22
На выходе данного процесса имеются такие потоки, как прибыль и
рекламные кампании.
Компания также занимается производством различной рекламной
продукции, такой, как полиграфическая продукция, банеры, штендеры, световая
рекламная продукция.
Для производства используется современное оборудование, управляемое с
персональных компьютеров, следовательно необходимо считать, что этот процесс
достаточно автоматизирован. Кроме того, на предприятии автоматизированы
такие процессы, как учет персонала, расчет заработной платы, расчет
экономических показателей деятельности предприятия, но Учет отгрузок готовой
продукции до сих пор выполняется вручную, без применения персональных
компьютеров.
На фоне остальной автоматизированной деятельности фирмы данное
положение дел выглядит анахронизмом, кроме того, в силу затрудненности и
трудоемкости получения ежедневных отчетов про произведенной продукции, что
может приводить к неправильной интерпретации деятельности предприятия и , в
конечном итоге, вести к неправильному определению развития предприятия.
Поэтому в качестве автоматизируемого рассмотрим именно это процесс.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Готовая продукция для рекламного агентства – это различные элементы
наружной рекламы, полный цикл изготовления которого агентство берет на себя.
Готовая продукция включает в себя изделия и полуфабрикаты, которые
становятся продуктом производственного процесса компании с полноценной
обработкой (комплектацией), которая отвечает всем действующим стандартам
или требуемым техническим условиям, поступившие на склад компании или
заказчика.
23
Задачей учета готовой продукции становится своевременное и подробное
отражение на счетах бухгалтерского учета данных о производстве и отгрузке
готовой продукции в конкретные компании.
Главными задачами бухгалтерского учета готовой продукции становятся:
• Точное и правильное документальное оформление операций по
выпуску, передвижению и отгрузке готовой продукции в зоны хранения
компании;
• Отслеживание сохранности готовой продукции в зонах сохранения и
на каждом этапе движения;
• Отслеживание выполнения установленных норм отпуска и
реализации готовой продукции;
• Оперативное нахождение невостребованных позиций готовой
продукции для их последующей модернизации или снятия с линии производства;
• Подсчет экономической эффективности всего ассортимента готовой
продукции.
Отгруженная готовая продукция передается на склад материально
ответственному лицу. Крупногабаритная продукция, не попадающая на склад по
техническим причинам, принимается представителем заказчика непосредственно
на месте производства или отгрузки.
Отгрузка готовой продукции из производственного процесса реализуется
при помощи накладных, приемо-сдаточных актов, спецификаций и остальных
первичных учетных документов. На все пришедшую на склад продукцию
готовится карточка складского учета, также, как и в случае с учетом материалов.
Учет и планирование готовой продукции производят в стоимостных и
натуральных показателях. Если к натуральным параметрам вопросов не
возникает, то для выявления стоимостных показателей используются несколько
методик.
Учет отгрузок готовой продукции ведет сотрудник бухгалтерии. В
настоящее время сотрудник бухгалтерии, получая отчеты по производственной
деятельности цехов, вносит необходимые данные в базу данных.
24
При необходимости, оператором системы, запрашивается у системы отчет,
содержащий необходимую информацию, в том числе формируется отчеты о
проданной продукции, закупленном сырье и произведенной продукции.
Учет отгрузок готовой продукции является частью производственного
учета. Схематично данный процесс изображен на рисунке 1.6.
Рис. 1.6 Характеристика управления производственной деятельностью
предприятия
Входная информация: - сведения о производстве за цеха, сведения о
совершенных закупках, сведения об учтенных заказах;
Выходная информация – отчеты по сырью, запасам и готовой
(производственной) продукции, а также различные виды аналитической
отчетности, такие как, анализ произведенного объема продукции, анализ
потраченного сырья и других ресурсов, анализ эффективности использования
производственных мощностей предприятия и другие.
Данный процесс выполняется управленческим персоналом предприятии и
и оборудованием, в качестве которого используются персональных компьютеры
и их программное обеспечение.
USED AT: AUTHO R: DATE:
REV:PROJECT: ОО О "Рассвет"
18.05.2016
26.11.2016
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
TOP
NODE: TITLE: NUMBER:
Учет отгрузок готовой продукции в ООО
"Сияние-90"
A-0
СВЕДЕНИЯ О
ЗАКУПК АХ
СВЕДЕНИЯ О
ЗАКАЗАХ
БУ ХГАЛТЕР
Ж УРНАЛ УЧЕТА,
ДО К УМЕНТЫ MS
EXCEL
ПК
ЗАКОНОДАТЕЛЬ СТВО УСТАВ
О ОО
ТРЕБОВАНИЯ
РУ КОВОДИТЕЛЯ
О ТЧЕТ Ы ПО ЗАПАСАМ
О ТЧЕТ Ы ПО СЫРЬ Ю
О ТЧЕТ Ы ПО ГО ТО ВОЙ ПРОДУКЦИИ
СВЕДЕНИЯ О
ПРОИЗ ВОДСТВЕ
00р.
Учет отгрузок готовой
продукции
в ООО "Сияние-90"
25
Управление и ограничение процесса выполняется в рамках
законодательства РФ и устава издательства.
Декомпозиция данного процесса приведена на рисунке 1.7.
Рис. 1.7 Декомпозиция процесса управления производственной деятельностью
Таким образом, данный процесс включает в себя следующие подпроцессы:
1. Учет запасов;
2. Учет производства готовой продукции;
3. Учет израсходованного сырья.
Входной информацией для каждого процесса являются соответствующие
сведения, выходной – отчеты, позволяющие руководящему составу предприятия
принимать решения по развитию ООО в соответствии со сложившейся ситуацией.
Для выполнения данного процесса привлекаются силы в виде персонала
предприятия, и также оборудование - персональные компьютеры.
В настоящее время учет закупок расходных материалов, учет
произведенной продукции, учет затрат ведется при помощи таблиц в документах
Microsoft Excel. Все сведения заносятся в данные таблицы и путем использования
встроенных инструментов суммируются за определенный период и по видам
затрат.
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJECT: ООО "Рассвет"
18.05.2016
26.11.2016
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A-0
NODE: TITLE: NUMBER:
Учет отгрузок готовой продукции в ООО
"Сияние-90"
A0
сведения о
сырье
сведения о произведенной продукции
план производ ства
заказы на производство
СВЕДЕНИЯ О
ПРОИЗ ВОДСТВЕ
СВЕДЕНИЯ О
ЗАКУПК АХ
СВЕДЕНИЯ О
ЗАКАЗАХ
БУ ХГАЛТЕР
Ж УРНАЛ УЧЕТА,
ДО КУМЕНТ Ы MS
EXCEL
ПК
ЗАКОНОДА ТЕЛЬСТВО
УСТАВ
О ОО
ТРЕБО ВАНИЯ
РУ КОВОДИТЕЛЯ
О ТЧЕТ Ы ПО
ЗАПАСАМ
О ТЧЕТ Ы
ПО
СЫРЬЮ
О ТЧЕТ Ы ПО
ГО ТОВОЙ
ПРОДУ К ЦИИ
10р.
учет запасов
20р.
учет производства
готовой
продук ции
30р.
учет израсходованного
сырья
26
В настоящее время функции учета и планирования выполняет бухгалтерия.
Декомпозиция процесса учета производства готовой продукции
представлена на рисунке 1.8.
Рис. 1.8 Характеристика процесса учета производства готовой продукции
Таким образом, в настоящее время для оформления отчета по готовой
продукции необходимо вначале собрать информацию по цехам,
проанализировать ее и подготовить финальный отчет, за всю компанию. Так как
этим занимается сотрудник бухгалтерии, то отчет может быть доступен только на
следующий день за предыдущий, хотя отчеты по производству в цехах
передаются вечером текущего дня. При автоматизации процесса подготовки
отчета он может быть доступен в тот момент, в который закончена передача
информации от цехов, то есть руководитель может наблюдать динамику
производства практически в реальном времени.
Кроме того, такой порядок работы имеет и другие недостатки. Во-первых,
бухгалтерия выполняет несвойственные ей функции, что влечет за собой
неизбежные ошибки, во-вторых, сам способ хранения информации неудобен для
ее анализа, в-третьих, возможны неточности при передаче информации между
USED AT : AUT HOR: DAT E:
REV:PROJECT : ООО "Рассвет"
18.05.2016
13.06.2016
NOT ES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DAT E CONT EXT:
A0
NODE: T ITLE: NUMBER:
учет производства готовой продукции
A2
ЖУРНАЛ УЧЕТА, ДОКУМЕНТЫ MS EXCEL БУХГАЛТ ЕР
УСТ АВ ООО ЗАКОНОДАТ ЕЛЬСТВО
ПК
заказы на производство
сведения о сырье
сведения о произведенной продукции
ОТЧЕТЫ ПО ГОТ ОВОЙ ПРОДУКЦИИ
СВЕДЕНИЯ О ПРОИЗВОДСТВЕ
Общий отчет
Т РЕБ ОВ АНИЯ РУКОВОДИТЕЛЯ
10р.
Сбор информации
о производстве
с цехов
20р.
Анализ отчетов
и их сбор
30р.
Анализ информации
и подготовка отчета
40р.
Оформление отчетов
27
отделами компании, а также невозможна обработка файлов одновременно
несколькими пользователями. Планирование осуществляется на основе данных
учета, в связи с этим осуществляется неверно, что влечет за собой понижение
эффективности деятельности предприятия.
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Главной целью данного дипломного проекта является создание
информационной системы для учета готовой продукции, позволяющей устранить
недостатки существующего процесса учета готовой продукции.
При внедрении ИС ее эффективность может быть достигнута за счет
косвенного и прямого эффекта.
С точки зрения прямого эффекта достигаются следующие цели:
сокращение времени обработки и получения данных о выполнении
работ;
автоматизированное определение и подсчет итоговых показателей
деятельности сотрудников отдела ТК;
повышение степени достоверности обработки информации о
деятельности отдела ТК;
повышение производительности труда;
снижение рисков потери информации за счет ее хранения в
централизованной базе данных;
автоматизированное формирование отчетной документации;
повышение степени защищенности информации;
повышение степени достоверности информации, необходимой для
принятия управленческих решений.
С точки зрения косвенного эффекта могут быть достигнуты следующие
цели:
снижение стоимостных затрат на обработку информации;
28
улучшение качества взаимодействия с другими подразделениями
компании;
уменьшение времени обработки учета результатов деятельности
контролера ОТК;
улучшение качества и точности получаемой статистической
отчетности, что положительно влияет на принимаемые решения руководством
компании.
Назначением реализации проекта автоматизации служит:
учет и контроль проводимых действий по проверкам произведенной
продукции;
учет работы сотрудников отдела ТК;
ведение справочников;
поиск по учтенным действиям;
формирование отчетных документов.
Схема документооборота приведена на рисунке 1.9.
Участники процесса
Оформление
В архив
Регистрация
Обработка
Учет
Клиент Сотрудник компании
Заявка клиента
Заявка клиента
Заявка клиента
Заявка клиента
Заявка клиента
Заявка клиента
Рисунок 1.9 Схема документооборота
29
Временные характеристики описанных выше процессов приведены в
таблице 1.6.
Таблица 1.6
Характеристики описанных процессов
Действие
Среднее
количество
за рабочий день
Время, необходимое
для выполнения одного
действия, минут
Общее время,
минут
Учет запасов
50
3
150
Учет производства
и отгрузок готовой
продукции
50
3
150
Учет
израсходованного
сырья
1
35
35
Подготовка отчета
о работе за
произвольный
период
0,2
120
24
ИТОГО, минут:
359
Исходя из приведенных расчетов ежедневно сотрудник около 359 минут,
то есть практически полный рабочий день, тратит на учет отгрузок готовой
продукции, а также подготовку отчетов, что не является рациональным
использованием рабочего времени.
Для данного способа также характерны следующие недостатки:
Невысокая скорость и точность выполнения расчетов.
Неэффективное использование рабочего времени.
Бюрократия – увеличивающийся «поток» бумажной работы.
Возможность допущения ошибок из-за усталости сотрудников.
В результате проводимой автоматизации предполагается формировать
данный отчет в автоматическом режиме, включая отправление отчета на
электронную почту руководителя. Кроме того, планируется что с общим отчетом
за сутки, неделю или любой другой период можно будет ознакомится в
электронной форме, включая наглядное построение графиков, облегчающее
восприятие цифровой информации.
30
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
В ходе деятельности рассматриваемого предприятия информационная
безопасность обеспечивается по следующим направлениям [5]:
Правовая защита включает: Законодательство РФ, собственные
нормативно-правовые документы, в том числе: положение о сохранении
конфиденциальной информации, перечень сведений, составляющих
коммерческую тайну, инструкция о порядке допуска сотрудников к
конфиденциальной информации, положение о делопроизводстве и
документообороте, обязательство сотрудника о неразглашении
конфиденциальной информации, памятка сотруднику о сохранении
коммерческой тайны;
организационная защита включает режимно-административные и
организационные мероприятия. К ним относятся: организация службы
безопасности, организация внутриобъектового и пропускного режимов,
организация работы с сотрудниками по неразглашению сведений, составляющих
коммерческую и служебную тайну, организация работы с документами,
организация работы по анализу внешних и внутренних угроз;
инженерно-техническая защита – предусматривает применение
различных технических, электронных и программных средств, предназначенных
для защиты информации[3.6].
К таким средства относятся следующие применяемое программное
обеспечение:
Антивирусное программное обеспечение (Eset Nod 32);
программные брандмауэры, входящие в состав применяемых
коммутаторов;
средства идентификации и аутентификации пользователей (usb-
ключи eToken фирмы Алладин).
31
Безопасность информации в разработанной ЭИС настоящее время
обеспечивается за счет применения следующих мер[3.7]:
Использование встроенного брандмауэра в маршрутизаторах, а
также фильтрации по MAC-адресам и аутeнтификации пользоватeлeй;
использованием антивирусного программного обеспечения ;
соблюдением регламента работы с документами в бумажной и
электронной форме;
использованием резервного копирования информации;
использование организационных и кадровых мер.
Для обеспечения комплексной информационной безопасности в ООО
«Сияние-90» используется интегрированная система безопасности «Интегра-С».
Основные задачи системы следующие:
Дистанционное визуальное и электронное наблюдение за
контролируемыми зонами объектов;
фиксирование и долговременное хранение фактов возникновения
нештатных ситуаций на объекте с возможностью дальнейшего просмотра записи
всего хода событий;
комплексное управление системами активной защиты, оповещения и
доступа на территорию объекта;
автоматизация контрольно-пропускного режима;
представление полной и достоверной информации о состоянии
объекта;
управление режимами работы объекта;
передача информации оперативным дежурным на большие
расстояния;
защита от несанкционированного доступа к информации;
контроль и фиксирование действий дежурного персонала.
В политике безопасности предприятия, в частности, определены
требования по работе с паролями и использованию антивирусных средств.