12
Современное внедрение АРМ предполагает, что ключевые операции
по накоплению, структуризации, хранению и обработке данных
делегируются вычислительной технике (персональным компьютерам в
частности), а пользователь осуществляет лишь часть ручных операций и
творческих функций при выработке управленческих решений. В связи с
этим АРМ необходимо рассматривать в качестве средства повышения
интеллектуальных возможностей оператора по обработке различной
информации [38].
В настоящее время успешное и активное продвижение организации и
продуктов ее деятельности на рынке практически невозможно без
выполнения оценки эффективности автоматизации при использовании
АРМ, а этот процесс часто является неоднозначным и
многокритериальным. По причине большого разнообразия организаций и
производственных условий наиболее эффективные варианты
автоматизации труда менеджеров, выявить и сформировать нормативы и
эталоны.
Ориентация современных разработчиков АРМ на оперативно
развивающиеся технологии и средства, а также стремление заказчиков к
достижению максимальной степени адаптации рабочих мест к специфике
производственной деятельности формирует уникальность каждого проекта
и системы. Актуальные исследования и современных практический опыт
показывают, что при создании конкретных моделей АРМ проблемой
является четкая формализация круга задач, решаемых пользователем, а
также описание специфики его взаимодействия с другими сотрудниками, с
учетом профессиональных привычек [10].
Проблемой при этом, также, является наличие большого числа
разнообразных подходов к проектированию АРМ, однако большая часть из
них базируются на идеях, предложенных сторонниками системного
подхода. В связи с этим возможным решением может быть создание АРМ
13
в качестве естественного эффективного ответа на появившуюся
потребность внутри организации.
Актуальность данной проблемы подтверждается также и тем, что
затраты на создание и интеграцию АРМ значительно выше планируемых,
поэтому современные менеджеры не имплементируют в
производственный процесс АРМ без предварительной оценки ее
эффективности. В связи с этим, существующие мероприятия по оценке
экономического эффекта ожидаемого от внедрения АРМ в
производственную деятельность организации целесообразно расценивать в
качестве ориентира для формирования целенаправленного плана работы
менеджмента по увеличению эффективности проведения приоритетных
процессов управления [11].
Для обеспечения удобства и гибкости управления проектом и
организации его контроля существуют такие основные этапы АРМ [38]:
исследование специфики внедрения;
создание технического проекта системы;
выполнение процессов логического и физического
проектирования;
внедрение, анализ и оценка степени эффективности
использования.
Комплексный эффект от интеграции АРМ в численном финансовом
эквивалиенте является практически не возможным на практике.
Существует ряд функциальных численных показателей экономической
пользы использования АРМ, отражающихся на полученных результатах
производственно-хозяйственной деятельности путем увеличения уровня
управления, скорости и точности принимаемых решений. К ним, в
частности, относятся:
увеличение уровня оперативности и актуальности подачи
информации;
14
уменьшение сроков решения поставленных задач и принятия
эффективных управленческих решений;
сокращение объема времени, используемого на подготовку
документов и затрат на их выдачу;
повышение процента удержания имеющихся клиентов и уровня
качества обслуживания текущего клиента;
увеличение уровня качества труда путем сокращения или
ликвидации рутинных операций;
повышение эффективности работы аппарата управления [18].
1.2. Классификация и анализ существующих информационных систем
Информационная система (ИС) представляет собой некоторую
совокупность взаимосвязанных методов, средств технологий,
применяемых с целью обеспечения функций хранения, обработки и
предоставлвения информации разных типов для достижения поставленной
цели управления. В современных условиях на рынке труда ключевым
техническим средством обеспечения процессов обработки информации
является компьютер (ПК). В связи с этим большинство современных ИС
осуществляют на базе ПК преобразование не информации как таковой, а
отдельных данных, поэтому ИС принято также называть системами
обработки данных (СОД).
По уровню механизации процедур осуществления преобразования
информации СОД делят на ИС ручные, автоматизированные,
механизированные и автоматической обработки данных.
Ключевыми принципами разработки эффективных ИС являются
такие [10]:
1. Принцип интеграции, который гласит, что все обрабатываемые
данные, введенные в систему на каком-либо предварительном этапе, могут
многократно применяются при решении разного числа задач.
15
2. Принцип системности, состоящий в обеспечении процессов
обработки данных в разных аспектах, для получения необходимой для
принятия решений информации (на различных уровнях управления).
3. Принцип комплексности, представляющий собой механизацию и
автоматизацию выполняемых процедур по преобразованию разных данных
на основных этапах функционирования ИС.
СОД также классифицируются [14]:
по функциональному назначению (например, бывают
коммерческие, производственные, маркетинговые, финансовые);
по объектам управления (ИС автоматизированного управления
сложными технологическими процессами, проектирования, управления
организацией и др.);
по типу использования итоговой информации (бывают:
информационно-поисковые, которые необходимы для сбора, хранения и
представления информации по соотвествующему запросу пользователя;
рекомендательные, предлагающие различным пользователям
определенные практические рекомендации для эффективного принятия
решений; информационно-управляющие, информация деятельности
которых участвует в процессе формирования различных управляющих
воздействий).
Структуру современных ИС составляет некоторая совокупность ее
отдельных частей, на практике называемых подсистемами.
Функциональные подсистемы обеспечивают поддержку моделей,
алгоритмов и методов предоставления управляющей информации. Состав
таких ИС разнообразен и существенно зависит от предметной области, для
которой разработанна данная СОД и особенностей хозяйственной
деятельности в рамках прикладной сферы применения.
В состав обеспечивающих подсистем ИС часто входят [21]:
16
информационное обеспечение (ИО) — набор различных средств и
методов создания информационной базы ИС, включающий в свой состав
различные системы кодирования и классификации информации,
унифицированные системы учета документооборота, схемы и модели
информационных потоков, методы и принципы создания баз данных (БД);
техническое обеспечение (ТО) — перечень технических средств,
используемых в технологическом процессе обработки информации в ИС.
Чаще всего это различные вычислительные машины, аппаратура,
периферийное оборудование, используемые каналы передачи данных;
программное обеспечение (ПО), представляющее собой
совокупность компьютерных программ, необходимых для решения
различных функциональных задач, а также обеспечивающих эффективное
использование вычислительной техники и ее возможностей для
организации удобного взаимодействия с пользователем [28];
математическое обеспечение (МО) — набор различных
математических моделей, методов и алгоритмов, используемых для
эффективной обработки информации в ИС;
лингвистическое обеспечение — комплекс ряда языковых
средств, применяемых в ИС с целью увеличения уровеня качества ее
разработки и обеспечения удобного и интерактивного процесса общения
человека с ПК.
Рассмотрим существующие наиболее актуальные типы ИС.
Тип ИС во многом зависит от специфики и сферы ее использования.
По характеру логической организации и представления информации СОД
классифицируют на фактографические (ФИС), документальные (ДИС) и
геоинформационные (ГИС) [3].
ФИС накапливают и хранят наборы данных в виде множества
экземпляров различных типов структурных элементов (объектов
информации). Каждый такой объект или их совокупность позволяет
17
отразить набор сведений по требуемому факту или событию отдельно от
других.
Структура всех существующих типов ИО состоит из набора неких
реквизитов, позволяющих отразить ключевые аспекты и характеристики
различных объектов заданной предметной области. Формирование
информационной базы в ФИС включает унифицированный процесс
структуризации всей входной в систему информации.
ФИС нацелены на обеспечения процесса удовлетворения
информационных потребностей пользователя непосредственным образом,
т.е. посредством предоставления им числовых и лингвитисческих сведений
(данных, концепций или фактов).
В ДИС элементарный элемент информации представляет собой
документ (нерасчлененный на составные мелкие элементы) и информация
при вводе данных в систему, которые структурируются, как правило,
ограниченным образом. Для каждого вводимого документа часто задаются
формализованные позиции, обозначающие определенные аспекты
(исполнитель, дата изготовления, стоимость, тематика).
Среди существующих ДИС есть модели, которые обеспечивают
установление целостной логической взаимосвязи используемых входных
документов, формируя их взаимосвязь по содержанию.
Идентификация и определение подобного типа взаимосвязей представляет
собой достаточно сложную, поэтапную многоаспектную и
многокритериальную аналитическую задачу, трудно формализуемую в
логическом виде [10].
В современных ГИС данные организованы в форме унитарных
объектов информации (с набором различных реквизитов), которые связаны
между собой общей топографической электронной основой, т.е. картой.
ГИС используются для ИО в тематических сферах и предметных областях,
где структура ИО имеет географический пространственный компонент,
18
например, координаты объектов труда в пространстве, маршруты
используемого транспорта, расположение коммунального хозяйства.
ИС часто также классифицируют по функциональному признаку
(ФП). ФП идентифицирует общее назначение подсистем, ее ключевые
задачи, цели и базовые функции. На рис. 1.1 приведена классификация ИС
по характеристике их ФП.
Рисунок 4 - Классификация информационных систем по ФП
В настоящей практике коммерческих и государственных объектов
основными видами трудовой деятельности, определяющими ФП
классификации ИС, являются маркетинговая, финансовая,
производственная и кадровая деятельность. В связи с этим выделяют [14]:
ИС оперативного уровня, осуществляющих информационную
поддержку общих задач (бухгалтерские операции, открытие и управление
банковскими депозитами, обработка заявок и заказов, учет заработных
выплат);
ИС специалистов различной сферы деятельности,
обеспечивающие как офисную автоматизацию документооборота, так и
специфическую обработку и формирование баз знаний (в том числе
различные экспертные системы);
19
ИС тактического уровня, необходимые для обеспечения
процессов мониторинга, контроля и поддержки принятия решений по
заданным направлениям и сферам деятельности организаций;
стратегические ИС, обеспечивающие поддержку процессов
формирования целей и учета действий по стратегическому планированию
развития организации.
ИС оперативного уровня реализует поддержку деятельности
различных специалистов-исполнителей, путем обработки данных о
событиях и сделках (накладные, зарплатные отчисления, счета, депозиты и
кредиты, сырьевые потоки и материалы). Назначение данной ИС -
обеспечение обработки запросов о текущем состоянии деятельности
специалистов-исполнителей путем отслеживания информационных
потоков в организации. Для выполнения таких задач ИС должна быть
простой, отказоустойчивой, регулярно формировать отчеты и
предоставлять точную информацию [49].
Цели, задачи и основные информационные источники на
оперативном уровне определены заранее и структурированы достаточно
четко. ПО таких ИС создано в соответствии с заданным руководством
алгоритмом.
ИС оперативного уровня представляет собой связующее звено
между внешней средой и организацией. В случае, если ИС функционирует
не эффективно, то организация или не получает нужную информации
извне в полном объеме, или не предоставляет выходную информацию
должным образом [10].
ИС специалистов оказывают помощь сотрудникам, которые
работают с данными, проводят расчеты и анализ, обычно такие системы
используются для повышения производительности и продуктивности
работы проектировщиков и инженеров. Задача таких ИС заключается в
интеграции новых данных в компании и обеспечении поддержки
20
процессов обработки бумажных документов. Подобные системы в виде
отдельных рабочих станций и систем поддержки офисных процессов
являются одними из самых активно развивающихся на рынке в настоящее
время [3].
ИС автоматизации офисной учетной деятельности по причине про-
стоты и многопрофильности часто применяются работниками практически
всех организационных уровней. Их активно применяют бухгалтера,
менеджеры, секретари, клерки, финансисты. Основная цель таких ИС
заключается в обработке данных, путем повышения общей эффективности
сотрудников и снижение сложностей осуществления канцелярских
функций [10]. ИС офисной автоматизации позволяют обеспечить обмен
информации между работниками разных отделов организации в разных
географических регионах, поддерживая связи с клиентами и другими
организациями подрядчиками. Деятельность таких ИС в основном
нацелена на управление различной документацией, составление трудовых
расписаний, обеспечение коммуникации между сотрудниками.
Подобные ИС выполняют следующие функции:
обработка текстовых данных на ПК с помощью использования
различных программных текстовых процессоров;
производство печатной продукции разного типа и качества;
архивирование используемых документов;
организация форм записных книжек для ведения деловой
информации и разных электронные календари;
поддержка обмена электронными сообщениями и почтовыми
письмами;
организация удаленных видео- и аудиоконференций.
ИС обработки знаний (экспертные системы), включают в свой состав
различные знания, которые необходимы специалистам разного профиля
при создании нового программного или интеллектуального продукта. Их
21
назначение заключается в формировании новой информации и знаний. В
частности, существующие рабочие специализированные станции по
научному и инженерному проектированию позволяют организовать
высокий уровень производимых технических разработок.
ИС тактического уровня обладают следующими основными
функциями [50]:
сопоставление текущих количественных и качественных
показателей с полученными значениями в прошлом;
формирование периодических отчетов за указанный период
времени;
обеспечение разграниченного и защищенного доступа к хранимой
архивной информации.
Стратегическая ИС представляет собой компьютерную ИС,
обеспечивающую процессы поддержки принятия решений по организации
перспективных стратегических направлений и целей развития
организации.
1.3. Особенности функционирования компьютерных сетей в
современных организациях
В процессе организации работы АРМ необходимо обеспечить
функционирование информационных компьбтерных сетей (ИКС) ИКС в
организации для обмена данными по сети и подключения локальных
хостов к серверу.
Информационная компьютерная сеть (ИКС) представляет собой
некую совокупность компьютеров и иных вспомогательных электронных
устройств, которые позволяют обеспечить информационный обмен между
хостами сети без применения промежуточных носителей данных.
ИКС часто классифицируют по следующей группе признаков:
уровень территориальной распространенности;