32
Таким образом, автоматизация в сфере обслуживания транспортных
средств в виде разработки ИС АРМ во многом предназначена для более
удобной работы с данными. Когда объемы информации, с которыми
приходится иметь дело менеджеру компании по учетной деятельности,
достаточно велики, а сама система имеет достаточно сложную структуру,
то при организации работы с ней возникает множество разных проблем.
ИС АРМ для поддержки организации учетных операций в
транспортной организации является важным аспектом автоматизации ее
деятельности и может быть использовано в качестве отдельного
функционального модуля корпоративной автоматизированной ИС [16].
Работа в рамках транспортной организации чаще всего организована
в следующие три этапа.
1. Прием заявок и заказов на обслуживание транспортных средств и
проведение технических замен.
2. Доставка и монтаж нужных запчастей, сборка и настройка.
3. Выходной контроль и возврат транспортного средства заказчику.
Автоматизация учета документов организации направлена на
значительное увеличение качества управляющих процессов в компании, а
также качество оказываемых услуг. Для предприятия преимуществами
являются:
повышение скорости обработки данных и информации, принятия
решений при выполнении рутинных задач;
поддержка процессов контроля значительных объемов данных;
автоматизация выполнения ручного труда;
снижения числа ошибок и увеличения точности процессов
управления;
оперативное принятие решений в различных производственных
ситуациях.
33
Концептуальная схема реализации производственных целей
организации приведена на рисунке 8.
Рисунок 8 - Концептуальная схема реализации производственных
целей организации
Классификация типов услуг транспортной организации крайне
обширна и может включать в себя ряд видов действий и операций,
связанных с техническим ремонтом, учетом запчастей и выполненных
замен.
Наиболее распространенный перечень услуг: техническое
обслуживание, замена рабочих жидкостей, ремонт подвески, узлов и
агрегатов, диагностика разных типов систем транспортного средства,
ремонт, учет категорий оборудования и выполнения его плановых замен.
Перед осуществлением выдачи владельцу его транспорта
организуется его технический контроль. При некачественном выполнении
процедур ремонта и технического обслуживания клиент имеет право
предъявить организации претензии [15].
Выявленные неисправности в работе транспортного средства
устраняются организацией по согласованию всех деталей с его владельцем.
34
Для уменьшения уровня простоя ремонт часто выполняется путем
компонентой замены неисправных узлов и агрегатов на новые.
Процесс оценки технического состояния транспорта, его узлов и
агрегатов, поиск скрытых и не очевидных неисправностей, и процедуры
контроля качества выполняемых ремонтых работ, осуществляется в
организации путем применения средств диагностирования. Данная
процедура выполняется согласно заявке клиента или в соответствии с
используемой технологией ремонтных работ, реализуясь на специальных
фрагментах и участках диагностирования.
В рамках подобных организаций часто организуются различные
подсистемы, задачами которых являются обеспечение и поддержка
процессов функционирования соотвествующих отделов предприятия [23].
1. Подсистема отдела кадров необходима для организации ввода и
корректировки данных о трудовом персонале предприятия. Она
используется для заполнения нужных справочников (например, штатное
расписание, уровень образования, категории работников, структура
предприятия и др.).
Менеджмент отдела кадров мониторит все прошедшие перемещения
работников (прием, переход в другой отдел или подразделение,
увольнение), изменения по отдельным сотрудникам (смена места
жительства, изменение состава семьи и др.) с формированием и выдачей
различных распоряжений и приказов.
Данная подсистема часто включает модуль анализа состава кадров,
что позволяет получить нужные данные о текучести, вакансиях,
потребности, составе подразделений. Ключевая информация об
изменениях состава кадров оперативно фиксируется в БД и становится в
дальнейшем доступной для использования с других рабочих мест [9].
2. Подсистема технического отдела организации используется для
ввода и модификации данных о подвижном составе в рамках предприятия.
35
Данная подсистема используется для заполнения необходимых
справочных таблиц и сводок (нормативы технического обслуживания,
марки транспортных средств и др.).
Сотрудники данного отдела отслеживают состояние транспортных
средств (списание, получение, ремонт), а также изменения по отдельным
их единицам (закрепление за конкретным водителем, смена двигателя) с
выдачей соответствующих распоряжений и приказов.
Модуль проведения анализа текущего состояния подвижного состава
в данном подсистеме позволит получить необходимые данные о
возрастной структуре транспортного парка, пробегах, закреплении за
водителями. Все текущие данные, связанные с изменениями в подвижном
составе также отражаются и добавляются в БД [7].
3. Подсистема диспетчеризации используется для организации
оперативного планирования работы водителей транспортных средств,
используется для формирования данных в справочниках по расписанию
движения, маршрутов.
Диспетчер (оператор данной подсистемы) формирует месячный
график труда сотрудников, после чего вводит в него нужные
корректировки и анализирует объемы фактически выполненной работы,
составляя при этом наряды выходов сотрудников на работу. Делает
оперативную корректировку нарядов, обеспечивает их печать и передачу в
автоколонны.
Наличие данной подсистемы резко сокращает трудозатраты на
обработку путевых листов, поскольку после формирований наряда
плановая работа водителей автоматически заносится в базу данных [9].
4. Подсистема складского обеспечения предназначена для
мониторинга движения используемых запасных частей и технических
материалов. Функционально, учет данной подсистемой ведется с путем
36
указания местоположения отдельных категорий и типов деталей на
складском пространстве.
В рамках данной подсистемы заполняются информационные формы
по разным видам материальных средств, местам их расположения и
хранения. Сотрудники складского отдела отслеживают все
осуществленные перемещения запчастей в рамках организации (приход,
передачу на промежуточный склад, выдача водителю, реализация,
фиксация и др.) посредством составления необходимых документов.
Модуль анализа технического состояния склада в рамках данной
подсистемы позволяет выводить информацию о наличии и текущем
местонахождении соотвествующих запчастей, остатках на складах. Вся
тхническая и организационная информация о состоянии склада
фиксируется в соответствующих таблицах БД. При реализации данной
подсистемы целесообразно обеспечить четкую согласованность функций с
подсистемой бухгалтерии.
5. Подсистема ремонтной службы организации необходима для
планирования технических осмотров и ремонтных операций, что
необходимо для обеспечения функций учета ремонтных воздействий на
облуживаемые транспортные средства. Подсистема оперирует разными
видами ремонтных воздействий, прайсах стоимости оказания ремонтных
услуг, нормативы трудоемкости другими справочниками и таблицами
данных. Сотрудники данного отдела организации отслеживают все
перемещения транспортных средств с формированием необходимых форм
и документов [15].
2.2. Обзор существующих программных аналогов и систем складского
учета
В настоящее время на рынке ПО существует ряд число актуальних,
поддерживаемых и внедряемых в практику современных программных
37
решений. Это обусловлено спецификой данной ниши и использованием
устаревшего подхода, ориентированного на учет бумажных документов,
вместо их электронных аналогов на ряде предприятий. Рассмотрим
спецфику наиболее популярних на практике программных продуктов в
сфере автоматизации учета деятельности менеджеров.
1. Учет автозапчастей, это ИС для учета и реализации различных
видов запчастей к автомобильным транспортным средствам. Данная
система создана для обеспечения уровня автоматизации торговых
процессов запчастями и сопутствующими техническими товарами [16].
Пример интерфейса системы «Учет автозапчастей» приведен на
рисунке 9.
Рисунок 9 – Пример интерфейса системы «Учет автозапчастей»
Данная система включает в свой состав механизмы сканирования
различных штрих кодов, которые нанесены на предлагаемые товары. Это
38
позволяет существенно уменьшить выявляемые трудозатраты
при операциях ввода нужных описаний товаров в БД, а также ускорить
создание перечня заказов при организации продаж.
В системе присутствует функция поиска значений официального
курса распространенных валют в сети Интернет, а также модуль
валютного калькулятора, реализующий функции мгновенного пересчета
соотношений их стоимости.
Данная программа позволяет производить следующие операции [23]:
создавать БД по наличию различных запчастей, включая 4 фото
изображения на каждый отдельный вид товара;
осуществлять в БД различные типы поиска по заданным
параметрам;
производить сортировку и фильтрацию даннх по различным
типам товаров;
модифицировать первичные документы и сводные отчеты;
создание дополнительных форм документов, используемых для
организации работы компании;
вести учет установленных запчастей;
восстанавливать и архивировать информацию;
формировать систему паролей для обеспечения доступа
сотрудников к функциям ИС и ее защиты от несанкционированного типа
доступа;
возможность конфигурации размеров активных форм, их размер и
расположение на экране ПК по заданным параметрам.
2. 1С ITONIX:АВТО. Данная система базируется на основе
программного продукта компании 1С. Конфигурация ITONIX:АВТО
является удобной для использования в розничных магазинах запчастей, а
39
также в ряде средних и крупных компаний, которые проводят оптовую
торговлю техническими товарами для транспортных средств.
Данная система имеет набор средств и форм для организации и
проведения учетных операций по продажам транспортных запчастей, а
также для управления конфигурируемым интернет-магазином.
В частности, система имеет функции: формирования наборов прайс-
листов поставщиков, управления политикой ценообразования, контроля
активных статусов оформленных заказов [9].
Данный функционал позволяет менеджерам организаций работать в
1С ITONIX:АВТО без необходимости создания отдельного веб-ресурса.
Пример интерфейса системы 1С ITONIX:АВТО приведен на рисунке
10.
Рисунок 10 – Пример интерфейса системы 1С ITONIX:АВТО
Основные функции данной программной системы:
Учет материальных средств и взаимодействия с контрагентами.
Большой набор поддерживаемых аналитических отчетов.
40
Ведение учета разных типов деятельности организации в рамках
единой информационной БД.
Гибкая система конфигурации политики ценообразования.
Ограничение прав доступа пользователей системы на уровне
формирования записей.
Работа с имеющимся торговым оборудованием, поддержка
сканеров штрих-кода, принтеров и др.
Обеспечение конкурентного анализа активных цен, что позволяет
устанавливать актуальную стоимость.
Поддержка эффективных алгоритмов обработки больших
объемов данных.
Возможность формирования цен товара в любой доступной
валюте.
Организация пополнения состава складских запасов с поддержкой
поиска наиболее выгодных предложений от поставщиков.
Возможность учета имеющихся заказов от текущих поставщиков
обособленно или централизованно.
Высокий уровень скорости загрузки прайс-листов.
Возможность составления и загрузки логотипа компании, а также
произвольных текстов.
Настройка порядка приема поступающих денежных средств:
менеджером или кассиром.
Возможность загрузки приходных накладных, заявок
покупателей, внутреннего заказа и цен товаров из различных файлов.
Автоматическая выгрузка сформированных документов в систему
1С:Бухгалтерию [15].
3. Car Store. Данный программный продукт используется на практике
малыми и средними автомагазинами, а также в складских организациях,
41
торгующих запчастями к транспортным средствам зарубежного и
отечественного производства. Работа современного автомагазина включает
в себя большое число специфических особенностей, по причине чего
применение в их работе существующих универсальных бизнес-программ
не эффективно. Это связано с тем, что многие важные аспекты работы
автомагазина не учтены в них должным образом. Основное достоинство
системы CarStore заключается в ее приспособленности к имеющейся
специфике работы современных торговых предприятий [16].
Пример интерфейса системы Car Store приведен на рисунке 11.
Рисунок 11 – Пример интерфейса системы Car Store
Данная система позволяет автоматизировать учет товаров на складах
и в магазинах, поддерживает процессы формирования различной
документации (счета, накладные, отчеты и ценники), обеспечивает
функции анализа товарооборота и оценки качества работы сотрудников.