15
Рисунок 5. Декомпозиция диаграммы процесса
повременной оплаты труда
Рассмотрим процесс повременной оплаты труда на предприятии.
При возникновении в потребности в пополнении штата сотрудников
специалист отдела кадров проводит поиск кандидата. После проведения
успешного собеседования, специалист отдела кадров вносит данные о
кандидате в реестр сотрудников. На основании должностных обязанностей
будущему сотруднику устанавливается размер тарифной ставки и формируется
приказ о приёме на работу, который подписывается директором (рис. 6).
16
Рисунок 6. Декомпозиция блока А1. Учёт кадров
Для учёта отработанного времени сотрудникам необходимо отражать
количество отработанных часов в специальном журнале учёта рабочего
времени. После чего специалист отдела кадров вносит в журнал информацию
об отсутствии сотрудника на рабочем месте (больничный или отпуска),
подкрепляя данную информацию документами или справками. На основании
заполненных табелей формируется ведомость учёта рабочего времени (рис. 7).
17
Рисунок 7. Декомпозиция блока А2.
Учёт отработанного времени
На основании ведомости учёта отработанного времени специалист отдела
кадров проводит расчёт суммы заработной платы и передаёт эту информацию в
бухгалтерский отдел, сотрудники которого рассчитывают сумму отчислений в
пенсионный фонд Российской федерации и проводят выплату заработной
платы сотрудникам (рис. 8).
18
Рисунок 8. Декомпозиция блока А3.
Расчёт и выплата заработной платы
Данные о расходах на зарплату передаются специалисту отдела кадров,
который проводит анализ и обработку полученной информации и формирует
статистическую отчётность по специальным шаблонам. Сформированная
отчётность проходит проверку директором (рис. 9).
Рисунок 9. Декомпозиция блока А4. Учёт кадров
19
На основе построенной диаграммы можно сделать вывод о
необходимости внедрения системы повременной оплаты труда, прототипом
которой будут являться информационные системы кадрового менеджмента,
которые наиболее полно реализует потребности в автоматизации данного
бизнес-процесса.
Одной из современных тенденций в применении средств автоматизации
процессов управления персоналом на предприятиях становится создание
единой централизованной информационной системы управления персоналом,
которая служит эффективным инструментом для автоматизации задач отдела
кадров, для консолидации и анализа информации о кадровых ресурсах. Единая
система позволяет вводить данные однократно и в дальнейшем использовать в
разных видах кадровых операций и учета. В централизованной
автоматизированной системе поддерживается единое хранилище информации,
что позволит формировать статистические отчеты и получать интересующую
руководителя информацию [7].
Важно автоматизировать именно те функции, которые важны на текущий
момент и будут востребованы в ближайшее время. Избыточные функции
системы затруднят работу пользователей и отнимут дополнительные ресурсы
компьютерного парка компании. Стоит выделить основные и наиболее
трудоемкие процессы, связанные с управлением персоналом: прием на работу,
перевод, увольнение, оформление отпусков и т. д. Также в автоматизации
нуждаются такие процессы, как учет рабочего времени и начисление
заработной платы [8].
В связи с расширением количества персонала компании требуется
полноценное бизнес-приложение для учета процессов управления персоналом и
расчетом заработной платы.
Автоматизация перечисленных процессов управления персоналом
позволит:
оперативно получать аналитическую информацию и
принимать обоснованные управленческие решения;
20
организовать бизнес-процессы по управлению персоналом,
исключить многократный ввод одних и тех же данных в учетную систему
и оптимизировать ежедневную работу сотрудников различных служб
компании;
наладить эффективный учет всей информации, относящейся к
персоналу компании, создавая тем самым основу для анализа и
планирования затрат на персонал;
вести учет в соответствии с законодательством и
минимизировать риск финансовых санкций со стороны фискальных
органов.
На рис 10 представлена схема документооборота информационной системы.
Рисунок 10. Схема документооборота
информационной системы
Временные характеристики работы процессов приведены в таблице .
21
Таблица 3
Характеристики процессов работы ИТ отдела
Действие
Среднее кол-
во
документов
по расчету
заработной
платы за
день на
одного
сотрудника
Время, необходимое
для выполнения
одного действия,
минуты
Общее
время,
минуты
Регистрация
всех
документов
40
15
600
Поиск
необходимой
информации
7
15
105
ИТОГО, минут:
705
Как видно из таблицы, ежедневно, в среднем, 705 минут или 11 часов,
специалист отдела повременной оплаты труда занят занесением необходимых
сведений в книги учета, а также, при необходимости анализом и поиском
нужных сведений. Учитывая, что продолжительность рабочего дня составляет
12 часов, можно сделать вывод, что на непосредственную работу по решению
проблем пользователей остается менее 10 % рабочего времени, что крайне
неэффективно.
Основные недостатки, присущие существующей практике управления и
обработки документов по расчету заработной платы:
- большое количество документов по расчету заработной платы в
бумажном виде;
- неудобство контроля исполнения документов по расчету заработной
платы;
- сложное определение очереди документов по расчету заработной платы;
- низкая производительность труда в производственной сфере;
- высокая трудоемкость обработки информации ;
- низкая оперативность, снижающая качество работы отдела;
- несовершенство организации сбора и регистрации исходной информации;
- несовершенство процессов сбора, передачи, обработки, хранения.
22
В настоящее время вся деятельность работы отдела по управлению
персоналом АО «ЭР Телеком Холдинг» ведется с помощью программного
обеспечения MicrosoftOffice. С помощью MicrosoftExcel создаются файлы –
таблицы, в которые, в определенные столбцы заносится информация о
сотрудников – должность, Ф.И.О, дата (место) рождения, образование,
семейное положение, дети, СНИЛС, ИНН и т.д. С помощью программ Word
формируются личная карточка работника. Входная информация заносится
ответственными лицами вручную на основании данных документов,
предоставленных работником. Такой способ учета существенно упрощает
рутинную работу исполнителей и добавляет несколько новых возможностей
(поиск и сортировка по столбцам, возможность использования формул).
Основная работа специалиста по кадрам заключается в подборе кадров.
Специалист должен правильно оценить возможности человека и предложить
ему подходящую должность.
В состав типовых функций отдела кадров входит:
– разработка, оформление, обеспечение использования и хранения
штатного расписания организации;
– документирование оформления приема, увольнения, перевода,
перемещения работников, предоставления им отпусков в соответствии с
трудовым законодательством;
– ведение учета личного состава работников организации, оформление
личных дел, внесение в них новых данных, характеризующих работника и
т.д.
Для данного способа учета также характерны следующие недостатки:
– Неэффективное использование рабочего времени.
– Невысокая скорость и точность выполнения расчетов.
– Увеличивающийся «поток» бумажной работы.
– Усталость – усиление негативного воздействия человеческого фактора.
23
Несмотря на то, что с началом использования шаблонных таблиц Excel
значительно облегчилось ведение работы отдела персонала, были выявлены
следующие недостатки:
– большое количество документов, не систематизированных в системе;
– документы теряются;
– накапливается множество документов, назначение и источник которых
неясны;
– документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;
– тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и
формирование тематической подборки документов;
– создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и
копирование документов тратиться немало средств;
– на подготовку и согласование документов тратится много времени.
Все вышеперечисленные недостатки указывают на необходимость
автоматизации системы отдела управления персоналом.
Перечень функций, подлежащих автоматизации:
– подготовка и редактирование штатного расписания;
– учет вакансий;
– ведение личных карточек работников;
– прием сотрудника на работу, перевод работника на новую должность;
– ведение истории работы для каждого работника;
– учет отпусков и командировок работников;
– хранение в архиве базы данных информации об уволенных сотрудниках;
– расчет заработной платы для каждого сотрудника с учетом надбавок и
ставки;
– подготовка данных для пенсионного фонда;
– автоматизированная подготовка следующих документов;
– приказ о приеме на работу (форма Т-1);
– приказ об увольнении (форма Т-8);
– приказ о направлении работника в командировку (форма Т-9);
24
– приказ о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6);
– штатное расписание (форма Т-3);
– трудовой договор;
– личная карточка сотрудника (форма Т-2 ГС);
– анкета застрахованного лица (форма АДВ-1);
– опись документов, передаваемых страхователем в пенсионный фонд
(форма АДВ-6-1);
– список сотрудников по отделам;
– список вакансий.
Автоматизация отдела управление персоналом, а именно учет личных
карточек, позволит значительно сократить издержки, уменьшит время на поиск
и формирование информации о сотруднике, повысит качество работы, устранит
ошибки ввода, будет содействовать эффективному и безопасному хранению и
доступу к информации.