17
17
может зайти только под своим именем и паролем с соответствующими правами.
Также находятся реестры документооборота, договора и другие документы ИП
«Диденков АН». Здесь же хранятся обновления, пополнения для различного
программного обеспечения. За серверами никто не работает, таким образом, он
представляет собой «архив», «хранилище» самых важных данных для этой
фирмы. С правами администратора на сервер может войти только системный
администратор.
Рис. 1.2 Техническая архитектура ИП «Диденков АН»
Генеральный директор фирмы ИП «Диденков АН» работает за
компьютером «PC_1». Ген. директор имеет доступ ко всем базам 1С и рабочим
папкам менеджеров данного предприятия. Он просматривает и обрабатывает
всевозможные ежемесячные отчеты (по продажам, информационному
сопровождению, дебиторской и кредиторской задолженности и т.д.),
разрабатывает стратегию работы фирмы на основании этих отчетов, как на
ближайшее время, так и на долгосрочный период. В своей работе он в первую
очередь использует программу, разработанную московской фирмой «Бизнес-
18
18
План». Еще проводит переговоры с руководителями поставщиков и
обслуживаемых предприятий на предмет условий заключения договоров.
Главный бухгалтер для ведения бухгалтерского учета, ввода первичной
информации, формирования отчетов, учета товарно-материальных ценностей,
основных средств, начисления з/п работникам используется программа «1С:
Предприятие 8.3» с комплексной конфигурацией. Работа выполняется в одной
базе данных, расположенной на сервере. Для печатных форм и промежуточных
вычислений используются программы MS Word и MS Excel. Для отправки
электронных писем используется почтовая программа MS Outlook, навигация по
сайтам в сети Интернет выполняется с помощью браузера Chrome. Программная
архитектура предприятия представлена на рисунке 1.3.
Рис. 1.3 Программная архитектура ИП «Диденков АН»
19
19
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес-процессов
В ИП «Диденков А.Н.» можно выделить следующие основные бизнес-
процессы:
1. Закупка товаров у поставщиков.
исследование конъюнктуры товарного рынка;
формирование ассортимента товаров и услуг;
осуществление технологических операций по приему, сохранению,
маркировке и подготовке товаров к продаже;
2. Реализация товаров.
установление цены на товары;
участие в продвижении товаров на рынок;
создание благоприятных условий для продажи товаров;
оказание поставщикам и потребителям транспортно-
экспедиционных, консультационных, рекламных, информационных и других
услуг.
3. Инвентаризация.
4. Возврат товара поставщику.
Обследование предприятия показало, что недостаточная емкость слада
приводит к потере оптовых покупателей. Имеющийся склад предприятия
автоматизирован недостаточно: основные операции складского учета
осуществляются вручную.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и
ее описание
Отгрузка товаров в полном соответствии с контрактами по количеству,
качеству и комплектности — ответственная процедура, небрежное исполнение
которой приводит к недостачам, повреждениям, некомплектности или снижению
качества товаров. Вследствие обнаружения недостатков получатели
предъявляют поставщикам претензии и арбитражные иски. Поэтому
организация отгрузки заказанных товаров требует тщательной разработки.
20
20
Процедура отгрузки товаров со склада заключается в выполнении заказов
на хранящиеся на складе товары. Управлением всех операций, связанных с
отгрузкой ТМЦ, занимается начальник отдела продаж.
Отгрузка заказа включает:
формирование бланка-заказа в соответствии с заявкой клиента;
передачу бланка-заказа отборщику;
отбор товара каждого наименования по заказу клиента,
комплектация отобранного товара для конкретного клиента в
соответствии с его заказом;
подготовку товара к отправке (укладывание в тару, на
товароноситель);
упаковку, маркировку;
документальное оформление подготовленного заказа и контроль
над доставкой заказа в экспедицию отправки;
объединение заказов клиентов в партию отправки и оформление
транспортных накладных;
отгрузку грузов в транспортное средство.
Погрузка товаров в транспортное средство осуществляется транспортной
компанией. Начальник отдела продаж подписывает отгрузочные документы.
Анализ деятельности отдела продаж позволяет выделить четыре основных
бизнес-процесса:
1. Контроль остатков.
2. Упаковка товаров.
3. Фиксация факта отгрузки в первичных документах
4. Передача товаров курьеру или покупателю.
Бизнес-процесс «Контроль остатков». Начальник отдела продаж получает
счет-фактуру и номер заявки покупателя. В соответствии с данными счета-
фактуры проверяется наличие товаров на складе. Если товары на складе имеются
в достаточном количестве, то осуществляется упаковка товаров, согласно заявке.
Если каких-либо товарных позиций недостаточно, то об этом информируется
заказчик.
21
21
Бизнес-процесс «Упаковка товаров». На данном этапе осуществляется
упаковка и маркировка товаров. Все товары пакуются в строгом соответствии с
установленными правилами упаковки и затаривания, опломбирования
отдельных мест и маркировки. Упаковочный лист составляется в трех
экземплярах. Один из них (в непромокаемом конверте) вкладывается в тару
вместе с товаром. Второй (также в непромокаемом конверте, покрытый
пластиковой или жестяной защитной пластинкой) – крепится к наружной стенке
тары. Третий экземпляр упаковочного листа прилагается к пакету
сопроводительных документов. Далее на основании упаковочных листов и листа
комплектации составляется отгрузочная спецификация, которая прикладывается
к счету-фактуре.
Бизнес-процесс «Зафиксировать факт отгрузки». Фиксация отгрузки
осуществляется путем оформления расходной накладной. Полученные
документы передаются в бухгалтерию.
Бизнес-процесс «Передача товаров покупателю». На данном этапе
заказанный товар передается покупателю. Товар может передаваться
непосредственно покупателю либо компании, осуществляющей доставку
товаров. Выбор способа доставки осуществляется покупателем.
Функциональная модель «Отгрузки товаров» представлена на рисунке 1.4.
В качестве входных воздействий приняты: счет-фактура с перечисленными
товарами, отметка об оплате заказа, номер заказа, условия доставки, выбранные
клиентом (самовывоз, по почте, курьером). Для оформления хозяйственной
операции, требуются определенные документы (приходный кассовый ордер).
Платежные документы нужны для реализации бизнес-процесса и процесс без
них не начнется, но по ходу выполнения процесса они не преобразуются.
Согласно стандарту IDEF0, их относят к управлению. Оформление документов
выполняется персоналом предприятия (начальник отдела продаж) – их относят к
механизмам. Выходами или результатами бизнес-процесса является отметка об
отсутствии необходимого количества товаров, расходная накладная и
заказанные упакованные товары.
22
22
Рис. 1.4 Функциональная модель «Отгрузки товаров»
Текущее положение дел в стандарте IDEF0, отражено на контекстной
диаграмме, изображенной на рисунке 1.5. Начальник отдела продаж получает
счет-фактуру на заказанные товары. В случае предоплаты, на бланке счета
проставляется соответствующая отметка в бухгалтерии. Также в счете
указывается номер заказа. Начальник отдела продаж проверяет наличие товаров
на складе. В случае отсутствия каких-либо позиций или недостаточного
количества, соответствующая информация поступает заказчику. Если товары
имеются в наличии, то начальник отдела продаж осуществляет их упаковку и
подготовку к транспортировке. В обязанности начальника отдела продаж также
входит подготовка расходной накладной.
По окончании упаковки, товары передаются непосредственно покупателю,
либо курьерской компании. Сформированная расходная накладная поступает
главному бухгалтеру, который осуществляет списание товаров.
23
23
Рис. 1.5 Контекстная диаграмма «как есть» процесса отгрузки товаров
В рамках выпускной квалификационной работы автоматизируется процесс
отгрузки товаров покупателю. Автоматизация подразумевает автоматизацию
контроля остатков товаров на складе и автоматизацию подготовки первичных
документов.
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
ИП «Диденков А.Н.» не имеет возможности использовать большие
помещения под склад, так как это приводит к значительным затратам на их
содержание. Вместе с тем, использование небольших помещений под склад
приводит к оттоку клиентов. Происходит это по следующей причине: так как
емкость имеющегося склада небольшая, то зачастую оказывается, что на складе
отсутствует товар, заказанный клиентом или заказанного количества
недостаточно, чтобы сформировать заказ полностью. В этом случае клиенту
предлагается либо подождать новой поставки, либо заказать только доступное
количество. Большинство заказчиков сначала соглашаются подождать, но, когда
ситуация повторяется, находят других поставщиков. Данный недостаток требует
устранения, т.е. необходим механизм «отложенного заказа», когда предприятие
формирует заказ не сразу, и добирает необходимое количество товаров у своего
поставщика. При этом с одной стороны, ИП «Диденков А.Н.» не теряет
24
24
заказчиков, а с другой стороны не требуется дополнительного места для
хранения, так как поставляемый товар сразу пакуется и отправляется заказчику.
Отгрузка товаров сопровождается оформлением счета-фактуры типовой
формы, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации
от 29.07.96 № 914. Счет-фактура составляется в двух экземплярах, один из
которых предоставляется покупателю не позднее 10 дней с даты отгрузки
товаров.
Счета-фактуры введены в качестве дополнительного инструмента
контроля налоговых органов за полнотой сбора налога на добавленную
стоимость и используются ими для встречных проверок налогоплательщиков с
целью выявления фактов уклонения от уплаты налога. При этом не меняется
порядок отражения в бухгалтерском учете операций по продаже товаров,
сохраняются все ранее действующие формы расчетных и первичных
документов, включая счета.
В общем объеме входной и выходной информации ИП «Диденков АН»
70-80% составляют данные первичных приходных и расходных
товаросопроводительных документов. На их основе формируется
преобладающая часть внутренней и выходной информации, ведется
бухгалтерский, статистический и оперативный учет, составляются заявки и
заказы, решаются другие задачи.
В ИП «Диденков АН» ежемесячно обрабатывается около 1500 приходных
и 2500 расходных счетов-фактур, накладных и кассовых ордеров, содержащих
соответственно около 4500 и 7500 документострок. Эти данные характеризуют
лишь объем первичной информации.
График документооборота связанный с оформлением и исполнением
заказа представлен на рисунке 1.6.
25
25
Рис. 1.6 Схема документооборота
26
26
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
На предприятии ИП «Диденков АН» сервер является сервером
терминалов, а также файл-сервером.
В качестве антивирусной защиты на предприятии используется Comodo
Firewall [35].
Comodo Firewall предназначен для защиты пользователей ПК под
управлением ОС Windows, по своим возможностям практически не уступает
аналогичным продуктам, в том числе отдельным коммерческим разработкам.
Comodo Firewall обеспечивает максимально эффективную защиту от
хакеров, вредоносных программ и кражи личных данных.
Основные функции:
Режим Stealth Mode, чтобы сделать ваш компьютер полностью
невидимым для сканирования портов;
Автоматическое определение доверенных зон на основе мастера;
Предопределенные политики брандмауэра позволяют быстро
применить необходимые правила безопасности;
Диагностика для анализа системы на наличие возможных
конфликтов с фаерволом и многое другое.
В состав пакета входит поведенческий блокиратор, который реализует
функции:
Проверка целостности каждой программы, прежде чем разрешить
ее загрузку в память компьютера;
Выполняет «облачный» анализ поведения для немедленного
обнаружения вредоносных -программ;
Предупреждает вас каждый раз, когда неизвестные или ненадежные
приложения пытаются запуститься или установиться;
Блокирует вирусы, трояны и программы-шпионы прежде, чем они
смогут получить доступ к вашей системе;
Предотвращает несанкционированное изменение критически
важных системных файлов и записей реестра Windows;