48
Также возможна реализация дополнительных задач:
Контроль бюджета закупки, с автоматическим отображением
бюджетных лимитов
Отдельные процессы согласования условий поставки, и процесс
проверки и утверждения поставщика
Интеграция с внешними электронными торговыми площадками
Автоматизация процессов закупки дает следующий бизнес-эффект:
Снижение расходов компании за счет выбора наиболее
привлекательных предложений
Гарантия выполнения всех требований и регламентов по закупкам
Снижение сроков проведения тендеров
Снижение трудозатрат персонала на обеспечение закупочной
деятельности.
Согласно определению Gartner Group, CRM (Customer Relationship
Management — управление взаимоотношениями с клиентами) — это
распространяемая на все предприятие стратегия бизнеса, которая разработана
для оптимизации его прибыльности путем организации предприятия в
соответствии со структурой целевых сегментов его клиентуры, на основе
поощрения поведения, нацеленного на максимальное удовлетворение
потребностей клиентов.
Сравнение CRM систем осуществляется по следующим параметрам:
• Наличие необходимого функционала,
• Гибкость системы,
• Скорость внедрения,
• Простота использования,
• Удобство пользовательского интерфейса,
• Стоимость ПО,
• Качество технической поддержки.
Для сравнения были выбраны следующие системы:
• amoCRM;
• asoftCRM;
• bitrix24.
49
Рассмотренные системы обладают достаточно обширной
функциональностью, но, в то же время, не могут быть применены для
автоматизации рассмотренного выше процесса работы отдела закупок, так как не
имеют возможности объединения заявок от разных подразделений, не имеют
функционала, позволяющего отбирать поставщиков на основании полученного
опыта работы с ними, а также не позволяют проводить анализ произведенных
закупок. Поэтому в данном случае наиболее логично разработать систему с
необходимым функционалом силами специалистов предприятия.
1.3.2.Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Закупочная деятельность организации регламентируется нормативной
документаций компании, федеральными законами и актами. Также должно
поддерживаться соблюдение принципа прозрачности закупочного деятельности,
разграничения ответственности и полномочий при осуществлении закупок.
Закупочная деятельность должна отвечать внутренним интересам организации, а
принятие решения о закупке иметь экономическое обоснование[14].
В каждой организации можно выделить только ей присущие бизнес -
процессы. На определенной этапе встает вопрос об автоматизации бизнеса. В связи
с этим ИТ - рынок предлагает большое количество информационных систем,
позволяющих автоматизировать любой бизнес. В настоящее время все более
популярным становится направление автоматизации процесса закупок. Данный
процесс обеспечивает функции сбора и обработки информации по закупке
ресурсов, необходимых для функционирования организации. Данные системы
позволяют создавать оптимальный план закупок, подготовить необходимую
документальную поддержку (это могут быть тендерные документов и договоры).
Также в функции системы входит согласование сроков поставок и объемов
партий. Автоматизация процесса закупок – это деятельность, цель которой
повышение эффективности работы закупщиков и руководителей отдела закупок,
сервисных и маркетинговых подразделений с применением специальных программ
или информационных сервисов, которые позволяют руководителю качественно и
своевременно анализировать продажи, выполнять планирование закупочной
50
деятельности и контролировать выполнение плановых показателей [2].
Выбор автоматизированной системы сопровождается анализом и
сопоставлением возможностей системы с организационным учетом предприятия,
необходимо убедиться что система полностью соответствует потребностям
организации [5]. Эффективное управление закупочной деятельностью требует
своевременность и корректность информации, а также и её бесперебойное
поступление в систему. Автоматизация процесса закупок решает ряд задачи.
Прежде всего выполняется проверка имеющегося остатка товара на складе. В
случае малого объема товара на складе в системе автоматически формируется
заявка на покупку необходимых товаров. Автоматизированная система позволяет
создавать оптимальный план закупок товаров у поставщиков. При этом проводится
анализ необходимого товара по многим критериям. Кроме того система даёт
возможность формализовать процесс закупок, что способствует снижению
вероятности ошибок, которые могут совершить сотрудники. Используя
автоматизированную систему закупок организация имеет возможность уменьшения
материальных затрат и сокращения времени, необходимого для закупки
необходимых товаров.
Автоматизация процесса закупки включает в себя использование
электронных форм заявок, которые состоят из различных подсказок. При этом
значительно сокращается вероятность появления ошибки на этапе заказа товаров.
Система обеспечивает формализацию движения заявки, ее утверждение и
оповещение. На каждом этапе движения заявки создаются необходимые отчеты. В
систему автоматизированного процесса закупок должны включаться следующие
компоненты. Модуль управления закупками позволяет готовить заявки на закупку
необходимых товаров. При этом автоматически создаётся заявка в зависимости от
имеющихся остатков на складе.
Важность заявки определяет её приоритет. Этот модуль позволяет
производить проверку денежных средств и бюджетные лимиты, создавать графики
закупок, выбирать наиболее походящего поставщика, а также обеспечивает
возможность просмотра и контроля процесса закупок [8].
Модуль управления тендерными закупками даёт возможность размещения
информации о проведении тендера на web - сайтах либо оповещать поставщиков о
51
проведении тендера, используя электронную почту. С помощью данного модуля
можно собирать необходимые документы от поставщиков, готовить статистические
данные по уже проведенным тендерам, анализировать полученную информацию.
Отчетно - аналитический модуль позволяет создавать отчеты либо по запросу в
ручном режиме, либо по расписанию в автоматическом режиме. Отчеты могут быть
подготовлены в любом формате (*.docx, *.xlsx, *.pdf, *.jpeg и т.д).
Информация, представленная в отчетно - аналитическом блоке может быть
подготовлена по любому параметру и представлена в формате календарно - сетевых
диаграмм; списочных форм; средств визуализации причинно - следственных связей
(помогают наглядно представить декомпозицию зависимостей для моделей целевых
показателей и их рычагов, декомпозицию бизнес - процессов и схем делегирования
полномочий); средств многомерной графической и табличной визуализации,
обеспечивая анализ данных; средств построения отчетов, интегрируя различные
форматы (сюда входят таблицы, графики, списки, геопредставления и т.д.).
Наблюдательный модуль (блок KPI) включает в себя функции по сбору
информации из различных источников, ввод данных в информационную систему,
расчет затрат, проверку соответствия стандартам и отслеживание различных
изменений [6].
Комплексная автоматизация предполагает внедрение ИС на все функции
управления и все бизнес-процессы компании за счёт изначальной интеграции на
этапе внедрения. Практическим результатом перехода к единой ИС становится
общий для всей компании стандарт на возможности взаимодействия пользователей
с системой (применение одних и тех же процедур обработки документов,
необходимых для составления различных управленческих решений). Можно
выделить некоторые особенности комплексного подхода к автоматизации
документооборота компании: увеличение экономической эффективности этого
подхода по сравнению с другими (по направлениям, по участкам); повышение
требований к качеству управления процессом интеграции системы. Определение
одной или комбинации из стратегий автоматизации документооборота выражается
результатом анализа текущего и предполагаемого состояния компании на
некоторый период. Данный подход очень дорог и длителен, поэтому, в силу
существующих экономических и временных ограничений, в данной задаче не
52
применим.
В исследуемом случае лучше всего подходит стратегия автоматизации по
направлению. Следовательно, предприятие сможет автоматизировать деятельность
по реализации учету продаж, получив при этом экономический эффект.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
комплекса задач
В этом разделе рассматриваются базовые возможные варианты приобретения
ИС для компании, а также описывается эффект от процесса их внедрения,
потенциально оказанный на саму фирму. Выявлены главные недостатки и
преимущества всех рассмотренных способов приобретения.
Сегодня есть несколько вариантов решения поставленной задачи, касаемо
приобретения:
• Покупка готового ПО;
• Покупка готового ПО и его модификация под требования клиента;
• Создание собственного ПО;
• Доработка уже имеющегося и находящегося в работе ПО [20].
Покупка готового ПО - один из наиболее простых вариантов, не требующих
других затрат, кроме финансовых. Среди преимуществ такого способа можно
назвать минимальные временные затраты и усилия на внедрение продукта. Также
есть очень большая вероятность купить хороший и актуальный продукт из
последних разработок, ввиду повышенной конкуренции на данном рынке.
Основными недостатками становится значительная дороговизн, поскольку хороший
продукт стоне может стоить дешево, к примеру, те, что были рассмотрены в пункте
1.3.1 систем, и нельзя адаптировать систему под себя на 100%, даже применяя все
её функции по максимуму. Последним недостатком можно назвать возможность
возникновения критических ошибок из-за несовместимости системы и структурной
организации предприятия, для устранения которых будут нужны немалые
временные затраты, поскольку скорее всего придется обращаться к производителю.
Покупка готового ПО и его модификация под требования клиента - это
улучшенный первый вариант приобретения, но с сохранившимся единственным
недостатком - это предполагаемая высокая стоимость. Такой вид приобретения дает
возможность в буквальном смысле «подогнать» все параметры ПО под нужды
53
потребителя и условия работы, что минимизирует вероятность реализации
критических ошибок. Но важно учитывать, что на слишком глубокие изменения
системы могут занимать значительные промежутки времени, т.к. разработчикам
компании необходимо будет понять код продукта.
Создание собственного ПО - самый длительный способ получения нужного
продукта. Группа специалистов IT отдела, отдела программных разработок
реализует свой собственный продукт для своей же компании, учитывая её
специфику. Но зачастую этот процесс занимает довольно много времени и не всегда
гарантирует 100% результат. В созданном продукте может быть масса недоработок,
которые необходимо будет устранять уже в процессе работы системы. Хотя всегда
есть шанс получить оптимальный для компании и ее бизнеса продукт.
Доработка уже имеющегося и находящегося в работе ПО - обычная
модернизация уже имеющейся системы.
Выделив основные доступные варианты приобретения продукта, учитывая
специфику и возможности компании был выбран вариант создания собственного
ПО.
1.4.Обоснование проектных решений
1.4.1.Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
Информационное обеспечение (ИО) подсистемы состоит из информационной
модели работы персонала компании. Обычно выделяют внемашинное и
внутримашинное обеспечение.
ИО состоит из: системы определения и кодирования; системы обобщения
документации, применяемой в ИО, информационную базу, т.е. данные из всех
массивов данных.
Внемашинное обеспечение включает в себя совокупность данных, главную
часть которых составляют документы. Можно различать первичные (входные)
документы, например, декларации и другую отчетность налогоплательщиков, а
также выходные документы, к которым можно отнести отчетность
налогоплательщиков, подготовленную и обработанную для отдела по работе с
налогоплательщиками или департамента камеральных проверок.
54
Внутримашинное ИО определяет представление данных на физических
носителях в виде специальных массивов (файлов), БД и их информационных
связей. Внутримашинное ИО подсистемы использует информационную среду,
направленную на реализацию сотрудниками своих должностных обязанностей. Эта
область выражается набором объектов, их свойств и взаимосвязей. Для каждого
отдельного объекта определяется набор его характеристик и свойств.
Информационные потоки внешне машинного ИО выражаются направленным
регулярным движением документов от источников их создания к получателям.
Чтобы приспособить экономические данных для эффективного поиска,
обработки и передачи по каналам связи, их нужно перевести в цифровой вид. Для
этого их изначально упорядочивают (классифицируют), а затем формализуют
(кодируют) при помощи классификатора.
Классификатор является документом, при помощи которого реализуется
формализованное описание экономических данных в ЭИС, содержащей названия
объектов, названия классификационных группировок, а также их кодовые
обозначения.
По сфере действия можно выделить следующие типы классификаторов:
международные, внутригосударственные, отраслевые и локальные [20].
В это проекте использовались следующие общероссийские классификаторы:
• ОКОПФ - Общероссийский классификатор организационно-правовых
форм;
• ОКУД - Общероссийский классификатор управленческой
документации.
Главной компонентой внемашинного ИО становится система документации,
используемая в процессе управления экономическим объектом. Документом
является некая совокупность сведений, применяемая при решении экономических
задач, которая находится на материальном носителе в соответствии с принятой
формой.
Система документации является совокупностью обобщенных форм
документов, которые используются в процессе управления экономическим
объектом. Главным отличием системы экономической документации становится
большое разнообразие типов документов.
55
Используемые системы документации, характерные для
неавтоматизированных ЭИС, характеризуются большим количеством
разнообразных видов форм документов; значительным объемом потоков
документов и их запутанностью; задвоением данных в документах и
дублированием работ по их обработке, что приводит в итоге к низкой
достоверности итоговых результатов. Обработка документов в подобных системах
отнимает большую часть времени сотрудников. При попытке упростить систему
документации применяются следующие подходы:
• Обобщение и стандартизация документов;
• Использование безбумажной технологии, основанной на применении
ЭДО и новых информационных технологий их обработки.
Входные документы для исследуемой задачи лучше получать через сеть,
поэтому они обязаны быть сделаны в файлах заранее утвержденной структуры. Для
более простого применения таких файлов, они должны быть иметь табличный вид
(что несложно реализовать, поскольку эти документы отражают результаты в
других задачах и генерируются программным способом).
Классификаторы используются для описания данных, определяют единство
классификации и кодирования данных и используются для реализации машинной
обработки и выдачи данных в понятной потребителям форме в процессе решения
различных задач.
К внутримашинному ИО можно отнести описание экранных форм.
В процессе построения структуры экранных форм для ввода данных
первичных документов с важными данными лучше всего применять
комбинированную форму, которая почти на 100% приближена к той, которая
применялась для разработки самого документа. Расположение полей должно быть в
той очередности, которая соответствует логической структуре документа и файлов
с важными данными, сокращая при этом трудоемкость операции загрузки данных в
информационную базу.
В процессе создания экранных форм для документов с фиксированными
данными важно иметь в виду, что эти макеты применяются для ввода и
актуализации записей БД, поэтому для их разработки лучше всего применить
56
анкетную форму расположения реквизитов, оптимальную для выполнения
подобных операций.
В основе выбора экранных форм заключены принципы минимальной
трудоемкости и стоимости ввода данных в ЭВМ, высокой степени читабельности
выводимой информации, максимальной надежности и правильности выполнения
этих операций.
При разработке системы применялась реляционная модель БД,
представляющая собой набор отношений, которые изменяются во времени. В
процессе создания ИС, совокупность отношений дает возможность хранить данные
о всех объектах предметной области, отражать связи между ними. Сами данные в
свою очередь хранятся в таблицах. Для удобства определения каждая таблица
созданной БД имеет уникальный код.
Базовыми функциями справочников становятся:
• Реализация проверки кодированных параметров признаков при вводе
информации;
• Перекодирование значений признаков при передаче данных на
монитор;
• Сохранение постоянной информации, связанной с некоторыми
значениями признаков;
• Добавление пояснительного текста к таблицам, получаемым в
результате решения совокупности задач.
К информационному обеспечению в рамках данного проекта относятся:
база данных;
экранные формы для ввода первичных данных в ЭВМ;
экранные формы для вывода результирующей
информации.
База данных позволяет хранить большие объемы информации в
структурированном виде в едином источнике. При необходимости, соблюдая
принципы целостности баз данных, можно использовать одну и ту же базу данных
для нескольких проектов или задач, а также с легкостью вносить необходимые
изменения в ее структуру, не затрагивая самих данных, хранящихся в ней.
57
Для ввода/вывода данных разрабатываются макеты экранных форм, которые
затем будут внедряться непосредственно в саму систему, отвечающую за решение
поставленной задачи автоматизации.
Все указанные элементы совокупно составляют информационное
обеспечение проекта. Данные, внесенные в форму ввода первичных данных,
попадают в базу данных, а затем данная информация может быть выведена (по
запросу) в форму для вывода результирующей информации [13].
Условно-постоянная информация будет храниться в справочниках. В
системе потребуются следующие справочники:
отделы;
роли пользователей;
пользователи;
виды документов;
номенклатура;
папки.
Для ввода первичной информации понадобятся следующие формы:
учет отделов;
учет ролей;
составление номенклатуры;
учет пользователей;
создание папки;
регистрация документа.
1.4.2.Обоснование проектных решений по программному обеспечению
Программное обеспечение ИС - специальное разработанное в рамках
автоматизации программное обеспечение, реализующие разработанные модели
разной степени адекватности, отражающие функционирование реального объекта; а
также ПО общего назначения, предназначенное для решения типовых задач анализа
данных.