота по остаткам товаров
Схема документооборота отражает трудоемкость обработки информации,
а так же заинтересованность разных сотрудников в получении достоверной и
оперативной информации.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Специалисты ИТ отдела ООО «ПКФ ЭнергоСофт» непосредственно
осуществляют деятельность по защите информации. В их обязанности входит
утверждение документов по защите информации, разработка и утверждение
стратегии управления рисками, контроль выполнения процедур системы защиты
информации, оценка эффективности функционирования системы управления
38
информационной безопасностью. Процесс защиты информации инициируется
руководством и возлагается на структурных руководителей.
Перечень конфиденциальной информации ООО «ПКФ ЭнергоСофт»:
1. Сведения о текущей деятельности ООО «ПКФ ЭнергоСофт»:
сведения об условиях договоров, заключенных с контрагентами или
сторонними организациями;
сведения по финансовой отчетности ООО «ПКФ ЭнергоСофт»;
ценовая политика ООО «ПКФ ЭнергоСофт»;
сведения о внедрении новых видов услуг до момента их применения
на практике;
содержание и результаты переговоров с контрагентами ООО «ПКФ
ЭнергоСофт» или сторонними организациями;
инструкции и положения, регламентирующие деятельность внутри
ООО «ПКФ ЭнергоСофт»;
сведения по доступу к локальным сетям ООО «ПКФ ЭнергоСофт»;
используемые общесистемные программные прикладные средства
ООО «ПКФ ЭнергоСофт».
2. Сведения, касающиеся работников ООО «ПКФ ЭнергоСофт»:
штатное расписание, должностные оклады работников ООО «ПКФ
ЭнергоСофт»;
анкетные данные сотрудников;
все сведения, относящиеся к персональным данным [15].
3. Сведения о контрагентах ООО «ПКФ ЭнергоСофт»:
анкетные данные контрагентов;
предоставляемая ООО «ПКФ ЭнергоСофт» техническая, финансовая,
коммерческая информация о контрагентах ООО «ПКФ ЭнергоСофт»;
финансово-хозяйственная деятельность контрагентов;
любая иная информация о которой контрагентом было заявлено как о
конфиденциальной [15].
В процессе документооборота в организации производится обработка
персональных данных, при этом все сотрудники руководствуются положением
«Об обработке персональных данных» в ООО «ПКФ ЭнергоСофт» [19].
39
Обеспечение защиты персональных данных сотрудников организации и
клиентов осуществляется на основании федерального законодательства, а
именно федерального закона №152-ФЗ «О персональных данных».
Для защиты информации от внешних угроз через сеть интернет в ООО
«ПКФ ЭнергоСофт» используется межсетевой экран – программный и
аппаратный маршрутизатор, совмещённый с firewall. Эта система позволяет
осуществлять фильтрацию пакетов данных.
В качестве аппаратного средства обеспечения безопасности используется
маршрутизатор Cisco Cisco 3640. Маршрутизатор снабжен двумя интерфейсами
Ethernet для локальной сети.
Маршрутизатор Cisco 3640 имеет встроенную операционную систему
Cisco IOS, которая выполняет роль межсетевого экрана. В состав межсетевого
экрана входят стандартные средства обеспечения доступа: расширенные списки
доступа (ACL), системами блокировки (динамические ACL) и авторизацией
маршрутизации.
Для доступа к сети используется прокси сервер, а также установленный
перед ним аппаратный межсетевой экран, который блокирует угрозы
проникновения до сервера.
В организации повсеместно используется антивирусная защита Kaspersky
Endpoint Security 10 на каждом рабочем месте сотрудников и серверном
оборудовании.
В компании также разработаны организационные меры по обеспечению
информационной безопасности, а именно разработаны локальные нормативные
акты такие как:
1. Положение о порядке обработке и защите персональных данных.
2. Регламент информационной безопасности:
доступ сотрудников к служебной информации, составляющей
коммерческую тайну;
доступ к использованию программного обеспечения,
обеспечивающего накопление и хранение данных.
доступ к персональным данным сотрудников ООО «ПКФ
ЭнергоСофт».
40
3. Правила создания, хранения и использования парольной защиты
при работе со средствами автоматизации в ООО «ПКФ ЭнергоСофт».
4. Должностные инструкции сотрудников.
5. Соглашение о неразглашении и не конкуренции при увольнении.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Для автоматизации торговли и работы с номенклатурой товаров
разработано множество программных средств и информационных систем,
которые могут комплексно автоматизировать деятельность в данном
направлении. Существуют программные продукты, которые совместно с
современными техническими средствами позволяют создавать комплексные
решения, которые применяются на всех уровнях управления товарами,
продажей, закупкой, оформлением документации.
Анализ продуктового ассортимента непосредственно связан с
автоматизацией продаж и закупок. В связи с этим необходимо рассмотреть
программные продукты в этом сегменте рынка.
Анализ и учет спроса на ассортимент товаров, а так же получение
аналитики по ассортименту, анализ потребительских предпочтений является не
приоритетной задачей готовых программных решений в области торговли, а
скорее являются полезными дополнениями к имеющемуся функционалу.
Необходимо рассмотреть имеющиеся аналоги программных продуктов [25].
Система SugarCRM 7
Система SugarCRM 7 является средством автоматизации управления
процессом продаж. Она помогает менеджерам по продажам отслеживать и
распределять между собой сделки, осуществлять сопутствующие продажи
действующим клиентам. Программный продукт, как инструмент аналитики
может предоставлять информацию о предпочтениях клиентов, производить
операции продаж и послепродажной поддержки клиентов, обеспечивать работы
по поддержанию лояльности клиентов. Развиты отчеты и инструменты
41
аналитики по представлению данных в разрезе ассортимента, уровню продаж,
сезонности, коэффициентов отражающих уровень и доли на рынке.
Положительный эффект от внедрения программного решения:
концентрация внимания на наиболее прибыльных сделках;
сокращение времени учета данных о потенциальных клиентах;
отслеживание уровня выполнения квоты и эффективности работы.
Управление работой с контрагентами позволяет компании выстроить
прочные, более прибыльные взаимоотношения, основанные на понимании
статуса каждого клиента [25]. Пример интерфейса SugarCRM 7 представлен на
рисунке 1.15.
Рис. 1.15 Интерфейс программы SugarCRM 7
1С:Предприятие 8.3 «Управление торговлей 8.3» ПРОФ
Состав прикладных механизмов «1С:Предприятия» ориентирован на
решение задач автоматизации учета и управления предприятием. Использование
проблемно-ориентированных объектов позволяет разработчику решать самый
широкий круг задач складского, бухгалтерского, управленческого учета, расчета
зарплаты, анализа данных и управления на уровне бизнес-процессов [25].
42
Пример интерфейса 1С: Предприятие Управления торговлей 8.3 ПРОФ
представлен на рисунке 1.16.
Рис. 1.16 Интерфейс формы «Документы продаж» программы 1С: Управление
торговлей 8.3 ПРОФ
Галактика ERP 9.1
«Галактика ERP 9.1» комплексное программное решение, позволяющее
автоматизировать все функции и задачи логистики, а именно: управление
заказами и закупками, снабжением и сбытом, управление запасами, складами,
взаимоотношениями с поставщиками и получателями продукции и услуг, а
также контроль взаиморасчетов.
Программное решение «Галактика ERP 9.1» позволяет автоматизировать
основные управленческие и учетные процессы предприятия среднего бизнеса:
инструменты планирования продаж и закупок;
ведение учета всей имеющейся номенклатуры и данных от
поставщиков;
контроль исполнения плана;
анализ динамики данных по товарному ассортименту и другим
показателям;
финансовое планирование, оперативное финансовое управление;
43
контроль состояния склада и текущих складских запасов;
инструменты моделирования и прогнозирования экономических
показателей;
развитая аналитика и отчетность по деятельности компании;
производственное планирование и управление производством;
управление производственной логистикой;
управление материально-техническим обеспечением;
управление персоналом, расчет заработной платы;
управление взаимоотношениями с клиентами [25].
Пример интерфейса системы «Галактика ERP 9.1» представлен на рисунке
1.17.
Рис. 1.17 Интерфейс программы «Галактика ERP 9.1»
Рассмотренные программные решения имеют разную масштабируемость
и применяются для решения задач управления продажами, ведения учета,
включая оперативный, бухгалтерский и налоговый.
Все рассмотренные программные продукты имеют сходные
характеристики, но имеют различный по реализации функционал и основу для
44
хранения данных. На основании информации о готовых решениях необходимо
рассмотреть и сравнить все имеющиеся характеристики существующих
программных средств, и сделать выбор в пользу какого-либо решения, или
обосновать невозможность применения существующих решений.
Сравнение производится по различным функциональным критериям, а
также по стоимости программных продуктов, технологические критерии, а так
же способам работы и взаимодействия с другими программными решениями,
использование СУБД для хранения данных, возможности работы интерфейса и
его организация.
Сравнение готовых решений рассмотренных информационных систем
представлено в таблице 1.7.
Таблица 1.7
Сравнительная характеристика готовых решений автоматизации продаж
Характеристика
Галактика ERP 9.1
SugarCRM 7
1С: Управление
торговлей 8.3 ПРОФ
Лицензия
Платная
Бесплатная
Платная
Исходный код
Закрытый
Открытый
Открытый
Интерфейс
администрирования
Модуль ПО
Web
Модуль ПО, web
База данных
MS SQL Server,
Oracle
MySQL, PostgreSQL
Встроенная, MS SQL
Server
Операционная система
Windows 7 и выше
Windows 7 и выше,
Linux
Windows 7 и выше
Требует установки на сервере
Да
Да
Да
Языки программирования
Встроенный
PHP
Встроенный язык
Модульность
Нет
Да
Нет
Разграничение прав доступа
Да
Да
Да
Архитектура
Клиент-сервер
Клиент-сервер
Клиент-сервер
Модуль продаж
+
+
+
Модуль склада
+
-
+
Модуль отчетов
+
+
+
Ведение аналитики по
ассортименту, спросу
Да
Да
Нет
Инструменты маркетинга и
опросов
Нет
Да
Нет
Стоимость (без лицензии на
СУБД) сервер и 1 лицензия
65000
бесплатная
66000
45
На основании рассмотрения имеющихся аналогов систем
автоматизирующих деятельность предприятия в автоматизации продаж и сбыта
компании, а так же наличие инструментов по учету спроса на ассортимент
продукции можно сделать вывод о том, что для решения данной задачи подходят
все рассмотренные аналоги. В рассмотренных программных продуктах имеется
аналитика изучения продаж, показателей продаж и запасов.
Из всех рассмотренных программных систем наиболее подходящим
вариантом является 1С: Управление торговлей 8.3, которая позволит
автоматизировать работу с продажами и складом. Но при этом работа со
спросом на продуктовый ассортимент в системе не реализована и потребует
внедрения дополнительных модулей. Так же система требует капитальных
вложений на приобретение системы, установку дополнительных ключей для
каждого пользователя, а так же настройки системы для работы в
информационном пространстве организации.
Данные затраты не входят в планы организации. В связи с этим самым
оптимальным вариантом является разработка и внедрение собственной системы,
которая будет автоматизировать деятельность по учёту спроса на продуктовый
ассортимент ООО «ПКФ ЭнергоСофт».
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Существует четыре варианта стратегии автоматизации: кусочная
(хаотичная) автоматизация, автоматизация по участкам, автоматизация по
направлениям и комплексная автоматизация.
Кусочная автоматизация предполагает под собой приобретение
предприятием без конкретного стратегического плана отдельных фрагментов
информационной системы, которые позволят автоматизировать какую-либо
деятельность или функцию, выполняемую отдельным специалистом или
отделом, но которые не способны оказать реальной пользы предприятию в
целом. Дальнейшее развитие информационной системы предприятия связано с
новыми, значительными затратами.