26
Как можно видеть из декомпозиции, приведенной на рисунке 1.7, при
использовании автоматизированной системы управления проектами частично
изменяется набор подпроцессов основного бизнес-процесса. Но наиболее значимое
изменение в данном случае – использование автоматизированной системы
управления проектами на каждом из этапов реализации проекта, за исключением
этапа инициации проекта. Таким образом в процессе управления проектом
обеспечивается возможность постоянного контроля исполнения проекта,
ответственные пользователи могут одновременно работать с документами проекта,
отслеживать состояние исполнения проекта. Фактически, при использовании
автоматизированной системы процесс управления проектами становится более
открытым, его эффективность повышается.
Оценивая модель проектируемой системы можно видеть, что она станет
дополнением имеющейся информационной инфраструктуры организации, повысит
эффективность процесса управления проектами. Кроме того, поскольку
автоматизированная система управления проектами разрабатывается с учетом
нормативных документов организации, то ее внедрение станет логическим
дополнением текущей организации бизнес-процессов рассматриваемой организации.
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Для обоснования необходимости использования вычислительной техники, для
решения поставленной задачи наиболее целесообразно рассмотреть схему движения
заявки на разработку продукции (документы проекта, основание для инициации
проекта) в рамках реализации проекта, данная схема представлена на рисунке 1.8.
27
Рисунок 1.8 – Обобщенная схема документооборота в рамках проекта
В соответствии с приведенной схемой движения документов проекта по этапам
его выполнения, можно видеть, что прежде чем документы пройдут по всем этапам
проекта, они будут использоваться различными сотрудниками для выполнения
различных задач. Очевидно, что при «традиционной» форме управления проектами,
Заявка на
разработку
Клиент
Аналитик
Директор
1. Инициация
проекта
(поступление заявки)
2. Создание
структуры проекта
3. Определение
объемов и
источников
финансирования
4. Назначение
ответственных лиц
5. Определение
сроков выполнения
проекта
6. Составление
графика реализации
проекта
Руководитель
проекта
7. Расчет ресурсов
проекта
9. Планирование и
расчет рисков
8. Расчет сметы и
бюджета проекта
10. Обеспечение
контроля
выполнения проекта
Заявка на
разработку
Заявка на
разработку
Заявка на
разработку
Заявка на
разработку
Заявка на
разработку
Заявка на
разработку
Заявка на
разработку
Заявка на
разработку
Заявка на
разработку
Заявка на
разработку
Заявка на
разработку
Заявка на
разработку
Заявка на
разработку
Заявка на
разработку
Заявка на
разработку
Заявка на
разработку
28
организуемой в ручном режиме, доступ к документам возможен только лишь у
определенной группы сотрудников (бумажный экземпляры), при этом, когда
оригинал документа используется одним сотрудником, другой сотрудник не имеет к
нему доступа. Кроме того, принимаемые проектные решения от ответственного лица
к исполнителю проходят длительный срок согласования. Все вышеперечисленное
показывает, что без автоматизации и использования средств вычислительной техники
(СВТ) управление проектом не оптимально и малоэффективно. В случае применения
СВТ, а также автоматизированной системы для управления проектами
обеспечивается повышение эффективности процесса управления проектами,
пользователи получают доступ отслеживать текущее состояние проекта, вносить
корректировки в него.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Информационная безопасность и защита информации – это одни из важнейших
задач деятельности организации, именно их успешное решение позволяет
организации создать безопасную, защищенную среду обработки информации. В ходе
анализа деятельности рассматриваемой организации ОАО «ИнфоТеКС», были
определены основные способы защиты информации:
правовая защита включает: Законодательство РФ, собственные
нормативно-правовые документы, в том числе: положение о сохранении
конфиденциальной информации, перечень сведений, составляющих коммерческую
тайну, инструкция о порядке допуска сотрудников к конфиденциальной информации,
положение о делопроизводстве и документообороте, обязательство сотрудника о
неразглашении конфиденциальной информации, памятка сотруднику о сохранении
коммерческой тайны [2];
организационная защита включает режимно-административные и
организационные мероприятия. К ним относятся: организация службы безопасности,
организация внутриобъектового и пропускного режимов, организация работы с
сотрудниками по неразглашению сведений, составляющих коммерческую и
29
служебную тайну, организация работы с документами, организация работы по
анализу внешних и внутренних угроз;
инженерно-техническая защита – предусматривает применение
различных технических, электронных и программных средств, предназначенных для
защиты информации [2].
В первую очередь перечисленные меры по защите информации направлены на
защиту информационной инфраструктуры компании и предназначены для отражения
следующих угроз:
вирусная активность;
потеря данных в результате технологических сбоев;
потери данных в результате нарушения пользовательских полномочий;
компрометации ЭЦП и паролей;
утечки персональных данных;
несанкционированного копирования данных;
использования интернет -трафика не по назначению.
В целях сохранности данных, обрабатываемых информационными система
организации, необходимо выполнение мер технического и организационного
характера. Работу по защите информации в информационной системе предприятия
курирует специалист по информационным технологиям.
К техническим мерам защиты информации относятся:
наличие системы резервного копирования базы данных на внешний
носитель;
определение уровня доступа пользователей к информационным
ресурсам;
централизованное администрирование;
антивирусное программное средство Kaspersky Endpoint Security 10;
наличие системы разграничения доступа к сети Интернет, а также
файрвола;
использование криптосредств для шифрования особо ценной
информации;
30
средства идентификации и аутентификации пользователей (usb-ключи
eToken, rutoken).
К организационным мерам защиты информации относятся:
запрещение использования неучтенных носителей информации;
опечатывание серверов и рабочих станций с установленными
критосредствами;
регламентация использования интернета;
наличие инструкции по внутриобъектовому режиму и ограничение
доступа в центры обработки информации (серверные, а также кабинетов, где хранятся
резервные копии баз данных);
определение приказом ответственности персонала за нарушение правил
защиты информации;
обязательная проверка носителей информации на вирусы, при
перемещении информации с одного АРМ на другое, путем копирования информации
на отчуждаемые носители (flash, CD/DVD).
В ОАО «ИнфоТеКС» разработаны следующие нормативные документы в
области защиты информации:
«Инструкция о порядке обращения машинных носителей информации»
(регламентирует учет, хранение и использование носителей информации внутри
организации, запрещает использование неучтенных носителей информации);
«Инструкция по использованию ресурсов внешней сети»
(регламентирует использование сети Интернет сотрудниками»);
«Инструкция по парольной защите» (регламентирует использование
парольной защиты, определяет правила использования паролей и ведения
документации).
Таким образом, проанализировав существующую политику безопасности,
можно сделать вывод о том, что существующие меры достаточны для обеспечения
надлежащего уровня защищенности информации, а потому преобразование системы
обеспечения безопасности информационной безопасности и защиты информации не
требуется.
31
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В процессе выполнения данного дипломного проекта определен перечень
задач, которые подлежат автоматизации с использованием специализированной
информационной системы. Эти задачи относятся к классу задач управления
проектами и могут быть автоматизированы с помощью автоматизированных
информационных систем (АИС) управления проектами. В настоящее время на рынке
представлено множество подобных систем, каждая из которых обладает своими
достоинствами и недостатками. Чтобы определиться с выбором конкретной системы,
произведем анализ рынка продуктов данного типа.
1) Spider Project Professional (также существуют версии Desktop и Lite). Данная
система выпускается компанией «Технологии управления Спайдер», официальный
сайт системы – http://www.spiderproject.com/ru/.
Отличительная черта данной системы – пакет управления проектами
спроектирован и разработан с учетом практического опыта, потребностей,
особенностей и приоритетов Российского рынка. Данный программный продукт –
единственная отечественная разработка среди наиболее популярных в России систем
управления проектами [11].
В отличие от зарубежных аналогов, данный продукт имеет следующие
особенности:
встроенная система анализа рисков и управления резервами по срокам и
стоимости работ;
возможность создания, хранения и включения в проекты типовых
фрагментов проектов;
оптимизированная для российских условий организация групповой
работы и мультипроектного управления.
Рабочее пространство главного окна разбито на три функциональные зоны. В
левой ее части – ярлыки к открытым проектам. В средней части – ярлыки на шаблоны
представления и данные проекта. В правой части располагаются ярлыки на открытые
документы проекта. Документ проекта можно создать из текстовых файлов, html-
файлов или файлов баз данных.
32
Данная система поддерживает возможность хранить неограниченное
количество версий проекта и анализировать ход исполнения работ не только по
сравнению с какой-то базовой версией, но и с любой другой. В «SpiderProject»
вычисляется ресурсный критический путь и резервы сроков исполнения операций с
учетом ограниченности ресурсов.
Данная система обеспечивает возможность групповой работы над проектом.
При этом отсутствует возможность одновременного доступа на изменение данных.
При формировании собственных файлов, сотрудник должен предъявить свои
наработки менеджеру проекта, который после проверки публикует их, тем самым
обеспечивая контроль целостности файлов. Именно такое решение, по мнению
разработчиков, позволяет избежать неразберихи при изменении проектных данных, и,
как следствие, траты времени. Для этого разработан модуль групповой работы через
интернет.
2) Open Plan (существуют версии OpenPlan Professional + OpenPlan Desktop).
Разработка данной системы ранее осуществлялась Welcom Software Technology,
сейчас же за ее выпуск отвечает компания Deltek. Официальный сайт данной системы
представлен по адресу http://www.openplan.com.
Данный программный продукт предлагает полномасштабное мультипроектное
управление, планирование по методу критического пути и оптимизацию
использования ресурсов в масштабах предприятия. Может эффективно
использоваться на всех уровнях контроля и управления проектами – от высшего
руководства и менеджеров проектов, до начальников функциональных подразделений
и рядовых исполнителей [11].
Open Plan позволяет руководителям разного уровня выполнять следующие
функции:
создавать оперативные планы проектов с учетом различных
ограничений;
определять уровень приоритетности проектов;
задавать относительную степень важности проектов для распределения
ресурсов;
минимизировать риски;
проводить анализ хода выполнения работ.
33
Рабочее пространство представлено в виде нескольких рабочих столов, на
которых помещаются ярлыки к стандартным объектам (файлы проектов, календарей,
ресурсов, кодов, шаблонов). При открытии проекта открывается «записная книжка
проекта» - набор рабочих столов с ярлыками к файлам, непосредственно
относящимся к проекту. В поставку входит несколько десятков наиболее
распространенных шаблонов представления проекта. Применение шаблона
осуществляется простым перетаскиванием нужного ярлыка на записную книжку
проекта.
В продукте весьма развита система ресурсного планирования. Реализовано два
базовых метода расчета расписания [22]:
ресурсное планирование при ограниченном времени – приоритетной
является необходимость придерживаться общей даты завершения проекта при
попытке минимизировать степень перегрузки ресурсов. В результате ресурсы могут
быть перегружены;
ресурсное планирование при ограниченных ресурсах – приоритет
отдается предотвращению перегрузки ресурсов, даже если это приведет к выходу
проекта за рамки расписания.
В данной системе реализован тип материальных ресурсов с ограниченным
сроком хранения. При назначении исполнителей на операции можно указывать
требуемую квалификацию или альтернативный ресурс и тогда, при ресурсном
планировании, система предложит наиболее оптимальный, с точки зрения загрузки,
ресурс.
3) Primavera Project Planner. Разработка данной системы осуществляется
компанией Primavera Systems Inc, которая была куплена компанией Oracle в 2008 г. и
права на разработку данной системы также перешли к Oracle. Официальный сайт
данной системы представлен по адресу https://www.oracle.com/industries/construction-
engineering/index.html.
Данная система ориентирована на управление крупными проектами масштаба
предприятия или холдинга. Решение компании Primavera Systems Inc. ориентировано
на создание единой корпоративной системы управления проектами. Применение
такой системы позволяет [40]:
34
всем уровням управления проектами компании единовременно
пользоваться одной и той же информацией с необходимой степенью агрегации с
учетом прав доступа каждого пользователя;
координировать работу всех участников проектов;
автоматически рассчитывать критический путь, определять загрузку
ресурсов и помогать устранять ресурсные конфликты как внутри одного проекта, так
и с учетом всех проектов, ведущихся компанией;
сокращать время, затрачиваемое на планирование и перепланирование, в
том числе благодаря использованию базы знаний компании, в которой сохраняются
ранее выполненные типовые проекты и фрагменты проектов;
автоматизировано вводить фактические данные в графики работ проекта,
что дает возможность оценивать реальное состояние дел на площадке и сравнивать
его с отчетностью подрядчиков;
прогнозировать развитие проектов, проводить анализ «Что-Если» и
выбирать вариант проекта, наиболее соответствующий целям компании.
Данная система использует стандартны, оконный интерфейс Windows. Система
достаточно полно локализована, за исключением системы меню (названия полей,
встроенные отчеты, руководство пользователя). В ранней версии (версия 1.0)
существовало ограничение на количество одновременно открытых проектов
(допускалось открытие не более 4-х проектов), в поздних версиях это ограничение
было снято. В базовой поставке системы присутствует несколько десятков
стандартных шаблонов представления проекта, для пользователя реализована
возможность создания и использования собственных макетов, при вводе проектов в
обработку. Поставляемый в составе пакета генератор отчетов Report Smith позволяет
создавать любые табличные и графические отчетные формы.
4) Microsoft Project (выделяют 2 версии системы – Microsoft Project и Microsoft
Project Server). Разработка данной системы осуществляется компанией Microsoft.
Официальный сайт системы – https://products.office.com/ru-RU/project.
Данная система создана, чтобы помочь менеджеру проекта в разработке
планов, распределении ресурсов по задачам, отслеживании прогресса и анализе
объемов работ. Одна из основных функций данной программы – создание расписания
35
критического пути. Расписания могут быть составлены с учетом используемых
ресурсов. Цепочка визуализируется в диаграмме Ганта [32].
Microsoft Project является только инструментом, для внедрения управления
проектами необходимо выбрать методологию проектного управления.
Как и всякий программный продукт, в том числе среди рассмотренных ранее,
Microsoft Project имеет свои достоинства и недостатки.
Достоинства Microsoft Project [26]:
интуитивно понятный процесс установки системы;
начиная с версии системы MS Project 2007 улучшаются интеграционные
возможности с бухгалтерскими, финансовыми и ERP-системами, снято большинство
технологических и логических ограничений;
начиная с версии 2007, улучшены возможности по интеграции c
бyxгaлтepскими, финaнcoвыми cиcтeмами, ERP-кoмплeкcaми, сняты многие
технологические и логические ограничения. Также начиная с данной версии улучшен
механизм реализации бюджетирования и сбора информации об исполнении проектов;
реализованная система табелирования обеспечивает нетривиальное
решение задач по формированию отчетов о затратах рабочего времени сотрудников в
рамках учетных политик;
большинство отчетов формируется быстрее, чем у конкурентов;
использование механизмов распределения ресурсов и бюджетирования
проектов;
система позволяет координировать большое число пользовательских
групп, работающих над одним проектом, за счет передачи управления между
пользовательскими группами.
Недостатки Microsoft Project [26]:
при использовании системы консолидировано с сервером усложняется
процесс установки и развертывания системы, требуется привлечение опытного
специалиста;
система табелирования на «двойной бухгалтерии» рабочего времени
неочевидна в использовании и может искажать результаты в отчетах при неверном
использовании. Требуется опытный консультант для постановки и контроля
процесса;