98
Рисунок 25 Шаг 4. Результат работы мастера действий
Рисунок 26 Шаг 1. Основные параметры
99
Рисунок 27 Шаг 2. Специфические параметры
Рисунок 28 Шаг 3. Проверка и отправка на утверждение
100
Рисунок 29 Шаг 4. Результат работы мастера действий
Рисунок 30 Шаг 1. Основные параметры
Пользователь может занести в DIRECTUM уже готовый документ
из любого файла операционной системы. В том числе создать документ можно,
перетащив файл из папки ОС в проводник DIRECTUM (drag&drop).
Внешний вид документов может изменяться в зависимости от стадии
жизненного цикла. Это позволяет быстро определить, в каком состоянии
находится документ, например, на согласовании, на исполнении или работы по
нему завершены.
101
Рисунок 31 Надежное хранение электронных документов
DIRECTUM позволяет хранить документы в электронном виде как в базе
данных SQL-сервера, отличающегося простотой администрирования и высокой
производительностью, так и в файловых хранилищах, что практически
неограниченно расширяет доступное для хранения документов пространство
и обеспечивает потоковый доступ.
Размещение всех объектов в едином информационном пространстве
системы DIRECTUM позволяет быстро и легко искать документы, созданные
всеми пользователями, а также настраивать необходимые права доступа.
Важнейшим преимуществом системы является защита информации
от несанкционированного доступа, которая обеспечивается с помощью:
контроля и настройки прав доступа для пользователей или групп
пользователей на любой объект системы (полный доступ, изменение, просмотр,
полное отсутствие доступа), обеспечивающих защиту от несанкционированных
действий;
шифрования, позволяющего дополнительно защитить текст электронного
документа, в том числе от пользователей со статусом «администратор».
Шифрование может осуществляться как на основе сертификата закрытого ключа
пользователя (хранимого в том числе на переносном носителе), так и установкой
обычного пароля;
протоколирования всех действий пользователей, которое позволяет
быстро восстановить историю работы с документом.
102
Рисунок 32
Для предотвращения прямого доступа к текстам документов, минуя
систему DIRECTUM, реализованы специальные средства защиты как файловых
хранилищ, так и хранилищ на SQL-сервере.
Фрагмент листинга программных модулей приведен в Приложении.
Таким образом, во второй главе работы проведено проектирование
информационной системы документооборота, в том числе разработана база
данных и комплект диаграмм, позволяющих иллюстрировать функциональность
системы, а также описан порядок работы с ней.
103
3 Обоснование экономической эффективности проекта
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности
Общая экономическая эффективность от использования корпоративной
СЭД выражается влиянием на эффективность главных бизнес-процессов с
учетом издержек, связанных с установкой и обслуживанием. При этом логично
полагать, что финансовые потери характерны в основном для первой фазы, а
отдача от системы, или положительный финансовый поток - для второй. В
процессе проектирования модели оценки важно оценить некоторые параметры:
• Финансовые затраты на проект установки ИС в случае его
благополучного завершения, а также сумма затрат на обслуживание ИС;
• Суммирование доходов, связанных с использованием ИС;
• Индекс дисконтирования, применяемый в рамках оценки
приведенной стоимости финансового потока.
Получение оценки эффективности вложений в ИС по указанной методике
предполагает реализацию следующих шагов.
Изначально, экономическая эффективность СЭД в компании включает в
себя факторы влияния, находящиеся в 3 областях: расходы на достижение
результата, прямые и непрямые выгоды. Выделим следующие главные факторы
минимизации внутренних издержек в процессе установки модуля СЭД:
• Минимизация расходов на сотрудников;
• Минимизация затрат на инвентарь и оборудование;
• Уменьшение затрат на обучение и тренинги;
• Повышение производительности в документообороте и выполнении
поручений;
• Увеличение возможностей бизнес-анализа;
• Минимизация косвенных ИТ-затрат.
В таком случае общая стоимость затрат при использовании системы
может быть уменьшена за счет выбора платформы, отвечающей таким
требованиям, как:
104
• Понятный и привычный интерфейс пользователя (уменьшение
затрат на обучение нового персонала);
• Доступность беспрепятственного внесения дополнений в бизнес-
логику системы (уменьшение расходов на управление изменениями);
• Доступность на рынке труда большого количества специалистов,
которые могут проводить поддержку и сопровождение системы (уменьшение
расходов на обслуживающий персонал);
• Приемлемая масштабируемость, минимальные начальные
требования к аппаратной части (уменьшение вложений в инфраструктуру).
Системы ЭДО устанавливаются для решения целого ряда задач, стоящих
перед компанией, из которых наиболее часто выделяются именно эти:
• Реализация более эффективного управления за счет полноценного
контроля над исполнением документов, прозрачности деятельности компании на
всех уровнях;
• Доступность системы контроля качества, соответствующей
международным требованиям;
• Доступность эффективного накопления, управления и доступа к
данным и знаниям. Реализация кадровой гибкости за счет большей
формализации работы каждого специалиста и возможности хранения всей
предыстории его профессиональной деятельности;
• Отслеживание деятельности компании в целом (внутренние
служебные расследования, анализ работы конкретных подразделений);
• Улучшение бизнес-процессов и автоматизация механизма их
контроля и исполнения;
• Минимизация или полное прекращение оборота бумажных
документов внутри компании Экономия ресурсов за счет уменьшения издержек
на управление потоками документов в компании;
• Отсутствие необходимости или значительное упрощение хранения
бумажных документов за счет доступности единого электронного архива.
Установка корпоративных СЭД дает компаниям два типа преимуществ:
105
1. Положительные факторы, основанные на сокращении затрат
различных ресурсов, и выражающиеся в уменьшении времени реализации
сложных однотипных операций с документами;
2. Увеличение эффективности работы компании в целом,
проявляющееся преимущественно в повышении качества реализации базовых
бизнес-процессов. Эти положительные факторы сложно измерить, поэтому они
часто составляются только в обобщенном виде:
• Доступность коллективной работы над документами;
• Повышенная эффективность контроля над исполнением документов;
• Улучшенная сохранность созданной информации;
• Увеличение возможностей и упрощение процессов обработки
различной информации.
Поэтому, главные ожидаемые результаты от автоматизации
документооборота - наведение порядка в процессе работы с документами,
значительная автоматизация бизнес-процессов, минимизация сроков принятия
управленческих решений и увеличение качества работы компании в целом. По
итогам внедрения СЭД руководство фирмы должно получить качественный
инструмент управления, который очень важен для развития бизнеса в условиях
современной экономики. Но предлагаемые количественные и качественные
оценки эффективности СЭД не могут быть связаны между собой и с нюансами
каждой конкретной компании.
Подсчет экономической эффективности ИТ всегда предполагает
количественное сравнение затрат и полученных результатов. И если показатели
без проблем можно сформировать, то саму процедуру оценки нужно
осуществлять при помощи известных методик подсчета экономической
эффективности для инвестиционных проектов. Такой подход наиболее общий и
сложно реализуем, особенно для специфических проектов, которые отличаются
от внедряемых в промышленность. И главной сложностью применения данного
проекта для внедрения информационных технологий в медицине являются
результаты экономической оценки.
106
Вторым этапом для приближения к решению поставленной задачи
выделяют анализ подходов к оцениванию эффективности ИС, несмотря на их
предметные области. Здесь обычно отмечают отсутствие методики, которая
готова к применению сразу. Практические опыты есть только для частных
случаев и некоторых условий, касающихся вариантов внедрения ИС.
В связи с отсутствием адекватного применимого подхода к оценке
экономической эффективности информационных технологий сегодня
разрабатываются новые методы для ИС, которые могут служить решением
конкретных задач управления. Большая часть представленных методов включает
в себя эвристический характер и основывается на изучении последствий и
экономических затрат для каждого конкретного случая в отдельности. И если
удается определить качественные затраты и результат использования подобных
систем, то в дальнейшем имеет смысл применение обобщенного подхода в
оценке экономической эффективности проектов с инвестициями, о которых
говорилось выше.
Такой уровень оценки эффективности является самым оптимальным для
информационной системы, но и самым труднодостижимым. Поэтому плюсом
можно определять уже то, что были выявлены позитивные результаты внедрения
конкретной ИС при помощи определенных качественных показателей.
Обобщенный подход к оценке экономической эффективности проектов с
инвестиционной поддержкой. Универсальные методики поддержки такого рода
проектов содержат лишь базовые и общие принципы и являются актуальными
только для проектов производственного назначения. В таких методиках
указывается необходимости привлечения специальных процедур для оценки
полученного результата (например, в проекте экологического или научно-
технического развития). Это может намекать на то, что методики рассчитаны на
более широкие, нежели производство товара, цели. Данные методики оценки
эффективности определяют наиболее правильное вложение средств в
возможные направления здравоохранения, науки, промышленности и т.д. Но
одна и та же методика должна уметь сравнивать все нестандартные проекты с
107
проектами промышленности, поскольку инвестируемые ресурсы от этого не
изменяются.
Отличие оценки эффективности действия информационных технологий
состоит в отражении результатов, не являющихся доходами с продаж
выпускаемой продукции, поэтому и отличается так от промышленных
инвестиционных решений. Для реализации подобных ситуация предусмотрены
следующие методики. В них прямо подчеркивается, что инвестиции делаются
для получения выгоды. Сам же термин «выгода» фигурирует для того, чтобы не
показывать ограниченность целей инвестированных проектов, а наоборот, их
возможность принимать формы экономии средств, предотвращения потерь и т.д.
Параметр экономической эффективности при использовании АИС в
каждодневных процессах компании всегда учитывается при обосновании
плановых показателей эффективного применения ЭВМ и ПО, таких, как
экономия от уменьшения себестоимости продукции, возрастание объема
производства, расширение клиентской базы, уменьшение численности
сотрудников, экономия компьютерных ресурсов.
Выражение эффективности ИС базируется на принципах экономической
эффективности компании и применения в фирме новых технологий.
Экономический эффект в процессе использования ИС подсчитывается по
показателям замены ранее функционировавшего ИС на более эффективное и
мощное, а также по параметрам включения в ИС нового средства с целью
автоматизировать ранее не автоматизированные участки производства. Если
применять это к нашему случаю – то тут дополнительный процесс
автоматизации паспортизации объектов благоустройства.
На разных стадиях жизненного цикла ИС и при различных целях расчета
могут быть рассчитаны и зафиксированы разные виды экономического эффекта:
Предварительный;
Текущий;
Гарантированный;
Фактический.