27
в совокупную систему внутрихозяйственного учета расходов и доходов
компании.
Сегодня управленческий учет посредством своих функций становится
главным информационным фундаментом управления внутренней деятельностью
компании, ее стратегией и тактикой. Главное его назначение – это производство
данных для принятия срочных и долговременных управленческих решений.
Тактика управленческого учета состоит из организации, учета, контроля,
мотивации, анализа и регулирования всех уже принятых решений, а также в
ответственности за их реализацию.
Стратегия управленческого учета становится некой системой анализа,
прогнозирования, разработки и координации управленческих решений, которые
отвечают за развитие компании в ближайшем будущем.
Поскольку ключевым моментом внедрения является соотношение
расходов и доходов от продаж, то самыми значимыми для управленческого учета
будут операции контроля затратами, контроля доходами и контроля результатами
через влияние как на расходы, так и на доходы.
Рассмотрим, как управленческий учет осуществляется в магазине в
настоящее время, для чего воспользуемся методологией IDEF. Схема,
характеризующая положение дел в настоящее время, приведена на рисунке 1.6.
28
Рисунок 1.6 Характеристика процесса учета деятельности магазина
Управленческий учет в магазине состоит в анализе результатов продаж,
анализе деятельности продавцов, анализе деятельности склада и составлении
комплексного отчета по результатам анализа каждой составляющей (рисунок
1.7).
Рисунок 1.7 Декомпозиция процесса анализа отгрузок
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJ ECT: Маг азин
25.03.2017
27.03.2017
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONT EXT:
A0
NODE: TITLE: NUMBER:
Учет деятельности магазина
A3
Информационная система Директор
Требования руководства компании
Сведения об остатках на складе
Результаты анализа
отгрузок
Результаты учета продаж
Результаты
комплексного
учета
деятельности
магазина
Сведения о продажах в отчетном и предыдущих периодах
Сведения о движении товара на складе со сроками хранения
Сведения о
результативности
деятельности
каждго продавца
10р.
Учет и анализ
результатов продаж
20р.
Учет и анализ
деятельности склада
магазина
30р.
Учети анализ
деятельности
продавцов
40р.
Анализ отгрузок
магазина
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJ ECT: Магазин
25.03.2017
18.04.2017
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A3
NODE: TITLE: NUMBER:
Анализ отгрузок магазина
A34
Информационная система
Требования руководства компании
Директор
Сведения о
продажах в
отчетном и
предыдущих
периодах
Результаты
комплексного
учета
деятельности
магазина
Сведения о
движении
товара на
складе со
сроками
хранения
Сведения о результативности деятельнос ти каждго продавца
10р.
Сравнение результатов
продаж и построение
отчета
20р.
Сравнение данных о
наличии товара за периоды
и пос троение общего отчета
30р.
Сравнение данных
о деятельности каждого
продавца и пос троние отчета
40р.
Сопоставление
полученных данных
и построение
комплексного отч ета
29
В соответствии с представленной схемой, для получения отчетов по
управленческому учету директор магазина сравнивает результаты продаж
отчетного и прошлого аналогичного периода, данных о наличии и движении
товара на склада также за два или более периодов, сравнивает данные о
результатах деятельности каждого продавца и на основании данных сравнения
строит общий отчет, в котором отражается динамика изменения показателей
магазина, на основании чего уже директор делает выводы , корректирует
направление развития магазина, ассортимент, действия продавцов. В настоящее
время директор производит указанные действия вручную, пользуясь для
сравнения только таким инструментом, как таблицы MS Excel, что отрицательно
влияет на сохранность данных и удобство их пользования. Кроме того, действия
в таком виде, такое ведение управленческого учета принуждает директора
уделять исключительно однообразной работе много сил и времени, что
отрицательно влияет на успешность выполнения других функций директора.
При предполагаемом внедрении автоматизированной системы
управленческого учета планируется достичь единого места хранения данных по
всем видам отчетов, легкости и удобства получения необходимых отчетов по
продажам, деятельности продавцов и склада, а также значительно уменьшить
трудовые и стоимостные затраты по выполнению функций управленческого
учета.
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
При этом многие бизнес-процессы компании автоматизированы, но их
сопровождают сопутствующие документы в электронной или печатной форме,
которые не связаны с остальными процессами и материальными потоками в
совокупную информационную среду.
Отсутствие связи между бизнес-процессами, материальными потоками и
документами может образовывать целый комплекс проблем:
30
• Расхождение реального состояния материальных потоков
документам;
• Неотраженные документально изменения в материальных потоках
(а также корректировки в процессах);
• Долгий поиск связанных между собой документов по разным
структурам организации;
• Дубли и неточности, большой процент неточностей и ошибок;
• Отсутствие совокупного представления о состоянии дел и
сложность прогнозирования и принятия важных решений;
• Непрозрачность бизнес-процессов создания, согласования,
утверждения и контроля исполнения документов;
Выполним расчеты, которые помогут оценить планируемую
эффективность использования автоматизированного варианта учета лизинговых
операций.
Например, в течение рабочего дня бухгалтер обрабатывает около 30
документов – как присланных контрагентами, так и созданных в процессе
подготовки отчетности
Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств
автоматизации (таблица 1.2). Время приведено с учетом за рабочий день.
Таблица 1.2
Расчет эффекта внедрения
Действие сотрудника
делопроизводства
Время,
затрачиваемое при
базовой технологии/
мин.
Время,
затрачиваемое по
предлагаемому
варианту/ мин.
Учет продаж
30-40
5-10
Учет остатков по складу
35
3
Учет договоров
30
3
Подготовка отчетов по
продажам
30
5
Подготовка отчета за
каждого продавца
10
7
Подготовка отчета по
движению товаров
20
10
Итого, минут:
165
38
Таким образом, при существующей системе на совершение указанных в
таблице действий необходимо потратить около 3 часов. При внедрении
31
предлагаемой системы это время сокращается до 38 минут, то есть в несколько
раз. Схема документооборота представлена на рисунке 1.8.
Участники процесса
ОформлениеПодготовка Учет
Формирование и
подпись
Согласование
Поставщик Бухгалтер Директор
Заявка
Исполнитель
Действие
Заявка
ДоговорДоговор
Договор
Отчетность
Рисунок 1.8 Схема документооборота договора
Внедрение системы управленческого учета позволяет избежать многих
ошибок, возникающих при передаче, обработке и хранении документов,
связанных с операциями лизинга, а также значительно укорить данные
процессы, что ведет к экономии рабочего времени сотрудников, а,
следовательно, к повышению общей эффективности работы магазина.
Кроме того, использование вычислительной техники для оптимизации
процессов будет эффективным благодаря тому, что значительная часть
бухгалтерской информации и процессов по ее обработке, участвующей в нем,
поддается формализации. Использование ЭВМ позволит значительно ускорить
процессы составления различных отчётов и повысить эффективность подготовки
отчетности в целом.
32
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Безопасность информационной системы рассматриваемого предприятия в
настоящее время достигается применением комплекса мер, в который входят
организационные, программные и аппаратные решения.
Основной организационной мерою является использование и строгое
следование положений, указанных в политике безопасности предприятия.
Для физической защиты информации от воздействия третьих лиц
используется система контроля и управления доступом.
Одновременно система доступа выполняет и функции системы контроля
прибытия и убытия персонала с рабочих мест, сохраняя данные об авторизации
магнитных карт.
Каждая магнитная карта персонализирована путем нанесения фотографии,
фамилии и инициалов сотрудника на ее поверхность.
Кроме того, считывателями также оборудованы следующие помещения:
серверная;
кабинеты руководства (в том числе начальников отделов);
помещения, в которых располагаются бухгалтерия и финансовый
отдел.
В составе системы также предусмотрены автоматизированные рабочие
места сотрудника охраны и администратора ЛВС предприятия.
Первому доступны просмотр изображений с видеофонов и просмотр
статистики работы считывателей, администратор же полностью управляет
системой.
Политика безопасности содержит следующие положения:
ответственные лица за безопасность функционирования фирмы;
полномочия и ответственность отделов и служб в отношении
безопасности;
организация допуска новых сотрудников и их увольнения;
33
правила разграничения доступа сотрудников к информационным
ресурсам;
организация пропускного режима, регистрации сотрудников и
посетителей;
использование программно-технических средств защиты.
В системе обеспечения безопасности используются следующие
мероприятия:
в системе назначен администратор безопасности;
за каждое устройство назначен ответственный за его эксплуатацию;
системный блок компьютера опечатан печатями ответственного и
работника IT-службы;
используются съемные жесткие диски, а по окончании рабочего дня
они убираются в сейф;
так как нет необходимости в эксплуатации CD-ROM, дисководов,
они сняты с компьютеров;
установка любого программного обеспечения производится только
работником IT-службы;
для разграничения доступа сотрудников используется сочетание
паролей и смарт-карт (токенов). Пароли генерируются администратором
безопасности, выдаются пользователю под роспись и хранится им также как и
другая конфиденциальная информация;
запрещено использование неучтенных носителей информации. На
учтенных носителях выполняется маркировка, например, гриф, номер,
должность и фамилия сотрудника.
В ТОО «Korea Motors — ASTANA» имеются нормативно-правовые и
организационно-распорядительные документы, регламентирующие
информационную безопасность, такие как:
1. Регламент информационной безопасности, определяющий:
доступ сотрудников к служебной информации, составляющей
коммерческую тайну;
доступ к использованию программного обеспечения.
2. Регламенты использования сети Internet, электронной почты.
34
Обеспечение информационной безопасности и защиты информации на
уровнях:
а) права доступа (к операционной системе, к приложениям);
б) права пользователя системы (разграничены права доступа
пользователей сервер баз данных, сервер приложений, файловый сервер);
в) парольная защита, доступ к базе;
г) ведение логов и так далее (ведется контроль логов, пользователи,
контроль трафика интернет, контроль почты).
Аппаратный – бекапы (резервное копирование) серверов.
В компании производится постоянный мониторинг наиболее опасных
угроз информационной безопасности:
утечка данных;
халатность служащих;
вирусы;
хакеры;
кража оборудования;
аппаратные и программные сбои.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Рассмотрим существующие системы управления отгрузками.
Решение SAP LE позволяет сформировать центральный объект процесса
отпуска материала - исходящую поставку, которая поддерживает все операции
отгрузки, включая календарное планирование отгрузки, комплектование,
упаковку, транспортировку и отпуск материала. Процесс отгрузки является
эффективным и в значительной степени автоматизированным, при котором
внесение изменений вручную необходимо только в исключительных ситуациях.
Решение SAP TSW обеспечивает транспортные потребности отдельных
отраслей экономики в части неупакованных продуктов (например, нефти и
35
сжиженного газа). Процессы планирования транспортировки отображаются в
системе специальными документами подсистемы TSW – номинациями.
Процессы погрузки / разгрузки транспортных средств, передачи материалов
покупателям, прием материалов от поставщиков отображаются в системе
документами подсистемы TSW – квитанциями.
Выполняемые функции:
Решение SAP ERP Logistics Execution (SAP LE) использует
перечисленные ниже функции, однако их объем этим не ограничивается:
Контроль сроков ссылочных документов, по которым выполняется
отгрузка (например, заказы клиентов и заказы на поставку);
Создание и обработка исходящих поставок;
Планирование и контроль рабочих списков по операциям отгрузки;
Контроль доступности материала и обработка открытых заказов;
Контроль емкости склада;
Комплектование (с возможностью работы с системой управления
складами);
Упаковка поставок;
Специальные функции – управление неполнотой данных для
поставки, ведение текстов для заголовка и позиции поставки, управление
заменами материала, создание групп поставок, разделение поставок, управление
партиями и др.
Информационное обеспечение для планирования транспортировки;
Обслуживание потребностей внешней торговли;
Управление выходными документами отгрузки;
Обработка отпуска материала, с автоматическим формированием
документов движения материалов и бухгалтерских документов;
Управление с помощью обзоров (поставок, находящихся в
обработке; еще не выполненных операций; возможных узких мест);
Список поставок, например, выполненных с проводкой отпуска
материала, можно использовать в качестве рабочего списка для фактурирования.
36
Решение для управления отгрузками на базе Comindware Business
Application Platform позволяет автоматизировать бизнес-процессы отгрузки
товаров с минимальными начальными затратами и в кратчайшие сроки. Решение
охватывает весь процесс- от получения заявки на отгрузку и до получения груза
заказчиком, включая весь сопутствующий документооборот, комплектацию
отгрузки и, при необходимости, обработку претензий.
Типовое решение содержит набор основных объектов и функций,
необходимых для быстрой автоматизации и эффективного управления
отгрузками в компании и реализации электронного документооборота в рамках
отгрузок.
Бизнес-объекты
Распоряжения на отгрузку
Накладные
Счета-фактуры
Бизнес-процессы
От распоряжения до получения груза
Комплектация отгрузки
Претензионная работа
Ключевая функциональность
Обмен документами в электронном виде
ЭЦП (электронная цифровая подпись)
Пакет «АВТ: Управление отгрузкой продукции. Основная поставка»
является версией конфигурации на базе «1С: Предприятие 8.3» и служит для
решения вопросов автоматического ведения учета реализации, погрузки и
перемещения готовой продукции с применением электронных автотранспортных
весов.
Этот программный продукт синхронизируется с весовым оборудованием и
отлично подходит для использования на предприятиях, деятельность которых
связана с добычей полезных ископаемых или предприятий сельскохозяйственной
направленности и прочих.