26
На вход блока №1 «продажа товаров через торговую точку» поступают:
клиенты
На вход блока №2 «продажа товаров через отдел он-лайн продаж»
поступают:
клиенты
Оба блока тесно завязаны с блоком №3 - «обработка ресурсов на складе».
На вход данного блока поступают заявки на поставку ресурсов в торговые точки
и накладные на отгрузку товаров из отдела он-лайн продаж, а также
материальные ресурсы предприятия в виде книжно-канцелярских товаров.
Логистический отдел приобретает эти ресурсы из самых первых источников
(фабрик, издательств).
Рассмотрим более подробно функциональный блок проведения «продажа
товаров через отдел он-лайн продаж» на примере рисунка 6.
Рис.6. Декомпозиция блока «продажа через отдел он-лайн продаж».
Процесс осуществления продажи через отдел он-лайн продаж начинается
с поступления звонка от розничного или оптового клиента. В зависимости от
загруженности линии он ожидает, пока освободится оператор. После того, как
27
оператор освободился, клиент производит запрос о наличии необходимого
товара. Оператор обрабатывает запрос о наличии необходимого товара. Если
данный товар имеется в наличии и клиент согласен с условиями, оформляется
заявка на приобретение товара (где указываются данные о заказчике,
наименование и количество товара для резервирования) и заносится в базу
данных. В день доставки менеджер производит контрольный звонок клиенту для
подтверждения заказа. Если заказ действителен, то менеджер составляет
накладную на товар и отправляет ее в отдел доставки.
Отразим данные информационные потоки с помощью диаграммы
DFD посредством рисунка 7.
Рис.7. Информационные потоки.
Места сотрудников оборудованы городскими телефонами, оснащенными
специальной гарнитурой, и подключенными к офисной АТС. Каждый сотрудник
имеет персональный компьютер с доступом в Интернет. А также в их
распоряжении находится сетевой сканер и принтер для проведения необходимых
операций.
Программное обеспечение отдела:
28
На каждом ПК установлена ОС Microsoft Windows 7 со стандартным
пакетом Microsoft Office.
Уровень оснащенности отдела информационной системой.
Оснащенность отдела информационной системой находится на начальной
стадии. Обработка информации производится стандартными средствами MS
Excel. Данный программный продукт позволяет хранить и обрабатывать
требуемую информацию для отдела, но со значительными временными и
трудовыми затратами. Все действия по обработке информации производятся
вручную. Обновление информации происходит со значительной задержкой, что
может привести к некорректной работе отдела.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе
задач и ее описание.
Объектом исследования является отдел он-лайн продаж.
Данный отдел состоит из следующих сотрудников, отвечающих за свои
обязанности:
Руководитель отдела – отвечает за работу всего отдела. Производит
контроль выполнения обязанностей сотрудниками.
Менеджеры по заказам отвечают за составление всей документации
по заказам и осуществление контроль заказов, руководят операторами
call-центра.
Операторы call-центра за консультацию клиентов по телефону, а так же
подтверждение, изменение и отмену заказов после звонков клиентам.
Операторы ПК подчиняются руководителю отдела и отвечают
за администрирование каталога товаров и поиск необходимой информации для
их описания.
Наглядно организационная структура показана на рисунке 8.
29
Отдел
он-лайн
продаж
Начальник
отдела
Менеджер
по он-лайн
заказам
Операторы
АС
Оператор
call-центра
Рис.8. Организационная структура объекта исследования
Как видно на рисунке 9, функционирование блока «продажа товаров
через он-лайн магазин» несколько изменилось, что связано с внедрением
автоматизированной системы. К существующему ранее блоку обработки заказов
по телефону добавляется блок обработки заказов с помощью АС, что
существенно сокращает время обработки заказов и позволяет увеличить
количество обрабатываемых заказов. А благодаря внедрению электронного
каталога большее число клиентов одновременно могут просматривать
продукцию компании, а не ожидать ответа оператора.
Рассмотрим более подробно блок «продажа товаров через отдел он-лайн
продаж» на примере рисунка 9:
Клиент просматривает каталог товаров по средствам сети Интернет.
В каталоге отображаются только те товары, которые есть в наличии.
Далее клиент либо добавляет товары в «корзину» и оформляет заявку
через АС самостоятельно, либо, в случае возникновения каких-либо
вопросов по товару, устанавливает маркер подтверждения заказа
оператором после телефонного звонка.
В день доставки товара клиенту, менеджер производит телефонный
звонок и уточняет информацию по заказу.
После уточнения информации о заказе, менеджер оформляет
накладную на отгрузку товара со склада.
30
Рис.9. Декомпозиция блока «Продажа товаров через отдел он-лайн продаж»
Рассмотрим более подробно блок «оформление заявки через АС»,
отображенного на рисунке 10:
После добавления всех необходимых товаров в «корзину» клиент
переходит на форму оформления заказа через АС.
АС отображает все товары, входящие в заказ, их количество, а так же
рассчитывает общую сумму заказа.
После чего АС предлагает произвести регистрацию, если клиент будет
не однократно совершать покупки, либо оформить «быструю покупку»
без регистрации.
Далее клиенту предоставляется способы доставки и оплаты товара.
31
Рис.10. Декомпозиция блока «Оформление заявки через АС».
Диаграмма вариантов использования
1
.
На диаграмме показан отдел он-лайн продаж и принцип его работы:
Клиент заполняет заявку на новый заказ или изменяет существующий.
Менеджер проверяет оформленные документы и в день поставки за несколько
часов связывается с клиентом и уточняет подтверждение заказа. После чего
товар и необходимые к нему документы передаются курьеру, а он в свою
очередь доставляет клиенту.
Диаграмма состояний
2
.
На диаграмме состояний показаны состояния, в которых может находится
класс «заказ». Сначала заказ поступает от клиента. Далее клиент оформляет
заказ и отправляет его. Если у клиента возникнет желание добавить или удалить
список товаров, он может изменить заказ. После всех изменений менеджер
получает подтверждение от клиента и заказ отправляется на исполнение. После
исполнения заказ закрывается.
1
См. рис. 35 в приложении, стр. 124
2
См. рис. 36 в приложении, стр. 124
32
Диаграмма размещения
3
.
На данной диаграмме показаны состояния, в которых может пребывать
класс «заказ» более детально. Клиент просматривает электронный каталог в
поисках необходимого товара. Если такой товар присутствует, он оставляет на
него заявку. Если после отправки заявки возникает необходимость внести
изменения, клиент может без проблем сделать это. Менеджер осуществляет
проверку подтверждения заказа. После чего курьер осуществляет доставку.
Диаграмма последовательности
4
.
На данной диаграмме отображена последовательность действий от
момента просмотра клиентом каталога до момента закрытия заказа. Клиент
просматривает электронный каталог через форму просмотра. Далее через форму
детали заказа он заполняет информацию о заказе и сохраняет его. Так же клиент
может изменить информацию о заказе после сохранения. Менеджеру
необходимо подтвердить заказ у клиента. После чего курьер осуществляет
доставку.
К разрабатываемой АС предъявляются следующие требования:
1. Требование к программной части
Возможность обработки и хранения информации о товарах и клиентах;
Возможность добавление нового клиента;
Возможность изменения данных о клиенте;
Возможность удаления записи о клиенте;
Возможность добавление нового товара;
Возможность удаление устаревшего товара;
Возможность изменения устаревших характеристик товара;
Своевременное обновление каталога продукции;
Генерирование необходимых документов для осуществления заказа;
Возможность работы с большим количеством записей;
Система должна удовлетворять определенным уровням защиты.
Необходимо предусмотреть устойчивость к сбоям, а также
3
См. рис. 37 в приложении, стр. 125
4
См. рис. 38 в приложении, стр. 126
33
использовать доменную систему доступа с разграничением прав
пользователей.
2. Требования к процессу оформления покупки
Процесс оформления покупки в магазине должен происходить
следующим образом:
Покупатель с поисковых систем, через рекламу, закладки или по
внешним ссылкам попадает на главную страницу (или любую другую
страницу) он-лайн магазина, откуда он может перемещаться в любой
раздел ресурса;
Выбрав в меню необходимую категорию, Покупатель просматривает
список товаров;
Выбрав интересующую позицию, Покупатель попадает на страницу
подробного описания товара;
Если Покупатель принял решение заказать выбранный товар, он
нажимает кнопку «Добавить в корзину». Товар добавляется в корзину;
Продолжая навигацию по магазину, Покупатель выбирает
интересующие его товары и добавляет их в корзину;
Содержимое корзины сохраняется в течение всего сеанса работы с
сайтом (до закрытия окна браузера);
После окончания выбора товаров, Покупатель переходит к процедуре
оформления заказа. Для этого он нажимает кнопку «Оформить заказ»;
Если Покупатель:
Не зарегистрирован – ему предлагается зарегистрироваться, то есть
ввести сведения о себе, свою контактную информацию, логин (e-mail
адрес) и пароль, дополнительные сведения;
Зарегистрирован – вводит свой логин и пароль.
Также покупателю предоставляется возможность оформить «Быструю
покупку», не регистрируясь в магазине, а только введя свою
контактную информацию;
Далее покупателю необходимо выбрать способы доставки и оплаты
товара;
34
После этого, Покупатель попадает на страницу подтверждения заказа,
где ему предлагается подтвердить правильность перечня выбранных Им
товаров, способов доставки и оплаты, подтвердить свое согласие о
покупке;
После подтверждения заказа, ему на e-mail высылается письмо с
параметрами заказа и подтверждение, что его заказ принят к обработке;
Администратор или менеджер магазина получает копию этого же
письма и ему необходимо связаться с Покупателем, подтвердить
правильность полученного заказа, договориться об оплате и доставке;
Далее, администратор или менеджер организует доставку товара и
изменяет через административный раздел Интернет -магазина
состояние заказа на «Доставляется»;
После доставки товара и получения денег от Покупателя,
Администратор отмечает заказ как «Доставлен» и проводит
необходимые документы;
Процесс покупки завершен.
3. Требования к дизайну:
Дизайн консервативный, строгий, функциональный. Цветовая гамма – на
усмотрение Исполнителя.
Исполнитель также разрабатывает логотип Интернет - магазина,
размещаемый в шапке он-лайн ресурса на каждой странице.
Размер шрифта сайта для оформления текста - 10. Размер шрифта для
оформления заголовков, названия страниц и т.д. не оговаривается. Вид
(название) шрифта не оговаривается.
Каждая страница сайта должна содержать логотип и название Фирмы.
1.2.3. Обоснование необходимости использования
вычислительной техники для решения задачи.
В результате исследования объекта автоматизации (отдел он-лайн продаж)
был выявлен ряд недостатков:
35
Ограниченное число клиентов в один момент времени из за
малого количества операторов. При увеличении числа операторов
значительно возрастают затраты.
Длительное время обработки одной заявки – на обработку
одной заявки уходит от 5-15 минут.
Отсутствие удобной административной части для
управления, редактирования и осуществления заказов.
Отсутствие удобной пользовательской части для просмотра
каталога продукции фирмы.
Возможный отказ клиента от заказа из-за возможно занятой
линии и длительного ожидания соединения с оператором.
Внедрение АС позволяет ликвидировать эти недостатки. Число
обрабатываемых клиентов в один момент значительно возрастает (до 500 чел.).
При этом время обработки одного заказа не имеет значения, т.к. не
задействованы трудовые и временные ресурсы отдела. Также происходит
уменьшение издержек путем сокращения количества персонала. Использование
административной части управления АС позволяет легко управлять всеми
текущими заказами, сохранять их историю, а так же своевременно обновлять
каталог продукции. Пользовательская часть АС будет включать в себя ряд
функций, упрощающих работу клиента с АС, и ускоряющих поиск необходимой
ему информации. Благодаря тому, что разрабатываемая АС работает по
средствам глобальной сети Интернет, возникает ряд преимуществ.
Число привлекаемых клиентов значительно возрастает.
Возможность использования АС в других регионах.
Посмотрим на изменение потоков информации до и после введения в
эксплуатацию автоматизированного интернет-магазина на примере таблицы №3: