27
Рис.1.7 Декомпозиция процесса управления производственной
деятельностью предприятия
Но, как описано в предыдущем параграфе, в процессе проведения анализа
программного обеспечения предприятия выяснилось, что ряд процессов уже
автоматизирован. Поэтому мы остановились на более тщательной проработке и
автоматизации процесса учета и отгрузки готовой продукции.
Готовая продукция для рекламного агентства – это различные элементы
наружной рекламы, полный цикл изготовления которого агентство берет на себя.
28
Готовая продукция включает в себя продукты производственного процесса
компании, которая отвечает всем стандартам или требуемым техническим
условиям.
Задачей учета готовой продукции становится подробное отражение на
счетах бухгалтерского учета данных о производстве и отгрузке готовой
продукции в конкретные компании.
Главными задачами бухгалтерского учета готовой продукции становятся:
• Точное и правильное документальное оформление операций по
выпуску, передвижению и отгрузке готовой продукции в зоны хранения
компании;
• Отслеживание сохранности готовой продукции в зонах сохранения
и на каждом этапе движения;
• Отслеживание выполнения установленных норм отпуска и
реализации готовой продукции;
• Оперативное нахождение невостребованных позиций готовой
продукции для их последующей модернизации или снятия с линии
производства;
• Подсчет экономической эффективности всего ассортимента готовой
продукции.
Отгруженная готовая продукция передается на склад материально
ответственному лицу. Крупногабаритная продукция, не попадающая на склад по
техническим причинам, принимается представителем заказчика
непосредственно на месте производства или отгрузки.
Отгрузка готовой продукции из производственного процесса реализуется
при помощи накладных, приемо-сдаточных актов, спецификаций и остальных
первичных учетных документов. На всю пришедшую, на склад продукцию
готовится карточка складского учета, также, как и в случае с учетом материалов.
Учет и планирование готовой продукции производят в стоимостных и
натуральных показателях. Если к натуральным параметрам вопросов не
возникает, то для выявления стоимостных показателей используются несколько
методик.
29
Учет отгрузок готовой продукции ведет сотрудник бухгалтерии. В
настоящее время сотрудник бухгалтерии, получая отчеты по производственной
деятельности цехов, вносит необходимые данные в базу данных.
При необходимости, оператором системы, запрашивается у системы
отчет, содержащий необходимую информацию, в том числе формируется отчеты
о проданной продукции, закупленном сырье и произведенной продукции.
В настоящее время учет закупок расходных материалов, учет
произведенной продукции, учет затрат ведется при помощи таблиц в документах
Microsoft Excel. Все сведения заносятся в данные таблицы и путем
использования встроенных инструментов суммируются за определенный период
и по видам затрат.
В настоящее время функции учета и планирования выполняет
бухгалтерия.
Таким образом, в настоящее время для оформления отчета по готовой
продукции необходимо вначале собрать информацию по цехам,
проанализировать ее и подготовить финальный отчет, за всю компанию. Так как
этим занимается сотрудник бухгалтерии, то отчет может быть доступен только
на следующий день за предыдущий, хотя отчеты по производству в цехах
передаются вечером текущего дня. При автоматизации процесса подготовки
отчета он может быть доступен в тот момент, в который закончена передача
информации от цехов, то есть руководитель может наблюдать динамику
производства практически в реальном времени.
Кроме того, такой порядок работы имеет и другие недостатки. Во-
первых, бухгалтерия выполняет несвойственные ей функции, что влечет за
собой неизбежные ошибки, во-вторых, сам способ хранения информации
неудобен для ее анализа, в-третьих, возможны неточности при передаче
информации между отделами компании, а также невозможна обработка файлов
одновременно несколькими пользователями. Планирование осуществляется на
основе данных учета, в связи с этим осуществляется неверно, что влечет за
собой понижение эффективности деятельности предприятия [22, 23].
30
1.2.3 Обоснование необходимости использования
вычислительной техники для решения задачи
При внедрении ИС ее эффективность может быть достигнута за счет
косвенного и прямого эффекта [5, 30, 31].
С точки зрения прямого эффекта достигаются следующие цели:
сокращение времени обработки и получения данных о выполнении
работ;
автоматизированное определение и подсчет итоговых показателей
деятельности сотрудников отдела ТК;
повышение степени достоверности обработки информации о
деятельности отдела ТК;
повышение производительности труда;
снижение рисков потери информации за счет ее хранения в
централизованной базе данных;
автоматизированное формирование отчетной документации;
повышение степени защищенности информации;
повышение степени достоверности информации.
С точки зрения косвенного эффекта могут быть достигнуты следующие
цели:
снижение стоимостных затрат на обработку информации;
улучшение качества взаимодействия с другими подразделениями
компании;
уменьшение времени обработки учета результатов деятельности
контролера ОТК;
улучшение качества и точности получаемой статистической
отчетности, что положительно влияет на принимаемые решения руководством
компании.
Назначением реализации проекта автоматизации служит:
учет и контроль проводимых действий по проверкам произведенной
продукции;
31
учет работы сотрудников отдела ТК;
ведение справочников;
поиск по учтенным действиям;
формирование отчетных документов.
Схема документооборота приведена на рисунке 1.8.
32
Участники процесса
Оформление
В архив
Регистрация
Обработка
Учет
Клиент Сотрудник компании
Заявка клиента
Заявка клиента
Заявка клиента
Заявка клиента
Заявка клиента
Заявка клиента
Рисунок 1.8 Схема документооборота
Временные характеристики описанных выше процессов приведены в
таблице 1.6.
33
Таблица 1.6
Характеристики описанных процессов
Действие
Среднее
количество
за рабочий день
Время, необходимое
для выполнения одного
действия, минут
Общее время,
минут
Учет запасов
50
3
150
Учет производства
и отгрузок готовой
продукции
50
3
150
Учет
израсходованного
сырья
1
35
35
Подготовка отчета
о работе за
произвольный
период
0,2
120
24
ИТОГО, минут:
359
Исходя из приведенных расчетов ежедневно сотрудник около 359 минут,
то есть практически полный рабочий день, тратит на учет отгрузок готовой
продукции, а также подготовку отчетов, что не является рациональным
использованием рабочего времени.
В результате проводимой автоматизации предполагается формировать
данный отчет в автоматическом режиме, включая отправление отчета на
электронную почту руководителя.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной
безопасности и защиты информации
В ходе деятельности рассматриваемого предприятия информационная
безопасность обеспечивается по следующим направлениям [1, 2, 4, 5]:
Правовая защита включает: Законодательство РФ, собственные
документы, в том числе: положение о сохранении конфиденциальной
информации, перечень сведений, составляющих коммерческую тайну,
инструкция о порядке допуска сотрудников к конфиденциальной информации,
положение о делопроизводстве и документообороте, обязательство сотрудника о
34
неразглашении конфиденциальной информации, памятка сотруднику о
сохранении коммерческой тайны;
организационная защита включает режимно-административные и
организационные мероприятия. К ним относятся: организация службы
безопасности, организация внутриобъектового и пропускного режимов,
организация работы с сотрудниками по неразглашению сведений, составляющих
коммерческую и служебную тайну, организация работы с документами,
организация работы по анализу внешних и внутренних угроз;
инженерно-техническая защита – предусматривает применение
различных технических, электронных и программных средств, предназначенных
для защиты информации[3,5].
К таким средства относятся следующие применяемое программное
обеспечение:
Антивирусное программное обеспечение (Eset Nod 32);
программные брандмауэры, входящие в состав применяемых
коммутаторов;
средства идентификации и аутентификации пользователей (usb-
ключи eToken фирмы Алладин).
Безопасность информации в разработанной ЭИС настоящее время
обеспечивается за счет применения следующих мер [1,2]:
Использование встроенного брандмауэра в маршрутизаторах, а
также фильтрации по MAC-адресам и аутeнтификации пользоватeлeй;
использованием антивирусного программного обеспечения ;
соблюдением регламента работы с документами в бумажной и
электронной форме;
использованием резервного копирования информации;
использование организационных и кадровых мер.
Для обеспечения комплексной информационной безопасности в
«Синтезис» используется интегрированная система безопасности «Интегра-С».
Основные задачи системы следующие:
Дистанционное визуальное и электронное наблюдение за
контролируемыми зонами объектов;
35
фиксирование и долговременное хранение фактов возникновения
нештатных ситуаций на объекте с возможностью дальнейшего просмотра записи
всего хода событий;
комплексное управление системами активной защиты, оповещения
и доступа на территорию объекта;
автоматизация контрольно-пропускного режима;
представление полной и достоверной информации о состоянии
объекта;
управление режимами работы объекта;
передача информации оперативным дежурным на большие
расстояния;
защита от несанкционированного доступа к информации;
контроль и фиксирование действий дежурного персонала.
В политике безопасности предприятия, в частности, определены
требования по работе с паролями и использованию антивирусных средств.
Пользователи должны следовать установленным процедурам
поддержания режима безопасности при выборе и использовании паролей. Они
обязаны выполнять следующие рекомендации [1, 2]:
Обязательно назначать персональные пароли для обеспечения
подотчетности;
хранить пароли в секрете;
не записывать пароли на бумаге, если не представляется возможным ее
хранение в защищенном месте;
изменять пароли всякий раз, когда есть указания на возможную
компрометацию систем или паролей;
выбирать пароли, содержащие не менее шести символов;
при выборе паролей не следует использовать:
месяцы года, дни недели и т.п.;
фамилии, инициалы и регистрационные номера автомобилей;
названия и идентификаторы структурных подразделений;
номера телефонов или группы символов, состоящие из одних цифр;
36
пользовательские идентификаторы и имена, а также
идентификаторы групп и другие системные идентификаторы;
более двух одинаковых символов, следующих друг за другом;
группы символов, состоящие из одних букв.
изменять пароли через регулярные промежутки времени (не более чем
через 180 суток) и избегать повторное или «циклическое» использование старых
паролей;
чаще изменять пароли для привилегированных системных ресурсов,
например, пароли доступа к определенным системным утилитам;
изменять временные пароли при первом входе в системы;
не включать пароли в открытые сценарии автоматического входа в
системы, например, в макросы или функциональные клавиши.
Пользователи обязаны следовать установленным процедурам обеспечения
антивирусной защиты при вводе информации в систему с внешних магнитных
носителей, использовании электронной почты и копировании информации из
Интернет.
Категорически запрещается самовольно отключать установленные
средства антивирусной защиты и использовать внешние магнитные носители без
их предварительной проверки антивирусными средствами.
Администраторы информационной системы должны быть всегда готовы к
опасности проникновения вредоносного программного обеспечения в системы и
по необходимости принимать специальные меры по предотвращению или
обнаружению его внедрения.
Необходимо соблюдать следующие рекомендации:
Использование лицензионного программного обеспечения и запрещение
использования несанкционированных программ.
Противовирусные программные средства следует использовать
следующим образом:
Программные средства обнаружения конкретных вирусов следует
применять для проверки компьютеров и носителей информации на наличие
известных вирусов либо как мера предосторожности, либо как повседневная
процедура;