98
Рисунок 48 – Документ «Заявки обслуживания» данные по заявке
Для назначения исполнителя по заявке и изменения статуса необходимо
открыть форму «Выполнение заявок по обслуживанию» и выбрать заявку (рис.
49).
Рисунок 49 – Форма «Выполнение заявок по обслуживанию»
При выборе поля «Исполнитель» открывается окно работы с заявкой (рис.
50).
99
Рисунок 50 – Форма «Выполнение заявок по обслуживанию» запись
Вводим данные по исполнителю, меняем статус и записываем запись (рис.
51).
Рисунок 51 – Форма «Выполнение заявок по обслуживанию» запись данных
Проверяем наличии записи в списке заявок на обслуживание (рис. 52).
100
Рисунок 52 – Список «Учёт заявок обслуживания»
Список выполнения заявок на обслуживание можно открывать полностью
а можно произвести фильтрацию по любому параметру (рис. 53).
Рисунок 53 – Список «Выполнение заявок по обслуживанию»
Отфильтруем по статусу «В работе» (рис. 54).
101
Рисунок 54 – Список «Выполнение заявок по обслуживанию» в работе
Занесенная заявка отражается в конце списка.
Модуль «Заявки» формирует запросы по заявкам с различными
фильтрами. Отчет «Заявки по исполнителям» содержит все сведения по заявкам,
отсортированные по исполнителям (рис. 55).
Рисунок 55 – Отчет «Заявки по исполнителям»
Созданная заявка отразилась в сформированном отчете.
Отчет «Заявки по отделам» содержат все сведения по заявкам,
отсортированные по отделам компании, из которых они были сделаны (рис. 56).
Рисунок 56 – Отчет «Заявки по отделам»
Созданная заявка отразилась в сформированном отчете.
Отчет «Заявки по статусу» содержат все сведения по заявкам,
отсортированные по статусам заявок, с возможностью выбора периода, за
который данные по заявкам необходимо вывести (рис. 57).
102
Рисунок 57 – Отчет «Заявки по статусу»
103
III. Обоснование экономической эффективности проекта
3.1. Выбор и обоснование методики расчета экономической
эффективности проекта
Экономическая эффективность – это выводы о целесообразности
применения средств вычислительной и организационной техники для
формирования, передачи и обработки данных, которая приводит к увеличению
скорости выполняемых специалистом работ.
Применение информационных технологий связано с капитальными
вложениями, и на покупку техники, и на разработку проекта, и на выполнение
подготовительных работ и на подготовку кадров. Для этого перед внедрением
рассчитывают экономическое обоснование необходимости внедрения
информационной системы. То есть, должна быть посчитана эффективность
применения автоматизированных информационных систем.
Эффективностью автоматизированного преобразования экономических
данных называют разумность использования средств вычислительной и
организационной техники для формирования, передачи и обработки данных.
Существует расчетная и фактическая эффективность. Расчетная эффективность
определяется на стадии проектирования, во время разработки технического
проекта, фактическая эффективность рассчитывается после внедрения
технического проекта.
Основным критерием экономической эффективности считается
минимальные затраты труда[20].
Можно сделать выводы о том, что чем больше участков подлежит
автоматизации, тем эффективнее будет использоваться техническое и
программное обеспечение.
Организационный эффект от внедрения заключается в уменьшении
повторяющихся операций для систематизации и группировки данных,
многочисленных расчетов и записей, сверки данных, это и является главной
задачей нашего проекта.
Информационный фактор эффективности определяется повышением
уровня информированности персонала и руководства.
104
Экономический эффект от внедрения информационных систем разделяют
на прямой и косвенный. Оценивать оба экономических эффекта нужно в
процессе многодневной работы, т.к. отдача не бывает мгновенной.
Прямая экономическая эффективность – это экономия материально-
трудовых ресурсов и денежных средств, полученная в результате уменьшения
(либо в результате не доведения до увеличения) штатной численности
сотрудников, и соответственно фонда заработной платы, а также расхода
основных и вспомогательных материалов. Прямая оценка эффективности - это
оценка использования внедренной информационной системы в сфере
информатизации. Главным ее показателем является увеличение качества
выполняемых работ, которое ведет к экономии трудовых ресурсов.
Величину годового прироста прибыли показывает коэффициент
экономической эффективности капитальных вложений, он образуется в
результате производства или эксплуатации программного изделия, на один
рубль единовременных капитальных вложений.
Срок окупаемости (величина, обратная коэффициенту эффективности) –
это показатель эффективного использования капиталовложений он представляет
собой период времени, в течение которого произведенные затраты на
программные изделия окупаются за счет полученного эффекта.
Экономическая эффективность проекта состоит из двух составляющих:
1. Прямой эффект;
2. Косвенный эффект.
Прямой эффект - это экономия материально-трудовых ресурсов и
денежных средств, полученная за счет:
1. Уменьшения численности управленческого персонала;
2. Уменьшения фонда заработной платы;
3. Уменьшения расхода основных и вспомогательных материалов.
Косвенный эффект – это эффект получаемый в конечных результатах
деятельности организации он имеет следующие характеристики:
1. Доступность информации при хранении ее в единой базе;
2. Более быстрый и качественный метод обработки информации для
отчетности;
105
3. Лучшая наглядность информации, относящаяся к конкретному работнику.
Во время расчетов нужно сравнить данные базового и отчетного периода.
Базовый период содержит затраты на обработку информации до внедрения
автоматизированной информационной системы (ручная обработка данных).
За отчетный период берут затраты на обработку информации при
достигнутом уровне автоматизации.
Прямой эффект будем характеризовать снижением трудовых и
стоимостных показателей.
К трудовым показателям относятся следующие:
1. Абсолютное снижение трудовых затрат (T):
Т = T
0
– T
1
, (1)
где T
0
– трудовые затраты на обработку информации по базовому варианту;
T
1
– трудовые затраты на обработку информации по предлагаемому
варианту.
2. Коэффициент относительного снижения трудовых затрат (К
Т
):
К
Т
= T / T
0
* 100%. (2)
3. Индекс снижения трудовых затрат или повышение производительности
труда (Y
Т
):
Y
Т
= T
0
/ T
1
. (3)
К стоимостным показателям относятся следующие:
4. Абсолютное снижение стоимостных затрат (C):
С = С
0
– С
1,
(4)
где С
0
– стоимостные затраты на обработку информации по базовому варианту;
С
1
– стоимостные затраты на обработку информации по предлагаемому
варианту.
5. Коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (К
С
):
К
С
=С / С
0
* 100% (5)
6. Индекс снижения стоимостных затрат (Y
С
):
Y
С
= С
0
/ С
1.
(6)
Помимо рассмотренных показателей целесообразно также рассчитать срок
окупаемости затрат на внедрение проекта машинной обработки информации
(Т
ок
):
106
Т
ок
= К
П
/C (7)
где К
П
- затраты на создание проекта машинной обработки информации
(проектирование и внедрение).
3.2 Расчет показателей экономической эффективности проекта
До разработки проекта, специалист ИТ отдела выполнял все
операционные действия вручную. При учете заявок, специалист формировал все
документы вручную, сведения по заявкам, выполнению заявок и закрепленной
оргтехнике были представлены на бумажных носителях.
Специалист ответственен за оформление сведений по новым заявкам,
отслеживание выполнения заявок, формирование отчетов, приходиться делать
много рутинной работы, занимающей большое количество времени.
С помощью разработанного модуля этого можно избежать.
В этом разделе рассмотрим методику и специфику расчета экономической
эффективности проекта. Определенное количество затрат по работе в базовом
варианте и затрат по разработке автоматизированной системы приведены в
таблице 15.
Объем работы - измеряют количеством записей, которые необходимо
внести в базу данных. Записи - это вся информация, которая заносится по
каждому документу в данной операции.
Норма выработки - это записи, которые должен внести секретарь при
работе с данными по нагрузке при условии, что он вносит их вручную.
Базовая норма выработки - это ручная обработка данных (затрачивается
время не только на внесение данных, но и на их проверку и возможную
корректировку).
Проектная норма выработки основывается на том, что часть данных при
регистрации документов будет браться из справочников, и время на обработку
данных, корректировку записей сильно уменьшиться.
107
Таблица № 15
Характеристика затрат на обработку информации
№
п/п
Наименование
операций
технологическог
о процесса
Объем
работы в
год
Трудоемкость
обработки
одного
документа, час
Трудоемкост
ь за год, час
Стоимостные
затраты, руб.
1
2
3
4
5
6
1
Оформление
заявок
3120
0,5
1560
185640
2
Учёт выполнения
заявок
320
1
320
38080
3
Формирование
отчетов
160
1
160
19040
4
Общий итог:
3600
Х
Т
0
: 2040
С
0
: 242760
Т
1
: 1020
C
1
: 121380
Объём работы в год рассчитан исходя из среднего количества
оформленных секретарем документов в месяц и составляет (см. табл.15):
260*12=3120
Трудоемкость обработки одной записи по заявке составляет 0,5 часа.
Специалист оформляет в год порядка 3120 листов отчетов. До внедрения АС
специалист тратил на составление всей документации 1560 часов в год (графа 5
= графа 3* графа 4). После внедрения АС трудоемкость обработки одного
бланка документа составила 0,25 часа. Специалисту на оформление отчетов
требуется 780 часов в год.
Среднечасовая заработная плата рассчитана исходя из следующих
показателей:
Средний размер заработной платы сотрудника 20000 рублей в месяц;
Продолжительность рабочего дня 8 часов;
Среднее количество рабочих дней в месяце 21 день.