35
удаленного доступа с использованием Internet-клиента, почтового сервера;
Выбор данного программного продукта можно; рекомендовать в случаях
стремления; к автоматизации полного жизненного цикла документа. Если же: стоит
цель автоматизировать только отдельный участок, например, регистрацию
документов- в канцелярии; то лучше выбрать более дешевый продукт. Компонент
делопроизводства реализован в; клиент-серверной архитектуре на базе
промышленной СУБД: Oracle или-Microsoft SQL Server. Система; характеризуется
развитыми средствами настройки., такими как редактор маршрутных карт,
гибкий редактор отчетных форм и др; Характерно,: что документом в системе
EanDocs может быть не один файл, а целый» пакет файлов: Для: организации
межведомственного обмена; предлагается; модуль настройки ХМЕ-шлюза. Эта
система предназначена- в основном для крупных государственных организаций
и коммерческих организаций;
Золушка
Программный- продукт компании "НТЦ ИЕМ" также построена на: платформе
Eotus Domino/Notes- m на; MS^ SQL и решает основные задачи делопроизводства.
Система поддерживает классическое делопроизводство и предназначена для
автоматизации работы канцелярии государственных, организаций; Основным
клиентом "HTLE ИРМ" в течение многих лет является правительство Москвы.
Оптима Workflow
Система автоматизирует регистрацию документов по правилам
делопроизводства, реализует механизмы аннотирования и сбора резолюций,
доставки отчетов об исполнении поручений.
Тот факт, что Оптима Workflow использует в качестве основного хранилища
и транспорта механизм Microsoft Exchange, определяет все ее возможности по
надежности хранения, защите от сбоев, применению медленных линий связи,
синхронизации данных, ограничению доступа к данным.
Workflow-система удобна для формализации ежедневных, типовых процедур
работы с документами. Так как Оптима Workflow в качестве сервера использует
Exchange, его легко внедрить в тех компаниях, где он уже применяется по своему
36
прямому предназначению - как почтовый сервер. Не нужно рассчитывать на то, что
Оптима Workflow позволит вам задействовать Exchange в качестве электронного
архива - для этого есть другие продукты, к примеру, Microsoft SharePoint Portal
Server. Оптима Workflow хранит документы только в процессе - пока работы,
связанные с ним, не завершены.
"ДЕЛО"
Система "ДЕЛО» -типичная система автоматизации делопроизводства,
наиболее популярная у нас в стране. Она последовательно поддерживает все
правила делопроизводства, принятые в России. Разработчик - компания
"Электронные Офисные Системы".
Продукт поддерживает традиции отечественного делопроизводства,
обеспечивая качественный и разносторонний контроль процессов движения и
исполнения документов. Движение документов в системе "ДЕЛО" происходит за
счет изменения учетных записей о документах в базе данных. Для хранения
документов компания ЭОС разработала отдельный продукт, интегрированный с
системой "ДЕЛО" и обеспечивающий функции электронного архива. Уже более
двух лет в системе "ДЕЛО" существует подсистема "АРХИВНОЕ ДЕЛО",
автоматизирующая архивное делопроизводство. В системе реализован Web-
интерфейс, что удобно для организации удаленного доступа и построения интранет-
порталов.
Продукт в первую очередь интересен для организаций, которые
сталкиваются с необходимостью автоматизации работы
делопроизводственных служб, архива, организаций с большим объемом
производственной структурированной' информации - СМИ, промышленных
организаций и т.п. DocFIow Разработка компании NCI Project.
Отличительной особенностью DocFIow является то, что система не является
«коробочным» продуктом, а разрабатывалась под конкретный заказ. Поэтому при
внедрении может потребоваться настройка и дополнительная доработка функций
системы со стороны поставщика под особенности данной организации.
37
Система имеет необходимые средства настройки структуры
документооборота в организации и моделирования маршрутов документов.
Управление базой данных и архивирование основано на СУБД Oracle.
ЕВФРАТ-Документооборот
Разработка известной российской научно-технической фирмы Cognitive
Technologies (разработчик системы распознавания образов CuneiForm).
Система отличается хорошей проработкой основных модулей - модуля
администрирования, клиентского модуля, а также наличием собственной системы
управления базой данных.
Имеет мощные средства настройки на особенности делопроизводства
конкретной организации: инструмент настройки структуры организации,
визуальный графический конструктор маршрутов, дизайнер форм, развитый
менеджер отчетов, встроенный оригинальный инструмент автоматического
распознавания текста документа после сканирования. Встроенные средства
разработки позволяют расширять возможности системы через VB-скриптыи
Java-скрипты. Разработчики системы предоставляют открытый код АРІ для
организации XML-шлюзов. NauDoc
Разработка российской компании Naumen.
Одна из отличительных сторон системы в том, что она полностью открыта.
Поставщик передает систему с исходным кодом программы и средствами
разработки^ что дает возможность пользователям развивать ее функции
независимо от поставщика (например, для организации межведомственного
взаимодействия через разработанный XML-протокол).
Система построена так, что она состоит из существующих (открытых)
приложений (почтовый, сервер, почтовый» клиент, вэб-браузер) и системы
управления базой данных на сервере сети, которые вместе образуют одну
систему документооборота. В качестве почтового сервера и почтового клиента
предполагается» использование широко распространённых программ этого
класса (в том числе бесплатных).
38
Приобретается только серверная лицензия, и общая стоимость системы не
зависит от количества, пользователей (клиентских машин), то есть их число
может быть свободно увеличено.
Интерфейс клиентской части программы представляет собой хорошо
знакомый пользователям Интернета вэб-браузер. Это также дает следующие
возможности:
• нет необходимости обучать пользователей работе с новым интерфейсом
(используются привычные Интернет-программы).
• клиентская часть системы является «тонкой». Основные трудоемкие
процессы выполняются' на сервере, что исключает большие требования к
клиентским машинам.
Достоверность документа системы осуществляется только с помощью SSL
и HTTPS. Для придания документу статуса юридически значимого есть
возможность вводить в систему ЭЦП вручную, прикладывая файл подписанного
документа. Для автоматической привязки ЭЦП планируется поставка отдельного
модуля.
Еще одной из примечательных возможностей системы является управление
содержанием и структурой учрежденческих веб-сайтов, с публикацией на них
необходимой информации.
Подводя итоги, можно отметить, что к особенностям западной технологии
процессов делопроизводства можно отнести:
преимущественно горизонтальный характер движения документов,
предусматривающий возможность попадания документа к
непосредственному исполнителю, минуя руководство;
отсутствие централизованного в рамках всей организации контроля;
регистрация документов производится непосредственными
исполнителями, когда поручитель w исполнитель ведут собственные
журналы, а некоторые виды документов вообще не регистрируются.
Для традиционной российской технологии делопроизводства имеет
следующие особенности:
39
четко выраженный вертикальный характер движения документов
(руководитель - исполнитель - руководитель) внутри организации;
ведение регистрационно-контрольных и отчетных форм и журналов,
отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах
или в машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их
перемещениях, резолюции начальства, контроль сроков исполнения, отчеты и т.д.;
для обеспечения единого порядка обработки документов
предусматривается создание специализированных служб: управлений делами,
секретариатов, канцелярий и т.д.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
В работе проводится анализ четырех основных стратегий автоматизации:
кусочной (хаотичной) автоматизации, автоматизации по участкам,
автоматизации по направлениям и комплексной автоматизации.
Кусочная автоматизация дает возможность предприятию приобретать
части ПО без определенной системы.
Автоматизация по участкам – это автоматизация отдельных бизнес
процессов, которых объединяют наборы выполняемых функций. При условии,
что после автоматизации участка последует сокращение персонала, выбирается
этот способ.
При автоматизации по направлениям автоматизируют не всю деятельность
предприятия, а ряд отдельных направлений. В этом случае предприятие получает
полную автоматизацию работы.
Кусочная стратегия автоматизации не подходит для автоматизации, т.к.
она не способна оказать реальной пользы предприятию в целом. Дальнейшее
развитие информационной системы предприятия связано с новыми,
значительными затратами.
Автоматизация по участкам не подойдет для автоматизации, так как
автоматизируется только участок работы диспетчеров, а не все предприятие в
целом.
40
Для разработки системы была выбрана стратегия, позволяющая создавать
объекты автоматизации и заносить их характеристики в отдельную базу данных
и связывать дополнительные характеристики объектов с потреблением ими
топлива и их ремонтом.
Так как внедрение программного продукта не требует внедрения
дополнительных технологий, предприятию после внедрения системы не нужно
переучивать персонал и приобретать дополнительное сложное оборудование.
На основании анализа можно сделать вывод, что в данном случае будет
использована автоматизация по участкам, так как нужно использовать только
автоматизацию диспетчерской службы и ограничиться внедрением только на
этом участке.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
В данном пункте речь пойдёт о том, как мы будем автоматизировать
процесс учета управления персоналом. Для начала необходимо перевести всю
номенклатуру объектов документооборота в электронный вид, для того, чтобы в
последующем наполнить электронную базу данных необходимой информацией.
Наполнение базы производится секретарем по мере появления новых
сотрудников и получения данных от них.
Процессом заполнения базы данных программного продукта собственной
разработки предприятия будет заниматься один из секретарей, который получит
для этого необходимый доступ к базе и авторизацию в ней.
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
Информационное обеспечение (ИО) включает в себя:
систему классификации и кодирования;
41
систему унифицированной документации, используемой в ИО;
информационную базу.
В данном дипломном проекте будет использоваться только локальный
классификатор, так как никаких других классификаторов РФ в системе не
используется. Классифицировать будем заявки по приоритетности, по
предприятию и по зоне ИТ, к которой принадлежит эта заявка (тип заявки)
База данных формируется с помощью следующих документов: «Приказ о
поощрении», «Приказ о приеме на работу», «Анкета застрахованного лица»,
«Акт сверки». К информационным файлам системы предъявляется ряд
требований:
достаточная информативность;
исключение перенасыщенностью данными;
информативная достоверность и правдивость;
соответствие форм электронных документов с формами первичной
документации;
соответствие построения документа общим законам логики;
Информационная база может быть организована следующим образом:
файловая организация;
интегрированная организация;
смешанная организация.
ИБ позволяет размещать данные на компьютере локально, что позволяет
быстрее осуществлять обмен данными. Для распределённой работы
используется смешанная организация ИБ.
В данном дипломном проекте наиболее целесообразной организацией ИБ
будет смешанная организация ИБ, так как размер базы будет увеличиваться
каждый день не более чем на 50-60 записей. В данном случае использование
небольшой СУБД является оптимальным решением для данной задачи.
Логическая структура базы данных может быть реализована в виде (по
способу установления связей между данными): иерархическом, сетевом и
реляционном.
42
Результаты решения задачи отображаются в таких отчетах и документах,
как:
- Приказы поощрений;
- Приказы о приеме на работу;
- Зарплатная ведомость за месяц.
Для решения поставленной задачи используются следующие виды
классификаторов: марки, модели, неисправности, метеоусловия.
Описание используемых классификаторов представлено в таблице 6.
Таблица 6 Описание используемых классификаторов
Наименование
кодируемого
множества
объектов
Значимость
кода
Система
кодирования
Система
классифи-
кации
Вид
классификатора
Код
10
Порядковая
Отсутствует
Локальный
Дата
10
Порядковая
Отсутствует
Локальный
Номер
10
Порядковая
Отсутствует
Локальный
Сумма
10
Порядковая
Отсутствует
Локальный
После определения места классификаторов и их типа в общей системе
разработки проведем анализ проектных решений по программному
обеспечению.
1.4.2 Обоснование проектных решений по программному обеспечению
Минимизация времени процесса обработки данных является основным
критерием выбора программного обеспечения. В связи с этим критерий выбора
Windows 8.1 будет очевиден для пользовательской операционной системы. На
рабочих станциях пользователей (сотрудников) должны быть установлены
следующие программные продукты:
43
Операционная система Windows 8.1
Критериями выбора архитектуры реализации проектируемого
программного комплекса являются:
1. совместимость с существующей инфраструктурой серверов
2. возможность создания резервных копий данных и просмотра
статистики по обработанным заявкам.
При выборе ОС под данное решение был выбран MS Windows Server 2003,
так как данный вид серверных ОС не сильно требователен к ресурсам, а также
давно используется в инфраструктуре предприятия.
Для серверной части необходимо также выбрать систему управления
базами данных (СУБД). Основные современные СУБД представлены в таблице
7.
Таблица 7 Варианты СУБД систем
Название СУБД
Характеристики
Microsoft
SQL Server
2012
Access
2010
Oracle 11.2.0.1
Встраиваемая аутентификация
пользователей
да
нет
нет
Мониторинг работы базы данных
да
нет
да
Возможность создание временные
таблицы
да
да
да
Ведение журнала действий с базами
данных и подключение
да
да
да
В качестве СУБД для программы будет использоваться Access 2010.
Закупка нового сервера не обязательна, так как база данных программного
продукта может быть расположена на локальном рабочем месте.
Рассмотрим основные методы и средства проектирования. В таблице 8
сравниваются между собой основные средства проектирования.
Таблица 8 Основные средства проектирования
44
Название
Характеристики
Microsoft
Visual C++
(MSVC)
Delphi 2007
Python
Совместимость с
операционной системой
Windows 2000, Windows XP и
Windows Vista
да
да
да
Встроенный редактор
интерфейса
да
да
да
Совместимость с другими
языками программирования
да
нет
да
Написание программы сервиса, обрабатывающего данные
радиолокационной службы, было решено разрабатывать на языке Delphi 2007.
1.4.3 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению
Техническое обеспечение - совокупность технических средств,
компьютерной техники, средств передачи информации, используемых в
автоматизированных системах управления и в информационных системах.
Для функционирования программы потребуются следующие элементы
технического обеспечения:
Рекомендуемые технические характеристики пользовательского ПК:
- Операционная система: Windows 8.1;
- Процессор: Intel Celeron J1800 2.4 ГГц;
- Объем оперативной памяти: 2 Гб;
- Объем накопителя: HDD 500 Гб.
Для каждого элемента локальной сети мы выберем несколько критериев,
наиболее критичных при осуществлении выбора.