25
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи
В связи с большим объёмом получаемой и обрабатываемой информации
возникает необходимость в автоматизации работы сотрудника отдела кадров.
Возникает необходимость не просто в обработке больших объемов
информации, а построения параллельной системы анализа больших потоков
данных с использованием человеческого участия.
В связи с заданными условиями эксплуатации проектируемой системы
можно сделать вывод, что она будет автоматической с участием человека-
оператора (сотрудника отдела кадров).
Рассмотрим схему документооборота предприятия в свете учета
управления кадрами на предприятии.
Схема документооборота и место в ней сотрудника отдела кадров показана
на рисунке 6.
Рисунок 14 – Схема документооборота.
26
В соответствии со схемой документооборота соискатель подает секретарю
заявление о приеме на работу, секретарь формирует папку документов
сотрудника, куда добавляет приказ о приеме его на работу и закрывает вакансию.
После получения приказа о приеме нового сотрудника на работу бухгалтер
формирует страховые формы на нового сотрудника и отправляет отчеты по
новым сотрудникам в соответствующие страховые органы.
Однако, количественные показатели работы предприятия показывают, что
в процессе работы на крупном предприятии и секретарю и бухгалтеру требуется
оформлять несколько десятков документов различной кадровой направленности
в день.
Можно сделать вывод, что предприятию необходима автоматизация
именно этого направления деятельности по обеспечению управления
персоналом предприятия.
Рассчитаем предполагаемый экономический эффект от автоматизации в
таблице 3.
Таблица 3 Потоки информации в отделе кадров
Наименование
документа
Частота
возникновения
Объем
за 1 год
Временные
затраты на
обработку 1
документа
Временные
затраты на
обработку
документов в
год
Информация о
сотруднике
4 раза в день
1440
8 часов в день
416 часов в год
Отчет по
фактическим данным
1 раз в день
312
6 часов в день
1872 часов в
год
Отчёт по
обслуживанию
1 раз в день
365
2 часа в день
730 часов в год
Данные показывают, что на обработку информации об объекте уходит
3080 часов в год. При средней оплате труда секретаря в денежном эквиваленте
затраты будут равны – 240 000 рублей в год.
Использование компьютерной техники сокращает время на обработку
документа до 10-15 минут в зависимости от функционала программы и ее
27
наполняемости. В этом случае затраты на обработку данных составят 513 часов
или 42600 рублей в год. Экономия составит: 240 000 – 42600 = 197400 рублей.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Постановлением Правительства РФ от 3 февраля 2012 г. № 79
предусмотрены средства по защите и доступе к конфиденциальной информации.
1. Настоящее Положение определяет порядок лицензирования
деятельности по технической защите конфиденциальной информации (не
содержащей сведения, составляющие государственную тайну, но защищаемой в
соответствии с законодательством Российской Федерации), осуществляемой
юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями.
2. Под технической защитой конфиденциальной информации
понимается выполнение работ и (или) оказание услуг по ее защите от
несанкционированного доступа, от утечки по техническим каналам, а также от
специальных воздействий на такую информацию в целях ее уничтожения,
искажения или блокирования доступа к ней.
3. Лицензирование деятельности по технической защите
конфиденциальной информации (далее - лицензируемый вид деятельности)
осуществляет Федеральная служба по техническому и экспортному контролю
(далее - лицензирующий орган).
4. При осуществлении деятельности по технической защите
конфиденциальной информации лицензированию подлежат следующие виды
работ и услуг:
а) контроль защищенности конфиденциальной информации от утечки по
техническим каналам в:
средствах и системах информатизации;
технических средствах (системах), не обрабатывающих
конфиденциальную информацию, но размещенных в помещениях,
где она обрабатывается;
28
помещениях со средствами (системами), подлежащими защите;
помещениях, предназначенных для ведения конфиденциальных
переговоров (далее - защищаемые помещения).
б) контроль защищенности конфиденциальной информации от
несанкционированного доступа и ее модификации в средствах и системах
информатизации;
в) сертификационные испытания на соответствие требованиям по
безопасности информации продукции, используемой в целях защиты
конфиденциальной информации (технических средств защиты информации,
защищённых технических средств обработки информации, технических средств
контроля эффективности мер защиты информации, программных (программно-
технических) средств защиты информации, защищённых программных
(программно-технических) средств обработки информации, программных
(программно-технических) средств контроля защищённости информации);
г) аттестационные испытания и аттестация на соответствие требованиям
по защите информации:
средств и систем информатизации;
помещений со средствами (системами) информатизации,
подлежащими защите;
защищаемых помещений.
д) проектирование в защищенном исполнении:
помещений различной специализации;
защищенных комнат и серверных помещений;
помещений, требующих дополнительной защиты.
Кроме того, этим законом предусмотрено проведение аттестации и
лицензирования лиц, имеющих доступ к соответствующей информации и
лицензии на ее использование.
Использование данных радиолокационной службы предполагает
использование в организации такого лицензирования.
29
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Проведем подробный анализ существующих разработок в области работы
систем управления кадрами и электронной отчетности и определим достоинства
и недостатки каждой из них.
В настоящее время крупные иностранные компании, работающие в сфере
информационных технологий, не рассматривают российский рынок в числе
ключевых и поэтому неактивно продвигают свои информационные системы, в том
числе системы электронной отчетности. Исключение составляют лишь несколько
компаний. В табл. 1 представлены зарубежные разработчики таких систем. К
сожалению особенностью зарубежных систем является то, что все они созданы без
учёта специфики традиционного национального делопроизводства.
Таблица 4. Зарубежные системы отчетности и управления персоналом.
Производители и программные продукты
1
Компания
Продукт
2
Christal Software
Astoria
3
Cimage
Nova Manage
4
Documentum:
Documentum 4.0
5
FileNet
Panagon2000
6
Hummingbird
DOCS Open:
7
Intranet Solution & Xpedio
Intranet Solutions & Xpedio
8
JetForm;
Form Flow
9
IBM
Domino.Doc
10
Siemens
DocuLive-
11
Staffware
Staffware
12
Open !Text
Livelink
13
Microsoft:
SharePoint Portah
14
Lotus
Lotus Note
Documentum
Оригинальная разработка американской организации Documentum.
1) Documentum - это в большей степени платформа, чем готовый продукт,
30
«конструктор», из которого собирается необходимая функциональность. Система
предназначена для организации корпоративного делопроизводства, создания
распределенных архивов, поддержки стандартов качества, управления проектами в
распределенных проектных группах, динамического управления содержимым
корпоративных интранет-порталов. Данная универсальная система наиболее
эффективна для автоматизации крупных учреждений и организаций с
территориально распределенной структурой.
2) Корпоративная идеология системы отражается и в том, что заказчик
может свободно увеличивать, если это удобно, количество серверов - оплата идет
только за клиентские лицензии.
3) Система отличается очень высоким уровнем функциональности,
большой производительностью, устойчивостью и безопасностью. К
особенностям системы можно отнести:
- популярный веб-интерфейс,
- аудит всех действий и событий в системе,
- репликация распределенных баз данных,
- возможность перевода документа в неизменяемый формат (PDF) с
запрещением его печати,
- визуальное проектирование маршрутов документооборота,
- гибкая маршрутизация и обеспечения коллективной работы
посредством организации «коллективной рабочей комнаты» (eRoom),
- встроенные генераторы отчетов,
- глубокая интеграция с офисными и CAD-пакетами (MS Office, MS
Visio, MS Project, Adobe Acrobat) обеспечивает возможность сохранения и
извлечения из хранилища документа через соответствующее приложение,
встроенные средства для создания приложений в среде Documentum, в том числе
Web-приложений.
Фактически Documentum представляет собой платформу для создания
системы управления документами в конкретной организации. Это значит, что ИТ-
специалисты самой- организации-заказчика должны создавать функциональные
31
приложения с помощью специально разработанного для этого модуля Developer
Studio. Преимущество такого подхода состоит в-том; что приложения создаются уже
настроенными для конкретного заказчика. Недостаток: значительные ресурсы
тратятся на изучение среды разработки и создание рабочих модулей.
DOCS Open - Hummingbird
Другая популярная в России зарубежная система. - DOCS Open канадской
фирмы Hummingbird (официальный, дистрибьютор — фирма HBS): DOCS Open
дополняют другие программные разработки канадской фирмы: DOCSFusion;
CyberDOCS, PowerDOGS, которые объединяются в решение с новым- названием
Hummingbird. DM: DOCS Open может эффективно применяться и в крупных
организациях с большим числом сотрудников (тысячи человек), и в небольших
фирмах, где работает пять-шесть человек. Система в; первую очередь предназначена
для организаций, которые интенсивно занимаются созданием документов и их
редактированием (головные офисы, компаний, консалтинговые компании, органы
власти и т. д.).
DOCS Open - это открытая платформа, к ней поставляются средства
разработки для создания специализированных приложений или интеграции-с
другими системами: Продукт не ориентирован, на применение в области
инженерно-конструкторского документооборота. В. разобщенных
территориально организациях могут возникнуть проблемы, так как в системе нет
механизмов репликации- информации (т. е. информация, доступная в центре, может
быть недоступной в филиалах организации). В ней имеются средства поддержки
совместной работы на уровне рабочей группы.
Lotus Notes Domino
Это самый популярный в мире программный продукт, предназначенный
для сбора, организации и распределения информации.
Простота системы Lotus Domino регистрация входящих и исходящих
документов в системе;
сохранение версий документов;
создание профилей документов;
32
интуитивно-понятная иерархия контейнеров - структуры электронного
документооборота;
полномасштабные средства текстового поиска и получения
информации;
безопасность и устойчивость Lotus Notes Domino средства защиты и
шифрования промышленного уровня;
полномасштабные средства идентификации пользователей;
средства RSA и SSL.
Lotus продукт создан для распределенной организация; продукт основан на
архитектуре Domino; продукт основан на стандартах; продукт поддерживает
технологию Интернет, интранет, экстранет; для поддержки мобильных и
отключенных пользователей используется технология репликации;
поддерживается масштабирование от уровня отдельного пользователя до уровня
виртуальной организации. Открытость и расширяемость Lotus возможность
работы с Web-браузерами, клиентами Notes и приложениями Windows;
совместимость со стандартом ODMA; работа с традиционными документами, а
также с аудио- и видеоданными, графическими образами-и т.д.
Для приобретения систем, разработанных за рубежом, необходимо
обращаться к партнерам этих компаний - в России. При этом необходимо оценить
их опыт в реализации проектов по созданию системы электронного
документооборота- и конечно наличие в компании сертифицированных
специалистов.
Российские системы электронного отчетности и управления персоналом
Список российских разработок в области разработок систем отчетности
довольно обширен и постоянно пополняется новыми продуктами. Перечень
отечественных производителей систем отчетности и их продуктов приводится в табл.
2. Из перечисленных систем отчетности наибольшее распространение на российском
рынке получили: "Евфрат", "БОСС-Референт", "Гран-док", "CompanyMedia",
"LanDocs", "Золушка", "Оптима/Workflow", "Дело". БОСС-Референт
Таблица 5. Российские системы.
33
N-
Компания
Продукт
1
1С
1С Документооборот, 1С Архив.
2
Cognitive Technologies Ltd-
Евфрат-документооборот
3
АИСИ:
Аиси-интеллект.
4
АйТи
БОСС-Референт.
5
Акварнус
AquaDoc
~к '
6
Атлант-информ
Аккорд
7
Весть-Метатехнология
WorkRoute
8
Эффект-Офис
Гарант Интернешнл
9
Гранит-Центр
Гран-док
10
Интерпроком Лан
Эскадо
11
Интертраст
Оффис-Медна, Company Media
12
Интерфейс
PayDox
13
Ланит,
LanDocs
с
14
НТЦИРІУГ
Золушка
15
Оптима
Оптима -Workflow-
16
Русаудит
Азбука управления*
17
Центр компьютерных разработок
Кодекс
18
Экософт
Документ^
19
Электронные офисные системы
Дело-
20
Злектрон-Єервис
- Документооборот и делопроизводство
Другая отличительная черта системы "БОСС-Референт": в ней реализованы
функции контроля договоров учета материальных ценностей, потокового
сканирования и распознавания (в "БОСС-Референт" интегрирована система
FineReader), электронной конференции и доски объявлений. Система реализована на
платформе Lotus Notes. Благодаря этому вдобавок к функциям "БОСС-Референт"
пользователи получают в свое распоряжение и функции среды Lotus Notes, включая
электронную почту, репликацию данных, возможность удаленной работы и т. д.
"БОСС-Референт" является наиболее открытой во всех смыслах системой
- она поставляется вместе с полными исходными текстами. К ней дополнительно
прилагается инструментарий разработчика с полным описанием функций
прикладного программного интерфейса.
Гран-Док
34
Система делопроизводства "Гран-Док" московской фирмы "Гранит"
предназначена для государственных учреждений. Система полностью учитывает
все особенности российского делопроизводства с учетом нормативов
электронного документооборота. Включает в себя три подсистемы:
1.Основные документы организации.
2. Устные обращения граждан.
3. Устные обращения представителей организаций. Пользователи системы
"Гран-Док" - государственные муниципальные структуры, ведущие работу в
соответствии с действующими стандартами.
CompanyMedia
Система Company Media разработана российской компанией "Интертраст"
на платформе Lotus Notes. Содержит широкий набор сервисов, поддерживающих
делопроизводство, коллективное создание документов, контроль исполнения,
управление договорами, управление проектами, управление персоналом, учет
материальных ценностей и др.
Сильной стороной программы является эффективная поддержка
территориально распределенных структур управления за счет специальных методов,
гарантирующих доставку заданий независимо от качества линий передач. Система
может широко применяться в организации - и как база для автоматизации
делопроизводства, и как средство поддержки работы сотрудников в организации
в целом.
Дополнительные сервисы, реализованные в системе, делают ее еще более
привлекательной. В качестве таких сервисов компания-разработчик предлагает
специальные функциональные модули: управление и планирование, заседания,
управление проектами и договорами, модуль кадрового учета и т.д.
EanDocs
Оригинальная- разработка российской IT-компании LANFE Система;
EanDocs в первую очередь ориентирована; на делопроизводство и архивное хранение
документов. Она состоит из нескольких, компонентов: системы
делопроизводства^ сервера документов, (архива), подсистемы организации