78
В соответствии с приведенной информационной моделью, работа
системы осуществляется следующим образом.
Администратор системы регистрирует сотрудников, используя и изменяя
содержимое справочника «Пользователи». При необходимости администратор
добавляет данные в справочники Папки, Номенклатура, Типы документов, Роли,
Адреса, Отделы.
Сотрудник регистрирует документы, используя документ и справочник
«Типы документов», Роли, Номенклатура, Папки и изменяя содержимое таблиц
Документы и Файл.
Администратором системы на основании входных документов
заполняются следующие справочники:
отделы;
роли пользователей;
пользователи;
виды документов;
номенклатура.
Для заполнения справочников используются соответствующие экранные
формы, а именно:
учет отделов;
учет ролей;
составление номенклатуры;
учет видов;
учет пользователей;
Данные сведения сохраняются в таблицах с первичными данными,
наименования которых совпадают с наименованиями справочников.
Далее используется экранная форма регистрация папки и документа. При
этом используются данные всех системы справочников, указанных ранее. В
результате информация о документах и папках сохраняется в справочнике Папки
и таблицах Документы и Файл.
79
Затем администратор и пользователь системы получает на экран состав
справочников, а также список документов и папок. При этом используются
данные из всех справочников системы и таблицы Документы. При
необходимости данные документы можно вывести на печать.
2.2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации
В качестве входной информации в разработанной системе
документооборота используются следующие документы и сведения:
Перечень отделов предприятия;
Список сотрудников предприятия;
Номенклатура дел.
Данные документы вносятся в систему вначале ее работы.
В системе используются справочники, приведенные в таблице 14.
Таблица 14
Перечень используемых справочников
.
пп
название
справочни
ка
ответственный
за ведение
средний
объём
справоч
ника в
записях
среднюю
частоту
актуализац
ии
средний
объем
актуализац
ии, %
1
Отделы
Администратор
100
1 раз в
месяц
10
2
Роли
пользовател
ей
Администратор
10
1 раз в год
10
3
Пользовате
ли
Администратор
200
1 раз в год
10
4
Типы
документов
Администратор
500
1 раз в
месяц
25
5
Номенклату
ра
Пользователь
200
1 раз в год
25
6
Папки
Пользователь
250
ежедневно
25
Справочник Отделы включает в себя название отдела. Справочник Роли
пользователей включает наименование роли пользователя, а также
определенные права на чтение, добавление или удаление документов, файлов,
папок. В справочнике Пользователи содержатся следующие сведения:
80
Фамилия
Имя и отчество
Должность
Логин
Пароль
Дата регистрации
Дата рождения
Роль пользователя
Справочник Номенклатура составляется в ходе использования
номенклатуры дел бумажного документооборота и содержит следующие
реквизиты:
Наименование записи (дела) в номенклатуре
Количество томов
Номер тома
Страниц всего
Дата добавления
ФИО добавившего пользователя
ФИО удалившего пользователя
Справочник Папки является справочником, который содержит сведения
о создании каждым пользователем иерархии обрабатываемых документов.
Также каждая папка может быть в той или иной степени открыта для чтения и
записи другими пользователями, либо вообще закрыта.
Данный справочник содержит следующие реквизиты:
Наименование папки
ФИО добавившего пользователя
Дата добавления
Права доступа
Изображение
81
Оперативная информация хранится в таблицах Документы и Файлы. В
таблице Документы хранятся все сведения о зарегистрированном документе, а
именно следующие реквизиты:
Номер документа
ФИО сотрудника
Наименование
Вид документа
Дата подготовки
Дата и время регистрации
Количество страниц
Примечание
Адресат
Статус
Права доступа
В ходе деятельности к документам могут прикрепляться различные
файлы, в том числе и их электронные копии. Сведения о таких файлах
содержатся в таблице Файлы, в которой учитываются нижеперечисленные
реквизиты:
Номер файла
Наименование файла
Путь к файлу на сервере
Размер в кб
Дата добавления
ФИО пользователя, добавившего файл
Код документа, к которому прикреплен файл
Права доступа
Тип файла (расширение)
82
2.2.3 Характеристика результатной информации
Результатной информацией для задачи автоматизации делопроизводства
являются следующие документы:
список сотрудников;
список документов по видам;
номенклатура дел;
учетная карточка документа;
список документов, находящихся в архиве.
Список сотрудников приведен на рисунке 13.
Рисунок 13 Список сотрудников
В списке сотрудников имеются следующие реквизиты:
фамилия, имя, отчество сотрудников;
дата регистрации;
должность;
отдел;
дата рождения;
логин и пароль для доступа в систему.
Данный документ формируется на основе справочников Отделы,
Пользователи.
Списки документов имеют следующие реквизиты:
наименование документа;
дата регистрации;
83
краткое описание;
количество страниц;
адресат;
ссылка на электронную версию документа.
Экранная форма списка документов приведена на рисунке 14.
Рисунок 14 Экранная форма списка документов
Список документов, находящихся в архиве, а также список документов,
находящихся на контроле, отличаются статусом. При этом в системе могут быть
следующие статусы:
документ зарегистрирован;
документ рассмотрен;
документ поставлен на контроль;
документ отправлен в архив.
На основе статуса формируются списки документов. При формировании
списков документов используются такие таблицы, как Документы, Файлы, а
также справочники Отделы, Виды документов, Пользователи.
Номенклатура дел содержит наименование томов, их количество и общее
количество страниц.
Учетная карточка документа содержит следующие реквизиты:
наименование документа;
дата добавления (создания);
список файлов, прикрепленных к документу;
84
наименование папки, в которой содержится документ;
резолюции руководителей отделов.
2.3 Программное обеспечение задачи
2.3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
В разработанной системе предусмотрено 2 вида пользователей;
Сотрудник, осуществляющий регистрацию документов;
Администратор.
Различие между функциями данных пользователей содержится в
различном уровне к доступу редактирования справочников. Дерево функций для
администратора представлено на рисунке 15.
Функции системы
документооборота
Работа со
справочниками
Работа с
документами
Регистрация
Редактировани
е
Добавление
файла
Получение
отчетов
Изменение
папки
Добавление
примечаний
Создать
Редактировать
Удалить
Печать
Создать
Редактировать
Удалить
Печать
Экспорт в MS
Excel
Номенклатура
дел
Список
сотрудников
Список
документов по
видам
Список
документов,
находящихся в
архиве
Разделы
номенклатуры
Пользователи
Отделы
Должности
Виды
документов
Работа с
папками
Добавление
Редактировани
е
Просмотр
Просмотр
документов в
папке
Удаление
Установка прав
Учетная
карточка
документа
Рисунок 15 Дерево функций системы
Сценарии диалога приведен на рисунке 16.
85
Авторизация
Папки
Список
Главное меню
Просмотр
папки
Добавить папку
Удалить
Редактировать
Настройка
доступа
Документы
Добавить
документ
Удалить
Редактировать
Настройка
доступа
Учетная
карточка
документа
Файлы
Добавить файл
Удалить
Редактировать
Настройка
доступа
Загрузить
Модули
Создать
Редактировать
Удалить
Печать
Разделы
номенклатуры
Пользователи
Отделы
Должности
Виды
документов
Отчеты
Создать
Редактировать
Удалить
Печать
Экспорт в MS
Excel
Номенклатура
дел
Список
сотрудников
Список
документов по
видам
Список
документов,
находящихся в
архиве
Учетная
карточка
документа
Рисунок 16 Сценарий диалога
2.3.2 Характеристика базы данных
ER-диаграмма базы данных созданная в соответствии с информационной
моделью представлена на рисунке 16.
86
Рисунок 17 ER-диаграмма базы данных
Характеристика каждой таблицы базы данных приведена ниже, в
таблицах 15-23.
Таблица 15
Структура таблицы department (отделы)
Поле
Тип
Null
По умолчанию
id
int(11)
Нет
title
varchar(255)
Да
NULL
Таблица 16
Структура таблицы document (документы)
Поле
Тип
Null
По
умолчанию
id
int(11)
Нет
id_folder
int(11)
Да
NULL
registration_date
datetime
Да
NULL
number
varchar(255)
Да
NULL
title
varchar(255)
Да
NULL
description
longtext
Да
NULL
page_count
int(11)
Да
NULL
destination
varchar(255)
Да
NULL
87
id_user
int(11)
Да
NULL
id_document_status
int(11)
Да
NULL
id_document_kind
int(11)
Да
NULL
Таблица 17
Структура таблицы document_access (права доступа)
Поле
Тип
Null
По умолчанию
id
int(11)
Нет
id_document
int(11)
Да
NULL
id_user
int(11)
Да
NULL
id_department
int(11)
Да
NULL
id_user_type
int(11)
Да
NULL
flag_view
bit(1)
Да
NULL
flag_edit
bit(1)
Да
NULL
flag_delete
bit(1)
Да
NULL
Таблица 18
Структура таблицы document_kind (виды документов)
Поле
Тип
Null
По умолчанию
id
int(11)
Нет
title
varchar(255)
Да
NULL
Таблица 19
Структура таблицы document_status (статусы документов)
Поле
Тип
Null
По умолчанию
id
int(11)
Нет
title
varchar(255)
Да
NULL
Таблица 20
Структура таблицы file (файлы)
Поле
Тип
Null
По умолчанию
id
int(11)
Нет
id_document
int(11)
Да
NULL
registration_date
datetime
Да
NULL
number
varchar(255)
Да
NULL
title
varchar(255)
Да
NULL
filename
varchar(255)
Да
NULL
size
int(11)
Да
NULL
id_user
int(11)
Да
NULL
Таблица 21
Структура таблицы folder (папки)
Поле
Тип
Null
По умолчанию
id
int(11)
Нет
id_partition
int(11)
Да
NULL
registration_date
datetime
Да
NULL
number
varchar(255)
Да
NULL
title
varchar(255)
Да
NULL
id_user
int(11)
Да
NULL
Таблица 22
Структура таблицы partition (разделы)
Поле
Тип
Null
По умолчанию
id
int(11)
Нет
title
varchar(255)
Да
NULL