47
Стратегия
Описание
Плюсы и минусы технологий
Параллельное
использование
Параллельно выполняются
старая и новая технологии
решения задачи, а их
результаты в дальнейшем
сравниваются. Если
результаты идентичные на
протяжении длительного
времени, то производится
переход на новую
технологию автоматизации
Плюсы:
Минимальный риск ошибок в
виде новых технологий;
Управление внедрением новой
системы всегда
осуществляется независимо от
обычного операционного
планирования компании.
Минусы:
Двойная загрузка персонала;
Потребности в удвоенных
мощностях серверов;
Необходимость постоянной
сверки результатов работы
двух технологий.
Скачок
Действующая технология
работает до определенного
момента, а затем
производится внедрение
новейшей технологии,
которая и используется в
дальнейшем
Плюсы:
Минимальная длительность
переходного периода;
Нет двойных затрат на
деятельность компании;
Новые процессы являются
наиболее оптимальными в
виду отсутствия переходного
периода.
Минусы:
Высокие риски
несоответствия качества
системы требованиям
компании;
Высокие требования к
процессу планирования
перехода на новую
технологию.
48
Стратегия
Описание
Плюсы и минусы технологий
Пилотный
проект
Тактика скачка, которая
применяется к
ограниченному количеству
рабочих процессов,
областью применения
обычно является
небольшой участок
Плюсы:
Минимальный риск выбора
неверного решения, которое
не приводит к длительному
простою всего предприятия;
Возможность изменения
планируемой технологии в
процессе внедрения на
участке;
Отсутствие двух затрат на
реализацию технологии.
Минусы:
Сложность интеграции
информационных потоков,
формируемых по старой и
новой технологии;
Необходимость управления
старой и новой системой
одновременно.
Узкое место
Автоматизация небольшой
части рабочего процесса,
который выбирается, как
правило, по критериям их
эффективности,
приводящих к повышению
качества реализации и
увеличению скорости этих
процессов
Плюсы:
После автоматизации каждого
узкого места имеется
возможность прервать
автоматизацию;
Минимальные требования к
уровню планирования работ
внедрения.
Минусы:
Выполнение полного цикла
планирования на каждом из
узких мест - ввиду
возможности прерывания
автоматизации процесс может,
не закончится некогда;
Независимость автоматизации
узких мест может привести к
формированию избыточного
множества программно-
аппаратных решений.
В рамках решаемой задачи будет автоматизироваться только небольшой
участок рабочего процесса, на котором, тем не менее, можно значительно
сократить рабочие единицы, а также финансовые и временные затраты.
Полностью автоматизировать процесс, начиная с момента сбора данных об
устройствах самообслуживания до выгрузки в базу данных, не представляется
возможным, поскольку у отдела аналитики нет доступа к необходимому
49
программному обеспечению, имеющегося у ИТ отдела, поэтому
автоматизировать будем только малый участок этого рабочего процесса. На
основании вышеописанного будет применена стратегия «Узкое место»
В ходе жизненного цикла внедряемой системы автоматизации
постоянно возникают различные риски, которые могут замедлить процесс
разработки или даже его остановить. В таких случаях проводится глобальная
оценка вероятных рисков и вырабатываются способы, с помощью которых
можно минимизировать влияние этих рисков или вовсе их избежать. Подробнее
в таблице 15.
Таблица 15
Риски на этапах жизненного цикла
Этап
жизненного
цикла
Возможные риски
Предотвращение рисков
Концепция
Риск создания такой
концепции, которую будет
сложно или вовсе
невозможно реализовать.
Должны быть указаны
основные функции
разрабатываемой системы, а
затем уже добавлять
дополнительные функции
Нужно четко понимать
возможности компании, во
избежание переоценки
собственных сил. Первым
делом рекомендуется.
Реализовать общую концепцию,
в которой будут включены
только основные функции
будущей системы.
Планирование
На этом этапе возможен риск
некорректного
планирования, то есть
создание слишком
оптимистичных планов
проекта с указанием сроков,
в которые разработчики
просто не успеют уложиться,
что может потребовать
дополнительного времени, а
это влечет за собой
увеличение стоимости
проекта
На моменте планирования
необходимо сразу заложить в
график возможные задержки в
процессе разработки, создав
более гибкий график и
подробнее остановившись на
каждом этапе
Разработка
Есть вероятность, что
разработка отдельного
элемента или какой-либо
функции окажется довольно
затруднительной
Рекомендуется заранее
определить такой элемент или
функцию и по возможности
упростить ее, уменьшив
функционал, разбить на
отдельные части, заменить
другой или полностью
50
Этап
жизненного
цикла
Возможные риски
Предотвращение рисков
исключить
Стабилизация
В процессе стабилизации
возможен риск выявления
большого количества ошибок
в программном коде, что
потребует дополнительного
времени на отладку и
доработку продукта
Для предотвращения данного
риска рекомендуется сразу
проверять разрабатываемый
продукт, не экономить времени
на разработке и сразу уделить
часть времени отладке
Внедрение
Внедрение может занять
значительное время, если
заказчик системы не будет
готов принять разработанный
продукт по различным
причинам, а сотрудникам
компании, для которой
разрабатывалась система
автоматизации может не
понравиться новое продукт
На данном этапе рекомендуется
заранее начать обучение
персонала, которому предстоит
работать с новым продуктом.
Просчитать вероятные
проблемы в процессе
внедрения и быть готовым их
решить. В первое время
консультировать сотрудников
по новому продукту
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
Способы приобретения информационной системы – это некоторые
последующие действия с момента определения решения о внедрении и его
формализации до момента внедрения новой системы в компанию. Существует
пять основных способов приобретения нужной системы:
1. Разработка системы с нуля самостоятельно;
2. Разработка продукта с помощью аутсорсинга;
3. Покупка готового решения у компании-разработчика;
4. Покупка решения с дальнейшей доработкой под свои нужды;
5. Аренда рабочей системы, соответствующей потребностям компании.
Рассмотрим подробно каждый способ автоматизации заданного
процесса.
Если покупать готовое решение, то нужно будет грамотно подобрать то,
что будет досконально соответствовать автоматизируемому процессу. Зачастую
51
это является существенной проблемой, поскольку в каждой компании свои
индивидуальные задачи, бывает и обобщенный процесс, в связи с которым
разработчики таких систем стараются угодить всем возможным клиентам,
внедряя в свои решения большое количество функционала, как нужного, так и
лишнего, тем самым перегружая продукт, а также будут включать этот
функционал в стоимость, что может вылиться в копеечку, либо существует
иной вариант, когда покупается голая программа, а к ней докупаются
различные пакеты, требующиеся компании-заказчику.
Этот варианта не подходят для решения нашей задачи, поскольку
автоматизируемый процесс является комбинацией этапов, которые присущи
только АО «Цифровой диван», нужна будет адаптация, установка
дополнительного программного обеспечения, обращение в службу поддержки
и, в целом, покупка системы окажется бессмысленный и дорогостоящей затеей.
Покупка такого же готового решения, но с последующей доработкой
возможно в том случае, если система устраивает компанию по большинству
параметров, а объем работ над продуктом окажется несущественным, но ввиду
вышеописанных требований такой вариант тоже не подходит за счет
уникальности процесса и высокой стоимости.
Имеется в наличии вариант с арендой рабочей системы под нужды
различных компаний. Из плюсов можно отметить высокий потенциал
разработки, гибкость системы автоматизации, мгновенная реакция на
изменения бизнес-процессов компании, сосредоточенность на ключевых
рабочих процессах, непосредственное участие конторы-разработчика в
основных процессах компании, требующей автоматизации, что может вылиться
в новые инновационные возможности. Но есть у такого способа и минусы: риск
вывести за пределы компании многие виды рабочей деятельности, лишиться
определенной части имеющихся ресурсов и возможностей, что может привести
потери позиции на рынке.
Далее идут варианты с разработкой системы автоматизации с чистого
52
листа. Можно заказать такую разработку у компаний, занимающихся
аутсорсингом – это даст возможность получить уже готовую информационную
систему, соответствующую требованиям компании в настоящий момент, но
нужно понимать, что в будущем понадобится доработка, поддержка или полная
переработка системы, которую сможет осуществить та же компания-
разработчик, что выльется в дополнительные расходы.
Именно по этой причине будет использоваться оставшийся вариант с
разработкой продукта внутри компании. Для этого понадобится группа
специалистов в этой области, которыми как раз обладает АО «Цифровой
диван» и уже имеет опыт в области разработки программного обеспечения, а
именно создания систем для службы безопасности и ИТ отдела – CamViewer и
Helpdesk. Поскольку процесс, который необходимо автоматизировать не
представляет крупномасштабной разработки, то проект не будет представлять
существенной ресурсной нагрузки, а сотрудники с легкостью смогут
спроектировать, разработать и внедрить новую систему автоматизации не
только в рамках рассматриваемого процесса, но и других аналогичных,
действующих в компании.
Разрабатываемая система автоматизации будет включать в себя весь
необходимый функционал, учитывать все этапы рабочего процесса,
выполняться в соответствии с пожеланиями сотрудников аналитического
отдела, предоставляя нужные данные ежедневно, стабильно и на постоянной
основе. В случае выявления потребностей доработки или разработки на базе
данного ПО другого продукта для автоматизации иного процесса, группа
специалистов без труда сможет реализовать требуемые задачи.
53
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Информационное обеспечение – это совокупность некоторых данных,
которые представлены в своеобразной формате для компьютерной обработки.
Организационное обеспечение и методическое представляют собой обширный
комплекс мероприятий, которые направлены на функционирование
персонального компьютера и программного обеспечения, что получить нужный
результат.
Информационное обеспечение (ИО) — это совокупность целой системы
классификации, а также кодирования любой информации, унифицированных
систем разнообразной документации и информационных массивов.
В состав ИО входят два компонента:
1. Внемашинного информационного обеспечения, которые являются
классификаторами технической информации и экономической
информации, а также документы;
2. Вутримашинного, представляющего из себя макеты, экранные формы
для ввода начальных данных и/или вывода результатов, структура
информационной базы, которая состоит из входных и выходных файлов,
а также базы данных.
Чтобы приспособить различную экономическую информацию для
высокоэффективного поиска, обработки, а также передачи данных, ее нужно
представить в цифровом виде. Первым делом рекомендуется упорядочить, то
есть классифицировать данные, а после этого формализовать (или
закодировать) посредством классификатора.
Классификатор — это документ, который позволяет осуществлять
54
формализованное описание любой экономической информации, которая
содержит названия объектов, классификационных группировок, а также их
кодовые обозначения.
Выделяют следующие виды классификаторов в рамках их сегмента:
1. Международные;
2. Общегосударственные;
3. Отраслевые;
4. Локальные.
Основным компонентом внемашинного ИО является так называемая
система документации, которая применяется в процессе управления каким-
либо экономическим объектом. Документов данном случае является
определенный набор сведений, использующихся в рамках решения
разнообразных экономических задач, а располагается этот набор на любом
материальном носителе в соответствии с установленной в компании формой.
Система документации — это совокупность взаимосвязанных
различных форм документов, которые наиболее часто используются в процессе
управления любым экономическим объектом. Главной особенностью такой
системы является большее количество разных видов документов.
Актуальные системы документации характеризуются существенным
количество различных типов форм документов, объемом документов и их
сложностью этих потоков, копиями информации в таких документах и работах
в рамках их обработки, что влечет за собой низкое качество достоверности
финальных результатов. Работа над такими документами занимает
значительное количество времени, что снижает общую производительность в
целом, мешает перебросить силы сотрудников на другие задачи. Можно
упростить систему документации некоторыми способами:
• Унификации и стандартизация документов;
• Электронная обработка документов.
55
Документы-источники для решаемой задачи нужно получать через сеть,
например, по электронной почте, поэтому такие документы должны иметь
согласованную структуру для облегчения обработки информации, быть
представлены в форме таблицы, поскольку имеют значительный набор
параметров, из которого может потребоваться только небольшая часть.
К внутримашинному обеспечению относятся экранные формы, а именно
их описание.
В процессе создания экранных форм для ввода данных документов-
источников с аналитической информацией нужно использовать табличную
форму с описанием наименований, параметрами и числовыми данными (при
наличии). Расположение полей должно быть в определенной
последовательности, в соответствии с логической структурой документов, а
также файлов с аналитической информацией, сокращающей время операции
загрузки информации в специальную базу, в конкретную таблицу.
Важно обратить внимание на то, что получаемая информация
организована на постоянной основе, в связи с чем должен быть четкий макет
для конкретной задачи, чтобы создавался документ по одной и той же экранной
форме. Это упростит задачу автоматизации, логически сформирует
информацию по степени важности, облегчит загрузку нужных данных.
Выбор экранных форм должен быть обусловлен минимизацией
трудозатрат и снижения стоимости ввода нужной информации в сегмент, одной
и той же формой выводимой информации в соответствии с важностью.
Важной частью внутримашинного информационного обеспечения
является информационная база.
Информационная база — это некая совокупность данных, которая
организована определенным способом. Хранится в памяти ЭВМ в виде файлов,
посредством которых решаются информационные потребности различных
управленческих процессов и определенных решаемых задач.
56
Есть пара основных способов организации информационной базы:
• Набор локальных файлов, который поддерживается наборами
прикладного программного обеспечения;
• Встроенная база данных, которая состоит из набора взаимосвязанных
программ для загрузки данных, их хранения, поиска в базе и
модификация – система управления базами данных (СУБД).
Создание и поддержание набора локальных файлов сопроваждается
рядом проблем, связанным с большим количеством копий данных в системе, а
отсюда вытекают различные данные в приложениях, возможны проблемы с
доступом к тем или иным данным, поэтому такую схему можно реализовать в
некоторых случаях.
В рамках текущего проекта ИБ представлена в виде встроенного
информационного хранилища. В таком случает можно объединить разные
источники информации, а также управлять файлами с разными форматами. При
хранении информации в базе данных есть несколько существенных
преимуществ:
• Совместимость данных;
• Соответствие данных действительному состоянию искомого объекта;
• Удобная совместной работа с данными;
• Высокая скорость обработки данных;
• Целостность данных.
База данных (БД) — это организованная структура, которая
предназначена для хранения информации в определенном формате, её
изменения и обработки.
Ключевыми способами реализации базы данных является создание
централизованных и распределенных баз данных. Главный критерий выбора
способа организации информационной базы – это достижение минимальных
ресурсных затрат на проектирование структуры базы, ПО, а также системы
ведения файлов. Выбран способ централизованной организации БД на