32
Рисунок 2 - Функциональная модель нулевого уровня IDEF0 Работа с
документацией. Модель AS-IS
Обработка документов характеризуется процессами приема и
первичной обработки документов, обработкой входящих и исходящих
документов, предварительным рассмотрением документов, занесением
данных в реестр документов, исполнением документов и их обработкой,
обработкой внутренних документов.
Используются следующие активные объекты (механизмы):
руководитель (генеральный директор);
исполнители - сотрудники компании.
Прием и первичная обработка документов состоит из первоначального
исследования документов, а также регистрации документа, которая
заключается в занесении сведений документа в книгу учета и проставлении
33
штампа на самом документе. Далее представлена декомпозиция модели AS-
IS.
Рисунок 3 - Декомпозиция контекстной диаграммы нулевого уровня IDEF0
Работа с документацией. Модель AS-IS
Далее представлена декомпозиция блока «Прием и первичная
обработка поступившей документации» модели AS-IS.
Предварительное рассмотрение документов заключается в
распределении поступивших документов, передаче их руководителю,
который , рассматривая документы, оставляет свою резолюцию, при этом
назначая ответственного за их исполнение. При этом резолюции доводятся
до исполнителей.
34
Рисунок 4 - Декомпозиция функции «Прием и первичная обработка
поступившей документации»
Обработка входящей документации состоит в занесении данных о
документе в журнал входящей корреспонденции и последующей передаче
получателю, если его имя указано на документе. В противном случае
документы передаются руководителю.
Обработка исходящей корреспонденции состоит также в занесении
данных о документе в журнал исходящей корреспонденции последующей ее
отправке.
Процесс занесения документов в реестр состоит в регистрации
документа в реестре, исполнения документов в рассматриваемом контексте
отметке о получении документа для его выполнения и дальнейшем его
выполнении, а обработка исполненных документов заключается в их учете.
35
Далее представлена декомпозиция блока «Обработка внутренней
документации» модели AS-IS (Рис.5).
Далее представлена декомпозиция блока «Обработка исполненной
документации» модели AS-IS ( рис.6).
Рисунок 5 - Декомпозиция функции «Обработка внутренней документации»
36
Рисунок 6 - Декомпозиция функции «Обработка исполненной документации»
Процесс исполнения документов состоит в выполнении требований
резолюции и докладе (отчете) об исполнении документа.
Процесс обработки исполненных документов состоит в проверке
правильности отчета об исполнении документа и его снятии с контроля
путем внесения отметки.
К внутренним документам относятся приказы и распоряжения.
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления
организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих
документов, а на этапе исполнения (использования) — входящих
документов.
Таким образом, в настоящее время используемая система организации
делопроизводства обладает следующими недостатками:
37
1. Низкая скорость обработки документов.
2. Большое количество неточностей и ошибок, связанных с
человеческим факторам.
3. Сложность в построении отчетов и поиске истории конкретного
документа.
4. Сложность в отслеживании прохождения документа в компании
и его рецензирования.
Данные недостатки можно устранить путем внедрения
автоматизированной информационной системы делопроизводства компании.
В настоящее время учет документов и все связанные с ним действия
производятся специалистом без использования каких-либо средств
автоматизации, то есть журналы, реестры и отчеты заполняются вручную,
что влечет за собой частое возникновение ошибок.
Рассмотрим временные характеристики производимых действий по
учету документов.
Сравнение основных операций при учете документов без применения
средств автоматизации и в предлагаемом варианте по трудовым и
стоимостным затратам приведено в таблице 3 и таблице 4.(стоимость минуты
рабочего времени рассчитана с учетом средней заработной платы
делопроизводителя 45000 в месяц по формуле заработная плата разделить на
произведение количество дней в месяце, количества часов в рабочем дне и
минут в часе).
38
Таблица 3 - Временные и стоимостные затрат при существующем
варианте
Наименование
операции
Количество, в
рабочий день
Затрачиваемое
время на одну,
мин
Итого в
рабочий
день,
минут
Стоимостная
оценка, рублей
Внесение записи в
журнал
8
40
320
1363,64
Поиск данных по
конкретному
документу
4
30
120
511,36
Подготовка отчета
по движению
документа
4
10
40
170,45
Формирование
реестра
документов,
требующих
исполнения
4
15
60
255,68
Итого:
540
2301,14
Таблица 4 - Временные и стоимостные затрат при планируемом
варианте
Наименование
операции
Количество, в
рабочий день
Затрачиваемое
время на одну,
мин
Итого в
рабочий
день,
минут
Стоимостная
оценка,
рублей
Внесение записи в
журнал
4
1
4
17,05
Поиск данных по
конкретному
документу
4
1
4
17,05
Подготовка отчета по
движению документа
4
10
40
170,45
Формирование
реестра документов,
требующих
исполнения
4
10
40
170,45
Итого:
88
375,00
Как видно из приведенных выше таблиц, после внедрения
автоматизированной системы документооборота меняется само содержание
39
работы специалиста службы делопроизводства, в том числе и выполняемые
операции.
При этом временные затраты должны сократиться на 540-88=452
минуты=7,5 часов и 2301-375=1926 рубль в сутки. Следовательно, внедрение
такой системы является однозначно выгодным с точки зрения оптимизации
расхода трудовых и стоимостных ресурсов.
Самыми затратными по временным и трудовым ресурсам среди
описанных выше составляющих процесса учета движения являются
подготовка отчетов и поиск информации по конкретному документу для
определения его местоположения.
Это вызвано большим количеством поступающих и формирующихся
документов, что в итоге значительно затрудняет поиск информации в них.
Как ожидается, в случае автоматизации затрачиваемое специалистом
время на внесение записей и подготовку и поиск информации значительно
снизится, снизится также и количество неверных записей.
Выводы по второй главе
Таким образом, во второй главе работы:
Проанализированы основные функции систем электронного
документооборота и определено их место в структуре других
информационных систем, что позволяет конкретизировать требования к
функциональностиразрабатываемой системы;
В результате проведения анализа существующих систем
электронного документооборота и их функциональности логически
сформулирован вывод о том, что для применения в конкретной компании
необходима самостоятельно разработанная система электронного
40
документооборота, а рассматриваемые не подходят в основном из-за своей
громоздкости;
проведен анализ текущего положения дел в компании и
определено, что в компании необходимо разработать и внедрить
информационную систему документооборота.
41
3 ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА ПРОЕКТА
АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ
ДОКУМЕНТООБОРОТА
3.1 Моделирование работы автоматизированной
информационной системы учета документов
Внедрение информационной системы документооборота позволит
автоматизировать работу сотрудников компании с поручениями путем
автоматического учета документов, их распределения и построения
отчетности по поручениям.
Следовательно, после внедрения информационной системы
документооборота выполнение служебных функций по учету и
распределению документов будет занимать значительно меньше времени,
чем до, так как учет документов будет учитываться и распределяться
автоматически.
На рисунке 7 представлена схема, характеризующая рассматриваемый
процесс «Как будет» с использованием информационной системы
документооборота.