65
б) на устранение дефектов,
в) на обеспечение качества;
- размер плановых затрат;
- размер фактических затрат;
- отклонения;
- причины возникновения отклонений.
Информация данного отчета является основой для проведения анализа, а
также для составления бюджетов на будущий период.
При представлении первого отчета о данном виде затрат необходимо
привлечь к обсуждению руководителей высшего звена, выделить основные
моменты и области, которые предоставляют наибольшую ценность с точки
зрения качества и снижения затрат, а также попросить дать комментарии и
высказать свои пожелания. Это нужно для совершенствования учета затрат на
качество продукции.
Учетной документации по отражению затрат на обеспечение качества не
предусмотрено, так как данные затраты не являются составной частью
стандартной производственной калькуляции. Они не прослеживаются ни в
затратах на управление, ни на сбыт и др. В связи с этим, этот вид затрат должен
учитываться с помощью дополнительной регистрации, по данным, собранным в
ответственных подразделениях.
Следующие моменты были замечены по отношению к эффективности
бухгалтерского учета:
1. Продукции, которая находится на ответственном хранении, а также
которая является собственностью организации, не обеспечена правильным
складским учетом. Из-за этого возникает путаница. Возникали случаи, когда
продукция, которая не принадлежала организации на праве собственности,
была отгружена покупателю. В связи с этим, рекомендовано обеспечить
расширение складского помещения, чтобы хранить продукции на
ответственном хранении, либо обеспечивать ее маркировку соответствующим
образом.
66
2. Чтобы автоматизировать и ускорить учетный процесс, предлагается
также проведение следующих мероприятий. На данный момент всего З
человека находятся в списке пользователей программного продукта 1С
Бухглатерия.
3. Такое ограничение возникло из-за ограниченных сетевых
возможностей операционной системы Windows XP, которая установлена на
сервере. Предлагается провести установку операционной системы
WindowsServer 2016 на бухгалтерский сервер. После этого можно подключить
заведующих складами к системе, в результате чего возможным станет
самостоятельное осуществление рядя операций по учету и реализации готовой
продукции, это облегчит учет и в какой-то степени произойдет ускорение
процесса по получению оперативной информации. Следующим шагом можно
произвести подключение специалистов отдела снабжения к системе, при этом,
выделить для них определенный набор прав. Тогда отдел снабжения сможет
получить нужную им бухгалтерскую информацию по наличию продукции и
отгрузке ее покупателям. Составление внутренней документации по учету
материально-производственных запасов помогает рационализировать
оперативный, бухгалтерский и складской учет готовой продукции в ООО
«Арко», сократить трудозатраты учетных работников и выполнить основные
задачи и требования, поставленные для учета данных активов.
4. Существует необходимость предусмотрения различных систем
стимулирования работников - начиная взысканиями, заканчивая поощрениями.
Это может привести к повышению ответственности трудового коллектива за
результаты своего труда. Также рекомендуется уделить внимание сокращению
числа сотрудников, поскольку в кризисной ситуации одним из основных
способов сокращения издержек является сокращение постоянных затрат,
поэтому предлагается рассмотреть сокращение работников с фиксированной
зарплатой, например, охранники, слесаря, либо перевести их на неполную
основу.
5. Эффективным мероприятием станет обеспечение ежемесячного
67
проведения инвентаризации для повышения контроля за наличием готовой
продукции и сырья на складах предприятия.
6. Для оперативного контроля за вывозом готовой продукции со склада
предприятия нужно сделать так, чтобы мастера склада хранения готовой
продукции ежедекадно отправляли копии универсальных передаточных
документов в бухгалтерию ООО «Арко».
7. Рекомендуется расширить номенклатуру выпускаемой продукции
путем пересмотра существующей.
8. Отсутствие системы внутреннего контроля по учету выпуска
продукции является самым существенным отклонением работы бухгалтерской
службы.
Чтобы сделать учет готовой продукции лучше, т.е совершенствовать его,
нужно вести контроль производственного процесса на всех его стадиях. Для
того, чтобы этого достигнуть, бухгалтер по учету готовой продукции должен
иметь навыки учетной работы не только на данном участке, но также и отлично
понимать особенности процесса производства готовой продукции в отрасли.
Будет весьма эффективным провести организацию внутреннего контроля через
автоматизированную систему бухгалтерского учета. Компьютерная система
может реализовывать множество процедур внутреннего контроля,
выполняемых различными специалистами в неавтоматизированных системах.
Такая система оставляет специалистам, которые имеют доступ к
компьютерам, шанс вмешиваться в другие функции. В результате этого,
введение данных технологий может потребовать ведения вспомогательных мер,
чтобы поддерживать контроль на нужном уровне, который в
неавтоматизированных системах требует обычного разделения функций. Такие
меры могут включать в себя систему паролей, которые предотвращают
действия, недопустимые со стороны профессионалов, которые имеют доступ к
информации об активах и записях через терминал в интерактивном режиме.
В связи с выше сказанным, для того, чтобы достигнуть правильности,
оперативности и полноты учета предложены следующие мероприятия:
68
Во-первых, предлагается введение программы системы внутреннего
контроля по учету продажи готовой продукции.
Внутренний контроль организации учета продажи готовой продукции
должен осуществляться в направлениях:
- счет 43 «Готовая продукция» - изучение учетной политики в этой
части;
- проверять достоверность по отражению суммы фактической
себестоимости отгруженной продукции на основании данных аналитического
учета и первичной документации складского учета, а также правильности
(своевременности) отражения суммы выручки за отгруженную продукцию на
счете 90 «Продажи».
Эта организация внутреннего контроля в организации даст получение
объективной оценки полноты, своевременности и достоверности отражения в
учете и отчетности показателей выручки от продажи, себестоимости проданной
продукции, управленческих и коммерческих расходов и прибыли (убытка) от
продажи.
Наличие четкой и устоявшейся системы обмена информацией на
внутреннем уровне, в частности порядок перемещения документации между
отделами, своевременность представления информации в бухгалтерию
предприятия и ее дальнейшая обработка являются важным условием для
успешной работы бухгалтерии и предприятия в целом. Также немаловажным
условием является степень обеспечения, своевременности, полноты и качества
информации, которую получают внутренние и внешние пользователи на
заключительном цикле ее обработки бухгалтерской службой. Иначе говоря,
эффективность и устойчивая работа предприятия в целом, принятие грамотных
управленческих решений зависит от того, как оперативно и правильно
бухгалтерия обеспечивает непосредственных пользователей информации. Ведь
предупреждение негативных явлений, а, следовательно, и предотвращение
возможного развития кризисного процесса на предприятии, полностью зависит
от принятого вовремя правильного управленческого решения.
69
Кроме того, проведение предложенных мероприятий может позволить не
только повышение качества выпускаемой продукции, но и усиление контроля
над выпуском готовой продукции и правильностью ее учета в местах хранения
со стороны бухгалтерского учета, если оперативные данные о продукции будут
получены вовремя.
3.2. Оценка эффективности разработанных рекомендаций
Автоматизация учета используется на предприятиях различного
масштаба и сферы деятельности: торговых, производственных, промышленных,
на складах от небольших до фулфилмент-операторов.
Основными целями автоматизации являются снижение издержек,
повышение эффективности труда, автоматизация учета готовой продукции на
складе, оптимизация скорости выполнения рабочих операций, ликвидация
ошибок в документообороте, минимизация влияния человеческого фактора при
выполнении бизнес-процессов.
Благодаря возможностям комплексной автоматизации учета, в компании
все бизнес-процессы становятся прозрачными для руководства, и оно видит
картину реального состояния дел в режиме реального времени.
В системе автоматизации учета на предприятии, в зависимости от ее
функциональности, с помощью ТСД фиксируются все рабочие действия
сотрудников, движения товаро-материальных ценностей и манипуляции с ними
(приемка, перемещение, отгрузка и др.), претензии от клиентов, ведение
документооборота, управление логистикой и ряд других.
Разработать простенькую систему автоматизации процесса учета можно и
силами собственных специалистов, но и функции ее будут сильно ограничены,
а вероятность сбоев и ошибок велика. Эффективнее будет обратиться в
компанию, специализирующуюся на разработке и внедрении систем
автоматизированного учета. Подобные компании, как правило, предлагают как
готовые программные продукты, так и возможность настройки под конкретное
предприятие.
70
Процесс внедрения автоматизации учета начинается с визита
специалистов в компанию заказчика, по итогам которого составляется
технический проект. На его основе производится адаптация и настройка
системы автоматизации учета, далее проводится тестовый запуск, обучение
пользователей. И завершением всех работ становится запуск системы в
промышленную эксплуатацию, после этого предприятие начинает работать как
часы.
Дополнительным преимуществом автоматизации учета с привлечением
специалистов является дальнейшая техническая поддержка системы, а также ее
настройка и модернизация под изменяющиеся рыночные условия, принципы
работы компании, законодательство и пр.
В ходе проделанной работы можно сделать вывод, что система
автоматизации на предприятии осуществляется на основе платформы
«1С:Управление торговлей 8.2», что говорит о применение современных
методов автоматизации учета, развитости информационных технологий на
предприятии. С учетом появления новых технологий было разработано новое
программное обеспечение в виде «1С:Управление торговлей 8.3», которое
можно предложить использовать предприятию. Особенность новой версии
заключается в том, что она была разработана на базе «облачных» технологий и
новых технологий работы через Интернет.
«1С: Управление торговлей 8.3» - это программный продукт от компании
1С на новой платформе 1С:Предприятие 8.3 для автоматизации оперативного и
управленческого учета на торговых предприятиях. Новые возможности
платформы следующие:
1. В «1С: Торговле 8.3» расширены механизмы масштабируемости
кластера серверов, поддержка защищенных интернет-соединений, внешних
компонент и расширений.
2. Автоматическое обновление тонкого клиента при изменении
установленной на сервере версии.
71
3. Изменения конфигурации выполняется в фоновом режиме, без
прекращения работы пользователей, а это значит, что не нужно «выгонять»
пользователей при каждом изменении программы.
4. Новая версия содержит клиентские приложения для Linux, которые
поддерживают файловый и клиент-серверный варианты работы.
5. Администрирование кластера с выходом «1С 8.3 Управление
торговли» можно будет осуществлять с любых компьютеров, работающих как
под управлением Windows или Linux.
6. Новая версия программы позволяет выгрузить любую конфигурацию
в виде набора XML-файлов. Теперь выполнять обработку и анализ
конфигурации можно как программными средствами, так и вручную.
7. Реализована возможность использования защищенных версий
протоколов SMTP/POP3, упрощена установка портов для работы с электронной
почтой.
8. Благодаря улучшениям и доработкам новой платформы программа
«1С: Управление торговлей 8.3» стала еще удобней [19].
Таким образом, внедрение данного программного продукта позволит
более точно и эффективно организовать учетную работу на предприятии и
избежать различных недостатков.
Все затраты по внедрению автоматизированного учета на предприятии
можно разделить на 2 группы – капитальные и текущие. Капитальные затраты –
это затраты на приобретение программного обеспечения, текущие – на
обучение, настройку программы. Составим перечень программных продуктов,
необходимых для внедрения на предприятии. Цены указаны с учетом статуса
«постоянный партнер» (табл. 11).
Таблица 11
Расчет затрат на автоматизацию учета
1
Наименование продукта
Цена, руб.
1С:Предприятие 8. Управление торговлей
6525
1С:Предприятие 8. Комплект прикладных решений на 5
пользователей
15750
1
Составлено автором
72
Настройка системы
6500
Итого:
28775
Продукты поставляются с платформой «1С:Предприятие 8.3».
Для эффективного освоения и использования конфигурации 8.3
предприятию рекомендуется приобрести книги документации. Произведем
расчет затрат (табл. 5).
Таблица 12
Расчет затрат на приобретение документации
2
Наименование продукта
Цена, руб.
1С:Предприятие 8. Конфигурация "Управление торговлей".
Редакция 11.1. Описание. 2-е издание (в двух частях)
300
1С:Предприятие 8.3. Руководство администратора
150
1С:Предприятие 8.3. Клиент-серверный вариант. Руководство
администратора
150
1С:Предприятие 8.3. Руководство разработчика (в двух частях)
300
1С:Предприятие 8.3. Руководство пользователя
150
1С:Предприятие 8.3. Описание встроенного языка (в пяти
частях)
1220
Итого:
2270
Общая сумма затрат составит 31045 рублей. Исходя из данных
товарооборота и прибыли предприятия от реализации продукции, можно
сделать вывод о том, что переход на новый программный продукт не является
затратным.
Анализ брака, обнаруженного на предприятии, важно начинать с
рассмотрения причин возникновения. Данный подход позволит более точно
определить затраты средств и пути их снижения на обеспечение качества
производимой продукции.
Отчет для руководителей среднего звена может выглядеть следующим
образом, учитывая, что составляется отчет для начальника цеха, отвечающего
за производственную линию, например, «X». Информация должна касаться
только лишь его сферы деятельности, т.е. обособленная от любой другой. В
результате, начальник цеха может получить отчет по затратам на качество, в
виде, например, представленном в таблице 13.
Таблица 13
2
Составлено автором
73
Фрагмент отчета по затратам на качество среднему
руководству
ЛИНИЯ “X”
ПЕРИОДЫ
Затраты
1
2
3
4
Предупредительные
2000
2500
1500
2000
На контроль
3200
3900
4000
4600
На внутрен. потери
7800
8900
8900
10000
На внешн. потери
1200
-
-
900
Общие затраты на
качество
14200
15300
14400
17500
Общие затраты на
качество, отнесенные к
объему продаж
8520
9180
8640
10500
Общие затраты на
качество, отнесенные к
трудоемкости
5680
6120
5760
7000
Отчет по затратам на качество имеет преимущество перед другими
видами отчетов, особенно, если он составлен простым, доступным языком.
Анализ такого отчета оказывает незамедлительное действие на каждого, кто его
получает.
Следующей рекомендацией ООО «Арко» может служить составление
пояснений к бухгалтерскому балансу.
Пояснения к бухгалтерскому балансу - это подробная информация о
некоторых активах и обязательствах организации, отраженных в ее
бухгалтерском балансе, а также доходах и расходах, отраженных в Отчете о
финансовых результатах. Бухгалтер раскрывает в пояснениях ту информацию,
которую считает важной для пользователей, которая, по его мнению,
необходима пользователям для оценки финансового положения организации .
Обязательной формы пояснений нет, можно использовать формы, указанные в
приложении № 3 к Приказу Минфина от 02.07.2010 № 66н или же разработать
свои формы.
В пояснениях детально раскрывается состав затрат на производство,
отражается более подробная информация о кредиторской и дебиторской
задолженности, производится деление задолженности на долгосрочную,
74
краткосрочную и просроченную. Это важно для данной организации, для
внутреннего анализа финансово-хозяйственной деятельности, так как удельный
вес кредиторской задолженности в структуре срочных платежей в 2018 году
составил 95,76%, а доля дебиторской задолженности в структуре платежных
средств составила 85,11%.
Из анализа финансовых показателей видно, что общее финансовое
состояние в организации является кризисным. Анализ платежеспособности
ООО «Арко» выявил, что за анализируемый период платежеспособность
предприятия ухудшилась и, следовательно, стало наблюдаться
неудовлетворительное финансовое состояние предприятия, влекущее за собой
наступление банкротства. Организация неспособна рассчитаться по своим
краткосрочным обязательствам как в текущем, так и перспективном периоде.
Высокая доля дебиторской задолженности поставщиков и покупателей в
общем объеме дебиторской задолженности говорит о том, что на предприятии
недостаточно хорошо поставлена процедура проверки потенциальной
способности контрагента оплатить выполненные авансом работы. В связи с
этим необходимо оптимизировать общий размер дебиторской задолженности,
проводить работу с дебиторами неплательщиками. Можно передавать права по
договору уступки права требования, контролировать состояние расчетов по
просроченным задолженностям и проверять текущие счета.
Кредиторская задолженность имеет тенденцию к снижению, однако ее
доля настолько велика, что собственных источников формирования оборотных
активов значительно меньше, чем заемных. Данный процесс и определяет
низкую текущую ликвидность организации. Это обстоятельство
свидетельствует о необходимости наращивать долю собственного капитала.
Положительное влияние на платёжеспособность может также оказать
привлечение долгосрочных заёмных обязательств.
В ООО «Арко» выявлены крайне низкие показатели платежеспособности,
поэтому предложенные мероприятия актуальны для организации и будут
способствовать повышению текущей платежеспособности организации,