14
– создание технического проекта системы;
– выполнение процессов логического и физического
проектирования;
– внедрение, анализ и оценка степени эффективности использования.
Каждый из перечисленных этапов АРМ основывается на принятии
высшим руководством компании целевых решений о сроках и запуске,
продолжении или закрытии проекта.
Комплексный эффект от интеграции АРМ в численном финансовом
эквиваленте является практически не возможным на практике. Существует
ряд функциональных численных показателей экономической пользы
использования АРМ, отражающихся на полученных результатах
производственно-хозяйственной деятельности путем увеличения уровня
управления, скорости и точности принимаемых решений. К ним, в
частности, относятся:
увеличение уровня оперативности и актуальности подачи
информации;
уменьшение сроков решения поставленных задач и принятия
эффективных управленческих решений;
повышение точности, актуальности и качества обрабатываемой
информации;
приобретение новых аналитических функциональных
возможностей;
сокращение объема времени, используемого на подготовку
документов и затрат на их выдачу;
повышение процента удержания имеющихся клиентов и уровня
качества обслуживания текущего клиента;
усилие общего контроля за работой системы путем
предотвращения злоупотреблений;
15
уменьшение уровня кадровой «текучки», влияющей на различные
производственные показатели;
увеличение уровня качества труда путем сокращения или
ликвидации рутинных операций;
повышение эффективности работы аппарата управления [8].
В зависимости от прикладного назначения АРМ в состав
функционального ПО часто входят различные программные модули.
Базовыми группами программных приложений, которые применяются для
автоматизации ключевых функций, осуществляемых различными
сотрудниками, являются следующие:
системы предварительной подготовки текстовых документов;
программные пакеты обработки и учета финансово-
экономической информации;
системы управления базами данных (СУБД);
программы для подготовки слайдов презентаций;
программные системы по управлению проектами;
личные программные приложения по управлению данными и
задачами (органайзеры, планировщики);
навигационные приложения;
почтовые менеджеры;
экспертные системы и модули хранения знаний;
системы автоматизации проектирования;
прикладные программы обработки различных графических
изображений;
системы распознавания символов и текстов;
программные комплексы защищенного управления электронным
документооборотом [9].
16
Основополагающие действия, направленные на обработку
разнородной информации, которая содержится в БД, обеспечиваются
посредством использования различных СУБД.
Поиск и систематизация информации в БД на практике реализуется
на базе использования гибридного принципа с применением
иерархической и реляционной структуры.
В первом случае используются каталоги и рубрикаторы,
представляющие собой классификационную основу.
Во втором случае каждой отдельной единице информации
присваиваются значения определенных атрибутов (ключевые слова, автор,
регион и др.), сам поиск реализуется по различным комбинациям. СУБД
предполагает наличие иерархии меню с несколькими уровнями
вложенности, что позволяет определить оптимальные маршруты создания
информации, а также систему редактирования для корректировки
содержимого БД, систему генерации форм отчетности по итоговым
результатам, систему хранения вложенных данных.
Использование таких систем позволяет обеспечить процесс хранения
и дополнения информации, обеспечивая тем самым защиту от
несанкционированного к ней доступа и удаления. Чаще всего проблемы с
доступом появляться из-за наличия двух категорий пользователей:
привилегированных, с правами корректировки БД и
непривилегированных. Поэтому подобные АРМ часто рассматривается в
виде некоторых совокупностей модулей, содержащих требуемую
информацию, и СУБД.
Использование АРМ может быть целесообразно экономически лишь
при условии эффективного распределения нагрузки и функций между
человеком и электронными средствами обработки данных. В этом случае
АРМ позволяет существенно повысить производительность труда
специалистов, корректность управления и социальный комфорт [10].
17
1.2. Возможности и назначение современных прикладных
информационных систем
Информационная система (ИС) представляет собой некоторую
совокупность взаимосвязанных методов, средств технологий,
применяемых с целью обеспечения функций хранения, обработки и
предоставления информации разных типов для достижения поставленной
цели управления. В современных условиях на рынке труда ключевым
техническим средством обеспечения процессов обработки информации
является компьютер (ПК). В связи с этим большинство современных ИС
осуществляют на базе ПК преобразование не информации как таковой, а
отдельных данных, поэтому ИС принято также называть системами
обработки данных (СОД) [11].
По уровню механизации процедур преобразования информации СОД
делят на ИС ручные, автоматизированные, механизированные и
автоматической обработки данных.
Ключевыми принципами разработки эффективных ИС являются
такие:
1. Принцип интеграции, который гласит, что все обрабатываемые
данные, введенные в систему на каком-либо предварительном этапе, могут
многократно применяются при решении разного числа задач.
2. Принцип системности, состоящий в обеспечении процессов
обработки данных в разных аспектах, для получения необходимой для
принятия решений информации (на различных уровнях управления).
3. Принцип комплексности, представляющий собой механизацию и
автоматизацию выполняемых процедур по преобразованию разных данных
на основных этапах функционирования ИС.
СОД также классифицируются:
по функциональному назначению (например, бывают
коммерческие, производственные, маркетинговые, финансовые);
18
по объектам управления (ИС автоматизированного управления
сложными технологическими процессами, проектирования, управления
организацией и др.);
по типу использования итоговой информации (бывают:
информационно-поисковые, которые необходимы для сбора, хранения и
представления информации по соответствующему запросу пользователя;
рекомендательные, предлагающие различным пользователям
определенные практические рекомендации для эффективного принятия
решений; информационно-управляющие, информация деятельности
которых участвует в процессе формирования различных управляющих
воздействий).
Классификация существующих ИС приведена на рис.3.
Рисунок 3 – Классификация существующих ИС
Структуру современных ИС составляет некоторая совокупность ее
отдельных частей, на практике называемых подсистемами [12].
Функциональные подсистемы обеспечивают поддержку моделей,
алгоритмов и методов предоставления управляющей информации. Состав
таких ИС разнообразен и существенно зависит от предметной области, для
19
которой разработана данная СОД и особенностей хозяйственной
деятельности в рамках прикладной сферы применения.
Обобщенный состав типовой ИС приведен на рис.4.
Рисунок 4 – Обобщенный состав типовой ИС
В состав обеспечивающих подсистем ИС часто входят [10]:
информационное обеспечение (ИО) — набор различных средств и
методов создания информационной базы ИС, включающий в свой состав
различные системы кодирования и классификации информации,
унифицированные системы учета документооборота, схемы и модели
информационных потоков, методы и принципы создания баз данных (БД);
техническое обеспечение (ТО) — перечень технических средств,
используемых в технологическом процессе обработки информации в ИС.
Чаще всего, это различные вычислительные машины, аппаратура,
периферийное оборудование, используемые каналы передачи данных [11];
программное обеспечение (ПО), представляющее собой
совокупность компьютерных программ, необходимых для решения
различных функциональных задач, а также обеспечивающих эффективное
20
использование вычислительной техники и ее возможностей для
организации удобного взаимодействия с пользователем;
математическое обеспечение (МО) — набор различных
математических моделей, методов и алгоритмов, используемых для
эффективной обработки информации в ИС;
лингвистическое обеспечение — комплекс ряда языковых
средств, применяемых в ИС с целью увеличения уровня качества ее
разработки и обеспечения удобного и интерактивного процесса общения
человека с ПК.
Рассмотрим существующие наиболее актуальные типы ИС.
Тип ИС во многом зависит от специфики и сферы ее использования.
По характеру логической организации и представления информации СОД
классифицируют на фактографические (ФИС), документальные (ДИС) и
геоинформационные (ГИС).
ФИС накапливают и хранят наборы данных в виде множества
экземпляров различных типов структурных элементов (объектов
информации). Каждый такой объект или их совокупность позволяет
отразить набор сведений по требуемому факту или событию отдельно от
других.
Структура всех существующих типов ИО состоит из набора неких
реквизитов, позволяющих отразить ключевые аспекты и характеристики
различных объектов заданной предметной области. Формирование
информационной базы в ФИС включает унифицированный процесс
структуризации всей входной в систему информации.
ФИС нацелены на обеспечения процесса удовлетворения
информационных потребностей пользователя непосредственным образом,
т.е. посредством предоставления им числовых и лингвистических сведений
(данных, концепций или фактов) [2].
21
В ДИС элементарный элемент информации представляет собой
документ (нерасчлененный на составные мелкие элементы) и информация
при вводе данных в систему, которые структурируются, как правило,
ограниченным образом. Для каждого вводимого документа часто задаются
формализованные позиции, обозначающие определенные аспекты
(исполнитель, дата изготовления, стоимость, тематика).
Среди существующих ДИС есть модели, которые обеспечивают
установление целостной логической взаимосвязи используемых входных
документов, формируя их взаимосвязь по содержанию.
Идентификация и определение подобного типа взаимосвязей представляет
собой достаточно сложную, поэтапную аспектную и многокритериальную
аналитическую задачу, трудно формализуемую в логическом виде.
В современных ГИС данные организованы в форме унитарных
объектов информации (с набором различных реквизитов), которые связаны
между собой общей топографической электронной основой, т.е. картой.
ГИС используются для ИО в тематических сферах и предметных областях,
где структура ИО имеет географический пространственный компонент,
например, координаты объектов труда в пространстве, маршруты
используемого транспорта, расположение коммунального хозяйства.
ИС часто также классифицируют по функциональному признаку
(ФП). ФП идентифицирует общее назначение подсистем, ее ключевые
задачи, цели и базовые функции [6].
В настоящей практике коммерческих и государственных объектов
основными видами трудовой деятельности, определяющими ФП
классификации ИС, являются маркетинговая, финансовая,
производственная и кадровая деятельность. В связи с этим выделяют:
ИС оперативного уровня, осуществляющих информационную
поддержку общих задач (бухгалтерские операции, открытие и управление
22
банковскими депозитами, обработка заявок и заказов, учет заработных
выплат);
ИС специалистов различной сферы деятельности,
обеспечивающие как офисную автоматизацию документооборота, так и
специфическую обработку и формирование баз знаний (в том числе
различные экспертные системы);
ИС тактического уровня, необходимые для обеспечения
процессов мониторинга, контроля и поддержки принятия решений по
заданным направлениям и сферам деятельности организаций;
стратегические ИС, обеспечивающие поддержку процессов
формирования целей и учета действий по стратегическому планированию
развития организации [7].
ИС оперативного уровня реализует поддержку деятельности
различных специалистов-исполнителей, путем обработки данных о
событиях и сделках (накладные, отчисления на зарплату, счета, депозиты и
кредиты, сырьевые потоки и материалы). Назначение данной ИС -
обеспечение обработки запросов о текущем состоянии деятельности
специалистов-исполнителей путем отслеживания информационных
потоков в организации. Для выполнения таких задач ИС должна быть
простой, отказоустойчивой, регулярно формировать отчеты и
предоставлять точную информацию [10].
Цели, задачи и основные информационные источники на
оперативном уровне определены заранее и структурированы достаточно
четко. ПО таких ИС создано в соответствии с заданным руководством
алгоритмом.
ИС оперативного уровня представляет собой связующее звено
между внешней средой и организацией. В случае, если ИС функционирует
не эффективно, то организация или не получает нужную информации
23
извне в полном объеме, или не предоставляет выходную информацию
должным образом.
ИС специалистов оказывают помощь сотрудникам, которые
работают с данными, проводят расчеты и анализ, обычно такие системы
используются для повышения производительности и продуктивности
работы проектировщиков и инженеров. Задача таких ИС заключается в
интеграции новых данных в компании и обеспечении поддержки
процессов обработки бумажных документов. Подобные системы в виде
отдельных рабочих станций и систем поддержки офисных процессов
являются одними из самых активно развивающихся на рынке в настоящее
время [11].
ИС автоматизации офисной учетной деятельности по причине
простоты часто применяются работниками практически всех
организационных уровней. Их активно применяют бухгалтера, менеджеры,
секретари, клерки, финансисты. Основная цель таких ИС заключается в
обработке данных, путем повышения общей эффективности сотрудников и
снижение сложностей осуществления канцелярских функций. ИС офисной
автоматизации позволяют обеспечить обмен информации между
работниками разных отделов организации в разных географических
регионах, поддерживая связи с клиентами и другими организациями
подрядчиками. Деятельность таких ИС в основном нацелена на:
управление различной документацией, составление трудовых расписаний,
обеспечение коммуникации между сотрудниками.
Подобные ИС выполняют следующие функции [12]:
обработка текстовых данных на ПК с помощью использования
различных программных текстовых процессоров;
производство печатной продукции разного типа и качества;
архивирование используемых документов;