26
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации “КАК ДОЛЖНО БЫТЬ”
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Отдел кадров руководит работой по комплектации компании кадрами
служащих требуемых профессий и квалификации в соответствии со стратегией и
целями предприятия, внутренними и внешними условиями его деятельности,
созданию и ведению банка данных о качественном и количественном составе
кадров.
Сегодня существует немало систем автоматизации кадровой деятельности.
Были проанализированы автоматизированные системы «Отдел кадров 6.0»,
«Автоматизированная система управления персоналом Фараон» и АИС «Отдел
кадров плюс».
1. Программа «Отдел кадров 6.0».
Интерфейс данной программы приведен на рисунке 9.
Рис. 9. Интерфейс программы "Отдел кадров"
27
Возможности программы "Отдел кадров 6.0":
автоматическое составление штатного расписания;
автоматическое составление кадровых документов;
автоматическое составление журнала приказов и ведение электронного
архива приказов в формате Excel;
расчёт среднесписочной численности работников предприятия за
определенный период;
формирование отчётов на основе информации БД (пользователь
самостоятельно выбирает поля БД, необходимые для отображения в отчёте) с
возможностью экспорта в форматы Excel и Word;
хранение в базе личной информации о каждом работнике предприятия;
учёт поощрений, отпусков и командировок;
удобство поиска в базе необходимых данных;
хранение в архиве БД сведений об уволенных сотрудниках;
расчёт даты окончания отпуска по заданной дате начала и общей
продолжительности.
2. Автоматизированная система управления персоналом Фараон.
На рисунке 10 приведен внешний вид форм автоматизированной
системы управления персоналом "Фараон".
Рис.10. Автоматизированная система управления персоналом "Фараон"
28
Автоматизированная система управления персоналом "Фараон" является
современным програмным обеспечением, который сочетает в себе функции
автоматизации кадрового делопроизводства и управления персоналом.
К основным преимуществам данной системы относятся ее удобство,
наглядность, гибкая настройка, а также возможность вести в одно время
несколько юридических лиц и интеграция с ППП Microsoft Office [5].
В 1995 году вышла в свет первая версия системы «Фараон». С тех
пор система регулярно совершенствуется. Шестая версия системы «Фараон»
нашли свое отражение лучшие идеи более ранних версий, последние требования
отечественного трудового законодательства, а также самые современные
тенденции в сфере управления персоналом. Сегодня система «Фараон» с
успехом применяется на многих предприятиях самого разного размера и
профиля деятельности.
Система «Фараон» представляет организационную структуру предприятия
в виде иерархического "дерева".
Данное представление организационной структуры удобно, так как оно
дает возможность без труда реализовывать сложные структурные
преобразования.
К примеру, если одно подразделение поглощается другим, достаточно
мышкой "перетащить" одно подразделение вовнутрь другого.
Причем в этом случае автоматически создастся приказ, изменится штатное
расписание и внесутся соответствующие изменения в личные дела всех
работников данных подразделений [6].
Система «Фараон» выводит в Excel структуру любого элемента
предприятия в виде блок-схемы.
С помощью Фараона можно выполнять анализ данных, осуществлять
поиск либо строить отчеты как по всему предприятию, так и по отдельно взятым
подразделениям.
Также она дает возможность работать с планируемой структурой
предприятия, при этом не изменяя текущую структуру.
Система «Фараон» ведет учет сотрудников следующих категорий:
внештатные сотрудники;
29
кандидаты на работу;
штатные сотрудники;
временно неработающие сотрудники;
сотрудники, уволенные из организации.
Фараон автоматизирует планирование и учет всех операций
с работниками.
Для универсальности базовая конфигурация системы «Фараон»
автоматически настроены следующие операции:
прием на работу;
увольнение;
отпуск без содержания;
очередной отпуск;
отпуск по беременности и родам и по уходу за ребенком;
больничный лист и командировка;
повышение квалификации;
поощрение;
аттестация.
В Фараоне имеется возможность настройки автоматизации
любых кадровых операций согласно принципам управления персоналом
конкретного предприятия.
Фараон автоматически создает различные кадровые документы, тексты
которых выводятся в Word.
Каждый документ создается по шаблону, автоматически заполняемому
Фараоном.
Применяя Word, можно без труда изменять или создавать новые шаблоны,
а также редактировать текст получающихся документов.
3. Программа «Отдел кадров плюс».
Внешний вид программы «Отдел кадров плюс» показан на рисунке 11.
30
Рис. 11. Автоматизированная система управления персоналом "Отдел
кадров плюс"
Программа «Отдел кадров плюс» является удобной программой для
отдела кадров. Благодаря данной программе можно существенно повысить
скорость работы отдела кадров. Эффект от применения данной программы в
работе отдела кадров высок для организаций с различной численностью
кадрового состава. Внедрение программы позволит значительно снизить
временные затраты на обработку данных и оформление кадровых приказов и
документов.
Возможности программы «Отдел кадров плюс»:
1. Сохранение отчетов, кадровых приказов и документов в редактируемых
форматах DOC (MS Office) и XLS.
2. Совместимость с Open Office.
3. Возможность обмена персональной информацией по сотруднику с 1С.
4. Возможность экспорта данных по работнику в БД программы из Excel и
обратно.
5. Гибкое штатное расписание:
без ограничений количества уровней;
возможность включения филиалов, имеющих собственныереквизиты и
31
структуру;
6. Возможность кадрового учета любого количества предприятий в одном
программном продукте.
7. График отпусков.
8. Возможность хранения внутри программы внешних документов в
различных форматах (Word, Excel, изображения и т.д.). К примеру:
должностные инструкции, трудовой договор
9. Табель учета рабочего времени автоматически формируется на базе
имеющихся приказов по работнику и его графика работы.
10. Возможность редактирования табеля сразу по подразделению или
всему предприятию.
11. Все внесенные в табель изменения сразу отражаются в
документообороте в виде соответствующих приказов.
12. Структурированный журнал приказов.
13. Хранение сведений о кандидатах и уволенных сотрудниках.
14. Возможность приема нескольких сотрудников по различным ставкам
на одну штатную единицу.
Все проанализированные программы реализуют одну стандартную
функцию: учет движения документов отдела кадров предприятия.
Структуры перечисленных выше систем основаны как на локальных базах
данных, так и на технологии клиент-сервер, что легко позволяет проводить
всесторонний анализ совокупности больших объемов данных, обеспечивает их
сохранность и одновременную работу десятков пользователей, строго
разграничивая их права доступа: каждый пользователь «видит» только ту часть
данных, на которые ему выделены полномочия.
Анализ приведенных систем показывает, что на рынке имеются
программные продукты автоматизации кадровой деятельности, но они
дорогостоящие, поэтому возникла необходимость разработки собственного
решения.
При всех неоспоримых достоинствах, эти системы не адаптированы к
деятельности конкретного предприятия, тем самым вызывают неудобство в
использовании.
32
Учитывая вышесказанное, возникает необходимость разработки системы,
полностью адаптированной к нуждам компании.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Понятие стратегии автоматизации содержит базовые принципы,
применяемые при автоматизации предприятия. В состав стратегии входит ряд
следующих компонентов:
цели: сферы деятельности компании и последовательность ее
автоматизации;
способ автоматизации: по участкам, направлениям, комплексная
автоматизация, хаотичная;
долгосрочная техническая политика – набор внутренних стандартов,
которые поддерживаются в организации;
временные, финансовые и иные ограничения;
процедура управления изменениями плана.
Автоматизация является одним из способов достижения стратегических
бизнес-целей, а не процессов, который развивается по своим внутренним
законам. Во главе стратегии автоматизации должна лежать стратегия бизнеса
компании: миссия компании, модель бизнеса и направления. Итак, стратегия
автоматизации – это план, согласованный по целям и срокам со стратегией
предприятия.
Существует четыре стратегии автоматизации:
1. Хаотичная автоматизации. Данный вид автоматизации предполагает
установку частей информационной системы по мере возможностей. Хаотичная
автоматизация является самым плохим вариантом с позиции долгосрочного
эффекта. В нем полностью отсутствует стратегический план развития
информационной системы. В большинстве случаев потребность во внедрение
определяется сиюминутными задачами.
2. Автоматизация по участкам. Данный процесс автоматизации отдельных
управленческих либо производственных подразделений, которые объединены по
функциональному признаку. В целях эффективной реализации стратегии
33
необходимо наличие оперативных и стратегических планов. Этот подход
целесообразен тогда, когда инвестиционных ресурсов недостаточно для полной
автоматизации компании, а также когда автоматизация участка дает
возможность достичь значительного эффекта.
3. Автоматизации по направлениям. Данная автоматизация для отдельных
групп, бизнес-процессов, таких как производство и др. В ней можно менять
объект, предметную область. Выбор системы в значительной степени зависит от
вида услуг и состава затрат. При внедрении системы получается “конструктор”
автоматизированных рабочих мест.
4. Стратегии автоматизации комплексная - это распространение систем
автоматизации на все функциональные направления деятельности предприятия
за счет проведения системной интеграции ИС при внедрении. Полная
автоматизация подразделяется на:
1) автоматизация с внутренней интеграцией – применения в качестве
единого информационного хранилища единой СУБД;
2) автоматизация с внешней интеграцией – применения внешних
информационных сущностей или применения внутренних протоколов при
взаимодействии отдельных модулей.
Поскольку предполагается использование информационной системы в
долгосрочной перспективе и предполагается расширение и добавление
функционала системы, хаотичная стратегия не подходит. Комплексная
автоматизация предполагает полную автоматизацию всех функциональных
направлений деятельности предприятия, а также требует больших финансовых и
временных затрат, которые не может позволить предприятие. Способ
автоматизации по направлению не подходит, поскольку в этом случае
происходит автоматизация отдельных групп бизнес-процессов компании.
Автоматизация по участкам является самым подходящим способом, поскольку
предполагает автоматизацию отдельных отделов предприятия, в данном случае
предполагается автоматизация всех процессов, реализуемых отделом кадров
организации.
Разработка стратегии автоматизации.
34
Стратегия автоматизации в первую очередь должна соответствовать
приоритетам и стратегии бизнеса. В понятие стратегии также входят пути
достижения данного соответствия.
1. Анализ деятельности организации.
Анализ деятельности организации подразумевает сбор и представление
данных о деятельности компании в формализованном виде, который пригоден
для выбора и дальнейшего внедрения информационной системы.
2. Реорганизация деятельности.
Реорганизация деятельности обычно преследует цель повышения
эффективности деятельности компании в целом.
3. Выбор системы.
Выбор системы является многокритериальной задачей. Задание
объективных критериев, по которым будет выполняться выбор определенной
системы, непосредсвтвенно связано с полнотой и качеством проработки всех
предшествующих этапов цепочки выбора. На самом деле, почти все
объективные соображения, которыми руководствуются при выборе системы,
выводятся на предыдущих этапах. При тщательной проработке всех
предшествующих этапов, выбор системы перестает быть проблемой.
4. Внедрение системы.
5. Эксплуатация и сопровождение ИС.
Данный этап в динамично меняющейся компании является достаточно
сложной задачей. Перед ответственным за процесс эксплуатации системы
персоналом постоянно встают такие здачи, как:
модернизация программно-аппаратной части, вызванная моральным и
физическим старением компонентов АСУ;
необходимость доработки системы под новые требования ее
пользователей;
необходимость отслеживания изменений в законодательстве;
обеспечение безопасности данных в процессе эксплуатации и иные [7].
Итак, в условиях ограниченного бюджета и начальной стадии
автоматизации логично выбрать стратегию автоматизации по участкам и
автоматизировать работу отдела кадров компании.
35
Главным элементом в стратегии автоматизации должна стать созданная
база данных, в которой и будет аккумулироваться вся информация о
сотрудниках, заключенных с ними трудовых договорах и документах учета.
Помимо этого, есть возможность многопользовательского доступа к базе
данных.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Способы приобретения ИС - это последующие действия от определения и
формализации решения о необходимости ИС до того времени, пока ИС не будет
внедрена в организации.
Имеется несколько способов приобретения ИС:
разработка (заказная или самостоятельная);
покупка ИС (покупка зарубежной либо отечественной ИС);
покупка + доработка (заказная либо самостоятельная);
аренда.
Покупая готовое решение, требуется выбрать такое решение, которое
полностью будет соответствовать схемам ведения бизнеса.
Это весьма сложно, поскольку разработчики систем автоматизации
пытаются угодить всем потенциальным клиентам и их системы получаются
перегруженными лишним функционалом, за который приходится платить, или
система является каркасом для построения решения под конкретного
потребителя.
Данные варианты не подходят для решения поставленной задачи,
поскольку покупка готовой информационной системы для автоматизации по
направлениям весьма невыгодно с точки зрения вложения денег в систему
автоматизации.
Также приобретаемая информационная система имеет ряд недостатков и
требуемую функциональность, плохо продумано направление будущего
развития информационной системы, срок адаптации под требования
предприятий является довольно продолжительным, а также требуется частое