30
Рисунок 7 Основания увольнения сотрудников
После увольнения работника его личное дело будет храниться на
предприятии в течении десяти лет, также к нему прикрепляется приказ об
увольнении.
Если сотрудника переводят между отделами, отдел кадров расторгает
старый трудовой договор и составляется новый, в котором будет указана новая
должность и отдел.
АО «Завод ЛИТ» использует практику взысканий и поощрений для
развития мотивационного плана. Поощрение может быть в качестве премии или
благодарности. Взыскания могут быть в виде денежных штрафов с записью в
личное дело. Все поощрения и взыскания оформляются в виде приказа. Курсы
повышения квалификации также оформляются приказом и с записью в личное
дело.
В соответствии с занимаемой должности сотрудник проходит ежегодную
аттестацию. Во время аттестации оформляются приказы о переводе, увольнении,
понижение оклада и т.д. Для проведения аттестации специально собирается
аттестационная комиссия, ее состав также утверждает директор.
31
На рисунке 8 представлены обязанности работников отдела кадров [5].
Рисунок 8 Должностные обязанности сотрудников отдела
кадров
Все документы в настоящее время набирают на компьютере, распечатают
на принтере.
Отчеты для руководителей печатаются также вручную, при помощи
текстовых и табличных редакторов на компьютере. Доля вероятности, что при
наборе информации будет допущена ошибка, возрастает, это недопустимо при
принятии решений руководителей АО «Завод ЛИТ»
Выявленные в процессе исследования работы отдела кадров АО «Завод
ЛИТ» основные недостатки системы, которая существует на предприятии,
представлены на рисунке 9 [5].
32
Рисунок 9 Основные проблемы текущей системы
управления персоналом АО «Завод ЛИТ»
Такое ведение учета кадров не дает возможность результативного и
оперативного поиска нужной информации, а также мешает
автоматизированному формированию отчетов и другой информации. Не
исключен риск потери информации, даже притом, что журналы учета с
периодичностью копируются, также отсутствует точное расписание созданий
резервных копий.
1.2.2. Определение места для проектируемой задачи в
комплексе задач и ее описание
Для описания существующих бизнес-процессов на предприятии
существует функциональная модель (AS- IS), показывающая то, к чему, нужно
стремится (TO-BE) [6,7].
Основные бизнес-процессы в работе сотрудников отдела кадров АО
«Завод ЛИТ» рассмотрим с помощью метода IDEF0, который изображен на
рисунке 10.
Выделены в качестве вводной информации:
− трудовая книга и паспорт РФ;
− ИНН, СНИЛС;
33
− документ об образовании;
− больничный лист;
− график отпусков;
− приказ о прохождении аттестации;
− командировочный приказ;
− приказ о направлении на курс повышения квалификации.
Рисунок 10 IDEF0 модель «Деятельность отдела кадров АО
«Завод ЛИТ» (AS-IS)
Выходная информация состоит из кадровых приказов, личных дел
сотрудников, трудовых договоров, отчетов.
Контекстная диаграмма представлена на рисунке 11.
34
Рисунок 11 Декомпозиция контекстной диаграммы AS-IS
Декомпозиция включает в себя такие блоки как
− прием на работу;
− движение кадров (аттестация, отпуск, курс повышения
квалификации и т.д.);
− увольнение;
− оформление отчетов.
Декомпозиция блока «Прием на работу» изображена на рисунке 12.
После того как руководитель дал распоряжение сотрудникам отдела
кадров о приеме на работу нового сотрудника, они оформляют трудовой договор
и отдают его в бухгалтерию. Трудовой договор подписывают обе стороны и
хранят в отделе кадров и в бухгалтерии.
Далее делают запись в трудовой книге, и заводится личное дело.
35
Рисунок 12 Декомпозиция блока «Прием на работу»
Декомпозиция блока «учет движения кадров» изображена на рисунке 13.
Рисунок 13 Декомпозиция блока «Учет движения кадров»
36
Декомпозиция показывает основные бизнес-процессы по учету кадров:
перевод в другой отдел или другую должность, результаты аттестации,
прохождение курса повышения квалификации, оформление отпуска,
командировок и больничного.
Декомпозиция блока «Увольнение» изображена на рисунке 14.
После оформления приказа об увольнении сотрудники и поступлении его
в бухгалтерию, сотрудники отдела кадров делают запись в трудовую книгу и
личную карточку уволенного сотрудника и подшивают приказ.
Рисунок 14 Декомпозиция блока «Увольнение»
Декомпозиция блока «Формирование отчетности» изображена на
рисунке 15. Изначально сотрудники отдела кадров собирают информацию в
учетных журналах, приказах, личных карточках сотрудников и трудовых
договорах. После этого анализируют и обрабатывают статистические данные.
Сотрудники отдела кадров вручную оформляют отчет. Большое
количество времени забирает формирование отчетов, потому что требует
большого количества обработки информации. Данный способ формирование
37
отчетов не дает гарантию достоверности данных, которые представляются из-за
воздействия человеческого фактора.
Рисунок 15 Декомпозиция блока «Формирование
отчетности»
По результатам анализа текущей системы кадрового учета в АО «Завод
ЛИТ»: необходима ее реорганизация, уменьшение количества обыденной
работы и повышение достоверности вносимой информации.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Чтобы осуществить данную цель работы нужно разработать и внедрить
автоматизированную информационную систему, которая будет хранить
информацию о персонале предприятия, формировать нужные отчеты и
выполнять статистическую обработку информации. Главная цель разработки
информационной системы учета кадров является повысить эффективность
работы сотрудников отдела кадров, которые заняты учетом персонала.
38
После внедрения в АО «Завод ЛИТ» информационной системы
управления персоналом, рассмотрим функциональную модель управления
персонала, которая изображена на рисунке 16.
Рисунок 16 IDEF0 модель «Деятельность отдела кадров
АО «Завод ЛИТ» (TO-BE)
Декомпозиция контекстной диаграммы TO-BE изображена на рисунке 17.
Рисунок 17 Декомпозиция контекстной диаграммы TO-BE
39
Формирование отчетов полностью возложено на информационную
систему, принципы работы которой показаны на схеме бизнес-процессов.
Основная нагрузка будет возложена на систему информации в других
бизнес-процессах. Функции по контролю и управлению будут выполнять
сотрудники.
Декомпозиция блока модели TO-BE «Прием на работу» изображена на
рисунке 18.
Рисунок 18 Декомпозиция блока «Прием на работу»
Создание личных дел и оформление трудового договора возлагается на
информационную систему.
После того как оформится договор, сотрудники отдела кадров
распечатают его, покажут его руководителям и отдадут в бухгалтерию копию.
Подлинник договора сохраняется в личной карточке сотрудника.
Декомпозиция блока «Учет движения кадров» изображена на рисунке 19,
после того как внедрили информационную систему управления персоналом.