17
Директор подчиняется головному исполнительному совету акционеров и
фактически управляет деятельностью компании на оперативном уровне. Он
контролирует деятельность всех отделов. Также в его компетенции вопросы
движения финансовых потоков.
Центральная проблема организации состоит в координации закупок и
продажи. В виду большого размера рассматриваемого предприятия закупка и
продажа находится в нескольких руках т.е. эти отделы имеют нескольких
руководителей, в компетенцию которых входят вопросы закупки по всему
ассортименту. Преимущество этой формы состоит в том, что руководитель
владеет сферой сбыта и информацией о спросе, что дает ему быстро реагировать
на изменения на рынке. На предприятии не используется разделения в
соответствии с группами товаров, степени обслуживания, величине покупателей
и т.д.
Отдельно выделена финансовая служба, в состав которой входит
бухгалтерский отдел, финансовый отдел. Этот отдел состоит из кассиров,
бухгалтеров и главного бухгалтера. В обязанности главного бухгалтера входит
ведение бухгалтерского учета, формирование отчетов для налоговой инспекции,
начисление налогов, решение всех вопросов, связанных с налоговой
отчетностью и др. Кассиры принимает выручку. Бухгалтера оформляют
документы по движению товара.
Менеджеры по работе с клиентами готовят необходимые материалы
(бланки заказов и рекламную продукцию). Они же занимается приемом заказов
от клиентов по телефону, контролируют деятельность склада, занимается
организационными вопросами, анализом деятельности.
Транспортный отдел отвечает за доставку и транспортировку сотрудников.
18
Генеральный
директор
Отдел по работе с
клиентами
Заместитель
генерального
директора
Финансовый
директор
БухгалтерияИт-отделОтдел рекламы
Отдел кадров
Служба
безопасности
Юридический
отдел
Коммерческая
служба
Собрание
акционеров
Служба
делопроизводства
Транспортный
отдел
Рис. 1.1 Организационная структура ТОО «Korea Motors — ASTANA»
В дипломной работе исследуется деятельность отдела по работе с
клиентами, основными сотрудником которого является менеджер по работе с
клиентами.
Менеджер по продажам выполняет следующие функции:
• Организация и контроль продаж товаров и услуг ТОО «Korea Motors
— ASTANA»;
• Поиск новых потенциальных клиентов;
• Первоначальная работа с новым клиентом с последующей
передачей его другому ведущему менеджеру в зависимости от территориального
местонахождения клиента;
• Проведение коммерческих переговоров с клиентами в интересах
компании;
• Быстрое реагирование на обращение клиента, доведение всей
информации до ведущего менеджера или руководителя отдела продаж;
• Уточнение потребностей клиента в услугах;
• Проведение мотивационных программ для клиента для
стимулирования сбыта.
Аналитическая работа и планирование:
• Разработка ежемесячного плана продаж;
• Анализ статистической информации по продажам;
19
• Предоставление отчетов по итогам работы в соответствии с
требованиями компании.
Обеспечение продаж:
• Обработка и прием заказов о клиентов, заполнение необходимой
документации, связанных с отгрузкой товаров для покупателей, закрепленных
как за самим менеджером, так и для тех клиентов, которые относятся к другим
ведущим менеджерам, находящимся вне офиса;
• Информационная поддержка всех клиентов;
• Информирование клиентов о проходящих акциях, распродажах,
изменении условий или стоимости товаров, поступлению товаров на склад;
• Финальные согласования с клиентом условий по ценам, срокам, и
способам доставки продукции;
• Активное участие в создании новых проектов для отдела продаж;
• Прямое взаимодействие с другими отделами для увеличения
эффективности продаж;
• Участие в совещаниях и собраниях;
• Ведение рабочей отчетности и документации;
• Поддержание актуальности информации о клиентах и всех заказах в
системе.
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия
В компании используется информационная система, позволяющая
автоматизировать многие бизнес-процессы. Данная система включает в себя
аппаратное (техническое) и программное обеспечение.
Структурная схема технической архитектуры компании представлена на
рисунке 1.2.
20
Рис. 1.2 Схема технической архитектуры компании
Локально-вычислительная сеть компании состоит из пользовательского и
серверного сегментов. В состав серверного сегмента, размещенного на 4-м этаже
офисного здания, входит следующее оборудование:
Один коммутатор на 50 портов Cisco SG200-50 50-Port Gigabit Smart
Switch управляемый стекируемый 50xGigabit UTP, 2xSFP;
Один ИБП APC Smart-UPS 5000VA RM
Сервера HP DL160 G6 (сервер приложений, альтернативный DNS-
сервер, сервер-шлюз, основной и резервный контроллеры домена, другие).
Пользовательский сегмент состоит из рабочих станций, размещенных на
1-м и 4-м этажах офисного здания. На 1-м этаже размещается коммутационный
шкаф, в котором располагаются:
патч-панель;
один коммутатор (D-Link DGS-3100-48 L2);
один ИБП APC Smart-UPS 250VA.
Рабочие станции HP dx2400 обладают следующей конфигурацией
Материнская плата: Intel G33 Express LGA775 Socket, Intel Graphics
Media Accelerator 3100 - integrated, DDR2-800, PCI-E, SATA, Realtek ALC888S
21
High Definition audio codec, Integrated Realtek 8111C-GR GbE Ethernet Controller,
USB 2.0, mATX
Процессор: Intel Core 2 Duo E6850 Processor (3.00-GHz, 4-MB L2
cache, 1333-MHz FSB)
Память: 2-GB DDR2 Synch DRAM PC2-6400 (800-MHz) Non-ECC (2
x 1GB)
Жесткий диск: 250-GB Serial ATA 3.0-Gb/s NCQ, Smart IV (7200 rpm)
Системный блок: HP Compaq dx2400 Business Desktop PC
Кроме того, в пользовательском сегменте размещены сетевые МФУ
Konica-Minolta bizhub250, сетевые принтеры Kyocera FS-4300DN.
В качестве среды передачи данных используется кабель витая пара
категории 5E (1000BASE-ТX) со скоростью передачи до 1000 мбит/сек.
Схема используемой программной архитектуры представлена на рисунке
1.3.
TCP/IP
TCP/IP
Сервера
Windows 7 Professional Edition 32 bit
MS Office 2013
Prof
Kaspersky
Enterprise Space
Security
WinRar 5.4 1С Предприятие
Стандартный
пакет ПО
Hardware
Inspector
Radmin
Pidgin,
VoipDiscount
Windows 7 Professional Edition 32 bit
Короб
(СКС)
Windows 7 Professional Edition 32 bit
MS Office 2013
Prof
Kaspersky
Enterprise Space
Security
WinRar 5.4 1С Предприятие
Windows 7 Professional Edition 32 bit
MS Office 2013
Prof
Kaspersky
Enterprise Space
Security
WinRar 5.4 1С Предприятие
Windows 7 Professional Edition 32 bit
MS Office 2013
Prof
Kaspersky
Enterprise Space
Security
WinRar 5.4 1С Предприятие
Windows 7 Professional Edition 32 bit
MS Office 2013
Prof
Kaspersky
Enterprise Space
Security
WinRar 5.4 1С Предприятие
TCP/IP
TCP/IP
FTP
ViPNet
Administrator
ViPNet
Coordinator
ViPNet Client
ViPNet Client
ViPNet Client ViPNet Client
ViPNet Client ViPNet Client
СЭД
Docsvision
TrendMicrоDLP
MS Windows Server 2013
1С Предприятие
Отдел по работе с
клиентами
Бухгалтерия
Ит-отдел
Отдел рекламы
Отдел кадров
Юридический отдел
Транспортный отдел
Windows 7 Professional Edition 32 bit
MS Office 2013
Prof
Kaspersky
Enterprise Space
Security
WinRar 5.4 1С Предприятие
ViPNet Client
Windows 7 Professional Edition 32 bit
MS Office 2013
Prof
Kaspersky
Enterprise Space
Security
WinRar 5.4 1С Предприятие
ViPNet Client
Служба безопасности
Windows 7 Professional Edition 32 bit
MS Office 2013
Prof
Kaspersky
Enterprise Space
Security
WinRar 5.4 1С Предприятие
ViPNet Client
Служба делопроизводства
Рисунок 1.3 Схема используемой программной архитектуры
22
В качестве операционной системы на АРМ пользователей используется
Windows 7 Professional Edition 32 bit, в качестве серверной - Windows Server 2008
R2.
В качестве пакета офисных приложений установлен MS Office 2013 Prof,
включающий в себя MS Word 2013, MS Excel 2013.
Кроме того, на рабочих станциях сотрудников установлено такое
дополнительное ПО, как архиватор WinRar 5.4, антивирус Kaspersky Enterprise
Space Security (Endpoint Security версия 10 (10.2.4.674)).
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Основные виды деятельности магазина автозапчастей уже были
перечислены выше. В деятельности рассматриваемой компании можно выделить
несколько уровней бизнес-процессов (Рис. 1.4):
основные;
обеспечивающие;
бизнес-процессы управления.
23
Рисунок 1.4 Деятельность компании
Основные бизнес-процессы — это те, которые приносят компании
прибыль (Рис. 1.5):
хранение и складирование товара.
продажа товара;
учет деятельности магазина;
подготовка различных видов отчетности.
Рис. 1.5 Характеристика основных бизнес-процессов компании
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJECT: Магазин
25.03.2017
27.03.2017
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A-0
NODE: TITLE: NUMBER:
Деятель ность компании ООО "Темпо плюс"
A0
Продавцы
Законодательство РФ о торговле
Информационная система
Требования руководства компании
Результаты учета продаж
Предпочтения клиентов
Результаты анал иза
отгрузок
Товары от поставщиков
Заявки клиентов
Отчетная
документация
Требования коньюктуры рынка
Планы продаж на
следующие
периоды
ДиректорКладовщик
Результаты
комплексного
учета
деятельности
магазина
Сведения об остатках на складе
10р.
Прием и
хранение товара
20р.
Продажа товара
30р.
Учет деятельности
магазина
40р.
Подготова разных
видов отчетности
24
Обеспечивающие бизнес-процессы — это вспомогательные процессы,
которые обеспечивают стабильную деятельность компании, но не приносят
прибыль.
Административно-хозяйственное обеспечение.
Обеспечение безопасности.
Юридическое обеспечение.
ИТ-обеспечение и связь.
Внутренний контроль.
Бухгалтерский учет и отчетность.
Другие (более 10).
Бизнес-процессы управления — вспомогательные процессы, с помощью
которых осуществляется управление деятельностью компании и основными
объектами:
Стратегическое управление.
Управление маркетингом.
Управление рисками.
Управление персоналом.
Управление бизнес-процессами и развитием.
Региональное управление.
Другие (более 10).
Среди всего разнообразия процессов, происходящих в компании,
выбираем для автоматизации процесс управленческого учета как наиболее
ответственный и в то же время неавтоматизированный.
Учет – одна из наиболее трудоемких функций управления. Отличительной
чертой учета является большая массовость и однородность исходных и итоговых
показателей. Как правило, итоговые показатели формируются путем
многократной группировки по различным признакам исходных первичных
данных без применения сложных расчетов.
Движение информации между магазинами осуществляется в форме
потоков информации. От рациональной организации потоков информации
предприятия, способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки
25
информации, ее состава и своевременного получения зависят оперативность и
эффективность управления торговыми процессами.
В учет товарооборота на фирме занимающейся торговой деятельностью
входит учет товаров на складе (на нескольких складах);
Основной задачей ставится правильная организация структуры хранения
информации (т.е. структуры баз данных.), алгоритмов ввода, чтения,
корректировки информации. А сама программа представляет собой справочную
систем.
Главное назначение автоматизированной системы обработки
экономической информации в данном случае – повысить эффективность
выполнения основных функций старшего менеджера. Кроме того,
автоматизированная система обработки экономической информации призвана
улучшить оперативность принятия решений, повысить производительность
труда, снизить количество вычислительных ошибок при помощи автоматизации
процесса обработки информации, содействовать эффективному и безопасному
хранению и доступу к информации.
Целью автоматизированной системы обработки экономической
информации является создание единой информационной сети, позволяющей
эффективно хранить, обрабатывать, анализировать и использовать информацию
по учету товаров на складе и реализации продукции.
Сотрудники фирмы «Korea Motors — ASTANA» более половины рабочего
времени затрачивают на выполнение многочисленных трудоемких учетно-
технических операций обработки информации, связанных с оперативным учетом
поступления, и продажи товаров. Выполнение элементарных процедур
обработки данных не требует специальных знаний. По мере роста объема
информации доля таких работ возрастает. Это ведет к уменьшению времени на
выполнение таких важных творческих работ, как изучение конъюнктуры
торговли, определение потребности в товарах, контроль, анализ и регулирование
поставок и товаров. В связи с таким положением дел необходимо
автоматизировать управленческий учет в магазине в виде сбора данных за все
виды деятельности компании и формирования отчетов по ее результатам.
26
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и
ее описание
Сферой применения управленческого учета становится коммерческая и
производственная деятельность компании в целом и ее конкретных структурных
единиц в рамках полного цикла управления. Основные операции, реализуемые
относительно финансовых операций (действия с ценными бумагами, арендные и
лизинговые действия и т.п.), уже не могут входит в рамки управленческого учета.
Управленческий учет изначально был создан из учета производственного.
Производственный учет состоял, в основном, из учетно-расчетных процедур,
главной целью которых было выражение затрат и выручки на количество
проданных товаров.
Производственный учет в привычной нам торговле необходим для
контроля издержек обращения и доходами от продаж и выявления возможных
резервов увеличения результативности производственно-хозяйственной
деятельности. Он обязан понятно и детально показывать все процессы,
относящиеся к покупке и реализации товаров в компании. Главными разделами
производственного учета в привычной нам торговой сфере становятся:
• Контроль расходов и доходов от продаж по их типам;
• Контроль расходов и доходов от продаж по типам ответственности;
• Контроль расходов и доходов от продаж по типам их носителей.
Учет расходов и доходов от продаж по их типам отражает, какие группы
расходов существуют в компании в процессе покупки товаров в отчетном
периоде и как они были возвращены в процессе их реализации.
Учет расходов и доходов от продаж по типам ответственности помогает
более точно распределить их по конкретным подразделениям компании
(отделам) для выявления результатов в процессах работы каждого типа
ответственности.
Также, учет расходов и доходов от продаж по типам их носителей
выражает рентабельность каждого вида продаваемого товара.
Управленческий учет по своей сути намного шире производственного,
поскольку благодаря функциям управления он переносит производственный учет