8
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ.................................................................................................... 10
1 Аналитическая часть.................................................................................. 14
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ» ............................................. 14
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности ............. 14
1.1.2 Организационная структура управления предприятием ... 16
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия19
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации ............................................................................. 25
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов ............................................................. 25
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и
ее описание 27
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи ...................................................................... 32
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности
и защиты информации ................................................................................ 36
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» ............................................................ 40
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
40
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи . 45
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи ................................................................................. 48
1.4 Обоснование проектных решений ................................................... 50
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению 50
1.4.2 Обоснование проектных решений по программному
обеспечению 54
1.4.3 Обоснование проектных решений по техническому
обеспечению 65
9
2 Проектная часть ......................................................................................... 68
2.1 Разработка проекта автоматизации ................................................... 68
2.1.1 Этапы жизненного цикла проекта автоматизации ............. 68
2.1.2 Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание
71
2.1.3 Организационно-правовые и программно-аппаратные средства
обеспечения информационной безопасности и защиты информации .. 74
2.2 Информационное обеспечение задачи .............................................. 77
2.2.1 Информационная модель и её описание ............................. 77
2.2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и
оперативной информации .......................................................................... 79
2.2.3 Характеристика результатной информации ....................... 82
2.3 Программное обеспечение задачи ..................................................... 84
2.3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) 84
2.3.2 Характеристика базы данных ............................................... 85
2.3.3 Структурная схема пакета (дерево вызова программных
модулей) ....................................................................................................... 88
2.3.4 Описание программных модулей ........................................ 90
2.4 Контрольный пример реализации проекта и его описание ............. 94
3 Обоснование экономической эффективности проекта ........................ 103
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической
эффективности ..................................................................................................... 103
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта ....... 111
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ........................................................................................... 119
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ................................... 121
10
ВВЕДЕНИЕ
Увеличивающиеся объемы информации, такой, как входящая
/исходящая/внутренняя корреспонденция, документы, факсы, бумажные и
электронные архивы, поручения, заявки и другая рабочая документация, уже
стали неотъемлемой частью работы большинства компаний и нуждаются в
постоянной обработке и упорядочивании – составления, распределения, анализа,
корректировки и утверждения.
Быстро распространившиеся системы электронного документооборота
(СЭД) упрощают работу с документами, поддерживают актуальность хранимых
данных, минимизируют время поиска необходимого файла.
Документы - это главные информационные ресурсы для любой компании,
поэтому взаимодействие с ними требует четко прописанных правил. Документы
реализуют информационную поддержку выработки управленческих решений на
каждом уровне и влияют на все бизнес-процессы. Документооборот - это
постоянный процесс движения документов, который позволяет отразить
деятельность компании и эффективно ей управлять. Горы бумаг, долгий поиск
нужного документа, дубликаты и потерянные файлы, промедления с отправкой
и получением, промахи персонала- все это далеко не полный перечень
негативных проблем, которые могут возникнуть при неверном построении
документооборота. Всё это значительно тормозит, а в некоторых случаях
парализует полностью работу организации.
Грамотно настроенный документооборот становится неотъемлемой
частью эффективного управления. Документооборот очень важен для четкой
организации финансового и управленческого учёта.
СЭД или EDMS (Electronic Document Management Systems) составляют
новое поколение систем автоматизации компаний. Базовыми объектами
автоматизации в подобных системах становятся документы (во всех смыслах -
от обычных бумажных до электронных любого формата и содержания), а также
бизнес-процессы, которые включают в себя движение документов, так и их
обработку. Подобный подход к автоматизации компании становится сразу и
11
конструктивным, и универсальным, поддерживая автоматизацию отработки
документов и всех бизнес-процессов компании в рамках одной концепции и
одного программного продукта.
Функциональных приложений СЭД можно назвать большое количество.
Вот некоторые их них:
• Отслеживание корреспонденции (входящей, исходящей);
• Создание электронного архива;
• Разработка и утверждение ОРД;
• Контроль следования документам и поручениям;
• Автоматизация процесса заключения договоров;
• Библиотека регламентов процедур управления;
• Подготовка документов по командировкам;
• Реализация внутреннего информационного портала компании и ее
филиалов;
• Встроенная система отслеживания выполнения должностных
обязанностей.
К главным функциям СЭД относят:
• Описание и хранение корреспонденции, включая электронную почту
и внутреннюю документацию подчиненных;
• Улучшение процессов разработки и утверждения документов;
• Поддержка надежного, кратковременного и долгосрочного хранения
данных с изменяемым механизмом периодической архивации документов;
• Приведение к единой форме и шаблону всех документов;
• Составление списка клиентов, контроль истории взаимодействия с
ними;
• Реализация единого информационного пространства и поддержка
возможности полнофункциональной работы сотрудников как внутри офиса, так
и за его пределами;
• Составление общих и личных мероприятий.
12
Главным достоинством СЭД можно назвать возможность конвертации в
электронный вид не только документов, но и процессов взаимодействия
сотрудников, что значительно ускоряет и упрощает организацию совещаний и
обсуждений, обмен важными данными, корректировка действий сотрудников
вне зависимости от места их нахождения (другой офис, город, страна).
Главные положительные факторы внедрения СЭД выражаются через
основные цели их внедрения:
1. Быстрый доступ руководителей всех уровней управления компании
к точной, полной и понятно представленной информации;
2. Внедрение единого информационного пространства для любого
уровня управления;
3. Облегчение регистрации и обработки данных;
4. Недопущение двойной регистрации идентичных данных;
5. Отражение данных там, где они появляются, а не там, где они стали
необходимы, т.е. процедура регистрации ведется в режиме реального времени;
6. Минимизация трудозатрат и их равномерное распределение на всех
участников системы учета, управления и планирования;
7. Автоматизация сбора данных для распределенной структуры
управления (аналогичной является структура фирмы).
Объектом исследования дипломной работы является АО «Завод ЛИТ»,
предметом – процесс делопроизводства компании.
Целью данного дипломного проекта является снижение трудовых и
стоимостных затрат сотрудников службы делопроизводства АО «Завод ЛИТ» в
результате внедрения системы электронного документооборота.
Задачами данной дипломной работы является следующие:
анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»;
анализ комплекса задач и обоснована необходимость
автоматизации;
выбор комплекса задач автоматизации и его характеристики;
место проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание;
13
обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи;
анализ существующих разработок;
выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи;
выбор и обоснован способ приобретения ИС для автоматизации
задачи;
обоснование проектных решений по техническому,
программному и информационному обеспечению.
В первой части дипломной работы необходимо проанализировать
структуру предприятия, его бизнес-процессы, необходимо выбрать процесс,
подходящий для автоматизации, обосновать необходимость его автоматизации,
выбрать способ приобретения и стратегию автоматизации, провести анализ
существующей системы защиты информации, обосновать проектные решения по
техническому, программному и информационному обеспечениям.
Во второй главе работы необходимо выбрать модель жизненного цикла
информационной системы, описать ожидаемые риски и методы их избегания,
описать информационное и программное обеспечение информационной
системы, описать контрольный пример ее использования.
В третьей части дипломной работы необходимо выбрать методику
расчета экономической эффективности системы и рассчитаны показатели в
соответствии с выбранной методикой.
14
1 Аналитическая часть
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности
Объектом рассмотрения в дипломной работе является компания АО
«Завод ЛИТ».
«Завод ЛИТ» основан в 1979 году. Основными направлениями
деятельности являются:
• Выпуск энергосберегающих материалов на основе полированной
алюминиевой фольги, работающих по принципу отражения теплового потока
(отражательная теплоизоляция), предназначенных для утепления ограждающих
конструкций жилых и промышленных зданий (в соответствии с ГОСТ 56734-
2015 «Здания и сооружения. Расчет показателя теплозащиты ограждающих
конструкций с отражательной теплоизоляцией»);
• Выпуск материалов из вспененного полиэтилена, предназначенных для
технической теплоизоляции систем отопления и водоснабжения, вентиляции и
кондиционирования, для применения в системе «теплого пола», а также для
защиты теплоизоляции от механических повреждений, атмосферных
воздействий и ультрафиолетового излучения (в соответсвии с ГОСТ Р 56729-
2015 «Изделия из пенополиэтилена теплоизоляционные заводского
изготовления, применяемые для инженерного оборудования зданий и
промышленных установок»).
Предприятие успешно развивается и производит продукцию под
торговыми марками: ПЕНОФОЛ®, ТИЛИТ®, АРМОФОЛ®, ТИТАНФЛЕКС®,
применяемую в строительстве.
15
Экономические характеристики предприятия приведены в таблице 1.
Таблица 1
Экономические характеристики предприятия
Наименование показателя
За 2017 г.,
рублей
Выручка
3 837 283
Себестоимость продаж
3 564 254
Валовая прибыль убыток
273 029
Прибыль убыток от продаж
273 029
Проценты к получению
8 174
Прочие доходы
178 437
в том числе:
Доходы, связанные с ликвидацией основных
2 946
Доходы, связанные со сдачей имущества в аренду
субаренду
2 224
Доходы в виде восстановленных оценочных
резервов
1 091
Прибыль прошлых лет
4 247
Доходы в виде списанной кредиторской
задолженности
3 729
Бюджетные субсидии на покрытие расходов по
страхованию КА
163 680
Прочие расходы
265 141
в том числе:
Расходы, связанные с ликвидацией основных
средств
6 338
Расходы в виде образованных оценочных резервов
6 393
Расходы на услуги банков
1 467
Убытки прошлых лет
20 191
Курсовые разницы
824
Расходы в виде списанной дебиторской
задолженности
2 375
Прочие убытки, приравненные к
внереализационным расходам
11 978
Содержание объектов социального назначения
23 726
Выплаты социального назначения
22 655
Расходы по страхованию КА, возмещаемые из
бюджета в виде субсидий
163 680
Прибыль убыток до налогообложения
194 918
Текущий налог на прибыль
16 883
в т.ч. постоянные налоговые обязательства
.активы
13 953
Изменение отложенных налоговых обязательств
36 054
Изменение отложенных налоговых активов
-
Прочее
2 370
в том числе:
Налоги, уплачиваемые организациями,
применяющими специальные налоговые режимы
2 3701
16
1.1.2 Организационная структура управления предприятием
На Рисунке 1 представлена организационная структура управления
предприятием.
Планово-
экономический
отдел
Финансовый отдел
Генеральный
директор
Первый заместитель
Генерального
директора
Финансовый директор
Производственно-
технический отдел
Отдел МТС
Отдел механика
Отдел
автоматизации
Отдел материально-
технического
снабжения
Склад
Отдел кадров
Директор по
управлению
персоналом
Отдел продаж
Отдел логистики
Заместитель
Генерального директора
по производству
Служба
делопроизводства
Зам. Генерального
директора
по оперативным
вопросам
Рисунок 1 Организационная структура управления АО «Завод ЛИТ»
Заместители генерального директора по техобслуживанию, по
социальным вопросам и экономическим вопросам руководят службами
организации, организуют их работу и осуществляют контроль за своевременным
и качественным выполнением сотрудниками служб своих должностных
обязанностей.
Планово-экономический отдел осуществляет руководство работой по
экономическому планированию на предприятии, организации комплексного
экономического анализа деятельности предприятия, эффективному
использованию производственных мощностей, материальных и трудовых
ресурсов, повышению рентабельности производства, организует и
совершенствует хозяйственный расчет внутри предприятия;
Отдел материально-технического снабжения и работы с клиентами,
основными задачами отдела являются:
- своевременное и бесперебойное обеспечение структурных
подразделений предприятия необходимыми материально-техническими
ресурсами, необходимыми для осуществления производственно-хозяйственной
17
деятельности предприятия;
- организация предоставления предприятием рекламных услуг в сроки и
объемах в соответствии с заказами и заключенными договорами;
- обеспечение эффективного функционирования и совершенствования
материально-технического снабжения предприятия.
В соответствии с основными задачами ОМТС и РК выполняет следующие
функции:
- контроль за состоянием запасов материалов, оперативным
регулированием производственных запасов на предприятии, соблюдением
лимитов на отпуск материальных ресурсов и их расходованием в подразделениях
предприятия по прямому назначению;
- определение на основе заявок потребности предприятия и структурных
подразделений в материальных ресурсах (материалы, оборудование,
комплектующие и т.д.);
- изучение возможности и целесообразности установления прямых
долгосрочных хозяйственных связей по поставкам материально-технических
ресурсов;
- обеспечение доставки материальных ресурсов в соответствии с
предусмотренными в договорах сроками и контроль их количества, качества,
комплектности при приёмке к хранению на центральный склад предприятия;
- изучение оперативной маркетинговой информации, рекламных
материалов и предложений;
- проведение маркетинговых исследований по изучению спроса на
рекламные услуги предприятия;
- подготовка и заключение договоров на оказание рекламных услуг
потребителям, согласование условий предоставления данного вида услуг,
оформление необходимой документации.
Отдел главного механика (ОГМ) выполняет следующие задачи:
1. Обеспечить бесперебойную и технически правильную эксплуатацию
оборудования.