52
Таблица 5 – Перечень используемых справочников
№
пп
Название
справочника
Ответственный
за ведение
Средний
объём
справочника
в записях
Средняя
частота
актуализации
Средний объем
актуализации,
%
1
Отделы
Администратор
100
1 раз в месяц
10
2
Роли
пользователей
Администратор
10
1 раз в год
10
3
Пользователи
Администратор
200
1 раз в год
10
4
Типы
документов
Администратор
500
1 раз в месяц
25
5
Номенклатура
Оператор
200
1 раз в год
25
6
Папки
Оператор
250
ежедневно
25
Справочник Отделы включает в себя название отдела. Справочник
Роли пользователей включает наименование роли пользователя, а также
определенные права на чтение, добавление или удаление документов,
файлов, папок.
В справочнике Пользователи содержатся следующие сведения:
фамилия;
имя и отчество;
должность;
логин;
пароль;
дата регистрации;
дата рождения;
роль пользователя.
Справочник Номенклатура составляется в ходе использования
номенклатуры дел бумажного документооборота и содержит следующие
реквизиты:
наименование записи (дела) в номенклатуре;
количество томов;
номер тома;
53
страниц всего;
дата добавления;
ФИО добавившего пользователя;
ФИО удалившего пользователя.
Справочник Папки является справочником, который содержит
сведения о создании каждым пользователем иерархии обрабатываемых
документов. Также каждая папка может быть в той или иной степени
открыта для чтения и записи другими пользователями, либо вообще закрыта.
Данный справочник содержит следующие реквизиты:
наименование папки;
ФИО добавившего пользователя;
дата добавления;
права доступа;
изображение.
Оперативная информация хранится в таблицах Документы и Файлы. В
таблице Документы хранятся все сведения о зарегистрированном документе,
а именно следующие реквизиты:
номер документа;
ФИО сотрудника;
наименование;
вид документа;
дата подготовки;
дата и время регистрации;
количество страниц;
примечание;
адресат;
статус;
54
права доступа.
В ходе деятельности к документам могут прикрепляться различные
файлы, в том числе и их электронные копии. Сведения о таких файлах
содержатся в таблице Файлы, в которой учитываются нижеперечисленные
реквизиты:
номер файла;
наименование файла;
путь к файлу на сервере;
размер в кб;
дата добавления;
ФИО пользователя, добавившего файл;
код документа, к которому прикреплен файл;
права доступа;
тип файла (расширение).
Результатной информацией для задачи автоматизации
делопроизводства являются следующие документы:
список сотрудников;
список документов по видам;
номенклатура дел;
учетная карточка документа;
список документов, находящихся в архиве.
В списке сотрудников имеются следующие реквизиты:
фамилия, имя, отчество сотрудников;
дата регистрации;
должность;
отдел;
дата рождения;
55
логин и пароль для доступа в систему.
Данный документ формируется на основе справочников Отделы,
Пользователи.
Списки документов имеют следующие реквизиты:
наименование документа;
дата регистрации;
краткое описание;
количество страниц;
адресат;
ссылка на электронную версию документа.
Список документов, находящихся в архиве, а также список документов,
находящихся на контроле, отличаются статусом. При этом в системе могут
быть следующие статусы:
документ зарегистрирован;
документ рассмотрен;
документ поставлен на контроль;
документ отправлен в архив.
На основе статуса формируются списки документов. При
формировании списков документов используются такие таблицы, как
Документы, Файлы, а также справочники Отделы, Виды документов,
Пользователи.
Номенклатура дел содержит наименование томов, их количество и
общее количество страниц.
Учетная карточка документа содержит следующие реквизиты:
наименование документа;
дата добавления (создания);
список файлов, прикрепленных к документу;
наименование папки, в которой содержится документ;
56
резолюции руководителей отделов.
В разработанной системе предусмотрено 2 вида пользователей;
сотрудник, осуществляющий регистрацию документов;
администратор.
Различие между функциями данных пользователей содержится в
различном уровне к доступу редактирования справочников. Дерево функций
для администратора представлено на рисунке 18.
Функции
Работа со
справочниками
Работа с
документами
Регистрация
Учет
резолюций
Добавление
файла
Получение
отчетов
Настройки
Изменение
статуса
Добавление
примечаний
Дизайн
Окна
Авторизация
Порядок
отображения
Создать
Редактировать
Удалить
Печать
Создать
Редактировать
Удалить
Печать
Экспорт в MS
Excel
Карточка
документа
Файлы
Списки
документов
Список
пользователей
Адреса
Пользователи
Отделы
Роли
Номенклатура
Папки
Рисунок 18 – Дерево функций системы для администратора
Дерево функций для оператора представлено на рисунке 19.
57
Рисунок 19 – Дерево функций для оператора
Сценарии диалога приведен на рисунке 20.
Рисунок 20 – Сценарий диалога
Главное меню
Новый ВыходПравить Удалить Просмотр Операции Выполнено В архиве Обновить Доступы Информация
Все документы
Зарегистрированные
На утверждении
На исполнении
Выполненные
В архиве
Поиск
58
ER-диаграмма базы данных созданная в соответствии с
информационной моделью представлена на рисунке 21.
Рисунок 21 – ER-диаграмма базы данных
Описание базы данных приведено в таблице 6.
59
Таблица 6 - Описание базы данных
Название таблицы
Описание
document
Служит для хранения файлов и папок (под документом в системе понимается
файл или папка).
Описание полей:
«id» - идентификатор (ключ);
«id_document_type» - типдокумента;
«created_by» - дата создания;
«modified_by» - дата изменения;
«title» - имя документа;
«description» - описание документа;
«data» - данные файла;
«locked» - флаг контроля доступа;
«id_user» - создатель документа;
«id_parent_document» - родительский документ (родительская папка,
используется для хранения древовидной структуры каталогов)
Примечание:
Поле «locked» сигнализирует о том, что для данного документа будет
использоваться контроль доступа.
document_type
Справочник типов документов (содержит типы: «файл», «папка»)
Описание полей:
«id» - идентификатор (ключ);
«title» - название;
document_rule
Содержит список правил доступа к документам.
Описание полей:
«id» - идентификатор (ключ);
«id_document» - идентификатор документа;
«id_user» - идентификатор пользователя;
«id_user_type» - идентификатор типа пользователя;
«access_view» - разрешение на просмотр;
«access_insert» - разрешение на добавление;
«access_update» - разрешение на редактирование;
«access_delete» - разрешение на удаление;
Примечание:
Если установлен флаг «locked» в таблице «document», то доступ к документу
будет только у пользователей из группы «Администраторы» и у создателя
документа. Правила доступа могут открыть доступ к файлу для конкретных
пользователей или же для какого-либо типа пользователей. Таблица
«document_rule» открывает доступ к документам с контролем доступа.
user
Пользователи системы.
Описание полей:
«id» - идентификатор (ключ);
«user_login» - логин;
«user_password» - пароль;
«last_name» - фамилия;
«first_name» - имя;
«middle_name» - отчество;
«phone» - номер телефона;
«id_user_type» - идентификатор типа пользователя;
user_type
Тип пользователя (Администратор, Менеджер, Сотрудник).
Описание полей:
«id» - идентификатор (ключ);
«title» - название;
60
Приложение разработано на языке «Java» в среде программирования
«NetBeans 8.2» с применением технологии «JavaServerFaces» и шаблона
«PrimeFaces». Приложение использует базу данных MySQL.
Этапы разработки системы:
1. Проектирование базы данных
2. Создание web-проекта в «NetBeans 8.2»
3. Создание классов-сущностей (моделей, папка проекта «entities»)
для таблиц базы данных. Для каждой таблицы создается свой класс, который
предоставляет доступ к таблице и позволяет к ней обращаться из Java кода.
4. Создание контроллеров (папка проекта «jsf») и представлений
(папка «веб-страницы», расширение «*.xhtml») для моделей. Для каждой
модели создается свой контроллер, который реализует код, который
обрабатывает определенные события и действия пользователя, а также
предоставляет доступ к определенным данным. Представления – в случае
«JavaServerFaces», это шаблоны web-страниц (папка «веб-страницы»,
расширение «*.xhtml»).
3.3 Руководство пользователя
Работа с системой начинается с авторизации. Если пароль и/или логин
введены неправильно, система сообщает об этом и требует повторить ввод.
61
Рисунок 0.22 Авторизация
Рисунок 0.23 Сообщение о неверном пароле или логине
Далее сотрудник попадает на главную страницу системы, где
показывается список папок с документами и имеется возможность
регистрации и загрузки документов: