28
Рисунок 1 Контекстный уровень диаграммы IDEF0
Обработка документов характеризуется процессами приема и первичной
обработки документов, обработкой входящих и исходящих документов,
предварительным рассмотрением документов, занесением данных в реестр
документов, исполнением документов и их обработкой, обработкой внутренних
документов.
Используются следующие активные объекты (механизмы)
руководитель (генеральный директор);
исполнители – сотрудники компании.
Прием и первичная обработка документов состоит из первоначального
исследования документов, а также регистрации документа, которая заключается
в занесении сведений документа в книгу учета и проставлении штампа на самом
документе.
29
Рисунок 2 Функциональная диаграмма обработки документации
Рисунок 8 Декомпозиция функции «Прием и первичная обработка
поступившей документации»
Предварительное рассмотрение документов заключается в
распределении поступивших документов, передаче их руководителю, который,
рассматривая документы, оставляет свою резолюцию, при этом назначая
ответственного за их исполнение. При этом резолюции доводятся до
исполнителей.
30
Обработка входящей документации состоит в занесении данных о
документе в журнал входящей корреспонденции и последующей передаче
получателю, если его имя указано на документе. В противном случае документы
передаются руководителю.
Обработка исходящей корреспонденции состоит также в занесении
данных о документе в журнал исходящей корреспонденции последующей ее
отправке.
Процесс занесения документов в реестр состоит в регистрации документа
в реестре, исполнения документов в рассматриваемом контексте - отметке о
получении документа для его выполнения и дальнейшем его выполнении, а
обработка исполненных документов заключается в их учете (Рисунок 9).
Рисунок 3 Декомпозиция функции «Обработка внутренней
документации»
31
Рисунок 10 Декомпозиция функции «Обработка исполненной
документации»
Процесс исполнения документов состоит в выполнении требований
резолюции и докладе (отчете) об исполнении документа.
Процесс обработки исполненных документов состоит в проверке
правильности отчета об исполнении документа и его снятии с контроля путем
внесения отметки.
К внутренним документам относятся приказы и распоряжения.
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления
организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих
документов, а на этапе исполнения (использования) — входящих документов.
В настоящее время используемая система организации делопроизводства
обладает следующими недостатками:
1. Низкая скорость обработки документов;
2. Большое количество неточностей и ошибок, связанных с
человеческим факторам;
3. Сложность в построении отчетов и поиске истории конкретного
документа;
32
4. Сложность в отслеживании прохождения документа в компании и
его рецензирования.
Данные недостатки можно устранить путем внедрения информационной
системы делопроизводства компании.
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Схема документооборота вышеперечисленных документов приведена на
рисунке 11.
33
Действие
Руководитель
Исследование документа
и вывод о необходимости
его регистрации
Регистрация документа
Специалист
Занесение данных в
журнал
входящей
корреспонденции
Передача получателю
Исполнитель
Входящий документ
Входящий документ
Дела
Журнал входящей
корреспонденции
Зарегистрированный
документ
Зарегистрированный
документ
Распределение
поступивших
документов
Наложение
резолюции
Зарегистрированный
документ
Зарегистрированный
документ
Доведение до
исполнителей
Документ с
резолюцией
Документ с
резолюцией
Регистрация документа
в реестре
Реестр документов,
требующих
исполнения
Документ с
резолюцией
Выполнение
требований резолюции
Проверка корректности
отчета об исполнении
сведения о
выполненном
документе
Рисунок 4 Схема документооборота
В настоящее время учет документов и все связанные с ним действия
производятся специалистом без использования каких-либо средств
34
автоматизации, то есть журналы, реестры и отчеты заполняются вручную, что
влечет за собой частое возникновение ошибок.
Самыми затратными по временным и трудовым ресурсам среди
описанных выше составляющих процесса учета движения являются подготовка
отчетов и поиск информации по конкретному документу для определения его
местоположения.
Это вызвано большим количеством поступающих и формирующихся
документов, что в итоге значительно затрудняет поиск информации в них.
Как ожидается, в случае автоматизации затрачиваемое специалистом
время на внесение записей и подготовку и поиск информации значительно
снизится, снизится также и количество неверных записей.
Сравнение основных операций при учете документов без применения
средств автоматизации и в предлагаемом варианте по трудовым и стоимостным
затратам приведено в таблице 2 и таблице 3 (с учетом средней заработной платы
сотрудника службы делопроизводства 25000 рублей в месяц).
Таблица 1
Временные и стоимостные затрат при существующем
варианте
Наименование
операции
Количество,
в рабочий
день
Затрачиваемое
время на одну,
мин
Итого в
рабочий
день,
минут
Стоимостная
оценка,
рублей
Внесение
записи в журнал
8
40
320
793,6
Поиск данных
по конкретному
документу
4
30
120
297,6
Подготовка
отчета по
движению
документа
4
10
40
99,2
Формирование
реестра
документов,
требующих
исполнения
4
15
60
148,8
Итого:
540
1339,2
35
Таблица 2
Временные и стоимостные затрат при планируемом варианте
Наименование
операции
Количество,
в рабочий
день
Затрачиваемое
время на одну,
мин
Итого в
рабочий
день,
минут
Стоимостная
оценка,
рублей
Внесение записи в
журнал
4
1
4
9,92
Поиск данных по
конкретному
документу
4
1
4
9,92
Подготовка отчета
по движению
документа
4
10
40
99,2
Формирование
реестра
документов,
требующих
исполнения
4
10
40
99,2
Итого:
88
218,24
Как видно из приведенных выше таблиц, после внедрения
автоматизированной системы документооборота меняется само содержание
работы специалиста службы делопроизводства, в том числе и выполняемые
операции.
При этом временные затраты должны сократиться на 540-88=452
минуты=7, 5 часов и 1339-218=1121 рубль в сутки. Следовательно, внедрение
такой системы является однозначно выгодным с точки зрения оптимизации
расхода трудовых и стоимостных ресурсов.
Разрабатываемая система должна удовлетворять следующим
требованиям:
Иметь систему регистрации пользователей;
Предоставлять пользователю полную информацию о документах;
Иметь удобную и быструю систему учета движения документов;
Возможность добавления, удаления и редактирования информации о
документах.
36
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
В ходе деятельности рассматриваемого предприятия информационная
безопасность обеспечивается по следующим направлениям [5]:
правовая защита включает: Законодательство РФ, собственные
нормативно-правовые документы, в том числе: положение о сохранении
конфиденциальной информации, перечень сведений, составляющих
коммерческую тайну, инструкция о порядке допуска сотрудников к
конфиденциальной информации, положение о делопроизводстве и
документообороте, обязательство сотрудника о неразглашении
конфиденциальной информации, памятка сотруднику о сохранении
коммерческой тайны;
организационная защита включает режимно-административные и
организационные мероприятия. К ним относятся: организация службы
безопасности, организация внутриобъектового и пропускного режимов,
организация работы с сотрудниками по неразглашению сведений, составляющих
коммерческую и служебную тайну, организация работы с документами,
организация работы по анализу внешних и внутренних угроз;
инженерно-техническая защита – предусматривает применение
различных технических, электронных и программных средств, предназначенных
для защиты информации [6].
К таким средства относятся следующие применяемое программное
обеспечение:
Антивирусное программное обеспечение (EsetNod 32);
программные брандмауэры, входящие в состав применяемых
коммутаторов;
средства идентификации и аутентификации пользователей (usb-
ключи eToken фирмы Алладин).
Безопасность информации в разработанной ЭИС настоящее время
обеспечивается за счет применения следующих мер [7]:
37
Использование встроенного брандмауэра в маршрутизаторах, а
также фильтрации по MAC-адресам и аутeнтификации пользоватeлeй;
использованием антивирусного программногообеспечения;
соблюдением регламента работы с документами в бумажной и
электронной форме;
использованием резервного копирования информации;
использование организационных и кадровых мер.
Для обеспечения комплексной информационной безопасности в АО
«Завод ЛИТ» используется интегрированная система безопасности «Интегра-С».
Основные задачи системы следующие [8]:
Дистанционное визуальное и электронное наблюдение за
контролируемыми зонами объектов;
фиксирование и долговременное хранение фактов возникновения
нештатных ситуаций на объекте с возможностью дальнейшего просмотра записи
всего хода событий;
комплексное управление системами активной защиты, оповещения и
доступа на территорию объекта;
автоматизация контрольно-пропускного режима;
представление полной и достоверной информации о состоянии
объекта;
управление режимами работы объекта;
передача информации оперативным дежурным на большие
расстояния;
защита от несанкционированного доступа к информации;
контроль и фиксирование действий дежурного персонала.
В политике безопасности предприятия, в частности, определены
требования по работе с паролями и использованию антивирусных средств.