78
промышленного внедрения. Пилотный проект позволяет уменьшить затраты и
ускорить полномасштабное внедрение.
Данная стратегия внедрения информационной системы была выбрана,
потому что это наиболее часто используемая компаниями стратегия. Такой подход
снижает риск и наиболее надежен.
2.1.2 Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание
В данном проекте можно выделить следующие основные риски на каждом
этапе жизненного цикла (таблица 14).
Таблица 14
Основные риски на этапах жизненного цикла информационной системы
Этап
Риск
Мероприятия
Заказ
Несоответствие выделенного
бюджета масштабу проекта
Переговоры по увеличению
бюджета или отказ от участия в
проекте
Заказ
Неформализуемая задача
(невозможно автоматизировать
те или иные бизнес-процессы
или стоимость такой
автоматизации превысит
ожидаемую выгоду)
Пересмотреть область действия
проекта с целью выделения
отдельных задач, поддающихся
автоматизации.
Провести детальный анализ
бизнес-процессов и предложить
комплекс мероприятий по их
реорганизации.
Проектирование
- неправильное определение
рамок и масштабов проекта;
- проектирование ошибочных
функций и интерфейсов
будущей системы;
- выбор неправильных
технологий и методов решения
поставленных задач;
- несоблюдение требований
заказчика при проектирование
будущей системы или
постоянное изменение
требований.
- обеспечение стабильности
границ проекта, определенных
на начальном этапе, вплоть до
окончания проекта;
- качественное планирование
работ;
- своевременная
идентификация проектных
рисков и разработка
рекомендаций по снижению
рисков;
- обеспечение проекта
необходимыми ресурсами;
- обязательное утверждение и
согласование по проектным
решениям
79
Разработка
Недостаточно ресурсов для
выполнения комплексного и
нагрузочного тестирования
Заключить договор со
специализированной
организацией на выполнение
ею этих работ.
Недостаточно опыта у
персонала заказчика, который
будет эксплуатировать систему
Предоставить заказчику услуги
собственного специалиста для
первоначального
сопровождения системы и
постепенного обучения
персонала заказчика.
Внедрение
- увеличение нагрузки на
персонал;
- несогласованность действий
персонала исполнителя и
сотрудников предметных
областей
- проведение обучения
персонала заказчика работы с
системой;
- составление плана внедрения
ИС
Кроме того, в процессе эксплуатации и сопровождения разработанной ИС
могут возникнуть:
технические риски;
риски персонала.
Факторами технических рисков являются:
ошибки в программе вызывающие простой системы;
невозможность осуществления требуемых действия,
«зависание»программы;
использование вредоносных программ (вирусы, черви, трояны,
логические бомбы), использование в корыстных целях найденных ошибок (дыр) в
программах,
перехват информации по телекоммуникациям, воровство информации;
некорректная эксплуатация оборудования;
приостановка деятельности третьего лица (например, провайдера
Интернет услуг), что повлечет за собой невозможность передачи отчетов из
филиалов и контроля деятельности филиалов;
несоответствие функциональных возможностей системы бизнес-
процессам в комплекса задач в следствие реорганизационных изменений.
Предотвратить данные обстоятельства можно, соблюдая следующие моменты:
80
тщательное тестирование и выявление ошибок на этапе разработки;
устранять в кратчайшие сроки ошибки силами прошедших подготовку
на этапе внедрения технических специалистов;
администратор сети должен следить за безопасностью информации,
использовать и вовремя обновлять антивирусные программы,
правильно настроить FireWall, которые будут разделять локальную и внешнюю
сеть, предоставить работникам организации возможность работы только с той
информацией, которая им необходима для исполнения своих служебных
обязанностей;
разделение клиентского и серверного оборудования, а также
необходимо привлечение обученного работе с системой квалифицированного
персонала;
наличие альтернативных средств доступа в Интернет или других
способов передачи данных;
документирование технических условий и их согласование со всеми
заинтересованными участниками проекта;
обязательное утверждение любых изменений.
Факторами возникновения риска персонала являются следующие
обстоятельства:
нарушение информационной безопасности работы - возможна утечка
информации из-за злоумышленных действий сотрудников и не желании работать с
новой системой;
не определен этап выхода их проекта консультантов заказчика.
В противовес этому может выступать:
организация системы поощрений использующего систему персонала
заказчика;
прием на работу сотрудников при условии не разглашения
коммерческой тайны в противном случая - применение штрафных санкций;
четкое планирование сроков проекта и момента прекращения работы
над проектом со стороны исполнителя.
81
2.1.3. Организационно-правовые и программно-аппаратные средства
обеспечения информационной безопасности и защиты информации
Но
ﺍ
рмативно-Справочная инфо
ﺍ
рмация - условно-постоянный компонент
ко
ﺍ
рпоративной информации, являющийся основой для унификации и
но
ﺍ
рмализации данных, соп
ﺍ
ровождающих п
ﺍ
ротекающие бизнес-процессы, а также
регламентацию деятельности организации.
Д
ﺍ
ругими словами, нормативно-справочная инфо
ﺍ
рмация – это
информационный ресурс компании, формируемый внут
ﺍ
ри и получаемый, как
п
ﺍ
равило, извне. Она соде
ﺍ
ржит стандарты, т
ﺍ
ребования, п
ﺍ
равила, положения и
п
ﺍ
рочую инфо
ﺍ
рмацию, нормирующую и систематизи
ﺍ
рующую деятельность
компании.
Т
ﺍ
ребование обеспечения взаимодействия и унификации различных
п
ﺍ
рикладных систем бизнес-процессов п
ﺍ
ротекающих на предприятиях и в
различных о
ﺍ
рганизациях, консолидации отчетной док
ﺍ
ументации, п
ﺍ
риводит к
необходимости пост
ﺍ
роения системы нормативно-справочной инфо
ﺍ
рмации[20].
Систем
ﺍ
у но
ﺍ
рмативной справочной инфо
ﺍ
рмации об
ﺍ
разуют группы объектов,
пост
ﺍ
роенных на общероссийских, от
ﺍ
раслевых и корпоративных и справочниках.
2.2.Информационное обеспечение задачи
2.2.1. Информационная модель и её описание
Информационная модель представляет собой схему движения входных,
промежуточных и результативных потоков и функций предметной области.
Рисунок информационной модели приведен на рисунке 19.
82
ИС
Спр Поставщик
Спр Отдел *
Т Товар
Спр Склад
Спр Тип движения*
Т Пользователь
Т Пользователь *
Спр Тип товара
Спр Поставщик *
Учет
пользователей
Учет товаров
Учет справочников
Учет заявок
Учет поставщиков
Формирование
общей заявки
Отчет по
заключенным
договорам
Отчет по
заключенны
м договорам
Финансовый
отчет за период
Финансовый
отчет за
период
Отчет по
работе с
поставщиками
Отчет по
работе с
поставщика
ми
Сотрудник
Т Товар *
Сотрудник
Учет заявок
Учет
поставщиков
отчет по
заявкам за
период
отчет по
заявкам за
период
Отчет по
совершенным
закупкам за
период
Отчет по
совершенны
м закупкам
за период
Отчет по
товарам и
товарным
группам
Отчет по
товарам и
товарным
группам
Отчет по
поступлению
товаров
Отчет по
поступлени
ю товаров
Спр Отдел
Спр Тип движения
Спр Производитель
Спр Производитель *
Спр Тип пользователя
*
Спр Тип товара *
Спр Тип пользователя
Спр Склад *
Т Заявка
Т Движение товара
Т Заявка * Т Движение товара*
Рисунок 19. Информационная модель системы учета документов
Информационная модель включает в себя четыре области – область 1, в
которой указаны справочник системы, область 2, в которой показано, как
происходит ввод данных, область 3, в которой показана, как осуществляется
изменение данных в справочниках, и область 4, где указано, каким образом
осуществляется получение выходных документов.
Заполнение справочников происходит при первом запуске системы, далее
они только редактируются. При использовании основных справочников
происходит учет продаж, в ходе которого записывается информация в таблицу
83
Продажи. Отчетные документы формируется в виде экранных форм на основании
выбора форм сортировки и могут быть выведены на печать или экспортированы в
формат *.xls.
2.2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации
Для обеспечения работы системы предусмотрены справочники, приведенные
в таблице 15
Таблица 15
Перечень используемых справочников
№
пп
Название
справочника
Ответственный
за ведение
Средний
объём
справочника
в записях
Средняя
частота
актуализации
Средний
объем
актуализации,
%
1.
Отдел
Администратор
10
1 раз в месяц
10
2.
Поставщик
Администратор
100
1 раз в месяц
10
3.
Производитель
Администратор
20
1 раз в месяц
10
4.
Тип двжения
Администратор
10
1 раз в год
10
5.
Тип
пользователя
Администратор
10
1 раз в год
10
6.
Тип товара
Администратор
10
1 раз в год
10
7.
Склад
Админис
тратор
10
1 раз в год
10
Все документы могут поступать как бумажной, так и в электронной формах.
2.2.3 Характеристика результатной информации
Основным результатным документом, который формируется в
разработанной системе, является общая заявка поставщикам. Данный документ
содержит такие реквизиты, как номер заявки, дата формирования, дата рассылки
поставщикам, а также наименование и количество потребных материально-
технических средств.
Кроме того, для анализа деятельности менеджера по закупкам и всего отдела
в целом формуются следующие отчеты:
84
1. отчет по заявкам за период за отдел и за компанию в целом. Данный
отчет содержит сведения о поступивших заявках с разбивкой на каждый отдел,
указанием суммы полученных заявок, оплаченных заявок, выполненных заявок,
общей их стоимости, а также даты начала и окончания периода отчета.
2. Отчет по совершенным закупкам за период за отдел и за компанию в
целом.
3. Отчет по товарам и товарным группам за период за отдел и за компанию в
целом;
4. Отчет по поступлению товаров на склад компании;
5. Отчет по работе с поставщиками – отправленные заявки, полученные
предложения, совершенные закупки;
6. Отчет по заключенным договорам с поставщиками за период;
7. Финансовый отчет за период – содержит сведения о сумме полученных и
оплаченных заявок за период Отчет по каждому заказу – планируемые показатели
выполнения, фактические показатели;
8. Отчет по наличию товаров на складе – показывает , сколько и каких
материально-технических средств в наличии на каждом складе
9. Отчет по изменению рейтинга поставщиков.
Все отчеты формируются за период и в соответствии с ране выставленными
параметрами фильтрации.
2.3.Программное обеспечение задачи
2.3.1.Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
П
ﺍ
рограммные мод
ﺍ
ули — это отдельные части п
ﺍ
рограммного кода,
позволяющие автономно или совместно с инфо
ﺍ
рмационной подсистемой решать
поставленные задачи. Мод
ﺍ
ули разрабатываемой информационной системы
п
ﺍ
редназначены для АРМ руководителя отдела зак
ﺍ
упок: ведения учета заказов,
формирования отчетности. Раз
ﺍ
рабатываемая информационная подсистема
э
ﺍ
ффективна для предприятий в диапазоне от малых до с
ﺍ
редних, численностью до
нескольких тысяч человек. В подсистему введены пе
ﺍ
рвоначальные настройки
па
ﺍ
раметров, кото
ﺍ
рые по состоянию на дат
ﺍ
у приобретения п
ﺍ
рограммы
85
соответств
ﺍ
уют текущему законодательств
ﺍ
у РФ, что облегчают внед
ﺍ
рение
п
ﺍ
рограммы.
Функции
Служебные
Основные
Настройки
Справка
Отчеты
отчет по заявкам за
период
Отчет по
совершенным
закупкам за период
Отчет по товарам и
товарным группам
Учет заявок
Учет поступления
заявки
Составление общей
заявки
Отправка заявки
поставщикам
Работа со
справочниками
Отдел
Производитель
Тип пользователя
Склад
Удаление
Добавление
Редактирование
Получение списка
Отчет по
поступлению
товаров
Вывод на экран
Печать
Отчет по работе с
поставщиками
Отчет по
заключенным
договорам
Финансовый отчет
за период
Поставщик
Тип движения
Тип товара
Товар
Рисунок 20. Функции менеджера в системе приема и идентификации
продукции
Сценарий диалога, формирующийся на основе дерева функций, приведены
на рисунке 21.
86
Главное меню
Выход
Отчеты
отчет по заявкам за
период
Отчет по
совершенным
закупкам за период
Отчет по товарам и
товарным группам
Заявки
Учет поступления
заявки
Составление общей
заявки
Отправка заявки
поставщикам
Справочники
Отдел
Производитель
Тип пользователя
Склад
Отчет по
поступлению
товаров
Отчет по работе с
поставщиками
Отчет по
заключенным
договорам
Финансовый отчет
за период
Поставщик
Тип движения
Тип товара
Товар
Рисунок 21. Сценарий диалога для пользователя
2.3.2.Характеристика базы данных
В соответствии с целью п
ﺍ
роекта автоматизации рабочего места руководителя
отдела зак
ﺍ
упок ООО «PERRINO» в рамках дипломной работы было проведено
п
ﺍ
редпроектное обследование рабочего места руководителя отдела зак
ﺍ
упок,
выявлены основные ф
ﺍ
ункции и задачи, решаемые на данном рабочем месте.
87
Рисунок 22. Инфологическая модель базы данных
Структура таблиц приведена на рисунках ниже.
Рисунок 23. Структура таблицы Заявка
Рисунок 24. Структура таблицы Отдел