28
Согласно синтаксису IDEF0 модель представляет собой совокупность
иерархически выстроенных диаграмм, каждая из которых является описанием
какого-либо процесса (activity).
Рисунок 6. «Контекстная диаграмма IDEF0 закупочной деятельности»
В контекстную диаграмму включается описание цели моделирования,
определения и точки зрения:
Цель моделирования — Представить модель «As Is» закупочной деятельности
предприятия PERRINO для наглядного представления бизнес-процессов и
выявления слабых мест в модели;
1. Точка зрения – Менеджер по снабжению;
2. Определение - Модель, описывающая процесс закупки товаров
работниками отдела снабжения.
После выбора поставщика на этом же уровне происходит составление
коммерческого предложения заказчику, а затем и составления договора с
заказчиком в случае согласия последнего. Процесс составления коммерческого
предложения и договора разнесены во времени, но едины, с точки зрения
последовательности выполнения операций.
29
Рисунок 7. Диаграмма IDEF0 процесса обработки и анализа решений
Следует отметить, что информация по поставщикам при поиске не
централизована и зачастую повторно ищется менеджерами в ручном режиме
посредством электронной почты и телефонных звонков.
Таким образом, в качестве объекта информатизации можно выделить процесс
обработки и анализа решений менеджерами фирмы, т.к. именно на подбор
поставщиков в рамках этого процесса тратится значительная часть времени
менеджеров при обработке заявки клиента.
Рассмотрим диаграмму декомпозиции процесса «Решение о закупке товара».
30
Рисунок. 8. Диаграмма декомпозиции процесса «Решение о закупке товара»
Входной информацией процесса является ассортиментный перечень товаров.
Подпроцесс состоит из трех работ: осознание потребности в товаре, определение
характеристик продукта и определение количества необходимого продукта.
Собственниками данного подпроцесса являются: товаровед, начальник отдела
закупок и главный бухгалтер. Выходная информация – поиск поставщика.
Диаграмма декомпозиции «Анализ поставщиков» представлена на рисунке 9.
Рисунок 9. Диаграмма декомпозиции процесса «Анализ поставщиков»
Входной информацией является поиск поставщика. Подпроцесс состоит из
четырех работ:
31
формирование запроса,
получение ответа от поставщика,
оценка поставщика,
занесение поставщика в список.
Механизмами подпроцесса являются товаровед, начальник отдела
маркетинга и начальник отдела закупок.
Выходной информацией подпроцесса « Анализ поставщиков» является
список поставщиком.
Рассмотрим диаграмму декомпозиции процесса «Закупка».
Рисунок 10.Диаграмма декомпозиции процесса «Закупка»
Входной информацией является список поставщиков. Подпроцесс состоит из
четырех работ:
выбор конкретного поставщика,
переговоры о заключении контракта на поставки,
оформление документов,
оформление и отправка заказа.
Механизмами подпроцесса являются товаровед и начальник отдела закупок.
Выходная информация – заказ.
На рисунке 11 представлена диаграмма декомпозиции процесса «Прием и
отгрузка».
Входной информацией является заказ. Подпроцесс состоит из четырех работ:
32
получение подтверждения,
отражение факта отгрузки товара поставщиком,
контроль факта получения товара на складе,
сопоставление документов.
Механизмами подпроцесса являются кладовщик, товаровед и начальник
отдела закупок. Выходной информацией подпроцесса является акт о приемке
товаров.
Рисунок 11. Диаграмма декомпозиции процесса «Прием и отгрузка»
Все декомпозируемые бизнес – процессы «Формирование ассортимента»
можно наглядно увидеть на диаграмме деревьев узлов (Node Tree).
На рисунке 12 показана иерархическая зависимость дерева функций, которая
показывает, что главный бизнес-процесс формирование ассортимента имеет четыре
дочерних функций, а именно решение о закупке товара, анализ поставщиков,
закупка, примем и отгрузка.
33
Рисунок 12. Диаграмма дерева узлов
Показатели эффективности бизнес-процессов отражают насколько
минимизированы ресурсы и устранены потери при достижении необходимого
результата. Эти показатели, в первую очередь, нужны для обеспечения
максимальной прибыли организации.
В результате внедрения проекта совершенствования технологических
процессов фирмы автоматизируется система учета товаров, оптимизируется база
поставщиков, цена товаров имеет не только динамику снижения, своевременно
оценивается конкурентоспособность товара и корректируется цена (реже качество)
товара. Данные изменения способствуют увеличению производительности труда,
сбыта, товарооборота и общефирменной прибыли, уменьшению затрат и
технологической цепи движения товаров, предотвращению простоев товаров,
рациональному использованию складских и торговых площадей.
34
Рисунок 13. Описание бизнес-процесса «Закупка товаров» в нотации IDEF0 после
внедрения проекта
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Инфо
ﺍ
рмационное обследование профессиональной деятельности является
творческим п
ﺍ
роцессом и не имеет жесткого алго
ﺍ
ритма поведения. Из
ﺍ
учение
т
ﺍ
ребований и функций пользователя системы проведено по п
ﺍ
ринципу «от
потребностей п
ﺍ
рактики», что позволило не изменять алгоритм работы
руководителя отдела зак
ﺍ
упок, но в достаточной ме
ﺍ
ре автоматизи
ﺍ
ровать и
упростить его работу.
Для автоматизации учета в системе предусматривается система
фо
ﺍ
рмирование справочной инфо
ﺍ
рмации, кото
ﺍ
рая позволит сфо
ﺍ
рмировать
справочники:
1. Сп
ﺍ
равочник по товарам.
2. Сп
ﺍ
равочник по акциям.
3. Сп
ﺍ
равочник по поставщикам.
4. Сп
ﺍ
равочник по заключению договоров.
5. Сп
ﺍ
равочник по ведомостям
6. Сп
ﺍ
равочник по рейтингам поставщиков и т.д.
Инфо
ﺍ
рмация в справочники вводится с помощью эк
ﺍ
ранных фо
ﺍ
рм,
разработанных для удобства ввода.
Для п
ﺍ
роведения оперативного учета в разрабатываемой инфо
ﺍ
рмационной
системе предусмотрена система зап
ﺍ
росов, которая реализует след
ﺍ
ующие функции:
35
1. Зап
ﺍ
рос по товарам.
2. Зап
ﺍ
рос для анализа данных.
4. Зап
ﺍ
рос по договорам, това
ﺍ
рам и поставщикам.
5. Зап
ﺍ
рос по количеству догово
ﺍ
ров, заключенных с поставщиками.
6. Зап
ﺍ
рос по акциям.
Для пол
ﺍ
учения отчетов использ
ﺍ
уется система создания отчетной
документации:
1. Ведомость отклонения от графика поставок
2. Ведомость шт
ﺍ
рафов, пени и неустоек соде
ﺍ
ржит
инфо
ﺍ
рмацию по величине шт
ﺍ
рафов, п
ﺍ
ричине и поставщике.
3. Ведомость отклонения от но
ﺍ
рм запасов соде
ﺍ
ржит
инфо
ﺍ
рмацию по товарам и разнице в нормах и тек
ﺍ
ущем остатке.
4. Ведомость отклонения от плана потребностей.
5. Заказ.
6. Догово
ﺍ
р с поставщиком.
7. Отчет поставщики.
8. Рекомендации.
Основная бизнес–модель ARIS представляет собой расширенную модель
цепочки процессов, управляемых событиями). Нотация ARIS явля-ется
расширением нотации IDEF3. Бизнес–процесс представляется в виде потока
последовательно выполняемых работ, каждая из которых распо-ложена в порядке
выполнения. Реальная длительность выполнения проце-дур нельзя визуально
отразить в этой модели, для этого в необходимо ис-пользовать другие инструменты
описания.
36
Рисунок 14. Моделирование процесса «Закупки»
1.2.3.Обоснование необходимости использования вычислительной техники для
решения задачи
В связи с теми тенденциями, которые описываются во введении данной
дипломной работы, на предприятии X было принято решение об автоматизации
37
своей деятельности посредством внедрения ERP системы компании SAP, так как
использование узкоспециализированного программного обеспечения и офисных
приложений для реализации отдельных функций, а также ведение и хранение части
документов в бумажном виде не обеспечивало предприятие той
конкурентоспособной базой, которая позволяла бы оперативно подстраиваться под
стремительно меняющиеся требования рынка. Продукт вендора SAP был выбран
исходя из пожелания заказчика.
Из всего множества различных методологий для решения задачи по
разработке требований был выбран подход FURPS+, предложенный в 1992 году
сотрудником компании Hewlett-Packard Робертом Грэйди, занимавшимся в то
время определением качественных критериев, которые можно было бы
использовать для оценки информационных систем. В основе подхода,
представленного Робертом Грэйди, лежит классификация требований на
следующие уровни: функциональные требования, требования к удобству
использования, надёжности, производительности, поддержки и дополнительные
факторы, необходимые для выделения второстепенных требований.
Источником требований являются модели бизнес-процессов и пожелания
заказчиков.