27
при организации бизнес проектов и проектов, основанных на моделировании всех
процессов как административных, так и организационных. [12]
Методология IDEF0 предписывает построение иерархической системы
диаграмм - единичных описаний фрагментов системы. Сначала проводится
описание системы в целом и ее взаимодействия с окружающим миром
(контекстная диаграмма), после чего проводится функциональная декомпозиция
- система разбивается на подсистемы и каждая подсистема описывается отдельно
(диаграммы декомпозиции). Затем каждая подсистема разбивается на более
мелкие и так далее до достижения нужной степени подробности. В основе
методологии IDEF0 лежат следующие правила:
- функциональный блок (или Функция) преобразует Входы в Выходы (т.е.
входную информацию в выходную), Управление определяет, когда и как это
преобразование может или должно произойти Исполнители непосредственно
осуществляют это преобразование. Функциональные блоки (работы) на
диаграммах изображаются прямоугольниками, означающими поименованные
процессы, функции или задачи, которые происходят в течение определенного
времени и имеют распознаваемые результаты. Имя работы должно быть
выражено отглагольным существительным, обозначающим действие. Каждая
сторона блока имеет особое, вполне определенное назначение. Левая сторона
блока предназначена для входов, верхняя - для управления, правая - для выходов,
нижняя - для механизмов. Такое обозначение отражает определенные системные
принципы: входы преобразуются в выходы управление ограничивает или
предписывает условия выполнения преобразований, механизмы показывают, что
и как выполняет функция;
- с дугами связаны надписи (или метки) на естественном языке,
описывающие данные, которые они представляют. В IDEF0 дуга редко
изображает один объект. Обычно она символизирует набор объектов. Так как дуги
представляют наборы объектов, они могут иметь множество начальных точек
(источников) и конечных точек (назначений). Поэтому дуги могут разветвляться
и соединяться различными способами. Вся дуга или ее часть может выходить из
одного или нескольких блоков и заканчиваться в одном или нескольких блоках.
28
Диаграммы выполнены в программе моделирования ERwin Process
modeler ver. 7.3.3.1773.
Протекающие в отделе кадров ОАО "Белшина" бизнес-процессы
представлены на диаграммах стандарта IDEF0 на рисунках 1.5-1.7. Контекстная
диаграмма, представленная на рисунке 1.5, отображает общую концепцию
протекающих бизнес-процессов, а именно отображает входную и выходную
информацию (документацию). Также показано, кто выполняет данные функции,
кто регулирует и контролирует их выполнение. Регулированием может
заниматься как отдельное лицо, так и нормативно-правовые или иные документы.
Все входящие документы можно сгруппировать по следующим группам:
- приказы;
- бланки;
- документы соискателей;
- штатное расписание;
- программы переподготовки;
- заявления;
- графики;
- резюме.
Приказы включают в себя различные приказы вышестоящего руководства
(например, приказ на прием, увольнение, переподготовку сотрудника).
Бланки – формы стандартных документов. Необходимы для оформления
стандартной отчетности.
Документы соискателей – документы необходимые для трудоустройства
в любую организацию (паспорт, трудовая книжка, военный билет и т.п.).
Заявления – документы, написанные сотрудниками и поданные в отдел
кадров (например, заявление на отпуск, увольнение по собственному желанию,
учебу и т.п.).
Рассмотрим функции начальника отдела кадров (рисунок 1.5).
29
Рисунок 1.5. Деятельность начальника отдела кадров
Детализация процесса представлена на рисунке 1.6.
Рисунок 1.6. Детализация деятельности начальника отдела кадров
30
Основная задача начальника отдела кадров заключается в контроле,
однако, начальник отдела кадров также проводит аттестацию персонала
предприятия. На рисунке 1.7 этот бизнес-процесс рассмотрен более детально.
Рисунок 1.7. Проведение аттестации персонала
Для проведения аттестации работников выполняются следующие
мероприятия:
- готовится проект приказа руководителя о проведении очередной или
внеочередной аттестации, в которой определяется количество и состав
аттестационных комиссий, сроки проведения аттестации и утверждается план
мероприятий по подготовке и проведению аттестации;
- составляются списки работников, подлежащих аттестации, пофамильно;
- составляются графики проведения аттестации, (обычно сроком на
ближайший месяц) и утверждаются руководителем предприятия;
- составляется распорядок работы аттестационных комиссий
(указываются дни недели, время работы и место заседания комиссии);
- утверждается и доводится до сведения сотрудников список аттестуемых;
- заполняются учетные данные аттестационных листков; заблаговременно
готовится информация о предстоящей аттестации, которая публикуется в
31
многотиражной газете или доводиться до сведения аттестуемых по заводскому
радио; обеспечивается подготовка необходимых документов на аттестуемых
(характеристики, отзывы), бланки аттестуемых листков, бланки протоколов
заседаний аттестационной комиссии, бюллетени (если голосование проводится
тайно).
Как правило, состав аттестационной комиссии бывает следующим:
председатель, заместитель председателя, секретарь и члены комиссии.
Председателем комиссии обычно назначается руководитель организации или его
заместитель, а членами комиссии руководители различных структурных
подразделений. Рекомендуемое количество членов комиссии: минимум три,
максимальным пределом не ограничено. В состав аттестационной комиссии
обязательно должен быть включен представитель выборного органа
соответствующей первичной профсоюзной организации (при его наличии, и
кроме случаев, когда по итогам проведения аттестации увольнение работников
локальным нормативным актом не предусмотрено).
1.2.3 Обоснование необходимости и цели использования
вычислительной техники для решения задачи
Схема документооборота документов приведена на рисунке 1.8.
№
пп
Действие
Сотрудник отдела
кадров
Начальник отдела кадров
32
1
Составление
списков
аттестуемых
2
Утверждение
списка
аттестуемых
3
Определение
правил и
критериев
оценки
4
Составление
графиков
аттестации
5
Утверждение
графиков
аттестации
6
Формирование
аттестационных
комиссий
7
Утверждение
аттестационных
комиссий
Списки
аттестуемы
х
Списки
аттестуемы
х
Правила
проведени
я
График
График
Список
комиссии
Список
комиссии
33
8
Составление
отчета по
итогам
аттестации
9
Составление
приказа по
итогам
аттестации
Рисунок 1.8. Схема документооборота
Временные характеристики описанных выше процессов приведены в
таблице 1.3.
Таблица 1.3
Характеристика временных затрат
№
п/п
Действие
Среднее
количество
за рабочий
день
Время,
необходимое
для
выполнения,
мин
Общее за
рабочий
день, мин
1
Создание приказа о проведении
аттестации
1
10
15
2
Формирование списка
аттестационной комиссии
1
10
20
3
Создание графика аттестации
1
15
25
4
Формирование списка
аттестуемых
10
10
100
5
Формирование аттестационных
листов
10
20
200
6
Создание отчетов по итогам
аттестации
10
10
100
7
Организация хранения,
архивирования результатов
аттестации
10
20
200
ИТОГО
660
Исходя из приведенных расчетов ежедневно сотрудники отдела кадров
около 660 минут тратят на подготовку документов. Операции по подготовке
документов в основном подразумевают ручной труд, что не является
рациональным использованием рабочего времени.
Отчет
Отчет
Приказ
34
Для данного способа также характерны следующие недостатки:
- невысокая скорость и точность выполнения расчетов;
- неэффективное использование рабочего времени;
- бюрократия – увеличивающийся «поток» бумажной работы;
- возможность допущения ошибок из-за усталости, невнимательности
сотрудников;
- небольшая вероятность потери документа из-за большого бумажного
потока документов.
В результате проводимой автоматизации данные операции будут
производиться в автоматическом режиме.
Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств
автоматизации. В случае использования вычислительной техники процесс
подготовки документов для проведения аттестации сводится к вводу данных в
приложение и получению общего отчета по итогам. В таблице 1.4 произведен
расчет эффекта внедрения.
Таблица 1.4
Расчет эффекта внедрения
№
п/п
Действие
Среднее
количество
за рабочий
день
Время,
необходимое
для
выполнения,
мин
Общее за
рабочий
день, мин
11
Создание приказа о
проведении аттестации
1
15
15
22
Формирование списка
аттестационной
комиссии
1
15
15
33
Создание графика
аттестации
1
5
5
44
Формирование списка
аттестуемых
10
5
50
55
Формирование
аттестационных
листов
10
5
50
66
Создание отчетов по
итогам аттестации
10
10
100
77
Организация хранения,
архивирования
результатов аттестации
10
15
150
35
7
ИТОГО
385
Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около
5 часов (660-385=275 минут) , что позволит существенно сократить нагрузку на
отдел кадров и увеличить производительность труда.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Система обеспечения информационной безопасности и защиты
информации на ОАО "Белшина" представлена как организационно-
административными мерами обеспечения информационной безопасности, так и
инженерно-техническими.
Организационно-административные подразделяются на:
- нормативно-правовые акты (полный перечень в приложении 3);
- документы, определяющие ответственность и обязанности сотрудников
при работе с информацией (должностные инструкции, инструкции по работе с
электронными документами);
- комплексный документ - политика информационной безопасности
Общества.
Перечисленные документы регулируют деятельность персонала ОАО
"Белшина" в следующих областях:
- экспертиза деятельности организации в области защиты информации;
- аттестация объектов по выполнению требований обеспечения защиты
информации при проведении работ со сведениями, составляющими
коммерческую тайну;
- сертификация средств защиты информации и контроля за ее
эффективностью, систем и средств информатизации и связи в части
защищенности информации от утечки по техническим каналам связи;
- обеспечение условий защиты информации при подготовке и реализации
международных договоров и соглашений;
- безопасные способы ведения документации;
36
- процедуры обработки инцидентов в случаях нарушения систем
безопасности.
Основными инженерно-техническими мерами обеспечения безопасности
информации ОАО "Белшина" являются:
- установление контролируемой зоны вокруг объекта;
- резервирование информации;
- идентификация и аутентификация пользователей;
- использование средств антивирусной защиты;
- применение межсетевых экранов.
Резервирование информации – это процесс создания страховых копий
наиболее ценной информации для дальнейшего хранения на отдельном носителе
(дискета, компакт-диск, флэш-накопитель и т.д.) с последующей возможностью
восстановления в случае потери или порчи исходного файла. Процесс
резервирования на ОАО "Белшина" автоматизирован при помощи утилиты
BackUp, которая встроена в операционную систему Windows и настроена таким
образом, что по окончании работы создает автоматически резервные копии
документов.
Идентификация и аутентификация пользователей обеспечивают
разграничение доступа к информации. Идентификация позволяет субъекту
(пользователю, процессу, действующему от имени определенного пользователя,
или иному аппаратно-программному компоненту) назвать себя (сообщить свое
имя). Посредством аутентификации вторая сторона убеждается, что субъект
действительно тот, за кого он себя выдает. В качестве синонима слова
"аутентификация" иногда используют словосочетание "проверка подлинности".
На ОАО "Белшина" для доступа в помещения предприятия используют
электронный пропуск, а для доступа к защищенной информации личные логины
и пароли.
Для защиты в реальном времени от вирусов, а также других угроз,
использующих уязвимости в программном обеспечении, такие как троянские
программы, черви, spyware, adware, фишинг-атаки, используется антивирусный
пакет, выпускаемый словацкой фирмой ESET - ESET NOD32 ANTIVIRUS
BUSINESS EDITION. В ESET NOD32 используется патентованная технология